Che cos’è la metodologia di gestione dei progetti PRINCE2?

Sapevi che esiste una metodologia di gestione dei progetti utilizzata in oltre 150 paesi? Con oltre un milione di professionisti certificati, PRINCE2 è uno dei moduli più noti e ampiamente riconosciuti di gestione dei progetti.

Cos'è PRINCE2?

PRINCE2 è una metodologia di gestione dei progetti che enfatizza l'organizzazione e il controllo. L’acronimo PRINCE deriva dall’acronimo “PRojects IN Controlled Environments”. Questo framework di gestione dei progetti è lineare e basato sui processi, e si concentra sullo spostamento delle iniziative attraverso fasi predefinite. PRINCE2 include anche i principi fondamentali della gestione dei progetti, come la definizione dell'ambito del progetto e del budget, il che lo rende una buona opzione per i principianti.

La storia di PRINCE2

Questa metodologia di gestione dei progetti è stata introdotta per la prima volta nel 1989 dalla Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA). In origine si basava su una metodologia utilizzata dal governo del Regno Unito, nota come Project Resource Organization Management Planning Technique (PROMPT). Il governo del Regno Unito utilizzava PROMPT principalmente per i progetti di sistemi informativi. 

PRINCE2 è nato come PRINCE, e questa prima iterazione si è concentrata sulla gestione di progetti IT. Durante gli anni '90, i manager si sono resi conto che le tecniche di PRINCE potevano essere applicate a qualsiasi tipo di progetto, non solo a quello IT. Dopo una riformulazione per rimuovere qualsiasi riferimento al gergo specifico dell’IT, PRINCE2 è stata lanciata nel 1996.

Vantaggi della gestione dei progetti PRINCE2

C’è un motivo per cui la metodologia PRINCE2 è uno dei moduli di gestione dei progetti più popolari al mondo. Ecco perché così tanti team scelgono PRINCE2 per gestire progetti di successo.

PRINCE2 è un modulo di gestione dei progetti altamente riconosciuto

Ci sono milioni di professionisti PRINCE2 in tutto il mondo. Il metodo PRINCE2 è riconosciuto dal Project Management Institute (PMI) come metodologia compatibile con il Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) e la certificazione Project Management Professional (PMP®). 

Ci sono diversi corsi di formazione e diverse certificazioni PRINCE2 che puoi seguire per conoscere il metodo di gestione dei progetti PRINCE2. Se stai cercando di diventare un project manager, imparare il processo PRINCE2 e ricevere una certificazione può aiutare la tua carriera a lungo termine.

PRINCE2 è una buona metodologia per principianti

Se il tuo team non ha mai utilizzato alcun tipo di metodologia di gestione dei progetti, PRINCE2 è un buon punto di partenza. Poiché esiste un processo semplice ma definito, il tuo team ha passaggi chiari da seguire anche se non ha mai implementato un processo di gestione dei progetti prima.

PRINCE2 è anche un ottimo modo per formare i membri del team. I suoi principi e le sue fasi chiare possono aiutare a guidare il tuo team attraverso le competenze essenziali della gestione dei progetti, come la pianificazione, la gestione del tempo e le capacità di comunicazione. Queste competenze non sono specifiche di PRINCE2, ma sono universali in tutte le metodologie di gestione dei progetti. Quindi, se il tuo team dovesse decidere che PRINCE2 non è adatto, i membri avranno comunque acquisito competenze utili che possono applicare a qualsiasi progetto.

Se il tuo team sta pensando di utilizzare un modulo di Agile, PRINCE2 Agile è un ottimo punto di partenza. PRINCE2 Agile si basa sulle basi stabilite nel processo PRINCE2 standard e le applica con la metodologia Agile.

PRINCE2 è estremamente flessibile

Mentre la tecnica PRINCE originale è stata creata pensando all’IT, PRINCE2 è stato creato per adattarsi a qualsiasi tipo di progetto in qualsiasi settore. Uno dei principi fondamentali di PRINCE2 è quello di utilizzarlo come Framework e non come regole rigide. È pensato per essere adattato alle esigenze del tuo progetto.

La metodologia PRINCE2 funziona molto bene con i software di gestione del lavoro. La struttura guidata dai processi, abbinata al software, consente al tuo team di creare attività chiare con date e titolari specifici. I membri del team, gli stakeholder e la bacheca del progetto possono intervenire rapidamente e monitorare l’avanzamento del progetto in modo asincrono. Utilizzando uno spazio di lavoro collaborativo, il tuo team avrà costantemente informazioni aggiornate sullo stato del progetto e su eventuali aggiornamenti importanti.

Ruoli di progetto PRINCE2

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo della metodologia PRINCE2 è la chiarezza. Alcune metodologie di gestione dei progetti hanno linee guida più flessibili, ma ogni membro del team che utilizza PRINCE2 ha un ruolo chiaro e designato. Questi ruoli hanno il proprio insieme specifico di aspettative e responsabilità. Ecco alcuni dei ruoli principali che vedrai in un progetto PRINCE2.

• Project manager: la persona principale responsabile della pianificazione, dell'esecuzione e dello sviluppo del progetto. 

• Team manager: se il team è molto grande, potrebbe esserci un team manager che assiste il project manager. Un team manager aiuta a supervisionare la produzione degli elementi e gestisce anche il tempo e il carico di lavoro di ciascun membro del team.

• Cliente: il cliente è la persona che riceve il deliverable finale del progetto. Può essere un cliente esterno, un appaltatore o un team interno. Ad esempio, il tuo team IT potrebbe lavorare per creare un processo di onboarding migliore. I clienti finali in questo caso sono i responsabili delle assunzioni e i nuovi assunti.

