資金調達イベントの計画

Asana で資金調達イベントプロジェクトを作成する方法

イベントプロジェクトをすばやく作成するには、次の方法があります。

  1. Asana の資金調達イベントテンプレートを使い、組織のニーズに合わせてカスタマイズします。
  2. 現在、イベントの管理を行っている既存のスプレッドシートをインポートします。

すべての Asana テンプレートへのアクセス方法

トップバーの + ボタンから Asana テンプレートにアクセスする方法をデモする GIF

独自のイベント計画を一から構築したい場合や、Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、こちらをご覧ください。

複数の資金調達イベントを一度に管理する方法は?

Asana のテンプレートを使用している場合:

  1. テンプレートにある[タスク例]複製して、タスク名を変更し、プロジェクトに変換します。
  2. 次に、それらのプロジェクトをポートフォリオに追加すれば、すべての資金調達イベントを 1 か所で管理、監視できます。

ベンダー、広告代理店、請負業者を利用されていますか?

複数のサードパーティーとの間で期日やアセット、会話を追跡するためにメールを使用すると、仕事はさらに複雑になります。メールの代わりに、プロジェクトにサードパーティーをゲストとして招待することを検討してください。そうすれば、関係者はあなたの計画を確認でき、あなたは明確な期日を設定して成果物を追跡できます。

他のイベントの仕事を非公開にする必要がありますか?そういう場合でも Asana にサードパーティーを招待できます。プロジェクトを非公開に設定して、サードパーティーをタスクフォロワーとして追加すれば、フォローするタスクだけを確認できるようにます。

イベント作業を管理、実行するためのヒント

イベント計画プロジェクトを構築した後は、次のヒントを活用し、仕事の進行に合わせて細部を管理、追跡しましょう。

1. タイムラインでイベントを計画し、変更に合わせて調整する

大半のイベント計画には、当日までに重要な期限や依存関係があるものです。着手前にタイムラインで計画を立ててそれらを確認すれば、すべてのピースがぴたりとはまり、スムーズなイベントが実現します。

Asana のタイムライン機能を使ったプロジェクト計画の GIF

タイムラインで計画を作成する方法

  1. タスクをタイムラインにドラッグ & ドロップしてタスクをスケジュールします。タイミングの矛盾を見つけたら、タスクをドラッグ & ドロップしてスケジュールを調整します。
  2. 担当者が期限に向けて仕事をする時間を確保できるように、タスクの日付範囲を広げます。
  3. タスクを特定の順序で完了させる必要がある場合は、タスクにカーソルを合わせ、それから関係するタスクにドットをドラッグしてつなげることで両者の間に依存関係を作成します。

タイムラインは、仕事が始まった後に計画を調整するのにも役立ちます。たとえば、会場の予約に予定以上の時間がかかった場合は、タイムライン上で期日を変更して、計画全体にどのような影響を与えることになるかを確認できます。

2. メールの連携を使用して重要なメールを追跡しつつ、メール作業時間を減らす

Outlook と Gmail の Asana 連携のスクリーンショット

ベンダーをイベントプロジェクトに招待することはいつでも可能ですが、メールでコミュニケーションを取る場合は、Asana for GmailOutlook、またはその他のメールクライアントとの連携を試してみましょう。重要な文書や実行可能な仕事がメールで届いたら、受信トレイから直接 Asana に追加し、タスクとして割り当てたり、イベントプロジェクトに追加したりできます。そうすれば、重要な計画の詳細や To-Do リストがメールの中で行方不明にならず、受信トレイの整理に多くの時間を費やす必要もありません。

3. 校正機能で、資金調達イベントで使うアセット上に実行可能なフィードバックを直接作成する

校正機能を使い Asana タスクに添付された画像に実行可能なフィードバックを残す GIF

招待メールやイベントポスターなどのイベントアセットにフィードバックを提供したり取り入れることができれば、訴求力のあるアセットを制作でき、大きな違いが生まれます。Asana の校正機能を使うと、レビュアーはアセットに直接コメントできるため、コンテキストのあるフィードバックが提供されることになります。各コメントは実行可能なサブタスクに変換されるため、作成者はどのように反映するかを判断できます。

