Modello di chiusura del progetto

I progetti non finiscono quando si completa l'ultimo risultato finale. Devi sistemare le questioni in sospeso, comunicare i risultati e fare il punto con il tuo team. Crea un modello di chiusura del progetto per aiutare il tuo team a svolgere tali attività e terminare i progetti in tranquillità.

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Concludere è importante, soprattutto nella gestione dei progetti. Anche dopo aver raggiunto il traguardo finale, devi ancora assicurarti che il tuo lavoro sia completo, condividere i risultati e decidere i passaggi successivi. 

È facile trascurare questi passaggi cruciali appena si completa un progetto di successo. Ma grazie al modello di chiusura del progetto il tuo team può sistemare le cose in sospeso senza lasciarsi sfuggire nulla. 

[Interfaccia utente del prodotto] Esempio di layout di cronologia di progetto con interfaccia utente astratta (cronologia)

Cos'è un modello di chiusura del progetto? 

Un modello di chiusura del progetto è una guida predefinita che illustra tutte le fasi necessarie per completare i progetti con successo. Fornisce al tuo team una roadmap da seguire per tutte le iniziative, assicurando che ognuno porti a termine tutte le attività cruciali, come svolgere i test finali, definire il budget del progetto e inviare i rapporti finali agli stakeholder. 

Creare un modello richiede un po' di impegno all'inizio, ma può far risparmiare tempo e ulteriori sforzi al tuo team più avanti. Invece di partire da zero alla fine di ogni progetto, puoi semplicemente copiarlo, compilarlo e andare avanti. 

Leggi: Chiusura del progetto: otto passaggi per terminare i progetti in tutta tranquillità

I vantaggi di un modello digitale di chiusura del progetto 

Il processo di chiusura del progetto include molti elementi in continua evoluzione, dall'ottenimento delle approvazioni allo svolgimento dei test finali. Essendoci così tanto da monitorare, un modello statico di chiusura del progetto può diventare molto presto obsoleto e quindi richiedere costanti aggiornamenti per tenere informati gli stakeholder su ciò che sta accadendo. 

La creazione di un modello digitale di chiusura del progetto implica che trascorrerai meno tempo ad aggiornare i fogli di calcolo su Excel e ne avrai di più da dedicare alle attività importanti. Il tuo modello si trova nello stesso strumento usato per gestire il lavoro, perciò, invece di passare da uno strumento all'altro, tutto il tuo team può contare su un'unica fonte di riferimento per monitorarne lo stato. 

Con un modello digitale di chiusura del progetto, puoi: 

  • aiutare tutto il tuo team a seguire lo stesso processo di chiusura del progetto per ogni iniziativa

  • vedere in tempo reale lo stato degli incarichi relativi alla chiusura del progetto

  • monitorare le approvazioni, i traguardi e le attività in un unico posto

  • evitare di passare tra strumenti di comunicazione diversi

  • condividere facilmente il processo di chiusura del progetto con gli stakeholder 

  • evitare di creare separatamente un rapporto o una checklist di chiusura del progetto

  • visualizzare il processo di chiusura del progetto sotto forma di cronologia, bacheca Kanban, elenco o calendario

  • allegare documenti fondamentali per il progetto direttamente alle attività, ad esempio il project charter o la panoramica del progetto

Cosa includere nel modello di conclusione del progetto

Il modello di chiusura del progetto dovrebbe illustrare tutte le fasi necessarie per portare a termine un'iniziativa con successo. Ogni team è diverso, ma in generale puoi suddividere le attività di chiusura del progetto nei quattro gruppi elencati di seguito.  

  • Attività amministrative: passaggi logistici come la revisione del piano del progetto, la finalizzazione del budget del progetto e della base di riferimento del progetto, l'aggiornamento della documentazione e l'organizzazione di una riunione post mortem del progetto

  • Piano dei test: i passaggi da seguire per misurare e condividere i risultati dopo il lancio del progetto. Ad esempio, potresti voler misurare i risultati dopo una settimana o un mese. 

  • Approvazioni del progetto: approvazioni necessarie per confermare il completamento del progetto e che questo soddisfi le specifiche richieste. 

