Un’analisi approfondita dei modelli di maturità della gestione dei progetti

Ripensa a come eri alle elementari. Avevi un modo maturo di guardare il mondo? E quando eri alle superiori? Come sono le tue opinioni e i tuoi punti di vista ora che sei un adulto e hai vissuto di più? 

Questo concetto di maturità può essere applicato a molte cose, tra cui l’azienda e la gestione dei progetti. Quando un’organizzazione inizia a sviluppare il lavoro, potrebbe esserci poco o nessun processo standard per la gestione dei progetti. Man mano che l’azienda cresce, il suo stile di gestione dei progetti matura. Questo è il concetto di base alla base del modello di maturità della gestione dei progetti.

Comprendere i componenti del modello di maturità della gestione dei progetti può aiutarti ad analizzare la situazione attuale della tua organizzazione e il livello di maturità dei tuoi processi. In seguito, puoi utilizzare queste conoscenze per sviluppare e migliorare ulteriormente i processi di gestione dei progetti.

Cos’è un modello di maturità della gestione dei progetti (PMMM)?

Un modello di maturità della gestione dei progetti (comunemente abbreviato in PMMM) è una matrice che illustra come il processo di gestione dei progetti di un'azienda si evolve nel tempo. Proprio come un’azienda cambia man mano che si espande, è necessario che anche il tuo stile di gestione dei progetti si adatti. L'idea è che un'organizzazione non cresca a caso: quando un'azienda cresce, cresce con uno scopo.

Lo scopo del modello di maturità della gestione dei progetti organizzativi è fornire alla leadership una guida dei passaggi da seguire per migliorare. Quando viene rappresentato visivamente, il PMMM assomiglia a una matrice con cinque colonne che indicano i livelli di maturità e 10 righe che indicano le aree di conoscenza.

Il PMMM è stato creato sulla base di modelli aziendali già esistenti, come il Capability Maturity Model (CMM). Questo è stato sviluppato dal Software Engineering Institute della Carnegie-Mellon University e dall’Excellence Model della European Foundation for Quality Management (EFQM). Prende anche spunto dal Risk Maturity Model, che delinea quali aspetti e attività possono creare un programma di gestione del rischio sostenibile e ripetibile.

I 5 livelli di maturità del PMMM

Questi cinque livelli di maturità della gestione dei progetti rappresentano tutti la fase di maturità in cui un’azienda può trovarsi. È possibile che un’organizzazione si trovi in diversi livelli di maturità in diverse aree di conoscenza. È simile a una rubrica di valutazione o a una revisione delle prestazioni dei dipendenti. 

Livello 1: processo iniziale

Durante questo livello, un’organizzazione ha pochissimi processi di gestione dei progetti in atto. Molto probabilmente, le attività vengono svolte in modo casuale ed è difficile prevedere il successo futuro poiché tutto viene fatto ad hoc. 

Team diversi possono utilizzare processi di gestione dei progetti diversi, con conseguente mancanza di responsabilità e coesione tra i team. La documentazione è molto scarsa (se presente) e le metriche vengono raccolte solo se necessario. Poiché i team di progetto non misurano le metriche, non è possibile valutare il successo del progetto. 

Il processo iniziale non è necessariamente una fase negativa: tutti i team devono pur iniziare da qualche parte! Il punto principale di questa fase è essere consapevoli della mancanza di processi e documentazione, in modo da poter collaborare con il tuo team per svilupparli.

Livello 2: processo e standard strutturati

In questo livello, un’organizzazione implementa la gestione di base dei progetti, ma solo per i singoli progetti. Ciò significa che possono essere in uso diverse metodologie di gestione dei progetti in tutta l’organizzazione. Per esempio, il team di marketing potrebbe organizzare i propri progetti in modo diverso dal team commerciale. Quando i team vendite e marketing devono collaborare, questa disconnessione causa attrito. 

Poiché non esistono pratiche di gestione dei progetti organizzative più ampie, il successo di tutti i progetti dipende dai singoli project manager e dai team che lavorano a tali progetti. Le metriche vengono monitorate solo nel modo più semplice per garantire il successo del progetto corrente. 

Se il tuo team è a questo livello, sei sulla strada giusta! Stai standardizzando i processi di gestione dei progetti a livello di team. Ora puoi concentrarti sulla creazione di pratiche standard in tutta l'azienda per promuovere una maggiore collaborazione interfunzionale.

