Come creare un processo di assunzione eccezionale

Roma non è stata costruita in un giorno, e nemmeno il tuo team. Assumere persone fantastiche richiede tempo, ma ne vale la pena perché i membri del team sono la forza trainante di tutto ciò che realizzi. Per raggiungere grandi obiettivi, hai bisogno di un team solido. E per costruire il tuo team, hai bisogno di un processo di assunzione ben pianificato. 

Cos’è un processo di assunzione?

Un processo di assunzione è un approccio strutturato per trovare, valutare e assumere nuovi membri del tuo team. È una serie standardizzata di passaggi che segui ogni volta che vuoi assumere un nuovo dipendente, sia che tu stia riempiendo un ruolo esistente o aggiungendo un nuovo ruolo al tuo team. E sebbene l’assunzione possa spesso sembrare urgente (specialmente quando sei a corto di personale o hai bisogno di riempire un ruolo), vale la pena impostare un processo di assunzione prima di iniziare. Con un po’ di tempo in più in anticipo, puoi risparmiarti ancora più tempo e problemi in futuro.

L'assunzione è di solito un processo interfunzionale. che prevede la collaborazione con gli stakeholder, come i reclutatori e il team delle risorse umane, oltre a tutti i colleghi che aiuteranno a intervistare i potenziali candidati. L’assunzione è anche personalizzabile a seconda di chi assumi e delle risorse disponibili. Ad esempio, l’assunzione di un ingegnere di progettazione software richiede passaggi diversi rispetto all’assunzione di un terapista clinico. Oppure, le responsabilità di assunzione possono essere diverse nelle aziende più piccole senza un team Risorse umane.

Ma se non sai da dove cominciare o se discutere con gli stakeholder non fa per te, non preoccuparti. Un processo di assunzione standardizzato semplifica la collaborazione. Una volta capito cosa funziona per te e documentato ogni passaggio, avrai una roadmap da seguire, in modo da sapere esattamente cosa fare e con chi parlare ogni volta che vuoi assumere qualcuno. 

Processo di assunzione e processo di onboarding a confronto

Il processo di assunzione e il processo di onboarding sono ugualmente importanti quando aggiungi nuovi membri al tuo team. Tuttavia, sono due fasi separate che devi completare. 

Prima di poter inserire nuovi membri del team, è necessario assumerli. Ciò significa che il processo di assunzione include l'identificazione dei requisiti di lavoro, la ricerca di candidati qualificati, i colloqui e l'estensione di un'offerta finale. Oltre a questi passaggi più importanti, il processo di assunzione include anche dettagli come chi comunica con i candidati e come valutare ciascun candidato. In poche parole, l’assunzione include tutto fino a quando un candidato accetta la tua offerta. 

L’onboarding inizia dopo che un candidato firma la lettera di offerta. È allora che inizi ad accogliere il nuovo dipendente e a metterlo al corrente. Sorprendentemente, alcune fasi critiche dell’onboarding spesso si verificano prima del primo giorno di lavoro di un dipendente, come assicurarsi che il membro del team disponga di un laptop e di un badge di accesso all’ufficio, o inviargli un’email il primo giorno in modo che sappia cosa aspettarsi. Dopo che un dipendente inizia ufficialmente, l’onboarding continua mentre i dipendenti apprendono la cultura organizzativa, conoscono i colleghi del team e apprendono gli strumenti e i processi di cui hanno bisogno per il loro ruolo. 

Perché è importante un processo di assunzione? 

Un processo di assunzione strutturato non solo ti semplifica la vita, ma aiuta anche gli stakeholder e i potenziali candidati. Ecco come: 

Crea un’esperienza positiva per i candidati

L’esperienza del candidato è una componente chiave della cultura aziendale. Secondo uno studio, il 78% dei candidati afferma che la propria esperienza di colloquio e assunzione indica come un’azienda valorizza le proprie persone. Ciò significa che è essenziale dare il meglio di sé durante il processo di assunzione, perché è in quel momento che i potenziali dipendenti formulano le loro prime impressioni.  

