Cos’è la gestione del personale (WFM) e come può essere utile al tuo team?

Vuoi migliorare la produttività del team e le prestazioni generali? La gestione del personale può semplificare il flusso di lavoro del tuo team e i costi operativi. Ciò si traduce in una maggiore efficienza, un migliore coinvolgimento dei dipendenti e un morale più alto del team. 

Dalle funzioni chiave ai vantaggi della gestione della forza lavoro, ti forniremo i dettagli su come implementare efficacemente una strategia di gestione della forza lavoro. 

Cos’è la gestione del personale (WFM)?

Il termine gestione del personale (WFM) indica un insieme di processi utilizzati per aumentare la produttività e l’efficienza del team. Dai call center ai servizi sanitari, molti settori hanno utilizzato la gestione del personale per ottimizzare con successo i propri processi. 

La gestione della forza lavoro comprende tutte le attività necessarie per mantenere una forza lavoro produttiva. Questo metodo è costituito da una varietà di tecniche, tra cui: 

• Gestione delle risorse umane (HRM)

• Gestione del capitale umano (HCM)

• Gestione delle prestazioni

• Raccolta dati

• Budgeting e previsione

Le attività di gestione del personale spesso assomigliano molto a quelle della gestione del capitale umano (HCM), che è un framework di reclutamento, gestione e sviluppo del valore dei dipendenti. La differenza principale tra i due è che l’HCM mira a massimizzare il ROI, mentre il WFM mira a massimizzare le prestazioni e la produttività dei dipendenti. 

Quali sono le funzioni chiave di una strategia di gestione del personale?

Dall'assunzione dei dipendenti alla previsione, sono molti gli elementi che compongono un processo di gestione del personale.

Sebbene un project manager non possa necessariamente gestire tutte queste attività, è utile assicurarsi che le iniziative chiave si svolgano senza intoppi collaborando con i responsabili di reparto e raccogliendo il feedback del team. Questo è particolarmente importante considerando che quasi il 70% dei lavoratori ritiene che avrebbe maggiori possibilità di raggiungere gli obiettivi se i processi di gestione del lavoro fossero più chiari.

Analizziamo ciascuno degli elementi della gestione del personale e il modo in cui funzionano per creare una soluzione che puoi implementare per il tuo team. 

Monitoraggio del tempo

Il monitoraggio del tempo può sembrare abbastanza semplice, ma non si tratta solo di timbrare il cartellino. Non solo è utile per analizzare l'efficienza, ma anche per identificare i modelli di straordinario o di tempo non lavorato. 

L'implementazione di un processo di monitoraggio del tempo ti consente di:

• monitorare il carico di lavoro futuro

• assumere un numero adeguato di membri del team

• delegare le attività in modo corretto

Un monitoraggio efficace del tempo può anche aiutarti a migliorare le tue capacità di gestione del tempo e a creare una routine quotidiana produttiva. Il modo migliore per farlo è utilizzare uno strumento di gestione del lavoro per monitorare il lavoro in tempo reale. 

Con strumenti efficaci e buone best practice per la gestione del tempo, ogni membro del team ha l'autonomia di svolgere al meglio il proprio lavoro. 

Pianificazione del personale

Oltre al monitoraggio del tempo, è anche importante prevedere e pianificare correttamente le esigenze di personale. Questo aiuta a creare un processo di gestione della forza lavoro efficace che offra un equilibrio tra lavoro e vita privata. Che tu abbia più livelli di personale all'interno della tua organizzazione o che gestisca un team allo stesso livello, la pianificazione dei dipendenti può essere complessa. 

È necessario un sistema che tenga conto di variabili come ferie, disponibilità, carico di lavoro e assenze per creare un programma che funzioni per l'intero team. 

Le responsabilità di pianificazione della gestione del personale includono:

• Gestire la programmazione del personale

• Risolvere i problemi di sovraccarico o carenza di personale

• Previsione della crescita del team

Con un sistema di pianificazione affidabile, le aziende possono essere certe di non essere a corto di personale durante i periodi critici o di avere personale in eccesso quando l’azienda rallenta.

