Come (e quando) dire di no al lavoro

Dire di sì a nuove esperienze può essere entusiasmante. Quando viaggi, trovi il lavoro perfetto o ti viene offerta una sfida gratificante, dire di sì ti apre le porte a un mondo completamente nuovo e stimolante. Ma nella vita lavorativa di tutti i giorni, dire sempre di sì è una ricetta per scadenze affrettate o incompiute. 

Può sembrare imbarazzante, ma è normale dire sia sì che no alle cose al lavoro. E ci sono delle tecniche che possono aiutarti a sentirti più a tuo agio. Ecco come migliorare nel dire di no, con sicurezza, mentre sei al lavoro.

Perché dovresti sapere come dire di no professionalmente?

Prima di tutto, potresti chiederti perché è importante. Perché non posso semplicemente dire di sì e rendere tutti felici? In un certo senso, è del tutto comprensibile: è naturale voler compiacere le persone al lavoro. E ancora di più se è il tuo capo a chiedere, soprattutto perché le nostre responsabilità lavorative sono spesso quelle di supportare il lavoro del nostro team e del nostro capo. 

Ma il punto è questo: dire di no è un modo per stabilire dei limiti. Anche se dire di sì potrebbe farti sentire bene nel breve termine, stabilire dei limiti può portare a un ambiente di lavoro più felice e produttivo per tutte le persone coinvolte, non solo per te. Ma ci sono una serie di motivi per dire di no al di fuori dei tuoi vantaggi personali, tra cui:

• Se qualcosa non è necessario. Tu conosci il tuo mestiere meglio di chiunque altro. Ci sono momenti in cui i manager o i team leader ti chiederanno di fare qualcosa che sai essere inutile o che potrebbe persino essere dannoso per l’impegno del tuo team. Dire di no in queste situazioni è meglio per il tuo lavoro e per il tuo team. Dimostra anche che conosci a fondo il tuo lavoro.

• Per evitare lo slittamento del progetto. Quando definisci l’ambito del progetto, tu e gli altri stakeholder decidete quali risultati finali è necessario creare e entro quando. Se inizi ad ampliare le responsabilità e ad accettare nuovi risultati finali, a un certo punto finirai per superare la scadenza, causando uno slittamento del progetto.

• Per dimostrare le tue capacità di leadership . Essere in grado di comunicare in modo accurato è una delle competenze di leadership più richieste. Dire di no ti consente sia di comunicare più apertamente le tue capacità, sia di strutturare il tuo carico di lavoro in modo da poter avere il massimo impatto. A sua volta, questo può aprirti le porte a opportunità di leadership.

• Per dimostrare che sei affidabile. Può sembrare controintuitivo, ma dire di no in realtà crea fiducia. Dicendo di no ad attività per le quali non hai la capacità, ad esempio, dimostri al tuo capo e ai tuoi colleghi che sei abbastanza organizzato da conoscere il tuo carico di lavoro. Quindi, quando ti impegni in qualcosa, possono fidarsi di te per portarlo a termine. 

• Per prevenire il burnout. Il burnout e il sovraccarico di lavoro sono in aumento, con ricerche che dimostrano che quasi uno su quattro dei lavoratori soffre di burnout quattro o più volte all'anno e il 40% pensa che sia una parte inevitabile del successo. Dire di sì anche quando vuoi dire di no può causare sovraccarico di lavoro, risentimento e (se non controllato) può portare al burnout.

Dire di sì uccide la tua produttività

Può sembrare controintuitivo, ma dire di sì può effettivamente ridurre la tua produttività. Questo perché più cose hai da fare, più è difficile concentrarsi e dare la priorità al lavoro che conta. Ecco alcuni modi in cui diventare la persona che dice sempre di sì nel tuo team può danneggiarti (non aiutarti):

• Diventi meno produttivo e più sopraffatto perché hai troppo da fare.

• Potresti diventare amareggiato o risentito se dici costantemente di sì quando sai che devi dire di no.

• Dicendo di sì a questa “una cosa”, stai effettivamente dicendo di no a tutto ciò che potresti fare in quel momento, anche se quelle attività sono più importanti.

• Stai lavorando alla priorità di qualcun altro, che, sebbene importante, potrebbe non essere ciò che deve essere fatto prima.

Quando dire di no

Dire di sì è un modo naturale per sentirsi parte di un team. Ma ci sono momenti in cui dovresti dire di no, tra cui:

• Quando sei occupato. Dovrebbe essere intuitivo, ma quando il lavoro diventa frenetico, a volte sei troppo occupato per vedere quanto lo sei. Cerca di dire di no prima di arrivare a quel punto, evitando di sentirti sopraffatto.

• Quando c’è una soluzione migliore. Delegare le attività a un altro collaboratore o collega del team è un ottimo modo per dire di no pur continuando a portare a termine il lavoro.

• Quando l’attività non è in linea con il tuo lavoro. Non sempre è necessario giustificare il dire di no. A volte, il progetto o l’attività non è in linea con i tuoi interessi o con l’ambito di lavoro e semplicemente non vuoi farlo. Se non è una priorità, è un motivo sufficiente per dire di no.