Un processo di assunzione offre a ogni candidato un'esperienza coerente e ti aiuta a fornire le informazioni giuste al momento giusto. Quando hai un processo di assunzione predefinito, puoi dire ai candidati quali sono i passaggi successivi e quanto tempo potrebbe richiedere ciascuno di essi, in modo che non si chiedano a che punto sono o cosa fare durante i tempi di inattività. Puoi anche integrare comunicazioni essenziali nel tuo processo di assunzione per assicurarti di non saltare alcun passaggio, come inviare ai candidati le informazioni di cui hanno bisogno per prepararsi ai colloqui o inviare email di follow-up per informare le persone quando hai assunto un altro candidato.

Evita i pregiudizi inconsci

I pregiudizi inconsci sono supposizioni, convinzioni o atteggiamenti acquisiti di cui non siamo sempre consapevoli. Sono anche una parte normale dell'essere umano: il nostro cervello elabora una grande quantità di informazioni ogni giorno, quindi a volte prendiamo scorciatoie. Ad esempio, supponiamo che la brina sul parabrezza significhi che fuori fa freddo, che l’ora di punta significhi molto traffico e che il latte che abbiamo appena comprato sia sicuro da bere.

Gli esempi precedenti sono piuttosto innocui, ma i nostri pregiudizi possono anche insinuarsi nel processo di assunzione e influenzare la scelta di una persona per un ruolo specifico. Ad esempio, uno studio della Princeton University ha dimostrato che quando le orchestre sinfoniche hanno iniziato a tenere audizioni alla cieca, le musiciste hanno avuto immediatamente il 50% in più di probabilità di passare al turno successivo del processo di audizione. Ciò significa che quando i giudici potevano vedere il genere dei candidati, erano inconsciamente di parte nei confronti dei musicisti maschi.

Ma fortunatamente, conoscere i pregiudizi inconsci può aiutarti a riconoscere quando si verificano e a mettere in atto contromisure attive. Un processo di assunzione strutturato ti aiuta a evitare i pregiudizi inconsci, facendoti seguire gli stessi passaggi per ogni candidato. Ti consente di raccogliere lo stesso tipo di informazioni per ogni candidato e prendere decisioni basate sui dati piuttosto che sull’idea indefinita di “compatibilità culturale”. Ad esempio, puoi includere una serie standard di domande per il colloquio nel processo di assunzione, per garantire che i candidati siano valutati allo stesso modo nelle stesse aree. 

Assumi i candidati giusti

Assumere è un po’ come fare speed dating. Tu e il candidato state entrambi cercando di decidere se volete perseguire una relazione a lungo termine: tu stai cercando di decidere se il candidato è adatto al tuo team, mentre lui sta cercando di capire se vuole lavorare nella tua azienda. È facile affrettare questo processo e tralasciare informazioni chiave che aiuterebbero entrambi a prendere la decisione migliore. E quando ciò accade, potresti avere difficoltà a fidelizzare i dipendenti se i nuovi assunti non sono qualificati per il loro ruolo. 

Ma quando segui un processo di assunzione predefinito, puoi assicurarti che sia tu che i tuoi candidati abbiate tutte le informazioni necessarie prima di prendere una decisione. Un processo di assunzione ti aiuta a costruire le fasi chiave, come una chiamata di screening iniziale, una valutazione pratica da svolgere a casa e colloqui strutturati con molto tempo per le domande. In questo modo, avrai a disposizione una serie di informazioni solide da considerare per la decisione finale. E, cosa altrettanto importante, offre ai candidati un quadro chiaro delle responsabilità quotidiane del ruolo e di come sarebbe effettivamente lavorare nella tua azienda. 

Collaborare in modo efficiente con gli stakeholder

Assumere nuovo personale di solito comporta la collaborazione con più stakeholder, tra cui addetti alla selezione, risorse umane e qualsiasi collega coinvolto nei colloqui. Dal momento che diversi stakeholder devono essere coinvolti in diverse fasi del processo, coordinare tutti i vari aspetti può essere difficile. Ad esempio, il team di reclutamento potrebbe gestire gli annunci di lavoro e lo screening dei curriculum, il responsabile delle assunzioni potrebbe essere responsabile della pianificazione dei colloqui in loco e i membri della commissione esaminatrice potrebbero essere responsabili della raccolta e della condivisione del loro feedback per ciascun candidato.

