Asana は創業以来使用されています

Exporo は創業時からデジタル ビジネス モデルとデジタル コラボレーションに力を入れており、Asana も採用していました。 これにより、ハンブルクのハーフェンシティに拠点を置く同社は、プロジェクトやコンテンツをデジタルプロセスを通じて部門横断的に効率的にマッピングできるため、市場の要求に迅速かつ機敏に対応することができます。 Exporo のデータ保護コーディネーターであり、IT 管理と情報セキュリティを担当する Björn Maronde 氏は、Exporo に正社員として入社する前は、12 年間フリーランスの IT コンサルタントとして活動していました。 創業段階から、彼は基礎を築く成功に貢献してきました。 以前から Asana を知っていたため、Exporo のビジネスプロセスにワークマネジメントツールとして Asana を最初から組み込むことが、彼にとって決定的な要因となりました。 チーム間の部門横断的な作業を可能にし、プロジェクト作業の一元的な窓口として機能し、チームおよび従業員レベルでの目標とタスクを記録できるシステムを最初から確立する必要がありました。 Asana のデジタルでスリムなツールは、Exporo の自動化されたビジネスプロセスに最適でした。 Asana は単なるプロジェクト管理以上のものであることが判明したのです。

100% 普及 – すべての従業員が Asana を使用

Asana のシステム環境は、会社設立以来、業務プロセスの体系的な調整の基盤となっています。 Asana は、会社全体のすべての部門で使用されています。 Exporo の 181 人の従業員は全員、チームの活動や個人的なタスクに使用するための Asana アカウントを持っています。 さらに、税理士やデータ保護責任者などの外部の従業員やパートナーも招待することができます。 Asana は当初から Exporo で使用されていたため、「新しい作業方法への移行」や「Asana プロセスの部門への統合」といった課題はありません。 それでも、特に新機能については、従業員の継続的なトレーニングが必要です。 そうすることでのみ、従業員はプラットフォームの利点をすべて十分に活用し、たとえばすべての関連情報やタスクにアクセスすることができます。

Asana のようなツールは、できるだけ多くの同僚が一緒に使って作業する場合に最も効果的にコラボレーションをサポートします。Exporo では、100% Asana を使って作業しています。

スムーズな在宅勤務への移行

ますます頻繁に行われる在宅勤務への移行は、Exporo でもスムーズに進められました。 Asana のおかげで、業務に大きな混乱は生じませんでした。 たとえば、人事、マーケティング、技術/開発、契約などの部門は、日常業務において特にこのツールに依存しています。 プロジェクト開発者や投資家との契約を担当する契約部門は、まず法的に完全な契約書を作成し、その後、たとえば支払い不履行に対処するために、その契約を管理する必要があります。 現在、Asana でプロセスを最適化しています。たとえば、紙の山を減らし、各プロジェクトの状況を明確に把握し、チームの連携をさらに改善するためです。 これにより、各従業員は自分のタスクと期限を把握できるようになります。 適切なプロジェクトの検索から投資家による資金調達まで、ワークマネジメントツールはタスク、サブクラス、責任でサポートします。 各ステップは、詳細にわたって簡単かつ容易に追跡できます。

Asana の基盤となるテクノロジーは、絶えず改善されています。 今日では、はるかに複雑なタスクやトピックを処理することが可能です。 それでも、ユーザーにとっては操作は簡単なままです。

最初から生産性の向上

Exporo は、会社の設立当初から Asana をワークマネジメントツールとして使用しているため、将来の拡張オプションが非常に豊富な、プロジェクト管理のための堅牢で一元化された基盤を確立することができました。 Asana の継続的な開発により、Exporo は常に新しい課題に取り組み、柔軟性を維持し、迅速かつ堅牢なソリューションを見出すことができます。 たとえば、Exporo は現在、社内コミュニケーションに主に使用されているメッセンジャーサービス「Slack」への Asana の統合などのメリットも享受しています。 ここでは、グループチャットやダイレクトメッセージにタスクを簡単にクリックひとつで組み込み、追跡できるようになりました。

