Comunicati stampa: come pubblicare storie che si distinguono (con modello)

La copertura mediatica è un ottimo modulo di promozione perché, anche con una strategia di marketing di alto livello, le persone danno valore alle opinioni di terze parti. Un annuncio per un nuovo ristorante può attirare la tua attenzione, ma non c’è modo di sapere se il ristorante è onesto riguardo alla sua qualità. Tuttavia, se leggi una recensione entusiasta sul ristorante in una rivista, la tua prospettiva potrebbe cambiare. Con una raccomandazione affidabile di terze parti, ti sentirai più sicuro della tua scelta.

Quando invii un comunicato stampa di rilievo, i giornalisti lo promuovono sui media, offrendo alla tua azienda un’esposizione preziosa e affidabile. In questo articolo, ti spiegheremo come scrivere un comunicato stampa efficace, in modo che tu possa farti notare dai media e ampliare il tuo raggio d’azione.

A cosa serve un comunicato stampa?

I comunicati stampa sono storie che annunciano notizie aziendali a un gruppo pertinente di membri dei media. Le aziende e i team di pubbliche relazioni spesso scrivono comunicati stampa per annunciare:

• Lancio di prodotti o aggiornamenti

• Fusioni o nuove partnership

• Ottenimento di finanziamenti per l'azienda

• Nuove assunzioni di dirigenti o membri della bacheca

L'obiettivo della redazione e della distribuzione di comunicati stampa è convincere i media a condividerli, in modo che la tua azienda riceva pubblicità al di fuori del suo impegno di marketing.

Chi è responsabile della redazione dei comunicati stampa?

La tua azienda potrebbe avere un team di pubbliche relazioni che scrive e distribuisce i comunicati stampa. Se non hai un team di pubbliche relazioni, puoi distribuire il tuo comunicato stampa attraverso un servizio che lo invierà a giornalisti, blogger, influencer e organi di informazione. Poiché i media possono ricevere centinaia di comunicati stampa ogni settimana, è fondamentale che il tuo si distingua.

Per far risaltare il tuo comunicato stampa,  dovrai:

• Scegliere un punto di vista forte per il tuo pubblico

• Scrivere un titolo e un lead irresistibili

• Attenersi al formato corretto

Soprattutto, il tuo comunicato stampa si distinguerà scegliendo qualcosa di interessante di cui scrivere. I media non vorranno leggere cosa succede durante le riunioni settimanali del tuo team. Valuta invece di scrivere un comunicato stampa quando si verifica qualcosa di nuovo e degno di nota.

Quali sono le 10 parti di un comunicato stampa?

I comunicati stampa hanno un formato specifico. Ciò consente alla stampa di esaminare rapidamente il testo e ottenere le informazioni di cui ha bisogno. Un comunicato stampa efficace dovrebbe seguire il formato corretto pur continuando a coinvolgere il lettore.

Un comunicato stampa in genere include: 

1. Logo: mostra il logo della tua azienda nella parte superiore del comunicato stampa in modo che i giornalisti sappiano chi ha inviato il documento.

2. Informazioni di contatto: aggiungi al logo le tue informazioni di contatto, tra cui nome, ruolo lavorativo, nome dell’azienda, email e numero di telefono.

3. Data di pubblicazione: la data di pubblicazione di un comunicato stampa è in genere "per pubblicazione immediata". Ciò significa che chiunque nei media può condividere il comunicato stampa non appena lo hai reso pubblico. Se il comunicato stampa è soggetto a un embargo sulle notizie, è importante chiarirlo qui.

4. Titolo e sottotitolo: il titolo e il sottotitolo sono fondamentali e dovresti trattarli come se fossero parte di una notizia dell’ultima ora. Potrebbero essere gli unici elementi letti dal giornalista, quindi assicurati che attirino l’attenzione.

5. Luogo e data: inizierai il tuo primo paragrafo con la posizione della tua azienda e la data della tua notizia. Il luogo dovrebbe essere scritto in maiuscolo. Se stai scrivendo da una città nota, non è necessario includere lo stato.

6. Frase principale: la prima frase della storia è chiamata frase principale e dovrebbe comprendere tutto ciò che intendi dire nei paragrafi seguenti. Come il titolo, questa potrebbe essere l'unica frase che il giornalista legge, quindi dovrai rispondere a tutte le domande che un lettore vorrebbe sapere sulla storia in questa frase.