Un processo di assunzione strutturato offre a te e al tuo team una chiara roadmap da seguire. Ti dice quali stakeholder coinvolgere in ogni fase, chi è responsabile di ogni attività e quanto tempo richiederà ogni fase del processo di assunzione. Per semplificare ulteriormente le cose, puoi utilizzare uno strumento di project management per pianificare ed eseguire il processo di assunzione. Ad esempio, Asana ti consente di creare modelli riutilizzabili che definiscono ogni attività all'interno di un processo, inclusi l'incaricato, la data di scadenza e le eventuali dipendenze.

11 passaggi per creare un processo di assunzione eccezionale

L’assunzione può sembrare scoraggiante, soprattutto con tutte le complessità degli annunci di lavoro, dei colloqui, dei controlli dei precedenti e altro ancora. Ma come molte cose, puoi semplificare il processo di assunzione suddividendolo in una serie di passaggi di dimensioni ridotte. Per iniziare, abbiamo elencato 11 passaggi del processo di assunzione che la maggior parte delle aziende condivide. Una volta eseguiti questi passaggi alcune volte, puoi adattarli alle tue esigenze e risorse specifiche. 

1. Definisci il tuo obiettivo di assunzione

Prima di iniziare il processo di assunzione, è necessario definire obiettivi chiari che delineino ciò che si sta cercando. Definire gli obiettivi ti offre un punto di riferimento durante la selezione e la valutazione dei candidati. Ti aiuta a scrivere una descrizione della mansione che affronta il divario che stai cercando di colmare, a valutare i candidati rispetto ai tuoi obiettivi e a gestire la cronologia del processo di assunzione. Quando definisci il tuo obiettivo, assicurati che sia SMART: specifico, misurabile, raggiungibile, realistico e con scadenza.

Per formulare il tuo obiettivo di assunzione, poniti le seguenti domande: 

• Chi è il tuo candidato ideale? 

• Quali competenze specifiche ha? 

• Che livello di esperienza pregressa ha?

• Quali esigenze o lacune di assunzione stai cercando di colmare con questo ruolo? Ad esempio, stai cercando di coprire una posizione aperta, di aggiungere disponibilità al tuo team o di aggiungere una nuova area di responsabilità? 

• Quando hai bisogno di assegnare questo ruolo? Quanto dovrebbe durare il processo di assunzione? 

2. Identifica gli stakeholder

Successivamente, è il momento di identificare gli stakeholder con cui collaborerai durante il processo di assunzione. Questo può variare da azienda ad azienda, ma questi sono gli stakeholder più comuni a cui prestare attenzione: 

• Responsabile delle assunzioni: la persona che gestirà il nuovo dipendente. Il responsabile delle assunzioni spesso guida il processo di assunzione e ha l'ultima parola su quale candidato viene selezionato.

• Risorse umane e team di reclutamento: a seconda delle dimensioni dell'azienda, i reclutatori possono essere responsabili della pubblicazione degli annunci di lavoro, della sensibilizzazione, delle valutazioni iniziali, della pianificazione dei colloqui e della negoziazione delle offerte. Nelle aziende più grandi, un recruiter può essere il principale punto di riferimento del candidato durante l’intero processo di assunzione. Nelle aziende più piccole, il responsabile delle assunzioni può essere responsabile di alcune o di tutte queste attività. Se la tua azienda non ha un team di reclutamento interno, puoi anche esternalizzare alcuni passaggi a un’agenzia di reclutamento. 

• Commissione per i colloqui: sono le persone che intervisteranno ciascun candidato. Possono essere potenziali colleghi del team, partner interfunzionali o persone con specifiche aree di competenza. Per esempio, se stai assumendo qualcuno che deve avere esperienza di progettazione, potresti voler includere un product designer nella tua commissione di intervista. Assicurati solo di dare a ogni membro della commissione indicazioni sul tipo di domande da porre, ad esempio, specifica che il product designer dovrebbe chiedere informazioni specifiche sull’esperienza di progettazione del candidato. 

Quando identifichi gli stakeholder, può essere utile creare un grafico RACI per delineare chi è responsabile, accountable, consulted e informed per ogni fase del processo di assunzione. 