Björn Maronde は長年 Asana を使っており、ツールの急速な発展を目の当たりにしてきました。 「以前の Asana は、ビジネス業務のための非常にシンプルなツールでした。 当時は、買い物リストに似た非常に直線的な仕組みでした。 一方、他のツールは非常に技術的で、使い方が複雑でした。 フォームを作成してデータを挿入するには、まずデータベースを作成する必要がありました。」 彼は、ツールが継続的に進化していると確信しています。

Asana の発展と素晴らしいサポート

1 年前に Asana の Business バージョンに切り替えて以来、Exporo はカスタマーサクセスチームに専任の担当者を配置しており、これにより効率がさらに向上しています。 Maronde は少なくとも月に一度 Asana と連絡を取っています。 Asana の個人的な担当者は、Exporo のビジネスプロセスを非常によく理解しており、新機能に関する適切な提案を積極的に行っています。 「積極的にサポートしてもらえます。」と Maronde 氏は言います。 その後、彼はすぐに社内で、これらの新機能が Exporo で有意義かつ収益性の高い方法で使用できるかどうか、またどのように使用できるかを確認します。 逆に、問い合わせに対してはサポートが最大限の支援を提供します。 Asana が実施するトレーニングは、従業員に非常に好評です。Asana のエキスパートは非常に精通しており、その知識を非常にうまく伝えることができます。 新しいバージョンの統合とトレーニングにより、ツールで既に実行されていた使用方法や既存のプロセスを大幅に強化することができました。 Exporo は Asana の使用を非常に自主的にワークフローに統合していますが、Björn Maronde 氏は、Asana のカスタマーサクセスチームの専門家と定期的に連絡を取ることを推奨しています。

役立つヒントを得ることができ、より良く、より簡単に使用することができます。 Asana のカスタマーサポートほど良いサポートを受けたことはめったにありません。

Exporo にとって Asana は自動運転

Exporo の従業員は、ツールの個々の要素を日常業務や部門にさらに統合する方法を自ら検討しています。 たとえば、人事部やコンプライアンス部門は、「フォーム」機能を使用して問い合わせを受け付け、処理しています。 従業員は、自分の日常業務を自分で計画、整理、再構築しています。 そのために、システムに積極的に取り組んでいます。 マロンデ：「Asana のサポートを受けて、四半期全体の目標を設定していた同僚は、四半期の初めにその目標を達成することができました。 Exporo は、従業員がプロセスの最適化に積極的に関与することを重視しています。 それが若い企業の特徴です。 皆が一丸となって取り組むので、楽しいです。」

Asana フォームとゴール

Exporo は、Asana の新機能であるフォームとゴールを使って、特定のプロセスを集中的に一元管理しています。 フォームを使用すると、従業員にリンクを 1 つだけ送信することができます。Asana に保存されたフォームには、プロセスに関連するすべての質問とトピックが含まれています。 「ゴール」機能を使用すると、企業目標全体を必要なタスクにリンクし、進捗状況を監視することができます。 これにより、チームはより的を絞って協力することができます。 ゴールを使用すると、中間ステップなしで目標をタスクに直接リンクすることができます。 これにより、ゴールはタスク、プロセス、目標、成果について明確にします。

堅牢なデータベースは、ビジネスインテリジェンスにとって非常に重要です。

体系的な企業分析のために、Asana は Exporo のビジネスインテリジェンス (BI) に直接統合されました。 Asana は深く統合されており、関連するすべてのデータはデータウェアハウスに保存されます。 これにより、特定のイベントの確率など、複雑な計算を実行することができます。 統一されたレポートは、社内での使用だけでなく、投資家への報告にも使用されます。 BI を統合することで、問題のある箇所を分析することができます。 たとえば、サポートチケットに関しては、処理中または未解決のチケットの数や、チケットの処理にかかった平均時間を一目で確認できます。 このようにして、Asana から BI ツールへの多くのその他のデータの転送が、インターフェースを介して定期的に行われます。 これにより、経営陣はすべてのプロセスを具体的に把握することができます。