Modello per il piano delle relazioni pubbliche

Le attività di relazioni pubbliche servono per creare interesse e fiducia nel pubblico. È per questo motivo che è importante che le relazioni pubbliche siano coerenti e organizzate, altrimenti nel migliore dei casi rischi di sembrare una persona disordinata, nel peggiore rischi di sembrare una persona completamente disorganizzata. Ma come gestire questo livello di coerenza in un'organizzazione di grandi dimensioni quando ci sono "troppi cuochi in cucina"? Creando una guida dettagliata per il processo di pianificazione delle relazioni pubbliche che funga da modello.

Cos'è un modello per la pianificazione delle relazioni pubbliche?

Un modello per la pianificazione delle relazioni pubbliche è uno schema predefinito del processo di pianificazione delle relazioni pubbliche. Tale modello funge da guida dettagliata, consentendo a qualsiasi membro del team di creare un piano di relazioni pubbliche in cui nulla venga trascurato. 

Pensa al modello come a un piano d'azione per tutte le attività necessarie a organizzare una campagna di relazioni pubbliche di successo. Con un modello, ogni piano includerà i dettagli fondamentali, ad esempio un piano per il press embargo includerà i giornali e i giornalisti che intendi contattare e altro ancora. 

Perché utilizzare un modello per il piano delle relazioni pubbliche?

Le attività di relazioni pubbliche sono spesso interfunzionali. Mentre tu, in qualità di responsabile delle relazioni pubbliche, costruisci rapporti coi media e metti insieme un piano di comunicazione, probabilmente avrai bisogno dell'aiuto di altri team. Spesso, questo include coordinare la strategia di marketing dell'azienda e pianificare le tempistiche del content marketing in modo che siano allineate con la campagna di relazioni pubbliche. Oppure, potresti dover collaborare col team del prodotto per verificare delle specifiche tecniche. Indipendentemente dall'azienda per cui lavori, le attività di relazioni pubbliche raramente vengono svolte da una sola persona.

Inoltre, i passaggi di questo processo sono spesso critici. Ad esempio, potresti dover far leggere i comunicati stampa al team legale o istituire un embargo relativo ai contenuti che termina alle sei della mattina. Tenendo sotto controllo tutti questi piccoli, ma essenziali, dettagli in un unico posto, puoi assicurarti che non vengano dimenticati, indipendentemente da chi stia gestendo la campagna di relazioni pubbliche.

È per questo motivo che è così importante avere un processo solido come una roccia. Utilizzare un modello per la pianificazione delle relazioni pubbliche ti aiuterà a coordinare più reparti e allo stesso tempo garantirà che ogni passaggio fondamentale venga incluso. Creando un modello per il piano delle relazioni pubbliche in una piattaforma di gestione del lavoro, puoi anche collegarti direttamente coi team e avere una panoramica di cosa sta accadendo e quando. In questo modo, potrai controllare se qualcosa viene dimenticato.

Cosa includere nel modello per il piano delle relazioni pubbliche

Il modello per il piano delle relazioni pubbliche dovrebbe riassumere le necessità specifiche del tuo team. Quando ne crei uno, inizia dalle sezioni elencate di seguito, poi personalizzalo per adattarlo al tuo team.

• Risorse: includi tutte le informazioni che hai già raccolto sui destinatari, le ricerche di mercato e la strategia di relazioni pubbliche. Questo serve sia per fornire un accesso semplice ai documenti che ti servono durante la campagna sia per mostrare in che modo il piano si lega a iniziative e obiettivi di relazioni pubbliche più grandi.

• Incaricato: assegna sezioni e attività a specifici membri del team, in modo che gli stakeholder sappiano chi ne ha la responsabilità e che possano fare domande alle persone giuste, per ricevere risposte rapidamente.