3. Scrivi una descrizione della mansione

Una buona descrizione della mansione è fondamentale se si desidera attirare candidati di qualità. In definitiva, l'obiettivo della descrizione è quello di aiutare i potenziali candidati a capire cosa fa effettivamente una persona in questo ruolo su base giornaliera, in modo che possano decidere se vogliono candidarsi. Ciò significa che è importante che la descrizione rifletta accuratamente i doveri e le responsabilità della posizione. 

Sebbene le descrizioni delle mansioni possano variare, ecco alcuni componenti chiave da includere: 

• Ruolo

• Scopo del lavoro

• Mansioni e responsabilità

• Qualifiche richieste (come istruzione, esperienza o competenze)

• Qualifiche preferite

• Condizioni di lavoro (ad esempio, se il ruolo è da remoto o di persona e in quali orari il candidato dovrà lavorare)

• Una fascia di stipendio e un elenco di benefit

Nella descrizione della mansione puoi anche delineare gli aspetti chiave della cultura aziendale. Per esempio, in Asana, includiamo un paragrafo alla fine di ogni descrizione del lavoro per sottolineare come valorizziamo l’inclusività e accogliamo candidati di ogni provenienza. 

4. Pubblicizza e assumi per la posizione

È arrivato il momento di mettere in pratica la descrizione della mansione. Trovare ottimi candidati può essere difficile, quindi le aziende spesso utilizzano una combinazione di pubblicità e reclutamento attivo. Se la tua azienda ha un team di reclutamento, in genere si occupa di entrambi. 

• Per pubblicizzare la posizione, decidi innanzitutto se vuoi reclutare internamente, esternamente o in entrambi i modi. Ad esempio, potresti voler pubblicizzare la posizione prima internamente, quindi aprirla ai candidati esterni. Le bacheche di lavoro e i siti di pubblicazione come LinkedIn sono un ottimo punto di partenza per la pubblicità esterna, insieme alle fiere del lavoro e al sito web della tua azienda. Puoi anche fare affidamento sui tuoi attuali dipendenti per pubblicizzare la posizione, offrendo bonus di segnalazione. 

• Per assumere per la posizione, è necessario contattare attivamente i candidati qualificati tramite LinkedIn, email, social media o fiere del lavoro. Il processo di assunzione aiuta a generare applicazioni da potenziali candidati che non stanno cercando attivamente ma che potrebbero essere adatti.

5. Esamina le candidature

A questo punto, dovresti avere una solida serie di curriculum e lettere di presentazione da esaminare. Prenditi del tempo per esaminare ogni candidatura e decidere quali candidati soddisfano i requisiti richiesti elencati nella descrizione della posizione lavorativa. In questa fase, cerca di concentrarti sulle competenze specializzate e sull’esperienza concreta, poiché è difficile farsi un’idea delle competenze trasversali da un curriculum. Puoi anche creare linee guida per combattere i pregiudizi inconsci durante la revisione. Ad esempio, potresti nascondere il nome del candidato per ridurre i pregiudizi di genere o razziali, oppure concentrarti sull'esperienza pertinente anziché sugli anni di lavoro per prevenire la discriminazione in base all'età. 

In alcune aziende con elevati volumi di candidature, i reclutatori del team delle risorse umane prepareranno una serie di curriculum preselezionati da esaminare. La tua azienda può anche utilizzare un sistema di monitoraggio dei candidati come Greenhouse, Workday o ADP per archiviare e organizzare le candidature e le informazioni di contatto. 

6. Effettua una selezione telefonica

Un colloquio telefonico è il primo contatto con un candidato, in genere effettuato (come si può intuire) al telefono. L’obiettivo di un colloquio telefonico è duplice. In primo luogo, devi determinare se il candidato ha le qualifiche richieste e se è in linea con la cultura organizzativa e i valori aziendali. In secondo luogo, vuoi dare al candidato il tempo di fare domande. Ricorda che anche lui sta decidendo se vuole lavorare nel tuo team. 

Se collabori con un team di reclutamento, questo potrebbe condurre un primo colloquio telefonico per verificare l’idoneità del candidato e assicurarsi che sia realmente interessato alla posizione, prima di passare a una conversazione più approfondita con te. 

Se non sai da dove cominciare, ecco alcuni esempi di domande per un colloquio telefonico: 

• Mi parli di lei. Chi è lei? Cosa ti motiva? Cosa hai mangiato a colazione? 