• Non si adatta al progetto. Sei esperto nel tuo mestiere, il che spesso significa che lo capisci meglio del tuo responsabile. Se la richiesta non rientra nel tuo lavoro, puoi dire di no.

• Quando inizi a provare risentimento o rabbia. Forse stai dicendo di sì troppo spesso e questo è un segno per iniziare a dire di no.

Sette suggerimenti per aiutarti a dire di no in modo educato (e professionale)

Molti di noi sanno che dire di no può essere utile. Ma questo non lo rende necessariamente più facile. È naturale evitare di rifiutare le richieste, soprattutto quando provengono dalla leadership. Tuttavia, ci sono modi per migliorare nel dire di no. Seguendo alcune best practice, dire di no inizierà a diventare più naturale.  

1. Conosci il tuo carico di lavoro 

Prima di decidere se dire di sì o di no, devi conoscere il tuo carico di lavoro attuale. Questo ti aiuterà a determinare quali altre attività (se ce ne sono) puoi gestire in questo momento e a ricordarti le tue attuali priorità. Di solito, questo ti aiuta a sapere se hai la capacità prima ancora che qualcuno te lo chieda. 

Se tutte le informazioni sono raccolte in un'unica fonte di riferimento, puoi determinare rapidamente e facilmente il tuo carico di lavoro attuale e la capacità per ulteriori progetti. Con un software di gestione dei progetti, puoi monitorare il tuo lavoro e condividerlo con altri stakeholder, in modo che possano verificare facilmente se puoi occuparti di nuovi progetti. Assegnare le scadenze in base alla priorità ti mostrerà cosa sta succedendo ora (rispetto a ciò che accadrà) e ti aiuterà a riflettere sul tuo programma giornaliero per vedere se hai del tempo in più. 

2. Usa un approccio positivo 

Quando dici di no, la prima cosa da fare è iniziare con un sentimento positivo. Frasi come “Grazie mille…” o “Sei sempre così bravo a individuare queste opportunità…” possono essere un ottimo modo per mostrare quanto apprezzi che te lo abbiano chiesto, anche se non puoi dire di sì in questo momento. Sii sincero. Pensa a cosa apprezzi davvero del fatto che ti abbiano chiesto di farlo. Forse è venuto da te perché sei il migliore in quello che fai, o forse dimostra che si fida di te. Prima di rispondere, fermati un attimo e considera i motivi per cui si è rivolta a te. Quindi, usa questo per condividere una risposta positiva con loro.

3. Rifiuta in modo chiaro e gentile 

Essere positivi aiuta, ma ciò non significa che dovresti addolcire il tuo no. Più sei ambiguo, maggiori sono le possibilità di comunicazione errata. Assicurati di essere chiaro e diretto con il tuo no, in modo che non ci sia spazio per un malinteso che potrebbe involontariamente causare un conflitto in futuro. 

4. Spiega il perché

Essere trasparenti con il tuo “no” aiuterà i tuoi colleghi o il tuo team a capire che non è una questione personale. Stai dicendo di no perché hai un motivo reale per farlo, e condividerlo aiuta a creare fiducia tra te e le altre parti coinvolte. Se stai rispondendo a un manager, sii specifico su ciò che hai attualmente da fare. A volte, questo è sufficiente per aiutarlo a capire perché non puoi dire di sì alla sua richiesta. In caso contrario, il tuo manager avrà l'opportunità di ridurre la priorità di altre attività a favore di questa nuova attività. Tutto ciò aiuta a prevenire incomprensioni in futuro. 

5. Offri una soluzione diversa 

A volte, puoi dire di no con un avvertimento. Magari non riesci a rispettare la scadenza attuale, ma sai che avrai la capacità di completare il progetto in un mese. Oppure ti rendi conto di non essere la persona migliore per questa attività, quindi consigli un collega che è più esperto in questo settore. Anche se non hai una soluzione a portata di mano, puoi offrirti di aiutare a trovare un modo diverso per portare a termine il lavoro. Non importa tanto quello che offri, ma piuttosto che mostri supporto.

6. Sii coerente 

In un certo senso, questa è la parte più difficile del dire di no. È naturale sentirsi in colpa quando devi dire di no, soprattutto se vorresti aver detto di sì. Ma anche se può essere allettante, continuare a cambiare idea non aiuterà nessuno. Cerca invece di informarti su tutti i fattori prima di dire di no, in modo da essere sicuro della tua decisione. Quindi, attenetevi ad essa il più possibile.

7. Pratica l’empatia 

Può essere frustrante se, ad esempio, un collega continua a chiederti di fare qualcosa che non puoi o non vuoi fare. O se hai un capo che aggiunge sempre responsabilità all’ultimo minuto. Comunicare queste frustrazioni potrebbe essere utile, ma lo sarà anche imparare e praticare l’empatia. Ad esempio, forse quel collega è sovraccarico, ma non sa come chiedere aiuto. Essere empatici su come il lavoro influisce su tutti può aiutare tutte le parti interessate a capirsi, migliorando la comunicazione e rendendo più facile dire di no (e di sì!) quando necessario. 

