Scalabilità: in che modo le soluzioni di gestione del lavoro supportano i software di gestione degli studi clinici

Prendiamo l’esempio di un’azienda farmaceutica globale che lancia una complessa sperimentazione adattiva in oncologia. Il suo software di gestione degli studi clinici tiene traccia in modo impeccabile dei dati dei pazienti, ma man mano che lo studio si espande in più sedi, il team viene sommerso dalle email e non riesce a rispettare le scadenze.  

Nel frattempo, un’organizzazione di ricerca a contratto (CRO) di medie dimensioni si destreggia tra cinque studi clinici simultanei in diverse aree terapeutiche. Il suo sistema di gestione degli studi clinici gestisce in modo efficiente i dati dei singoli studi, ma man mano che si occupa di più studi clinici, l'allocazione delle risorse diventa un incubo, causando ritardi e superamenti del budget. In entrambi gli scenari, quando i team tentano di scalare le loro operazioni di ricerca clinica, si rendono rapidamente conto dei limiti dei CTM tradizionali.

Ed è qui che entrano in gioco le soluzioni di gestione dei progetti, il pezzo mancante nel puzzle della tecnologia delle sperimentazioni cliniche. Integrando gli strumenti di gestione dei progetti con il software di gestione delle sperimentazioni cliniche esistente, i team di ricerca possono colmare le lacune nella collaborazione, nella gestione delle risorse e nella supervisione in tempo reale.

Questo articolo esplora come le piattaforme di gestione dei progetti possono integrare i CTM, fornendo il framework necessario alle organizzazioni di ricerca per scalare le operazioni senza intoppi, ottimizzare l’assegnazione delle risorse e mantenere gli studi clinici complessi in linea con il dinamico panorama della ricerca odierno.

Che cos’è un software di gestione degli studi clinici (CTMS)?

Il software di gestione delle sperimentazioni cliniche, comunemente noto come CTMS, è un sistema software specializzato progettato per supportare ogni fase delle sperimentazioni cliniche, dalla pianificazione all’implementazione e all’amministrazione. Il CTMS funge da hub centrale per la gestione degli studi, aiutando le organizzazioni di ricerca a semplificare i flussi di lavoro e migliorare l’efficienza operativa.

Tuttavia, con l’aumento delle sperimentazioni e la gestione di più studi da parte delle organizzazioni, i software tradizionali per la gestione degli studi clinici possono avere difficoltà a gestire sfide come la collaborazione tra sedi diverse e l’assegnazione delle risorse, problemi che spesso richiedono soluzioni aggiuntive per scalare efficacemente le operazioni di gestione della ricerca clinica.

Componenti chiave di un moderno CTMS

I moderni software di gestione degli studi clinici in genere presentano una gamma di strumenti e funzioni eClinical essenziali, che lavorano insieme per offrire una soluzione completa per la gestione di vari aspetti degli studi clinici.

Strumenti di avvio dello studio

Gli strumenti di avvio dello studio aiutano a semplificare le fasi iniziali di una sperimentazione clinica. Ad esempio, un CTMS potrebbe includere un sistema di monitoraggio dei documenti normativi che garantisca che tutte le approvazioni necessarie siano ottenute prima dell'inizio della sperimentazione. Ciò potrebbe comportare checklist automatizzate per i requisiti normativi, come le approvazioni IRB o le presentazioni FDA, che aiutano ad accelerare il processo di avvio dello studio mantenendo la conformità.

Sistemi di gestione dei documenti

Un sistema di gestione dei documenti efficiente è utile per organizzare e monitorare la grande quantità di documenti associati agli studi clinici. Ad esempio, un CTMS potrebbe offrire un Trial Master File (eTMF) elettronico che memorizza e organizza tutti i documenti essenziali della sperimentazione. Questo sistema potrebbe includere il controllo delle versioni, audit trail e controlli di accesso basati sui ruoli per garantire la corretta gestione dei dati sensibili delle sperimentazioni cliniche.

Funzionalità di acquisizione elettronica dei dati (EDC)

I sistemi EDC consentono una raccolta accurata dei dati direttamente dai siti di ricerca. Ad esempio, un sistema di gestione degli studi clinici con funzionalità EDC integrata potrebbe consentire al personale della sede di inserire i dati dei pazienti direttamente nei moduli elettronici di segnalazione dei casi (eCRF). Questa immissione di dati in tempo reale può migliorare significativamente la qualità dei dati e ridurre il tempo necessario per la pulizia e la convalida dei dati.