• Perché questo lavoro ti interessa? 

• Guidami attraverso il tuo curriculum. Parlami dei risultati di cui sei più orgoglioso per ciascuno dei tuoi ruoli. 

• Come sarebbe la configurazione ideale del team per te?

• Che tipo di collaborazione preferisci? 

• Di cosa hai bisogno dal tuo responsabile e dal tuo team per sentirti realizzato? 

• Hai qualche domanda da farmi? 

7. Valuta le competenze

È difficile dimostrare le competenze specializzate durante un colloquio. Ecco perché una valutazione delle competenze è importante per i ruoli che si concentrano molto sulle competenze specializzate come la scrittura, l'analisi dei dati o la programmazione. Per i ruoli che enfatizzano invece le competenze trasversali (come il servizio clienti), questo passaggio potrebbe non essere necessario. 

La valutazione delle competenze può essere un compito da svolgere a casa, una valutazione online a tempo o anche un test di persona. Ad esempio, potresti creare un compito di scrittura da svolgere a casa per un candidato copywriter o un esercizio di programmazione online a tempo per un candidato sviluppatore. Per le posizioni senior o i ruoli che comportano molta collaborazione interfunzionale, la valutazione è spesso una presentazione. In questo caso, puoi chiedere al candidato di presentare un progetto su cui ha lavorato, lasciando del tempo alla fine per consentire a un gruppo di stakeholder di porre domande. 

Indipendentemente dal formato scelto, una valutazione delle competenze è il modo migliore per vedere l'esperienza e le competenze di un candidato in azione. 

8. Conduci colloqui in loco

I colloqui in sede comportano molti elementi in continua evoluzione. Ma se prima metti a punto alcuni dettagli chiave, puoi organizzare ogni parte mobile e rendere il processo di colloquio il più agevole possibile per tutti.

Ecco alcune domande chiave da porti quando pianifichi i colloqui di lavoro in loco: 

Come formaterai i colloqui?

I colloqui in loco di un candidato sono spesso formattati come riunioni 1:1 con ciascun membro della commissione esaminatrice. Detto questo, puoi anche programmare colloqui di gruppo con membri della commissione che hanno competenze simili. Puoi anche tenere colloqui più ampi con un intero team, ma poiché questo formato può intimidire, è meglio usarlo quando stai cercando di assumere per posizioni dirigenziali. 

Devi anche decidere se i tuoi colloqui in loco saranno virtuali o di persona. Se opti per il formato virtuale, assicurati di scegliere una piattaforma di videoconferenza facilmente accessibile alle persone esterne all'azienda. 

Quanto dovrebbero durare i colloqui?

Dipende se i colloqui sono virtuali o di persona. Le ricerche dimostrano che la stanchezza da video si manifesta dopo 30 minuti di riunione virtuale, il che significa che diventa molto più difficile concentrarsi oltre quel punto. D'altra parte, di solito riusciamo a mantenere la concentrazione per 45-60 minuti quando parliamo di persona. 

Quando dovresti programmare i colloqui?

Di solito è più conveniente programmare i colloqui di un candidato in blocchi consecutivi. Ciò significa che il candidato deve visitare il tuo ufficio solo una volta se i colloqui sono di persona. D'altra parte, potresti voler suddividere i colloqui in due giorni per evitare l'affaticamento da video. Ad esempio, potresti programmare due blocchi di interviste di 90 minuti durante la stessa settimana. Se pianifichi i colloqui uno dopo l'altro, assicurati di prevedere pause di cinque minuti tra le riunioni in modo che il candidato possa alzarsi, sgranchirsi o usare il bagno. 

Come dovrebbero prepararsi gli intervistatori?

Essere ben preparati dimostra che dai valore al tempo del candidato e ti aiuta a raccogliere un feedback migliore. Ecco come aiutare la tua commissione esaminatrice a prepararsi e a impostare i colloqui per il successo:

• Innanzitutto, assicurati che ogni intervistatore comprenda quali competenze sta valutando. Ad esempio, un designer che intervista un candidato per la posizione di designer dovrebbe porre domande più tecniche, mentre uno stakeholder interfunzionale dovrebbe chiedere informazioni sulla collaborazione e su come il candidato lavora con i membri del team non di progettazione. 