Come dire di no (con esempi di frasi)

Quando sei nervoso per qualcosa, avere una struttura può aiutarti. In questo caso, potresti semplicemente voler un modo rapido e semplice per dire di no. Questi scenari di esempio possono aiutarti a decidere esattamente cosa dire quando hai bisogno di esercitarti nell'arte di dire di no.

Quando sei davvero bloccato, puoi usare una semplice formula per inquadrare il tuo “no” educato:

Risposta positiva + rifiuto + soluzione alternativa 

Molti di questi sono una variazione di "No, ma…" o "Grazie mille per aver pensato a me". Come vedrai, sono adattabili. Puoi usare frammenti di queste frasi per mettere insieme la tua risposta perfetta, indipendentemente da chi te lo sta chiedendo.

Come dire di no al tuo capo

Spesso è la cosa più difficile per le persone. Potresti essere bravissimo a dire di no, finché non è il tuo capo a chiedere. È del tutto normale e, onestamente, prevedibile. Ma puoi imparare a rispondere quando hai bisogno di rifiutare una richiesta del tuo capo.

Innanzitutto, ricorda che il tuo capo non sa necessariamente tutto ciò a cui stai lavorando. Quindi, anche se ti chiede di fare qualcosa, ciò non significa che quella attività abbia la priorità sulle altre. Per esempio, supponiamo che tu stia lavorando a un brief di progetto che deve essere consegnato la prossima settimana. La scadenza è ravvicinata e il progetto coinvolge stakeholder interfunzionali che fanno affidamento su di te. Il tuo capo non si rende conto di quanto lavoro hai e ti chiede se puoi modificare alcuni nuovi modelli per lui. In questo caso, puoi rispondere con un breve brief spiegando che non hai abbastanza tempo questa settimana, ma che sarai felice di farlo dopo la scadenza. 

“Questi modelli sembrano un ottimo progetto! Al momento, sono concentrato sul completamento di questo brief di progetto, ma mi piacerebbe lavorarci dopo. Posso ricontattarti dopo la presentazione di mercoledì prossimo per fissare una nuova Scadenza?"

Ricorda che potrebbe dire di no. Se ha bisogno dei modelli prima, forse passerà questo progetto a un altro membro del team. 

Come dire di no ai tuoi colleghi

Anche dire di no ai colleghi è complicato. Sono i tuoi colleghi del team e, a volte, i tuoi amici. Ma quando ti trovi di fronte al temuto: "Ehi, hai tempo per una breve telefonata?" in una giornata impegnativa, è utile imparare a dire gentilmente di no. 

Prova a rispondere con qualcosa come:

“Ciao (nome)! Mi piacerebbe parlare con te di questa cosa, ma oggi la mia lista di cose da fare è piena. Possiamo parlarne domani mattina? O posso risponderti con una breve email?”

Come dire di no al tuo cliente

Anche se hai un buon rapporto con il tuo cliente, è difficile essere onesti con lui riguardo ai limiti. Ma questo è particolarmente importante nei ruoli a contatto con il cliente, quando è necessario essere sempre "attivi". Ad esempio, immagina di voler creare un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Il tuo cliente ti contatta dopo l’orario di lavoro con una domanda rapida che entrambi sapete richiederebbe cinque minuti per rispondere. Ecco un modo in cui puoi rispondere:

“Grazie (nome), apprezzo molto che tu mi abbia contattato. Me ne occuperò domani mattina, appena arrivo in ufficio."

In questo modo stabilisci un limite: non puoi lavorare con il cliente al di fuori dell’orario di lavoro. Ma dimostra anche che sei ancora una fonte di supporto e che lo aiuterai non appena ne avrai la possibilità. Se vuoi fare un ulteriore passo avanti, puoi impostare questa come risposta automatica per assicurarti di non lasciarli in sospeso, proteggendo al contempo il tuo tempo libero.

Come dire di no a qualcuno nella tua vita personale

Per imparare a stabilire dei limiti e a dire di no, è importante portare questa pratica anche nella tua vita personal. Anche in questo caso, può essere molto impegnativo. Siamo naturalmente inclini a voler rendere felici le persone a cui teniamo, quindi dire di no può farci sentire vulnerabili e spaventati all'inizio. Per esempio, supponiamo che un tuo amico voglia che tu vada a New York per la sua festa di compleanno. Ma anche se ci tieni e vorresti andare, è un sacco di tempo e denaro da spendere per un compleanno. Potresti rispondere con qualcosa come:

“Sembra molto divertente! Non credo di riuscire a venire alla festa, ma mi piacerebbe organizzare un'altra occasione per festeggiare. Sei libero il prossimo fine settimana per una cena anticipata?”

No significa “No, grazie”

In fin dei conti, imparare a dire di no può aiutarti a sentirti più sicuro e meno sopraffatto al lavoro. Dimostra leadership, onestà e può ricordare al tuo team perché ha fatto la richiesta in primo luogo. Seguendo una struttura e utilizzando questi suggerimenti, puoi imparare a dire di no in modo professionale.