• Membri del team: sono le persone responsabili della creazione del deliverable finale. Poiché PRINCE2 è una metodologia basata sui processi, è importante assegnare ruoli specifici a ciascun membro del team. Il modo in cui vengono delegate le attività dipende dal project manager o dal team leader.

• Bacheca del progetto: un gruppo di persone che prendono decisioni di alto livello per il tuo progetto. In genere, la bacheca del progetto è composta da dirigenti aziendali e, in alcuni casi, da clienti finali.

I sei aspetti chiave di un progetto PRINCE2

Ogni progetto PRINCE2 ha queste sei caratteristiche, che il project manager monitora durante l'avanzamento del progetto. Alcuni di essi si collegano direttamente ai principi chiave di PRINCE2 (che spiegheremo nella prossima sezione), mentre altri sono solo informazioni importanti che il tuo team deve conoscere man mano che il progetto avanza. Ecco sei aspetti che troverai in ogni progetto PRINCE2.

1. Ambito del progetto: definisce chiaramente gli obiettivi, le scadenze e i deliverable del progetto.

2. Costi: è la spesa prevista per il progetto. L'obiettivo è calcolare questo valore nel modo più preciso possibile per evitare di superare il budget del progetto. 

3. Tempistiche: è la quantità di tempo necessaria per completare il progetto. I progetti PRINCE2 in genere hanno una scadenza fissa creata dalla bacheca del progetto. Le tempistiche aiutano i membri del team, fornendo loro una stima del tempo necessario per completare ogni attività. 

4. Rischio: ogni progetto comporta un rischio intrinseco, perché non possiamo controllare tutto. Parte di PRINCE2 include la definizione di un processo di gestione dei rischi per identificare in modo proattivo i rischi che il team potrebbe incontrare e mitigare eventuali problemi.

5. Qualità: in PRINCE2, è necessario creare un registro di qualità, o qualcosa che definisca chiaramente gli standard di produzione per tutti i risultati finali. Ciò garantisce che il risultato finale soddisfi gli standard più elevati del team e le aspettative dei clienti.

6. Vantaggi: PRINCE2 richiede che ogni progetto abbia una chiara giustificazione aziendale. È simile a un project charter, ma i requisiti dipendono tutti da ciò che la bacheca del progetto vuole vedere prima di approvare il progetto.

Le sette fasi di un progetto PRINCE2

Oltre ai sette principi di PRINCE2, ci sono anche sette fasi che guidano il tuo team dall’avvio alla conclusione del progetto. 

• Avvio di un progetto: il team di progetto presenta un piano di progetto utilizzando un mandato di progetto, che è una descrizione approssimativa di ciò che il progetto comporta. Questo fornisce un'idea generale del progetto e definisce chiaramente il business case. Una volta approvato (spesso dalla bacheca del progetto), il team di progetto crea un brief di progetto più dettagliato.

• Direzione: la bacheca di progetto esamina i brief di progetto e decide cosa è necessario per far avanzare il team. Ciò potrebbe significare modificare alcuni aspetti del brief di progetto per adattarlo alle risorse o al tempo.

• Avvio del progetto: la bacheca del progetto sceglie un project manager che guidi e crei un piano di progetto ancora più dettagliato. Questo include le linee di base per tempo, costo, qualità, ambito, rischio e benefici. Il progetto può iniziare ufficialmente una volta che la bacheca del progetto approva completamente il piano di progetto creato dal manager. 

• Controllo: durante questa fase, il project manager suddivide le parti del progetto per renderle più gestibili. Queste parti più piccole vengono quindi delegate ai singoli membri del team, che ci lavorano e le completano.

• Gestione della consegna dei prodotti: il project manager garantisce che il progetto proceda senza intoppi e che i risultati finali soddisfino la qualità stabilita dal registro di qualità. La bacheca del progetto esamina quindi i risultati finali e decide se approvare il lavoro o richiedere modifiche o attività aggiuntive per il progetto.

• Gestione dei confini delle fasi: alla fine di ogni fase, la bacheca del progetto esegue una revisione per decidere se il progetto deve continuare ad avanzare o se il team deve abbandonarlo. 

• Chiusura: il project manager completa la documentazione finale, i risultati e i resoconti prima di terminare completamente il ciclo di vita del progetto.

Certificazioni PRINCE2 per professionisti

Non è necessario avere una certificazione di gestione dei progetti per utilizzare PRINCE2 nel proprio team. Detto questo, ci sono alcuni corsi di formazione e opzioni di esame che possono aiutare a migliorare e dimostrare la tua competenza con la metodologia. 

• Esame PRINCE2 Foundation: misura le competenze di livello base per dimostrare se si è in grado di agire come membro informato di un team di gestione dei progetti PRINCE2. 

• Esame PRINCE2 Practitioner: valuta se è possibile applicare PRINCE2 all’esecuzione e alla gestione di un progetto di base. 

• Esame PRINCE2 Agile Foundation: valuta se puoi agire come membro informato di un team di gestione dei progetti e comprendere come funziona PRINCE2 con concetti Agile come Scrum e Kanban. 

• Esame PRINCE2 Agile Practitioner: misura se è possibile applicare metodi Agile alla gestione dei propri progetti PRINCE2. 

Quando scegli la formazione PRINCE2 o un esame PRINCE2 Foundation e Practitioner, assicurati di verificare che sia offerto da un’organizzazione di formazione accreditata. Inoltre, verifica che la formazione per la certificazione professionale si concentri sulla versione più recente di PRINCE2, ad esempio la sesta edizione.