7. La storia: continua la tua storia in due o tre brevi paragrafi. 

8. Testo standard: integra la storia con contenuti standard o informativi sulla tua azienda.

9. Notazione finale: ogni comunicato stampa dovrebbe terminare con tre segni di sterlina. 

10. Note finali: l’unica cosa che dovrebbe andare sotto la notazione finale è una nota finale che porta il lettore al sito web, all’email o al numero di telefono della tua azienda per ulteriori informazioni sulla storia. 

Limita il comunicato stampa a una pagina per trasmettere rapidamente le tue notizie. Un comunicato stampa ben formattato, breve e con una narrazione forte avrà maggiori possibilità di essere promosso dai media.

Come scrivere un comunicato stampa: 5 passaggi

Una volta acquisita familiarità con il formato del comunicato stampa, puoi finalmente iniziare il processo di scrittura. Probabilmente scriverai un comunicato stampa e lo distribuirà a molti media, ma puoi modificare leggermente il documento a seconda di chi sono i destinatari e di ciò che pensi che vogliano sentire.

1. Avere una storia degna di nota da raccontare

Non puoi scrivere un comunicato stampa senza avere qualcosa di interessante da raccontare al tuo pubblico. Ecco alcuni esempi di storie di interesse giornalistico su cui la tua azienda potrebbe scrivere un comunicato stampa:

• Offerta di un nuovo prodotto o servizio

• Inaugurazione o rebranding dell'azienda

• Firma di un nuovo e noto cliente

• Offerta di un programma di tirocinio o di un fondo per borse di studio

• Decisione di diventare un'azienda ecologica

I comunicati stampa di solito non sono qualcosa su cui si fa un brainstorming. Invece di dire: "Su cosa possiamo scrivere un comunicato stampa oggi?" condividi un comunicato stampa solo quando accade qualcosa di entusiasmante e importante.

2. Scrivi un titolo intrigante

Nel giornalismo, il titolo di una storia è chiamato "hed" e il sottotitolo "dek". Avere un titolo e un sottotitolo efficaci è importante per il comunicato stampa quanto lo è per un articolo di giornale o di rivista. Scegli attentamente le parole per incuriosire il lettore e renderlo entusiasta di continuare a leggere. Se il tuo titolo e sottotitolo non sono interessanti, rischi di perdere il tuo lettore. 

Le tre qualità di un titolo efficace per un comunicato stampa includono:

• Chiarezza: il titolo dovrebbe entusiasmare il lettore per ciò che verrà senza fuorviarlo. 

• Informazione: fornisci qualcosa nel titolo che informi il lettore sull’argomento in questione.

• Coinvolgimento: usa verbi, giochi di parole o giochi di parole interessanti per coinvolgere il lettore.

Poiché il sottotitolo può essere più lungo del titolo, è qui che dovresti supportare il titolo con più dettagli sull’argomento. Un esempio di titolo e sottotitolo efficaci per il lancio del nuovo prodotto software di Apollo Enterprises potrebbe essere: 

• Titolo: "Siamo decollati!" Apollo decolla ancora una volta

• Sottotitolo: La società SaaS, Apollo Enterprises, ha lanciato ufficialmente un prodotto SEO "fuori dal mondo".

3. Rispondi alle "5 W e H" nel lead

Se il titolo è efficace, i giornalisti continueranno a leggere la tua storia. Ma come sai, la maggior parte delle persone non ha il tempo di leggere un intero contenuto o, peggio, perde interesse prima di arrivare alla fine. È qui che entra in gioco il lead. Il lead è la prima frase del comunicato stampa e dovrebbe funzionare in modo simile al lead di un articolo di giornale. 

Può sembrare difficile, ma in una frase cerca di rispondere a quante più domande possibili sulla tua storia. Considera il chi, il cosa, il quando, il dove, il perché e il come della tua storia. Ecco un esempio di lead per il nuovo prodotto di Apollo Enterprises:

Lead: Oggi, Apollo Enterprises, una società SaaS specializzata in marketing digitale, ha lanciato il suo primo prodotto SEO, offrendo strumenti di ottimizzazione dei contenuti e analisi della concorrenza attraverso una piattaforma online e un'applicazione desktop.

4. Supporta la tua storia nel corpo del contenuto

Il resto della storia dovrebbe includere informazioni a supporto di ciò che hai dichiarato nel lead. Se il tuo comunicato stampa è digitale, puoi renderlo interattivo includendo link a fonti pertinenti all'interno della storia. Puoi anche rendere la tua storia più credibile e interessante includendo citazioni da fonti chiave. 

L'obiettivo è approfondire l'argomento con informazioni coinvolgenti che siano di interesse per il pubblico. Per esempio:

• Se stai discutendo di un nuovo prodotto, includi una citazione del tuo responsabile tecnico sul processo di sviluppo del prodotto. 

