Sei consigli per abbattere i silos aziendali
Riepilogo
Le iniziative aziendali più importanti sono quelle interfunzionali, che coinvolgono diversi reparti. Ma spesso è difficile per i diversi reparti lavorare insieme a causa di involontari compartimenti stagni. Quando ogni team ha i propri strumenti e sistemi, è difficile per i membri dei team di diversi reparti sapere dove e come collaborare.
Per essere più efficaci e agili, è importante che i reparti pensino costantemente a come collaborare con altri team e a come evitare la formazione di silos.
Cosa sono i compartimenti stagni in azienda?
In azienda, si parla di compartimenti stagni quando una parte dell’azienda è isolata dalle altre. I silos spesso si formano naturalmente quando i team sviluppano i propri processi e flussi di lavoro individuali. I reparti archiviano naturalmente le informazioni in modi diversi, e questo può rendere difficile per i collaboratori trasversali ottenere le informazioni di cui hanno bisogno per lavorare insieme.
Abbattere i silos significa incoraggiare la connessione e consentire ai dipendenti di comunicare nello stesso modo in tutta l’azienda.
Niente più compartimenti stagni: ottimizzare la struttura organizzativa per una collaborazione più efficace tra team
In questo e-book, scoprirai come strutturare la tua organizzazione per evitare la creazione di compartimenti stagni, muoverti più velocemente e mantenere l’allineamento nonostante i cambiamenti.
Perché si creano i silos?
I silos in genere si formano in funzione degli strumenti utilizzati, non delle persone che li utilizzano. La maggior parte degli strumenti è organizzata in quello che chiamiamo un modello di dati in un contenitore, che regola il modo in cui lo strumento organizza e archivia le informazioni. In sostanza, questi strumenti ci impongono di organizzare le informazioni in una relazione uno-a-uno.
Cos'è un modello di dati in un contenitore?
In un modello di dati in un contenitore, il flusso di informazioni si trova in un unico posto, ed è responsabilità del singolo membro del team trovare dove si trovano tali informazioni. Sebbene il modello di dati in contenitore sia il modo più comune per organizzare e archiviare le informazioni, non favorisce la condivisione tra i team. Questo perché il lavoro non si svolge su una base uno-a-uno, ma su una relazione uno-a-molti. Ciò significa che un’informazione nel lavoro collaborativo incrociato si collega a più team, con obiettivi diversi, su una varietà di progetti.
Sintomi dei silos
Se hai notato problemi di comunicazione e continui scambi di informazioni tra i tuoi team collaborativi, questi potrebbero essere indicatori di un problema più ampio. Se non si presta attenzione, i silos possono portare a problemi sempre più gravi, come:
Aggiornamenti di stato e riunioni non necessari: se i team non possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno, devono sempre mettersi in contatto con gli altri per ottenerle. Ciò si traduce in un maggior numero di riunioni, che lascia meno tempo ai membri del team da dedicare alle attività importanti che aiutano a raggiungere gli obiettivi dell’azienda.
Lavoro duplicato: quando i team che collaborano tra loro non comunicano in modo efficace, c’è la possibilità che entrambi svolgano lo stesso lavoro. Questo è uno spreco di tempo, energia e risorse che può costare molto denaro alla tua azienda.
Competitività tra i team: sebbene una sana competizione possa aiutare ad aumentare la produttività, una competitività eccessiva può portare i team a diventare antagonisti tra loro. Ciò può causare tensioni e conflitti, che creano un ambiente di lavoro ostile.
Fondamenti non scalabili: se continuano a sorgere ostacoli a causa dei processi dei singoli team, è molto probabile che siano stati i silos dipartimentali a causare questo problema. Se stai cercando di scalare i flussi di lavoro, i team devono collaborare e supportarsi a vicenda, in modo che entrambi abbiano una visione unificata su un’iniziativa specifica.
Sei modi per abbattere i compartimenti stagni
Per abbattere i silos è necessario promuovere una collaborazione interfunzionale più efficace. Ecco sei diverse strategie per aiutarti a farlo e incoraggiare una maggiore collaborazione all'interno della tua organizzazione.
1. Adotta moduli di comunicazione trasparenti
Quando ogni team utilizza il proprio software, in particolare un software creato all'interno di un modello di dati container, è quasi impossibile comunicare in modo interfunzionale.
Il primo passo per abbattere i silos organizzativi è standardizzare moduli di comunicazione trasparenti in tutta l’azienda. Implementando una tecnologia standardizzata o strumenti aziendali integrati in tutti i reparti, puoi assicurarti che i membri del team sappiano dove e come comunicare in modo efficace.
Se non l’hai già fatto, prendi in considerazione l’implementazione di una tecnologia a livello aziendale per promuovere una comunicazione trasparente. Utilizza la gestione del cambiamento per istruire il tuo team sulle best practice e su come utilizzarle in modo efficace nella tua azienda.
L'utilizzo di uno strumento centralizzato che documenta le decisioni chiave e le informazioni contestuali del progetto consente ai membri del team di farvi riferimento rapidamente quando lavorano ai progetti. Che tu stia implementando una nuova tecnologia o standardizzando i processi su strumenti esistenti, assicurati che i membri del tuo team sappiano dove trovare le informazioni di cui hanno bisogno e come comunicare con gli altri membri del team, se necessario. Creando processi sia per le conversazioni dal vivo che per le comunicazioni asincrone, puoi ridurre la quantità di tempo nelle riunioni e aumentare la produttività.