Livello 3: standard organizzativi e processi istituzionalizzati

A questo livello di maturità, un’organizzazione dovrebbe avere un sistema di gestione dei progetti ben definito, standard in tutta l’organizzazione, a volte indicato come ufficio di gestione dei progetti (PMO). La direzione è regolarmente coinvolta nell’implementazione di nuovi processi, inclusa l’implementazione della gestione del cambiamento, ove necessario, per aggiornare o modificare i processi di gestione dei progetti a livello di organizzazione. Si misurano le metriche, ma solo per stabilire una linea di base, non per la pianificazione strategica.

La documentazione in questa fase è importante e ci sono processi e informazioni definiti che indicano chiaramente come sono i processi aziendali standard. Se si verifica un'emergenza aziendale critica, esistono piani di emergenza chiari per evitare che l'azienda fallisca completamente.

Livello 4: processi gestiti

In questa fase, la tua organizzazione presenta tutte le caratteristiche del terzo livello e le spinge un po' più in là. Un’organizzazione al livello di processi gestiti dispone di processi di gestione dei progetti e di documentazione chiari. I responsabili dei progetti incorporano regolarmente processi standard di gestione dei progetti in tutti i sistemi aziendali. Durante questa fase, la direzione inizia regolarmente a monitorare le metriche e a esaminare le prestazioni passate per prendere decisioni per i progetti futuri.

Nel quarto livello, la direzione ha una chiara comprensione di come raggiungere il successo del progetto. Sulla base delle esperienze passate, della documentazione e delle metriche attuali, può prendere decisioni informate per garantire che i progetti futuri siano impostati per il successo.

Livello 5: ottimizzazione del processo

Una volta che un’organizzazione raggiunge questo livello di maturità nella gestione dei progetti, può iniziare a ottimizzare completamente i propri processi per adattarli al meglio alle proprie esigenze. Uno degli identificatori chiave di questa fase è il miglioramento continuo. Il miglioramento continuo è il processo di adattamento dei processi con l’impegno di mantenere l’efficienza e la produttività. Le organizzazioni mature integrano tecniche di miglioramento continuo nei loro processi di gestione dei progetti.

Non solo il team riferisce regolarmente sulle metriche, ma utilizza anche tali metriche per creare un piano strategico per il futuro. Mentre le organizzazioni al quarto livello della PMMM esaminano le metriche per prendere decisioni aziendali chiave, le aziende al quinto livello migliorano anche attivamente i processi aziendali.

Le dieci aree di conoscenza del project management

Se i cinque livelli di maturità del PMMM sono le colonne della matrice, le 10 aree di conoscenza sono le righe. Queste diverse aree di conoscenza sono identificate dalla guida del Project Management Institute (PMI), il Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide®). Questo è lo standard del settore per identificare quali aree di conoscenza sono essenziali per la gestione dei progetti. 

• Gestione dell’integrazione del progetto: il coordinamento delle diverse parti mobili dei progetti. Include le singole attività, le risorse, gli stakeholder, i risultati finali e la gestione del portfolio. Questa area di conoscenza identifica il modo in cui tutti questi elementi vengono comunicati agli altri membri del team.

• Gestione dell'ambito del progetto: il modo in cui il team garantisce che un progetto si adatti all'ambito del progetto, che si tratti di tempo, budget o risorse.

• Gestione del tempo: simile alla gestione dell'ambito del progetto, è il modo in cui un team di gestione del progetto utilizza il tempo durante un progetto.

• Gestione dei costi: un sottoinsieme della gestione dell’ambito, è il modo in cui un team gestisce i costi di un progetto e se utilizza il budget in modo efficiente.

• Gestione della qualità: come i team utilizzano i loro processi per produrre prodotti di qualità.

• Gestione delle risorse: il modo in cui i team organizzano, elaborano, gestiscono e guidano i membri del team durante un progetto.

• Gestione della comunicazione: il modo in cui i team comunicano i progetti sia internamente ad altri dipendenti, sia esternamente ai clienti futuri e attuali. Può includere la comunicazione in tempo reale e asincrona, che dovrebbe essere documentata in un piano di comunicazione.

• Gestione dei rischi: come un team mitiga in modo proattivo i rischi del progetto. Include tutti i piani di emergenza che un team ha in risposta a potenziali rischi. 

• Gestione degli acquisti: come un'organizzazione ottiene beni o servizi da fornitori esterni. Questo potrebbe avvenire a livello di progetto o di azienda. 

• Gestione degli stakeholder: il modo in cui il team gestisce le aspettative dei diversi stakeholder e comunica loro gli aggiornamenti di stato.

Come passare da un livello all’altro

Se stai cercando di spostare i processi di gestione dei progetti del tuo team dal livello attuale a quello successivo, è importante capire che il modello di maturità della gestione dei progetti non è un insieme di regole rigide. Si tratta piuttosto di linee guida e caratteristiche di un buon processo di gestione dei progetti. 