Funzionalità di gestione finanziaria

Il software CTMS spesso include strumenti per gestire gli aspetti finanziari delle sperimentazioni cliniche. Ciò potrebbe includere strumenti di budgeting che aiutano a prevedere i costi delle sperimentazioni, monitorare le spese e gestire la fatturazione. Ad esempio, un CTMS potrebbe automatizzare i pagamenti ai siti di ricerca in base alle visite dei pazienti completate, garantendo una gestione finanziaria tempestiva e accurata.

Resoconti e Dashboard

Queste funzionalità forniscono approfondimenti in tempo reale sull’avanzamento e sulle prestazioni della sperimentazione. Il software di gestione delle sperimentazioni cliniche potrebbe offrire dashboard personalizzabili che mostrano gli indicatori chiave di prestazione (KPI) come i tassi di arruolamento dei pazienti, le metriche di qualità dei dati o lo stato di completamento dei traguardi. Questi strumenti visivi consentono ai team di studio e agli stakeholder di valutare rapidamente l’avanzamento della sperimentazione e prendere decisioni informate.

Confronto tra software di gestione degli studi clinici e sistemi di gestione degli studi clinici

Sebbene i termini siano spesso usati in modo intercambiabile, possono esserci sottili differenze tra un software di gestione delle sperimentazioni cliniche e un sistema di gestione delle sperimentazioni cliniche. Il primo può riferirsi ad applicazioni autonome, mentre il secondo spesso implica una soluzione aziendale più integrata e completa. Tuttavia, entrambi sono progettati per supportare le operazioni di sperimentazione clinica.

Sfide di scalabilità per i team di gestione della ricerca clinica

Con l'espansione degli studi clinici, i team affrontano sfide complesse. Gli studi farmaceutici sono sommersi da email in più sedi e le CRO di medie dimensioni hanno difficoltà con l’assegnazione delle risorse per le sperimentazioni simultanee, evidenziando le carenze dei tradizionali software di gestione delle sperimentazioni cliniche.

1. Standardizzare i processi e garantire la conformità in più sedi e regioni

Mantenere procedure, metodi di raccolta dei dati e conformità normativa coerenti tra i diversi siti di ricerca e le diverse regioni è essenziale per garantire la qualità dei dati e l’integrità degli studi.

Esempio: una CRO globale che gestisce una sperimentazione multicentrica per un nuovo trattamento oncologico potrebbe avere difficoltà a garantire protocolli di valutazione dei pazienti uniformi tra le sedi di diversi paesi, oltre a dover affrontare i vari requisiti normativi di organismi come FDA, EMA e PMDA.

2. Superare la frammentazione della comunicazione e della collaborazione nelle sperimentazioni multicentro

Una comunicazione chiara e una collaborazione senza soluzione di continuità sono essenziali per il successo della ricerca clinica, indipendentemente dalle sedi e dai reparti coinvolti.

Esempio: una sperimentazione su vaccini su larga scala condotta in più paesi affronta sfide nel mantenere una comunicazione chiara tra i team in loco, gli analisti di dati remoti e gli specialisti degli affari normativi, causando una scarsa collaborazione e ritardi nel processo decisionale.

3. Ottimizzare il monitoraggio dei progetti e l’assegnazione delle risorse su più studi

Gestire cronologie interdipendenti e bilanciare il personale e il budget in modo efficace tra più studi clinici è una sfida significativa, in particolare per i team di ricerca che gestiscono più studi contemporaneamente.

Esempio: un’azienda biotecnologica che conduce studi paralleli per diverse indicazioni di un nuovo farmaco ha difficoltà sia nel monitoraggio dell’avanzamento che nell’assegnazione delle risorse. Senza un sistema di monitoraggio intuitivo, si verificano ritardi nelle presentazioni agli organismi di regolamentazione. Allo stesso tempo, si trova alle prese con la distribuzione ottimale del suo limitato pool di collaboratori di ricerca clinica tra i vari studi, con conseguente sovrallocazione in alcuni studi e carenza di risorse in altri.

6 modi in cui le piattaforme di gestione del lavoro migliorano il software di gestione degli studi clinici

Con l’aumento della complessità e della portata degli studi clinici, i software tradizionali per la gestione degli studi clinici faticano a soddisfare le diverse sfide affrontate dalle organizzazioni di ricerca, dalla standardizzazione dei processi e l’ottimizzazione delle risorse al supporto di una comunicazione senza interruzioni.

Integrando piattaforme di gestione del lavoro come Asana con i sistemi di gestione delle sperimentazioni cliniche, le sperimentazioni cliniche possono affrontare efficacemente gli ostacoli di scalabilità. Scopriamo come questi strumenti di gestione del lavoro migliorano la gestione della ricerca clinica.

