Come un modello di nota spese può migliorare il controllo dei costi (con esempi)

Non è un segreto che gestire un’azienda abbia un costo. Per fornire servizi di alto livello ai clienti, le aziende spesso acquistano software di progettazione e strumenti di comunicazione. Inoltre, i team devono investire in se stessi per acquisire conoscenze del settore e migliorare le dinamiche di gruppo. I costi interni possono includere lo sviluppo professionale, i ritiri di team building e i viaggi per ruoli lavorativi specifici. 

Sebbene alcune spese aziendali siano regolari e ricorrenti, ogni azienda effettua anche una serie di acquisti sporadici per esigenze ad hoc come quelle sopra menzionate. La rendicontazione delle spese è fondamentale per completare i rimborsi e tenere traccia delle spese complessive. In questo articolo ti spiegheremo come utilizzare un modello di nota spese e le differenze tra la rendicontazione tradizionale e quella digitale.

Cos'è una nota spese?

Una nota spese è un modulo inviato da chiunque in un'organizzazione sostenga spese aziendali. Il budget serve a pianificare le spese prima che si verifichino, mentre le note spese servono a monitorarle dopo che si sono verificate.

Esistono vari tipi di note spese, alcune per le spese interne e altre per quelle esterne. È possibile creare resoconti di spesa per registrare le spese ricorrenti in un determinato periodo di tempo. Puoi anche creare note spese per acquisti ad hoc che si verificano durante un intervallo di tempo non specificato all'interno di una categoria di spesa. Le categorie di spesa possono includere:

• Spese di viaggio

• Spese d'ufficio

• Salari e benefit

• Riparazioni e manutenzione

Le note spese dovrebbero mostrare le informazioni necessarie per rimborsare la persona che ha sostenuto le spese e monitorarle. Questi componenti possono includere:

• Data della spesa

• Fornitore o servizio fornito

• Se la spesa è attribuibile a un cliente o a un progetto specifico

• Importo totale pagato (incluse tasse, commissioni e spese)

• Tipo di spesa

Rendicontazione delle spese tradizionale e digitale a confronto

Chiunque all'interno di un'azienda può sostenere spese aziendali. In qualità di project manager, potresti essere responsabile di acquisti più consistenti, come abbonamenti mensili e commissioni dei clienti, ma anche altri membri del team potrebbero effettuare acquisti aziendali che richiedono un rimborso, come le spese di viaggio. 

Poiché la rendicontazione delle spese si estende a tutti i reparti e progetti, il processo di monitoraggio dovrebbe essere facile da capire e accessibile. Le note spese stampabili sono abbastanza semplici, ma la combinazione di note spese e software di gestione dei progetti consente di inviare, monitorare e preventivare i costi in un unico posto.

Suggerimento: se le tue spese includono voli, hotel o viaggi dei clienti, l'utilizzo di un modello di pianificazione dei viaggi insieme alle note spese consente di mantenere tutti i dettagli del viaggio, i budget e i rimborsi organizzati in un unico sistema.

Come usare un modello di nota spese

La maggior parte dei modelli di nota spese ha un semplice formato tabellare e la tua azienda potrebbe fornire una serie standardizzata di moduli da utilizzare in tutti i reparti. Oltre alla creazione delle note spese, dovrai capire come utilizzarle e inviarle, in modo da poter ottenere il rimborso di qualsiasi importo speso. In caso di dubbi, consulta le politiche aziendali interne e chiedi maggiori informazioni al team finanziario.

Di seguito illustriamo i passaggi tipici per l'invio di una nota spese. Tuttavia, prima di inviare una nota spese, dovresti sempre verificare con il team finanziario interno se esiste già un sistema o un formato specifico. Allo stesso modo, il team finanziario è solitamente il responsabile dell'approvazione finale di qualsiasi spesa aziendale, in modo da garantire che le spese aziendali siano accurate.

1. Elenca le spese che soddisfano i criteri del modello

Il primo passo nella rendicontazione delle spese è la rendicontazione stessa. Se utilizzi un modello di nota spese basato sul tempo, elencherai tutte le spese aziendali sostenute entro il periodo di tempo specificato e inserirai tutte le informazioni richieste dal modello. Se utilizzi un modello di nota spese basato su categorie, utilizzerai il resoconto per monitorare le spese ricorrenti all'interno di quella categoria. Potrebbe anche essere necessario inviare una nota spese per una spesa una tantum, come un rimborso per una quota di partecipazione a una conferenza annuale o una donazione che la tua azienda ha accettato di corrispondere.

Alcune best practice per elencare le spese su qualsiasi tipo di nota spese includono:

• Conservare le ricevute di ogni spesa sostenuta in modo che il team finanziario possa verificare le informazioni riportate.

• Inserisci ogni spesa sostenuta in una riga separata.

• Suddividi i totali parziali da tasse e mance per semplificare la contabilità.

• Descrivere lo scopo della spesa e se si tratta di una spesa di progetto che puoi addebitare a un cliente.

• Indicare il metodo di pagamento utilizzato per la spesa, ad esempio carta di credito o contanti. 

• Fornire ulteriori note chiarificatrici quando necessario.

Suggerimento: la rendicontazione digitale delle spese rende questo passaggio meno complesso perché puoi inserire le spese, caricare le ricevute e condividere le tue informazioni su un’unica piattaforma. Con i resoconti fisici, dovrai tenere traccia del resoconto per un periodo prolungato e assicurarti che arrivi nelle mani delle persone giuste. 