Sfortunatamente, non esiste un modo standard per garantire che la tua azienda possa passare da un livello all'altro. Sono molti i fattori che influenzano la capacità della tua organizzazione di passare da un livello all'altro, tra cui il settore in cui operi, la cultura aziendale e gli obiettivi di crescita.

Se ritieni che il tuo team abbia difficoltà a passare da un livello all'altro, dai un'occhiata alle 10 aree di conoscenza per vedere come sta progredendo. Per ogni area di conoscenza, poniti le seguenti domande:

• Hai stabilito le buone pratiche per la gestione dei progetti? In caso contrario, potresti essere al livello uno per questa area di conoscenza.

• Disponi di documentazione su come la tua organizzazione coordina ogni specifica area di conoscenza? In caso contrario, questa area di conoscenza potrebbe essere bloccata al secondo livello.

• Hai standardizzato le pratiche in tutti i team della tua organizzazione? In caso contrario, probabilmente sei al terzo livello per quest’area di conoscenza.

• Monitori le metriche e valuti il successo del progetto in base a pratiche standardizzate? In caso contrario, questa area di conoscenza potrebbe essere al livello quattro.

• Rivaluti continuamente la capacità del tuo team di gestire ogni area di conoscenza? In caso contrario, concentrarsi sul miglioramento continuo può aiutarti a raggiungere il livello cinque per quest’area di conoscenza.

Quando poni queste domande, puoi individuare i processi su cui dovrai concentrarti per aumentare la maturità della gestione dei progetti della tua organizzazione. Per esempio, se attualmente sei al livello uno, sai che la creazione di un processo di gestione dei progetti è sufficiente per portarti al livello successivo.

Vantaggi dell’utilizzo del modello di maturità della gestione dei progetti

Se desideri migliorare le prestazioni della tua azienda, ottimizzare i processi di gestione dei progetti è un buon passo da compiere. Di seguito elenchiamo alcuni motivi per cui ciò è vantaggioso per la tua organizzazione.

Incoraggia la scalabilità

Uno dei principali vantaggi dell’utilizzo del modello di maturità della gestione dei progetti per analizzare i processi di gestione dei progetti attuali è la creazione di una solida base per la crescita. Stabilire processi di gestione dei progetti chiari aiuta a fornire al tuo team il framework necessario per misurare chiaramente le prestazioni e il successo del progetto. 

Quando il tuo team inizia a crescere, usa il PMMM per rivalutare se lo stile di gestione dei progetti della tua organizzazione funzionerà o meno per le dimensioni del team. Questo è il motivo per cui il miglioramento continuo è un aspetto chiave del livello cinque: offre al tuo team la possibilità di trovare ciò che funziona meglio per loro man mano che il team cambia e cresce. 

Riduce al minimo i problemi di comunicazione

Quando la tua organizzazione stabilisce una forma standard di gestione dei progetti, tutti i membri del team hanno a disposizione tutti gli strumenti e il linguaggio condivisi necessari per comunicare in modo efficace. Ad esempio, se il tuo team utilizza una miriade di applicazioni come Slack, Dropbox, Google Drive e la posta elettronica, può essere difficile sapere qual è la vera fonte di riferimento. Ma se usi uno strumento di gestione del lavoro come Asana come parte del tuo processo di gestione del lavoro, puoi stabilire una fonte di riferimento e ridurre al minimo i problemi di comunicazione. Asana ti aiuta a coordinare piani, progetti e processi in un unico posto. Inoltre, puoi creare modelli per standardizzare i processi in tutta l’organizzazione.

Quando tutto è standardizzato e tutti utilizzano gli stessi processi, il tuo team non deve preoccuparsi tanto dei file e dei documenti mancanti. Ogni membro del team sa esattamente dove trovare le informazioni di cui ha bisogno.

Aumenta le prestazioni dell'azienda

Quando il tuo team ha una struttura standardizzata per la gestione del lavoro, non deve preoccuparsi di come comunicare. Può concentrarsi solo su ciò che conta: il lavoro. Ciò fa risparmiare tempo e larghezza di banda mentale. Il tuo team può concentrarsi sul lavoro significativo che aiuta la tua azienda a crescere, invece di svolgere attività superflue come decifrare le conversazioni email e cercare le approvazioni. 

Migliora la gestione dei progetti con Asana

Uno dei modi più semplici per iniziare a migliorare i processi di gestione dei progetti del tuo team è stabilire un'unica fonte di riferimento. L'utilizzo di uno strumento di gestione del lavoro come Asana può aiutarti a portare la gestione dei progetti a un livello superiore.