• Organi di stampa: includi tutte le piattaforme che intendi contattare. Tra queste ci saranno le testate tradizionali, ma puoi spingerti oltre. Stai gestendo una campagna di social media? Includi gli influencer. Stai creando collegamenti con team di comunicazione marketing di altre aziende? Aggiungi anche quelli. 

• Resoconti: l'ultima parte del modello per il piano delle relazioni pubbliche dovrebbe indicare in che modo intendi misurarne il successo. Sii specifico: stai cercando classifiche, premi o aumenti a breve termine? Ogni obiettivo è diverso, di conseguenza richiede diversi tipi di resoconti.

Come usare un modello per il piano di relazioni pubbliche

Il modello per il piano delle relazioni pubbliche è molto più che una bozza, è un documento in continua evoluzione che impedisce all'azienda di commettere errori critici in pubblico. Per questo motivo, il caso d'uso più importante del modello è che funge da guida dettagliata per il processo di relazioni pubbliche dell'azienda.

Di seguito elenchiamo i passaggi che potrebbero essere necessari, in base alle situazioni.

• Contattare i clienti prima di un rilascio per confermare i preventivi.

• Effettuare un'analisi accurata con il team legale o il team esecutivo, in base alle necessità.

• Contattare i giornalisti per il posizionamento sui media.

• Coordinare un embargo relativo alle notizie, in modo che tutte le novità vengano pubblicate allo stesso momento.

• Utilizzare un modello di comunicato stampa per creare messaggi fondamentali relativi ai nuovi annunci.

• Se necessario, organizzare accuratamente le tempistiche del rilascio del piano per condividere i dettagli giusti, con le persone giuste, al momento giusto.

• Fare in modo che le domande di follow-up arrivino ai dirigenti giusti dopo annunci importanti.

• Raccogliere le metriche per analizzare la risposta generale alla campagna. 

Che tu sia alla prima esperienza di relazioni pubbliche o un veterano, il tuo modello per il piano delle relazioni pubbliche ti aiuterà a creare ogni volta la miglior campagna possibile.

Funzionalità integrate

• Vista elenco. La vista elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Vista bacheca. La vista bacheca è una vista in stile bacheca Kanban che mostra le informazioni del tuo progetto in colonne, le quali sono in genere organizzate in base allo stato del lavoro (come Da fare, In corso e Fatto) e delle quali puoi modificare i titoli in base alle esigenze del tuo progetto. All'interno di ogni colonna, le attività vengono visualizzate come schede, con una varietà di informazioni associate, tra cui titolo dell'attività, data di scadenza e campi personalizzati. Monitora il lavoro mentre avanza da una fase all'altra e ottieni informazioni a colpo d'occhio sullo stato del tuo progetto.

• Vista Cronologia. La vista Cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista Cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. Inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi. 

• Obiettivi. Su Asana, gli obiettivi sono collegati direttamente alle attività svolte per raggiungerli. In questo modo, per i membri del team è più semplice vedere a cosa stanno lavorando. Il più delle volte, gli obiettivi sono separati dal lavoro necessario per il loro raggiungimento. Collegando gli obiettivi del team e dell'azienda alle attività correlate, i membri avranno a disposizione approfondimenti in tempo reale e sapranno chiaramente in che modo il loro lavoro contribuisce al successo del team e dell'azienda. Di conseguenza, potranno prendere decisioni migliori. Se necessario, potranno identificare i progetti che supportano la strategia aziendale e dare priorità al lavoro che fornisce risultati misurabili. 

App consigliate

• OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

• Canva. Con l'integrazione di Canva per Asana, potrai incorporare facilmente stupendi design di Canva per dar vita ai tuoi progetti di Asana. Dalle slide per una presentazione, alle risorse per i social media, passando per i wireframe, fino ai video, l'integrazione di Canva ti consente di raccogliere tutte le tue idee e i tuoi progetti in un unico posto, in modo da comunicare e collaborare senza problemi.

• Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

• Box. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Box, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

Domande frequenti