Modello di monitoraggio dei progetti

Quando sei responsabile di tre, quattro o anche di decine di progetti, come riesci a monitorare il tutto? E come fai a sapere se gli altri team stanno monitorando i loro progetti nello stesso modo? Ecco la risposta: un modello di monitoraggio dei progetti.

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Per lavorare in modo efficiente, i project manager devono essere organizzati. Ma quando si tratta di monitorare contemporaneamente diversi progetti, anche i più organizzati possono trovarsi in difficoltà. Un modello di monitoraggio dei progetti aiuta a tenere sotto controllo più progetti, in team diversi, utilizzando lo stesso metodo strutturato. 

Cos'è un modello di monitoraggio dei progetti?

Un modello di monitoraggio dei progetti è uno strumento che aiuta i team a organizzare la gestione di più progetti contemporaneamente. Questo è particolarmente utile quando si lavora in maniera interfunzionale: utilizzando lo stesso modello per monitorare i progetti nello stesso modo, tutti possono seguire facilmente i progetti, anche quando vengono monitorati da team diversi.  

Il modo migliore per creare un modello di monitoraggio dei progetti è con l'ausilio di un software per la gestione dei progetti, che offre la flessibilità di spostarsi tra le dashboard di monitoraggio di diversi progetti e di vedere gli aggiornamenti in tempo reale. Per esempio, se il progetto di monitoraggio dei progetti viene creato su Asana, puoi passare da una vista all'altra. Hai bisogno di visualizzare le cronologie? Passa alla vista Cronologia e in un attimo il tuo lavoro viene visualizzato in un diagramma di Gantt. Oppure, se preferisci una panoramica minimalista, monitora il tuo progetto in forma di elenco, che è strutturato esattamente come un normale elenco di attività di un progetto. 

Una volta impostato il modello, puoi utilizzarlo durante la fase di pianificazione per coordinare i responsabili dei progetti e dove questi ultimi verranno gestiti. Oltre a costituire uno strumento di routine per la gestione dei progetti, il tuo modello può essere utile per la gestione dei portfolio. La gestione dei portfolio consiste nella gestione di progetti diversi nello stesso portfolio e quindi è possibile utilizzare un modello di monitoraggio dei progetti per coordinare la definizione e la gestione dei portfolio.

Perché usare un modello di monitoraggio dei progetti

La modalità di monitoraggio dei progetti può determinare l'organizzazione e l'intensità del lavoro. A livello di azienda, questa sottile differenza può avere un impatto significativo. Quando riesci a monitorare i progetti con efficacia e nello stesso modo in tutti i team e in tutti i reparti, tutta la tua forza lavoro sarà di conseguenza più produttiva.

Di seguito elenchiamo alcuni altri vantaggi offerti dai modelli di monitoraggio dei progetti. 

  • Coerenza. Utilizza un modello di monitoraggio dei progetti per monitorare in maniera coerente i progetti tra più team e lanci. In questo modo, avrai la certezza che ogni importante lancio multi-progetto verrà monitorato (e organizzato) nello stesso identico modo.

  • Riduzione delle attività superflue. Un modello di monitoraggio dei progetti riduce la quantità di tempo dedicata a decidere come monitorare e coordinare i vari progetti necessari al completamento del tuo lavoro.

  • Personalizzazione. In base alle tue esigenze, puoi creare dei modelli di monitoraggio dei progetti per ogni tipo di lavoro. Per esempio, puoi creare un modello specifico per il processo di sviluppo del prodotto, in cui verranno elencati tutti i progetti necessari allo sviluppo.

A cosa serve un modello di monitoraggio dei progetti

I modelli di monitoraggio dei progetti aiutano a monitorare in maniera uniforme i progetti correlati. Quando utilizzi il tuo modello per monitorare un nuovo progetto, ottieni una panoramica di tutti i progetti attuali, che include:

Inoltre, quando desideri creare la lista delle cose da fare di un progetto per i membri del team, potrai accedervi direttamente dallo strumento di monitoraggio dei progetti.

Come esempio, diamo un'occhiata al lancio di un nuovo prodotto. Di seguito elenchiamo come potrai utilizzare il tuo modello di monitoraggio dei progetti.

  1. Creare un nuovo strumento di monitoraggio per il lancio del prodotto.

  2. Allegare tutti i progetti correlati, tra cui la roadmap del prodotto e il relativo avanzamento tra le diverse fasi del progetto.

  3. Monitorare lo sviluppo del prodotto, collegando gli sprint Agile allo strumento di monitoraggio dei progetti del tuo team.

Funzionalità per un modello di monitoraggio dei progetti più efficiente

Utilizza uno strumento di gestione dei progetti per creare un modello di monitoraggio che disponga di tutte le funzionalità che ritieni essenziali, incluso quanto segue:

[Interfaccia utente del prodotto] Dashboard del progetto per il lancio di un sito web su Asana (Dashboard)

Funzionalità integrate

  • Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

  • Vista Cronologia. La vista Cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista Cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. Inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi. 

  • Dashboard. Le dashboard sono schede a livello di progetto contenenti grafici e visualizzazioni che ti consentono di andare oltre le attività di ogni giorno e ottenere una rapida panoramica dello stato di avanzamento dei progetti. Personalizza i grafici delle dashboard, in modo da identificare immediatamente i potenziali ostacoli al lavoro del tuo team e far avanzare i progetti. Usa la scheda Dashboard come punto di riferimento per trovare i dati che ti servono per ottenere una rapida visualizzazione sull'avanzamento di un progetto.

  • Portfolio. I portfolio semplificano l'organizzazione e il monitoraggio di tutti i diversi progetti del team in una vista unificata. Ottieni una panoramica a livello generale dell'avanzamento dei tuoi progetti, e quindi analizza i dettagli per la gestione del rischio. Inoltre, potrai condividere gli aggiornamenti di stato tra i vari programmi e mantenere aggiornati gli stakeholder senza che sia necessario organizzare una riunione di stato.

App consigliate

  • Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Figma. I team utilizzano Figma per creare flussi di utenti, wireframe, bozze di interfacce utente, prototipi e molto altro. Ora è possibile incorporare questi progetti grafici su Asana, in modo che il tuo team possa fare riferimento a quelli più recenti nei documenti dei relativi progetti. A differenza degli screenshot, gli elementi incorporati dinamici si aggiornano in tempo reale per mostrare le modifiche effettuate in un file grafico, facendo risparmiare il tempo impiegato a trovare i file giusti e ad aggiornare le immagini.

  • OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

Domande frequenti

How do I create a project tracking template?

How you create your template will depend on the project management tool. For example, you can use Asana to create a digital project tracking template to share with yours and other teams. To create it, simply make a new project, outline any necessary sections and tasks, then save it as a template for everyone to use.

What are the benefits of using a project tracker template?

Project tracking templates help everyone to track projects in the same way. This makes it easier to find and use projects anywhere, company-wide. You can also use a template to repeat the same project tracking systems for similar projects (for example, a project tracking template for every quarterly marketing launch).

What is the difference between a project tracking template and a project management tool?

A project management tool is where you build your project tracking template. While project management tools can help you to oversee and track projects, they are multi-functional, and aren’t usually used solely as a way to track individual projects. However, you can use project management tools to build out a project tracking template, where you can consistently track all your projects.

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