私たちにとって、Asana はつながりを維持するためのものです。 状況を明確に把握することができ、成長し、管理することができます。 以前は 2～3 人で 200～300 件の請求書を処理していましたが、現在は 1 人で 600 件を処理しています。 必要な人員は 1 人だけで、仕事の質が向上するだけでなく、はるかに多くの仕事をこなせるようになりました。

Peter Cheok 氏、マネージングディレクター

オペレーションチームのための Asana

複雑なサービスを大規模に調整

OneO2Plants のオペレーションチームは、シンガポールの企業、ホスピタリティ業界、小売業界のクライアント向けに、植物のレンタル契約、メンテナンススケジュール、造園、イベント用の緑の設置、ベンダー管理など、複雑で複数の関係者が関わるプロジェクトを調整しています。 チームは、定期的なサービス契約、プロジェクトベースの設置、そして中小企業や海外サプライヤーを含む 600 社以上のベンダーからの毎月の調達を管理しています。 特に F1 シンガポールグランプリのパートナーシップなどの注目度の高いエンゲージメントでは、チームの仕事は顧客満足度、サービス品質、ビジネスマージンに直接影響します。

OneO2Plants は、業務の効率化と調整の改善を目指し、Asana でオペレーションを一元管理しています。 チームは現在、同時進行のプロジェクト、ベンダーのワークフロー、定期的なサービス提供を 1 か所で管理しており、オーナーシップが明確で、すべての仕事をリアルタイムで把握できています。

プロジェクト管理の一元化により、可視性と調整が改善

• 部門横断のランドスケーププロジェクトは、最初のコンサルテーションから設置、継続的なメンテナンスまで、Asana で管理されており、すべてのエンゲージメントをエンドツーエンドで明確に把握できます。

• タイムライン、依存関係、成果物をすべての関係者が確認できるため、チーム間の調整が改善されます。

• すべての仕事が 1 か所にまとめられる Asana は、オペレーションの信頼できる唯一の情報源として機能し、ビジネスの拡大に合わせてリーダーシップが管理と可視性を維持できるようにします。 

構造化された受け付けが単発的なコーディネーションに取って代わる

• Asana のフォームは、チーム間でのリクエストの送信方法を標準化し、適切なコンテキストを事前に把握することで、仕事をよりスピーディに、より一貫して進めることができます。

• 送信済みのフォームは、ルールベースのワークフローを通じてタスクを適切な担当者に自動的に割り当てるため、手動での引き継ぎは不要です。

• すべての文書が 1 か所にまとめられているため、リクエストの数が増えても、検証、レビュー、承認を簡単に行えます。

スタッフを増やさずにキャパシティを拡大

• 同時進行のプロジェクト、メンテナンス契約、設置作業に対する人員の割り当ては Asana で一元管理され、リアルタイムで確認できるため、計画や調整が可能です。

• ポートフォリオレベルの可視性により、季節的なピークに備えて積極的に計画を立て、適切なリソースを適切なタイミングで確保することが容易になります。

• Asana ですべての仕事を収集して割り当てることで、マネージャーはワークロードのバランスを調整し、ボトルネックを早期に特定し、事後対応で人員を雇用することなくサービス品質を維持できます。