しかし、The Education Trust–Westが生徒たちのチャンピオンとなるためには、その活動を支えるチャンピオンも必要です。 そこで登場するのが、Ed Trust–West のオペレーションおよび人材部門マネージャー、Elizabeth Calmeyer 氏です。 Elizabeth さんは、採用業務やソフトウェアの展開を管理するほか、オフィスの移転からスタッフミーティングまで、支部のさまざまなニーズに対応しています。 すべてを管理する統一されたシステムがないとなると、誰にとっても手に負えないほど大変なことです。

課題から変革へ

「仕事の解剖学」インデックスによると、米国の従業員の約半数が、自分の仕事がミッションにどのように貢献しているかを理解するのに苦労しています。 The Education Trust–West のようなミッションドリブンな非営利団体は特に、ミッションを達成するためだけでなく、チームが自分たちが解決策の一部であることを認識できるようにするためにも、明確な目標、戦略、戦術を持つ必要があります。 Asana を導入する前、The Education Trust–West は次のような課題に悩んでいました。

• チーム間のコラボレーション。 引き継ぎがうまくいかないため、リーダーはプロセス全体を最初から最後まで監督する必要があり、信頼が低下していました。

• プロセスが記録されていない、またはプロセスが煩雑。 作業が重複したり、古くなったりし、単純なタスクの繰り返しに多くの時間を費やしていました。

• 直感的でないワークマネジメントツール。 使いにくいインターフェイスと高い学習コストのため、多くの従業員のプロジェクト管理のニーズが満たされていませんでした。

• 不明瞭なスケジュール。 従業員のスケジュールや組織全体の重要な日付が全員に公開されておらず、問題が発生したり、計画が不十分になったりしていました。

Education Trust–West のチームはワークマネジメントツールを導入していましたが、うまく機能していませんでした。 もっと効果的なソリューションが必要でした。

画一的にならずにコラボレーションを改善

Elizabeth さんが The Education Trust–West に入社したとき、組織はちょうどワークマネジメントツールを選んだばかりで、彼女はチームのオンボーディングをサポートしました。 当初は全員の認識を揃えるのに役立つというメリットもありましたが、日々の業務における問題が次第に大きくなり、そのメリットを上回るようになりました。

「ツールを切り替えたくはありませんでした。特に、チームのオンボーディングを終えたばかりだったのでなおさらです。 しかし、私は何度もメンバーに仕事のやり方を複雑に説明し、こんなはずではないはずだと感じていました」と Elizabeth 氏は言います。 その後、Elizabeth さんは組織に最適なワークマネジメントソリューションを見つけるための社内パイロットグループに参加しました。

私たちはいくつかのツールを試しましたが、グループはどれも気に入らず、却下し続けました。 直感的でなかったり、私たちのメンタルモデルに合わなかったりしたのです。 Asana なら、ツールを私たちの仕事に合わせることができました。その逆ではありません。

チームが Asana のトライアルを行った際、以下のような点が特に印象に残りました。

• トライアルを簡単に始められたこと

• Asana を自分の仕事のスタイルに合わせてカスタマイズできること。一方、従来のシステムでは、柔軟性のないシステムに合わせなければなりませんでした。

• 明確なタスクとコンテキストに基づくスムーズな会話により、メールの数が削減された

• 見た目が魅力的で、Asana を使ってコラボレーションを始めるのが楽しくなった。

チームの Asana へのオンボーディング

The Education Trust のパイロットチームが Asana を使用することを決定すると、Elizabeth さんは Ed Trust–West オフィスでの導入を主導しました。 そのためのリソースを探している中で、サンフランシスコで開催されたAsana コミュニティのトレーニングを見つけ、参加しました。

「イベントで Asana チームがどのようにトレーニングを行っているのかをよく観察し、それを参考に当社のスタッフトレーニングのテンプレートを作成しました。」 その後、学んだことをチームに伝える番がやってきました。 「イベントプロジェクトを作成し、その場にいる全員にタスクを作成してもらい、セクションを追加してもらいました。 計画がどのようにまとまり、それぞれの役割がどのように組み合わさるのかを確認できました。」

Elizabeth さんは、会議の運営に Asana を使い始めました。プロジェクトを表示して全員が議題を確認できるようにし、会議中にフォローアップ作業を追跡できるようにしました。 学習プロセスをさらに改善するために、The Education Trust は Asana のカスタマーサクセスマネージャー(CSM) とも連携し、プロジェクトの作成、プロセスの設計、ベストプラクティスの発見に関するサポートを受けました。

最高の運用ガイドを作成する

CSM のサポートとオンボーディングを完了したチームの協力のもと、The Education Trust は現在、Asana を使って多数のプロジェクトとプロセスを管理しています。

• 仕事リクエスト:メールや会話で寄せられるリクエストにその都度対応するのではなく、Elizabeth さんのチームはリクエストタスクを活用し、オフィスで定期的に行う仕事に対しては繰り返しタスクを設定しています。

• 会議の議題:事前に議題を共有し、会議中に議題を表示することで、会話がより有意義なものになります。 Elizabeth さんは、フォローアップの作業や会議中に生まれたアイデアをより確実に記録できるようになりました。

• 講演機会の提出:講演の機会を見つけたらすぐにフォームに記入し、Elizabeth さんが対応するために必要なすべての情報を提供できます。 直前になってアイデアについて何度もやり取りする必要がなくなりました。

• 採用: プロジェクトテンプレートを使えば、Elizabeth さんは数回のクリックで新しい採用プロセスを開始し、全員の役割を明確にできるため、応募者にとってスムーズなプロセスになります。

• 新入社員のオンボーディング:新入社員のオンボーディング用プロジェクトテンプレートを使用することで、新入社員はより迅速に活躍できるようになり、マネージャーは最新情報を確実に把握できます。

職場と支援するコミュニティの両方で最高の成果を

Asana に移行して以来、The Education Trust–West は従来のツール、膨大なページ数の文書、大規模なスプレッドシートをすべて過去のものにしました。

8 ページにわたるオンボーディング文書を廃止しました。 従業員は必要な最新情報を得て、より満足度の高い状態で業務を開始できます。

また、Asana は「信頼と透明性を高める」ことにも役立っていると Elizabeth 氏は説明します。 「私たちは今、すべてのタスクに明確なオーナーを定めるという原則を実践しています。これにより、仕事が確実に完了するようになりました。」

The Education Trust–West は戦略的な業務のレベルアップにも成功しました。 今年は、包括的なタイムラインと最新情報を伝える効率的な方法を活用して、大学の学費負担軽減に関する取り組みを計画、管理、実行することができました。さらに、メールや会議の数を減らすこともできました。 その成果の 1 つが、Asana を活用して California College Affordability Summit (カリフォルニア大学の学費負担軽減に関するサミット) の計画を管理したことです。 このイベントには、カリフォルニア州の学生が経済的支援を受けられる機会を増やす方法を模索するために、およそ 600 人の実務家や教育者が集まりました。このイベントの成功により、The Education Trust–West のチームが今後さらに多くのイベントに取り組む準備が整っていることが証明されました。

これらはすべて The Education Trust–West にとって素晴らしいことですが、真の恩恵を受けるのは、より多くのリソースとより充実した支援を期待できるようになる、同団体が支援する学生とその家族です。 つまり、生徒や教育活動の支援者たちが、カリフォルニア州の学校や学区が有色人種の生徒、低所得層の生徒、英語学習者の生徒のニーズに応えるよう取り組むために必要な支援ツールを備えられるようになるということです。