1. Forniscono una piattaforma di comunicazione unificata

Gli strumenti di gestione del lavoro configurabili e basati sul cloud possono centralizzare tutte le comunicazioni relative al progetto, ridurre la frammentazione e facilitare l’allineamento tra gli studi di ricerca globali. Queste piattaforme offrono canali di comunicazione flessibili e accessibili che possono essere adattati alle esigenze specifiche di diverse organizzazioni di ricerca.

2. Offrono potenti funzionalità di monitoraggio dei progetti

Questi strumenti offrono solide funzionalità di gestione delle attività e delle cronologie, consentendo un monitoraggio efficiente di traguardi e scadenze. Possono anche automatizzare le attività amministrative di routine come la pianificazione dei rapporti sulle visite in loco, liberando tempo per attività più critiche come la randomizzazione e la gestione dei dati.

3. Migliorano la visualizzazione dei dati e la pianificazione dei progetti

Le piattaforme di gestione del lavoro offrono potenti strumenti di visualizzazione come i diagrammi di Gantt, le bacheche Kanban e le viste calendario. Questi moduli si integrano perfettamente con il software di gestione dei dati delle sperimentazioni cliniche, fornendo una chiara panoramica delle cronologie dei progetti, delle dipendenze e dell'allocazione delle risorse. I diagrammi di Gantt, in particolare, sono preziosi per mappare processi di sperimentazione complessi, identificare potenziali colli di bottiglia e modificare le tempistiche in tempo reale.

4. Semplifica la gestione delle risorse tra le varie sperimentazioni

Il software di gestione del lavoro può aiutare a bilanciare il personale e il budget tra le sperimentazioni, fornendo strumenti per la pianificazione della capacità e il bilanciamento del carico di lavoro per le operazioni su larga scala. L'allocazione delle risorse è importante per ottimizzare le operazioni di ricerca e gestire i prezzi in modo efficace.

5. Consente una collaborazione senza soluzione di continuità tra i reparti

Abbattendo i compartimenti stagni tra i diversi team, gli strumenti di gestione del lavoro migliorano il coordinamento tra i vari membri del team, inclusi medici, analisti di dati e team normativi. Ciò porta a una gestione più efficace dei dati clinici tra i reparti e supporta le iniziative di gestione della qualità.

6. Informa il processo decisionale con approfondimenti in tempo reale

Le funzionalità di reportistica e dashboard forniscono l’accesso a dati di progetto aggiornati, facilitando un processo decisionale più rapido e basato sui dati nelle sperimentazioni su larga scala. Questi approfondimenti possono essere particolarmente utili nelle analisi di casi di studio sulle prestazioni delle sperimentazioni e sul miglioramento della gestione del sito.

Asana: una potente soluzione di gestione del lavoro per la gestione degli studi clinici

La combinazione di Asana con un software di gestione degli studi clinici può migliorare significativamente l’efficienza dei team di ricerca clinica. Affrontando le sfide chiave nella comunicazione, nel monitoraggio dei progetti, nella gestione delle risorse e nella collaborazione, Asana aiuta le organizzazioni di ricerca a scalare le loro operazioni in modo più efficace.

Gestisci dipendenze complesse tra gli studi di ricerca

• Monitora i traguardi chiave, gli attributi dello studio e le metriche con i campi personalizzati

• Visualizza le dipendenze tra team come ricerca clinica, biostatistica e affari normativi con la vista Gantt

• Aggiungi una singola attività a più progetti per tenere tutti i team informati sull’avanzamento dello studio

Segnala e condividi l’avanzamento delle sperimentazioni cliniche

• Visualizza l’avanzamento di tutti gli studi in corso con valori aggregati automatici dell’avanzamento per obiettivi e dashboard di resoconti

• Aggiorna gli stakeholder con aggiornamenti di stato generati dall’IA

• Sfrutta le autorizzazioni e i controlli per gestire le informazioni sensibili e i livelli di accesso

Semplifica la documentazione e la raccolta dei dati

• Semplifica la consultazione della documentazione dello studio con le integrazioni Google Workspace e Microsoft 365

• Utilizza la correzione per collaborare ai rapporti di studio prima della pubblicazione

Trasformare la gestione della ricerca clinica con Asana

Mentre il settore delle scienze biologiche continua a evolversi, l’integrazione di piattaforme di gestione dei progetti Advanced con software specializzati per la gestione delle sperimentazioni cliniche sarà fondamentale per promuovere l’eccellenza nella ricerca clinica.

Sfruttando queste potenti soluzioni software, gli studi di ricerca clinica possono migliorare la loro efficienza operativa, aumentare la conformità normativa e, in definitiva, accelerare lo sviluppo di trattamenti salvavita.