イベントのアセットやクリエイティブなアイデアについて意見を出し合うなら、アセット / アイデアごとにタスクを作成していいねボタンをチームの投票に使用しましょう。

イベント当日の作業を管理するためのヒント

1. Asana のモバイルアプリを使って外出先やオフラインで作業する

現場で準備中のチームにとって、重要な詳細にアクセスしたり、To-Do リストの未完了の項目を確認することは容易ではありません。Asana のモバイルアプリなら、オフラインでも、イベントの最中や前後にチームはイベント計画とつながり続けることができます。

イベントプランニングに関する Asana モバイルのタスクのスクリーンショット

2. Slack の連携でリアルタイムの会話をアクションにつなげる

特にイベントの本番時は、多くのチームが Asana と Slack の両方を使って仕事の調整とコミュニケーションを行っています。Asana と Slack の連携を使えば、両方を一緒に使うことができます。

連携により Slack のメッセージから Asana のタスクを作成している GIF

たとえば、チームメイトがキーノートのプレゼンテーションに対するフィードバックを求めているのに、自分はイベントの他の用事で忙しくしているという場合に、Slack の会話から直接 Asana のタスクを作成すれば、うっかり忘れることなく、また前後関係をすべて把握しておけます。

イベント関連の仕事と進捗を報告するためのヒント

1. 会議の回数を抑えつつチーム全体で情報をやりとりする

会議を行ってタスクのステータスを確認したり、チームに更新情報を伝える代わりに、Asana を使えば数々の方法でそれらを行うことができます。

  • タスクにコメントを残してタスクの進捗の更新を伝えたり、フィードバックを提供したり、質問したりすることができます。
  • プロジェクトの進捗タブでステータス更新機能を使用して、マイルストーンの達成、期日、またはリスクなど、プロジェクトの進捗についての重要な更新情報を伝達しましょう。
  • 同僚や、関連するタスクプロジェクト会話@メンションして、説明やコメントに直接リンクしましょう。

2. ポートフォリオとワークロードで複数のイベントの進捗をモニタリングし、タスクの割り当てを管理する

Asana のポートフォリオを使用して進捗の更新を行う GIF

イベントの進捗を理解し、チームの余力を測るために、普通、イベント計画者は会議やメール、スプレッドシートなどから情報を収集しますが、これは時間がかかり、正確さに欠けることもあります。そこですべてのイベント計画が入ったプロジェクトのポートフォリオを作成すれば、リアルタイムの進捗やイベントの日程、優先度をすべて 1 か所で確認できます。

ワークロードを使って過負荷のチームメイトを見つけ、仕事を割り当て直しているスクリーンショット

続いて「ワークロード」タブを使えば、Asana ですでに割り当てられているタスクに基づいて、複数のイベントにわたるチームのキャパシティを可視化できます。ワークロードによって、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) によるタスクの割り当てを行うことで、仕事量のバランスを取り、イベントを順調に進められます。

Resources for planning and managing events in Asana

ビデオのほうがとっつきやすい、あるいは Asana のお客様がイベントをどのように計画しているかを知りたい、という方のために、以下にリソースをご用意しました。

リソース リンク
非営利団体の資金調達イベントテンプレート テンプレートを使用
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴する
オンデマンドコース Asana アカデミーに登録
ケーススタディ Special OlympicsThe Young Survival CoalitionTogether We RiseNTEN が、Asana を使ってイベントを計画する方法をご覧ください。
イベントのプロのための生産性向上ガイド (電子書籍) 電子書籍を読む
コミュニティとつながる 次回のトレーニングに参加するか、コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる 

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