Previsione e budgeting

L'analisi dei dati storici può aiutarti a prevedere quando cambiano le richieste di manodopera, in modo da poter ottimizzare la distribuzione e bilanciare il carico di lavoro. Ad esempio, un negozio al dettaglio potrebbe aver bisogno del doppio dei collaboratori durante le festività rispetto a quelli che lavorerebbero in bassa stagione. 

Altri modi in cui puoi utilizzare i processi di gestione del lavoro per la previsione includono:

• Affrontare alti tassi di avvicendamento

• Contabilizzare il "calo" o il tempo improduttivo impiegato 

• Prepararsi per giornate o eventi speciali in cui il carico di lavoro è significativamente influenzato

• Esaminare i dati dei progetti precedenti per fare stime accurate della manodopera e delle risorse

Puoi anche incorporare la pianificazione della forza lavoro nel tuo budget. Per la maggior parte delle aziende, il capitale umano (i dipendenti) è probabilmente la spesa più costosa e più variabile. 

Un processo di gestione del personale automatizza la pianificazione, gli scambi di turni e il rispetto delle leggi sul lavoro per garantire che non si spenda più del necessario per i costi del lavoro. In effetti, gli studi hanno dimostrato che le soluzioni di gestione della forza lavoro hanno il più alto ritorno sull'investimento di tutti gli investimenti in tecnologia delle Risorse umane. 

Valutazioni dei dipendenti

Sebbene le revisioni delle prestazioni possano richiedere molto tempo, sono importanti per valutare le prestazioni del team, la produttività e l’esperienza complessiva dei dipendenti. Queste metriche possono anche essere utili per misurare la soddisfazione dei clienti in base alle prestazioni dei membri del team.

La gestione delle prestazioni del team include:

• Monitoraggio delle esperienze dei dipendenti

• misurare la produttività dei dipendenti

• Misurare l’esperienza e la soddisfazione del cliente

Ogni team ha un modo diverso di gestire le prestazioni, ma condurre revisioni trimestrali è un modo per ottenere questi risultati.  

Retribuzioni e benefit

Che tu disponga o meno di un team dedicato per le buste paga e i benefit, è un'altra parte importante di un piano di gestione della forza lavoro più ampio. Questo include la retribuzione e i benefit giornalieri, ma può anche comprendere eventuali incentivi aggiuntivi offerti ai dipendenti. 

Esistono diverse attività che derivano dalle buste paga, tra cui:

• Analisi dei costi del lavoro

• Monitoraggio dei permessi retribuiti 

• Monitoraggio dei fogli ore

• Offrire incentivi ai dipendenti come happy hour

Al di là della semplice necessità di elaborare gli stipendi, migliorare le buste paga e i benefit può essere un ottimo modo per migliorare le prestazioni e il morale dei dipendenti. 

Gestione della formazione

La creazione di un programma di formazione per i dipendenti nuovi ed esistenti è fondamentale per costruire una forza lavoro di successo. Non solo è necessario creare materiali di formazione per l'onboarding dei nuovi membri, ma anche fornire opportunità di crescita e sviluppo continui. 

I materiali di formazione possono includere:

• Materiali per l’onboarding

• Supporto per la gestione degli strumenti

• Notizie del settore

• risorse educative esterne 

Quando si crea un programma di formazione, è importante organizzare documenti e materiali in uno spazio condiviso, in cui tutti i membri del team possano trovare facilmente le informazioni. Questo può essere fatto utilizzando uno strumento digitale o anche una cartella condivisa. 

Conformità normativa

Un sistema di gestione del personale può semplificare il rispetto delle leggi in materia di salari e lavoro, dei requisiti per gli straordinari e di altre politiche per i dipendenti nella tua zona. Consulta sempre il team legale della tua azienda per assicurarti che il processo di gestione del personale tenga conto di tutte le considerazioni necessarie. 

Vantaggi della gestione del personale

L'implementazione di un solido processo di gestione del personale può aiutare il tuo team a sentirsi in grado di avere un impatto.

In un mondo perfetto, in cui tutte le parti di un processo di gestione del personale di successo sono in atto, si vedrebbe un impatto positivo su un’ampia gamma di attività e reparti. Ecco alcuni dei principali vantaggi della gestione del personale. 