• Se stai annunciando una nuova partnership, includi una citazione del tuo partner e tutti i dettagli sui vostri piani futuri. 

• Se stai annunciando una nuova assunzione, includi un’immagine professionale della persona.

• Se stai annunciando un nuovo programma di pubblica utilità, puoi includere statistiche e dettagli su chi aiuterà il programma.

• Se stai annunciando una nuova ricerca, aggiungi i risultati che hai scoperto e la metodologia di ricerca che hai utilizzato.

In questa sezione, mantieni la storia breve e fornisci solo i dettagli più interessanti.

5. Riassumi la tua azienda con un testo standard

Dopo aver completato la sezione delle notizie del tuo comunicato stampa, includerai un paragrafo noto come boilerplate. In due o tre frasi, fornisci al lettore una breve descrizione della tua azienda. 

Il boilerplate è utile per i giornalisti perché risponde al "chi" e al "cosa" del tuo comunicato stampa in un linguaggio semplice. Invece di concentrarti sull’arte o sull’intelligenza in questa sezione, fornisci semplicemente i fatti.

Modello di comunicato stampa

Ogni comunicato stampa di un’azienda sarà leggermente diverso. Assicurati di inserire il tocco unico del tuo team, pur attenendoti alle 10 sezioni standard. Ecco come potrebbe essere un modello di comunicato stampa: 

Usa questo modello di comunicato stampa come guida quando crei il tuo comunicato stampa per la distribuzione. Se stai delineando la storia di un marchio o la narrazione di una campagna, prova il nostro modello di pianificazione della storia per organizzare e sviluppare le tue idee.

Esempio di comunicato stampa

Qui puoi vedere un esempio di comunicato stampa per Apollo Enterprises e il lancio del suo nuovo prodotto. Un giornalista che legge questo comunicato stampa capirebbe rapidamente chi è l'azienda, che tipo di azienda è e cosa sta annunciando.

Per completare questo comunicato stampa, Apollo Enterprises dovrebbe supportare il lead con informazioni nei paragrafi del corpo. Ecco alcuni modi in cui potrebbe farlo:

• Spiegare in che modo il nuovo prodotto si differenzia dagli altri sul mercato.

• Spiegare come funzionano gli strumenti di analisi.

• Fornendo un caso di studio di un utente beta che ha testato le funzionalità uniche. 

Best practice per la distribuzione di comunicati stampa

Quando scrivi e distribuisci il tuo comunicato stampa, ci sono due tipi di pubblico a cui devi pensare. Il pubblico principale sono gli organi di stampa a cui invii la storia, mentre il pubblico secondario sono le persone che speri vengano influenzate dall'articolo.

Per assicurarti di aver creato il tuo comunicato stampa per entrambi i tipi di pubblico, segui queste best practice:

• Rendilo credibile: potresti sapere che la tua storia è credibile, ma dovrai dimostrarlo al tuo pubblico. Per dimostrare la tua credibilità, utilizza fonti primarie, citazioni, link e statistiche. Più informazioni di supporto hai per il tuo pezzo, meglio è.

• Scrivi per un pubblico di nicchia: non dovresti inviare il tuo comunicato stampa a tutti i contatti dei media su cui puoi mettere le mani. Rivolgiti al tuo pubblico mediatico nello stesso modo in cui ti rivolgi ai clienti durante il marketing. Il tuo articolo sarà efficace solo con i media pertinenti, quindi assicurati di distribuirlo alle persone giuste.

• Evita un linguaggio commerciale: i comunicati stampa non sono il posto giusto per usare un linguaggio commerciale. I membri dei media non vogliono essere coinvolti nella vendita del tuo prodotto o della tua notizia. Vogliono che tu attiri la loro attenzione, in modo che si sentano in dovere di condividere o scrivere sulla tua azienda.

• Preparati per la promozione multicanale: se un giornalista o un blogger condivide il tuo comunicato stampa su Internet, migliorerai le tue possibilità di successo dell’azienda rendendo il tuo documento interattivo e adatto ai social media. Non aver paura di includere nel contenuto elementi come hashtag, profili di social media, link e infografiche.

Monitora la tua campagna con strumenti di gestione del flusso di lavoro

Una volta inviato il comunicato stampa ai contatti dei media pertinenti, dovrai aspettare e vedere se qualcuno lo promuove. Stabilire un flusso di lavoro per monitorare una campagna di comunicati stampa può aiutarti a trovare approfondimenti sul rendimento di un articolo.

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