  • Passaggi di consegne: risultati finali successivi e azioni da attuare rimanenti che devi assegnare una volta che il progetto è terminato. 

Nel tuo modello, crea una sezione distinta per ciascuno di questi quattro gruppi. Per riportare le attività all'interno di ogni sezione, immagina il processo di completamento del progetto ideale per il tuo team. Quali attività logistiche dovresti portare a termine per assicurarti che tutte le questioni in sospeso siano sistemate? Come intendi testare e condividere i risultati? Chi deve approvare i tuoi progetti e quali attività rimanenti devono essere assegnate a qualcun altro? 

Per fornire ulteriori dettagli, crea dei campi personalizzati per monitorare lo stato di ciascuna attività (ad esempio, "non iniziata", "in corso" o "completata"). Puoi anche creare dei traguardi per tenere traccia dei risultati chiave del progetto e usare la funzionalità Approvazioni di Asana per far sì che gli stakeholder possano approvare facilmente il completamento del progetto con un clic. 

Quando crei il modello, ricorda che non è obbligatorio riportare ogni dettaglio. Puoi sempre aggiungere e modificare le attività in un secondo momento per adattarle a ciascun progetto futuro. 

Funzionalità integrate

  • Vista Cronologia. La vista Cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista Cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. Inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi.

  • Approvazioni. Talvolta non devi semplicemente completare un'attività, ma hai bisogno di sapere se un risultato finale è stato approvato o meno. Le approvazioni sono un tipo speciale di attività su Asana che possono essere contrassegnate con "Approva", "Richiedi modifiche" o "Rifiuta". In tal modo, il titolare dell'attività riceve istruzioni chiare sulle azioni da attuare e viene a sapere se il suo lavoro è stato approvato o meno.

  • Traguardi. I traguardi costituiscono le tappe chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto. 

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

App consigliate

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Salesforce. Elimina i colli di bottiglia consentendo ai team delle vendite, di successo dei clienti e di servizio clienti di comunicare direttamente coi team di assistenza su Asana. Condividi allegati e crea attività da svolgere e monitorabili per le esigenze della fase di pre-vendita. Con Service Cloud, puoi collegare i team di implementazione e di servizio clienti con quelli di assistenza su Asana per offrire esperienze uniche ai clienti.

  • HubSpot. Crea attività di Asana automaticamente utilizzando HubSpot Workflows. Con HubSpot Workflows, puoi utilizzare tutti i dati dei clienti in HubSpot CRM per creare processi automatizzati. Questa integrazione ti consente di trasferire senza problemi il lavoro tra team, ad esempio, quando si chiudono accordi o ticket in HubSpot.

  • Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto.

Domande frequenti

Ho bisogno di un modello di chiusura del progetto?

Se gestisci regolarmente progetti, un modello di chiusura del progetto può aiutarti a standardizzare la fase finale di ogni iniziativa e ad assicurarti di non saltare alcun passaggio critico. Spesso il successo a lungo termine di un progetto dipende dal modo con cui gestisci i passaggi di consegne e documenti ciò che apprendi. Con un modello di chiusura del progetto ben pianificato, puoi trasformare questi requisiti nel processo standard di gestione del progetto del tuo team.

È necessario un modello digitale di chiusura del progetto?

La creazione di un modello di chiusura del progetto fa sì che tu non debba scrivere un documento separato di chiusura del progetto. Infatti, il tuo modello è tutto ciò di cui hai bisogno per fornire visibilità agli stakeholder sul completamento del progetto.

Quando si dovrebbe creare un modello di chiusura del progetto?

Anche se usi un modello di chiusura del progetto alla fine del suo ciclo di vita, è meglio se lo crei all'inizio. In tal modo, puoi pianificare i dettagli chiave in anticipo, ad esempio quali sponsor del progetto devono approvare il lavoro e quali metriche userai per misurare la performance.

Con chi andrebbe condiviso il modello di chiusura del progetto?

In qualità di manager, puoi condividere il modello di conclusione del progetto con tutti i membri del tuo team per aiutarli a seguire un processo di chiusura standardizzato per ogni iniziativa. Inoltre, i project manager possono condividere il modello con tutto il team che lavora al progetto per fornire a ciascun membro piena visibilità su questa fase finale.

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