Maggiore produttività

La produttività è al massimo quando il lavoro viene delegato e comunicato correttamente. Con la previsione del carico di lavoro, il monitoraggio del tempo, la retribuzione equa e la comunicazione delle prestazioni, la gestione del personale può aiutare la produttività del team a crescere. 

Con l'aumento della produttività, il tuo team non solo vedrà un miglioramento nella quantità di lavoro creato, ma anche nella qualità del lavoro. Questo è un vantaggio sia per le organizzazioni che per i singoli membri del team. 

Comunicazione efficace

Un processo di gestione della forza lavoro efficiente può migliorare la comunicazione e l'autonomia, soprattutto quando si lavora con più team. Anche se una persona può essere responsabile della maggior parte delle attività di gestione del personale, incoraggia gli stakeholder chiave della tua organizzazione a condividere le loro osservazioni e feedback per processi più efficaci. 

Con una strategia di gestione del personale che collega attività, flussi di lavoro e sistemi, puoi semplificare i canali di comunicazione e ridurre il carico del team di comunicazione interno. Una comunicazione efficace non solo contribuirà a migliorare la collaborazione tra i team, ma può anche aiutare a rispettare le tempistiche e gli standard di qualità. 

Miglioramento del morale

Il morale del team può essere influenzato da una serie di variabili, sia in senso negativo che positivo. Che si tratti di carico di lavoro, retribuzione e benefit, pianificazione o tutti questi fattori, il morale può fare la differenza per un team produttivo. 

Per fortuna, ci sono dei passaggi che puoi seguire per migliorare il morale con l’aiuto di un piano di gestione del personale. Sia la curiosità che l'empatia creano una dinamica coinvolgente tra manager e membri del team. Questi attributi semplici ma potenti possono aiutare a migliorare l'ambiente di lavoro generale del tuo team e contribuire a un alto morale. 

Massimizzazione delle risorse

Con una maggiore produttività e una migliore comunicazione e monitoraggio, sarai in grado di massimizzare l'utilizzo delle risorse. In questo modo, non solo aumenterà la quantità di lavoro che sei in grado di creare, ma ridurrai anche i costi della manodopera.

Le risorse possono essere qualsiasi cosa, da un prodotto tangibile a qualcosa di intangibile come il tempo, entrambi inestimabili e che non dovrebbero essere sprecati.

Riduzione delle spese

L'automazione del monitoraggio del tempo, della pianificazione e dei calcoli delle buste paga non solo fa risparmiare ore di lavoro ai manager e ai reparti addetti alle buste paga, ma elimina anche costosi errori umani e rischi di conformità. Il tempo dedicato a queste noiose attività può quindi essere utilizzato per mezzi più produttivi. 

I processi di gestione del personale forniscono inoltre alle organizzazioni i dati necessari per adeguare i livelli di personale. Utilizza un modello di piano del personale per prevedere le modifiche al carico di lavoro. Quindi, allinea la capacità del tuo team con la domanda per ridurre i costi del lavoro ed evitare straordinari non pianificati.

Qualità del lavoro

Alla fine, la qualità che offri si riflette in ciò che ottieni. Quindi, se la qualità non è all'altezza, non vedrai un flusso di entrate significativo. Ecco perché il miglioramento della qualità è una parte essenziale della gestione della forza lavoro.

Che tu creda o meno che la qualità del tuo lavoro sia la migliore possibile, c’è sempre spazio per migliorare. Le ottimizzazioni dei processi possono essere qualsiasi cosa, dalle modifiche al prodotto allo sviluppo del sito web e oltre. Le possibilità sono davvero illimitate.

La gestione del personale è la soluzione giusta per te?

Un processo di gestione del personale è un insieme di tecniche per aiutare a migliorare i processi interni, automatizzare dove possibile e creare un luogo di lavoro più piacevole. Non capita tutti i giorni di trovare ognuno di questi aspetti in un’organizzazione, ma con un piccolo aiuto, puoi assicurarti che la tua soddisfi questi e altri requisiti.