2. Invia la nota spese per le approvazioni

Una volta completata la nota spese, dovrai inviarla per le approvazioni. Ogni azienda ha una struttura unica per quanto riguarda chi approva i resoconti finanziari. Prima di inviare la nota spese, consulta il team finanziario per sapere chi è il responsabile dell'approvazione finale. 

In qualità di project manager, potresti dover inviare questi documenti a un responsabile di reparto o direttamente al team finanziario. Se un membro del team che ti riporta deve compilare una nota spese, può inviarla a te per l'approvazione prima che venga inviata alla persona responsabile successiva. 

Suggerimento: poiché le note spese passano frequentemente di mano in mano, c’è sempre il rischio che si perdano nella confusione. I membri del team possono perdere più facilmente di vista i documenti cartacei o trasmetterli alle persone sbagliate al momento sbagliato. Con un sistema digitale per l’invio delle note spese, puoi creare impostazioni per inviarle dove devono andare.

3. Apporta modifiche se necessario

Anche se hai esaminato a fondo la tua nota spese, il team finanziario potrebbe avere domande prima di fornire il timbro di approvazione. Questo non significa che ci siano problemi, ma che dovrai apportare le modifiche richieste prima di poter ricevere un rimborso spese. Ecco alcune delle modifiche più comuni che potresti dover apportare:

• Chiarire il tipo di spesa

• Offrire una ripartizione dettagliata dei prezzi

Più dettagli fornisci in fase iniziale, minore è la probabilità che tu debba rivedere la nota spese una volta inviata. L'obiettivo è quello di ricevere rapidamente le approvazioni, in modo da ridurre i tempi di elaborazione per il team finanziario, ottenere il rimborso e tornare al lavoro.

Suggerimento: modificare una nota spese cartacea può essere noioso. Probabilmente dovrai trovare il file originale della nota spese sul tuo computer, confrontare le note della nota spese che ti è stata inviata e apportare modifiche prima di stamparne una nuova copia e rispedirla. Con una nota spese digitale, puoi completare tutte le modifiche in un unico documento. 

4. Attendi che il team finanziario segnali le spese

A questo punto, si spera che il team finanziario abbia approvato le tue spese. In genere, questo conclude il tuo coinvolgimento nel processo di rendicontazione delle spese. Tuttavia, se le spese in questione sono relative al progetto, potrebbe essere necessario presentare alcuni resoconti aggiuntivi. Assicurati di includere queste spese nel budget dell'azienda o del progetto per assicurarti di rimanere nell'ambito del progetto e in linea con gli obiettivi aziendali più ampi. 

Suggerimento: visualizzare il piano finanziario di un progetto o di un'azienda è difficile senza un software di gestione dei progetti. Inserendo i costi delle note spese in un sistema di gestione dei costi più ampio, puoi visualizzare dove hai speso denaro e fare piani finanziari strategici per il futuro. 

5. Ricevi il rimborso

Durante la fase finale, riceverai il rimborso per tutte le spese sostenute. Questo completa il processo di rendicontazione, fino a quando non si incorre in nuove spese e si ricomincia il processo. 

Suggerimento: il processo di rendicontazione può diventare frenetico, con molte persone che sostengono spese e i loro cicli di rimborso che iniziano e terminano in vari momenti durante l'anno. Ecco perché è fondamentale avere un processo solido che tutti possano seguire. Con l'automazione dei moduli online, il rischio di errori e ritardi si riduce. 

Modello ed esempio di nota spese

L'esempio seguente mostra un modello di nota spese compilato per un membro del team del reparto marketing. Sally Brown ha elencato le sue spese aziendali per la settimana del 15 gennaio, che ha inviato al team finanziario della sua azienda per l'approvazione. Questa nota spese settimanale contiene molti dettagli, tra cui la causale di ogni spesa e una ripartizione dei costi. 

Dando un'occhiata alla nota spese di Sally, puoi vedere che ha partecipato a una conferenza di marketing e si è recata a un servizio fotografico per il quale ha pagato la modella. 

Puoi scaricare una copia del modello di resoconto settimanale delle spese qui sotto. Tuttavia, prima di utilizzarlo, assicurati che il tuo team finanziario approvi il formato e il layout. Una volta ottenuta l'approvazione, i membri del tuo team possono utilizzare questo modello per inserire le spese aziendali, spiegarne la natura e inviarle per il rimborso.

Perché le note spese sono importanti?

Una persona o un gruppo di persone all'interno di un'azienda non può essere l'unico responsabile degli acquisti aziendali. Non tutti i membri del team effettueranno acquisti per conto dell'azienda, ma disporre di un processo di rendicontazione delle spese può garantire che, ogni volta che qualcuno ha bisogno di inviare una nota spese e ricevere un rimborso, possa farlo.

Le note spese sono importanti perché:

• monitorano le spese del team e dell'azienda

• Migliorare il controllo dei costi mostrando dove possono essere ridotti

• Determinare la redditività detraendo le spese dai ricavi lordi

• rimborsare i dipendenti per le spese aziendali.

Il denaro è una delle cose più importanti da monitorare all'interno di un'azienda e la nota spese è un tassello del più ampio puzzle della gestione dei costi.

Utilizza i moduli online per segnalare le spese e monitorare i budget aziendali

Le note spese stampabili possono essere utili quando i membri del team hanno bisogno di un modo rapido per elencare i loro acquisti, ma l'utilizzo di moduli online porterà il monitoraggio finanziario della tua azienda a un livello superiore. Se desideri un sistema flessibile che ti consenta di apportare modifiche, automatizzare gli invii e condividere documenti con facilità, la rendicontazione digitale è la soluzione ideale. Con Asana, puoi creare una procedura standard per la ricezione delle richieste, che semplifica l’inserimento delle spese e l’erogazione dei rimborsi.