• Valuta la possibilità di standardizzare il processo di valutazione con un modello di guida al colloquio o un modello di scheda di valutazione del colloquio. Entrambe le opzioni aiuteranno i membri della commissione a raccogliere feedback in modo coerente, senza sovrapposizioni o pregiudizi.

• Chiedi a ciascun intervistatore di preparare le domande in anticipo. Questo non solo garantisce che siano preparati, ma aiuta anche a ridurre i pregiudizi. 

• Se nella tua commissione c’è qualcuno che non ha mai partecipato a un processo di selezione, verifica se il tuo reparto Risorse umane offre sessioni di formazione per chi conduce un colloquio per la prima volta.

Come si prepara il candidato ai colloqui? 

È altrettanto importante assicurarsi che il candidato si senta preparato per i colloqui in loco. Prima del colloquio in loco, assicurati di comunicargli quanto segue: 

• La data e l'orario di ogni colloquio, incluso quando dovrebbe arrivare se si reca di persona nel tuo ufficio. 

• Come accedere al tuo ufficio: ad esempio, lo incontrerai nell'atrio o dovrà presentarsi alla reception? Per i colloqui virtuali, fornisci istruzioni su come accedere ai link per la videoconferenza. 

• Chi incontrerà, incluso il nome e il titolo di ciascun intervistatore. È anche utile fornire una panoramica dell'area di competenza di ogni persona, in modo che il candidato possa preparare le domande in anticipo. 

• Qualsiasi informazione aggiuntiva pertinente: ad esempio, se il tuo ufficio è particolarmente informale, puoi far sapere loro che non devono indossare abiti casual da azienda. 

Per i colloqui virtuali, può essere utile programmare una rapida riunione di 10 minuti con un recruiter o qualcuno del reparto IT prima dell'inizio dei colloqui in loco. Durante questo periodo, il candidato può risolvere eventuali problemi tecnici che potrebbero verificarsi. 

9. Prendi una decisione

Dopo aver intervistato i migliori candidati, è il momento di prendere una decisione. Ciò comporta la revisione di tutti i feedback ricevuti dai responsabili dei colloqui, in modo asincrono o durante una riunione di persona. In definitiva, il responsabile delle assunzioni decide con chi procedere, ma dovrebbe considerare il contributo di ciascun membro della commissione. 

Se sei indeciso tra due o tre candidati ugualmente qualificati, prova a creare una matrice decisionale per strutturare il confronto e fare una scelta basata su prove. 

10. Completa un controllo dei precedenti e delle referenze

Finalmente hai deciso chi assumere! Ma prima di estendere un’offerta ufficiale, è importante eseguire un controllo dei precedenti e delle referenze. Ecco cosa comporta ciascuna di queste operazioni: 

• Un controllo dei precedenti di solito comporta la collaborazione con un'agenzia specializzata per verificare i dettagli sulla candidatura del candidato, come la sua storia lavorativa, l'istruzione e qualsiasi precedente penale. 

• Un controllo delle referenze comporta la chiamata a ciascuna delle referenze dei tuoi candidati, che in genere sono ex colleghi o manager. Di solito, il responsabile delle assunzioni o il reclutatore esegue questo passaggio e l’obiettivo è ricontrollare che il candidato soddisfi i criteri di assunzione, oltre a verificare se ci sono segnali di allarme che potrebbero esserti sfuggiti. 

11. Fare un’offerta di lavoro e negoziare

Infine, è il momento di fare un’offerta di lavoro ufficiale. Se collabori con un'agenzia di collocamento, in genere è quest'ultima a fare l'offerta iniziale e a gestire le trattative. Indipendentemente da chi è il responsabile, ecco alcune cose da tenere a mente.

• Una volta terminate le trattative, invia un'offerta di lavoro ufficiale per iscritto. Un'offerta verbale e la relativa accettazione non sono vincolanti come un'offerta formale scritta. 

• Fai sapere al candidato quanto tempo ha a disposizione per prendere una decisione. 

• Una volta che ha accettato l'offerta (incrociamo le dita), assicurati di far sapere agli altri candidati che la posizione è chiusa.