Allo stesso modo, cerca una tecnologia che colleghi i singoli progetti e attività a obiettivi aziendali più ampi e generali. Condividere un obiettivo più ampio impedisce ai singoli team di concentrarsi troppo sulle proprie attività, invece che sull’obiettivo generale.
2. Stabilisci un sistema di registrazione centralizzato
Quando ogni team ha il proprio modo di lavorare, le informazioni sono sparse in una varietà di strumenti e documenti. I progetti disorganizzati possono portare a compartimenti stagni, problemi di comunicazione e perdite di tempo nella ricerca di informazioni. Il modo più semplice per evitare che ciò accada è stabilire un sistema di registrazione centralizzato e organizzato.
Quando crei questo sistema centralizzato di registrazione, i team hanno la possibilità di esaminare i progetti passati per vedere come sono progrediti, come sono stati risolti i problemi o come sono state prese determinate decisioni. Questo offre loro l'opportunità di utilizzare i progetti passati per trarre ispirazione e prevenire problemi. Inizia creando il tuo sistema di archiviazione centralizzato. Documenta qualsiasi tipo di decisione, discussione o conversazione relativa a un progetto in questa posizione centralizzata. L’utilizzo di uno strumento di gestione del lavoro come Asana aiuta a far risparmiare tempo al tuo team, in modo che non debba chiedere informazioni ai membri del team o dedicare tempo a cercare le informazioni da solo. Ciò consente ai membri del team di cercare informazioni in modo indipendente e di utilizzare i progetti passati come fonte di ispirazione, senza dover contattare altri membri del team.
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3. Standardizza le pratiche di comunicazione
Stabilisci pratiche standard per i tuoi team, ad esempio come gestire al meglio le riunioni, inviare messaggi e condividere informazioni con gli altri membri del team. È molto più facile per i membri del team capirsi quando tutti hanno lo stesso framework per la comunicazione. Un ottimo modo per iniziare è stabilire piani di comunicazione per i nuovi progetti. Un piano di comunicazione definisce le modalità di comunicazione del team per tutta la durata di un progetto, incluso come e quando condividere le informazioni con gli stakeholder chiave. Creare un piano di comunicazione è semplice: tutto ciò che devi fare è decidere i metodi di comunicazione, allinearti sulla frequenza con cui comunicare, identificare i principali stakeholder e condividere il tuo piano di comunicazione con tutti i membri del team.
4. Definisci come collaboreranno i membri dei team interfunzionali
Alcuni progetti (come il lancio di un prodotto) sono iniziative interfunzionali una tantum. Si tratta di progetti a tempo determinato che coinvolgono più reparti che collaborano per portare a termine il lavoro. Sebbene il lavoro in sé sia interfunzionale, i team sono spesso più tradizionali e a compartimenti stagni, poiché il lavoro è suddiviso in base al tipo di attività da svolgere prima di una scadenza specifica. È in questi casi che diventa estremamente importante definire come i team lavoreranno insieme, in modo che quelli più tradizionali non ricadano in una mentalità a compartimenti stagni.
I team interfunzionali vengono creati per lavorare su iniziative a lungo termine o processi in corso. Questi team possono essere efficaci se si hanno iniziative in corso che richiedono frequenti interazioni interfunzionali, come i team di dealing desk o di gestione degli acquisti. I team interfunzionali possono facilmente superare i compartimenti stagni, definendo come collaborare tra loro creando processi e flussi di lavoro insieme.
5. Se possibile, abbatti le barriere fisiche
Se il tuo team lavora in ufficio, valuta la possibilità di abbattere qualsiasi barriera fisica che possa ostacolare la comunicazione ad hoc. Ciò significa adottare piani aperti e aggiungere spazio intenzionale per i momenti di collaborazione, come spazi comuni oltre alle sale conferenze. Questo aiuta a promuovere una comunicazione più naturale quando si presentano problemi e fornisce un’interazione faccia a faccia più organica. I tuoi colleghi del team si sentiranno più a loro agio l’uno con l’altro e disposti a chiacchierare più liberamente quando si tratta di importanti questioni lavorative.
6. Trascorrete più tempo insieme (al di fuori del lavoro)
I membri di un team interfunzionale possono collaborare meglio se trascorrono più tempo insieme al di fuori del lavoro. Pranza, prendi un caffè o fai regolarmente delle passeggiate per creare un legame con i collaboratori al di fuori del tuo team. Ciò contribuirà a rafforzare i legami tra i reparti e a creare un senso di comunità e cameratismo all'interno del team.
Abbatti i silos per creare team più efficienti
Incoraggiare la collaborazione tra i team ti porta un passo più vicino alla creazione di una forza lavoro più efficiente. Crea opportunità per i membri del team di concentrarsi meno sul tira e molla della gestione dei progetti e più sul lavoro importante necessario per raggiungere i loro obiettivi.
Niente più compartimenti stagni: ottimizzare la struttura organizzativa per una collaborazione più efficace tra team
In questo e-book, scoprirai come strutturare la tua organizzazione per evitare la creazione di compartimenti stagni, muoverti più velocemente e mantenere l’allineamento nonostante i cambiamenti.
