Lembar waktu

Melacak jam kerja seharusnya tidak terasa seperti pekerjaan penuh waktu. Namun, banyak tim merasa demikian. Dengan kerepotan mengelola kartu waktu kertas, mengirim spreadsheet melalui email, dan menyelesaikan masalah pemrosesan penggajian, pelacakan waktu sering kali lebih banyak berfokus pada koreksi kesalahan daripada mencatat jam kerja. Itulah alasan kami membuat templat lembar waktu ini. Ini memberi tim sistem sederhana dan berulang yang berfungsi.

Kami telah melihat sendiri betapa templat lembar waktu yang sederhana dapat mengubah cara kerja tim. Templat ini menghemat waktu dengan menghapus entri duplikat dan kebutuhan akan pemeriksaan manual. Selain itu, templat menciptakan konsistensi dalam alur kerja, membuat proses pelacakan jam kerja pegawai dapat diandalkan dan dapat diulang untuk setiap siklus pembayaran.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat lembar waktu ini?

Di Asana, kami memahami betapa manajemen waktu manual dapat menjadi beban, terutama saat melibatkan penggunaan aplikasi lembar waktu, spreadsheet Excel, dan Google Dokumen yang tertutup. Jika alat-alat ini tidak terhubung dengan sistem inti tim, akan lebih sulit untuk mendapatkan tampilan lengkap total jam kerja pegawai, apalagi mengelola jam lembur atau jadwal fleksibel tanpa gesekan tambahan.

Templat lembar waktu ini dirancang untuk menyederhanakan proses bagi siapa saja yang perlu mencatat jam secara akurat dan konsisten. Ini cocok untuk:

• Business kecil yang ingin melacak jam kerja pegawai dan mengelola penggajian tanpa perangkat lunak timesheet yang mahal.

• Pekerja lepas yang mencatat jam kerja yang dapat ditagih di berbagai proyek dan klien.

• Tim SDM dan operasi yang menstandarkan catatan kehadiran, hari libur, dan cuti sakit.

• Manajer proyek yang membutuhkan lembar absensi proyek untuk menguraikan jam berdasarkan tugas atau hasil akhir.

• Tim jarak jauh atau hibrida yang membutuhkan tampilan entri waktu yang jelas untuk kepatuhan atau pelacakan internal.

Menggunakan templat lembar absensi gratis ini mengurangi kesalahan manusia dan memastikan setiap jam, mulai istirahat makan siang hingga lembur, dicatat secara akurat.

Mengapa menggunakan templat timesheet Asana?

Banyak tim mengandalkan spreadsheet atau pelacakan manual, yang dapat dengan cepat menjadi memakan waktu dan sulit dikelola. Templat lembar waktu kami menggantikan kerepotan itu dengan lembar waktu online terstruktur yang diperbarui secara real time dan terintegrasi ke dalam alur kerja Anda.

Tim memilih templat lembar waktu Asana saat mereka membutuhkan:

• Templat lembar waktu pegawai: Standarkan cara tim Anda mencatat waktu, merekam istirahat, dan mencatat waktu libur di ruang kerja bersama. Templat ramah pengguna ini ideal untuk tim internal di seluruh bagian atau lokasi.

• Templat timesheet harian: Pantau progres dan ketersediaan harian untuk peran yang memerlukan pelaporan terperinci, cocok untuk pekerja per jam atau tim dengan jadwal fleksibel.

• Templat lembar waktu mingguan: Membantu tim Anda tetap sesuai jadwal dengan siklus dua minggu yang menyederhanakan peninjauan, persetujuan, dan pengiriman waktu.

• Templat lembar waktu bulanan: Cocok untuk kontraktor, pekerja lepas, atau tim yang berinteraksi langsung dengan klien yang menagih secara bulanan. Ini juga mendukung jadwal dua mingguan tanpa penyiapan tambahan.

Baik Anda mengelola staf purnawaktu, pekerja paruh waktu, atau kontraktor, templat lembar waktu gratis ini beradaptasi dengan kebutuhan dan skala organisasi Anda.

Cara menggunakan templat lembar waktu ini

Mulai gunakan templat lembar waktu sederhana ini hanya dalam beberapa langkah.

1. Buat duplikat proyek templat.

Buka templat lembar waktu dan ganti namanya berdasarkan tim atau periode pembayaran Anda. Contoh: "Lembar Absensi Pegawai Mei 2025" atau "Jam Kerja Lepas Kuartal 2."

2. Sesuaikan bidang agar sesuai kebutuhan Anda.

Tambahkan bidang kustom untuk:

• Waktu masuk dan keluar

• Durasi istirahat (mis., istirahat makan siang)

• Tarif per jam

• Jam kerja yang dapat ditagih vs. tidak dapat ditagih

• Kode proyek atau bagian

• Status persetujuan dan nama peninjau

3. Undang anggota tim.

Bagikan proyek kepada pegawai atau kolaborator agar mereka dapat memasukkan entri waktu setiap hari atau minggu. Anda dapat menata tugas menurut nama pegawai atau hari dalam seminggu.

4. Otomatiskan timesheet berulang.

Gunakan aturan untuk membuat duplikat templat untuk setiap periode pembayaran, memberi tahu anggota tim, atau memberi tahu SDM saat pengiriman selesai. Anda juga dapat mengatur pengingat untuk meninjau dan menyetujui entri waktu sebelum batas waktu.

5. Buat laporan waktu.

Gunakan dasbor atau opsi ekspor untuk melihat total jam kerja, lembur, dan ringkasan biaya. Filter menurut pegawai, peran, atau bagian untuk menganalisis penggunaan waktu secara lebih efektif.

6. Meninjau dan mengarsipkan lembar waktu.

Setelah disetujui dan diproses, pindahkan lembar waktu ke folder selesai atau arsipkan proyek untuk tujuan audit dan kepatuhan.

Fitur pencatatan waktu Asana

Fitur di Asana membantu mengotomatiskan pekerjaan remeh dan membuat struktur di seluruh alur kerja Anda. Di bawah ini adalah beberapa favorit kami untuk proyek lembar waktu. Ingin melihat semua yang mungkin dilakukan? Kunjungi hub fitur kami untuk daftar lengkapnya.

• Asana AI: Gunakan Asana AI untuk menyarankan pembaruan proyek secara otomatis, menyoroti entri waktu yang terlambat, atau menampilkan tren dalam pola kerja.

• Bidang Kustom: Tambahkan bidang untuk tarif per jam, waktu istirahat, dan kode proyek untuk menstandarkan entri waktu di seluruh tim.

• Aturan: Otomatiskan tugas berulang, seperti mengirim pengingat untuk mengirimkan timesheet mingguan atau menandai entri yang hilang.

• Dasbor: Visualisasikan jam reguler dan lacak tren secara instan di seluruh tim, peran, atau periode waktu.

• Formulir: Kumpulkan data laporan waktu dari kontraktor atau tim tanpa akses langsung ke Asana menggunakan formulir sederhana yang ditautkan ke proyek.

• Tampilan Linimasa: Lihat entri waktu di seluruh hari atau minggu untuk tampilan beban kerja dan periode pembayaran yang jelas.

• Persetujuan: Tambahkan langkah-langkah peninjauan dan tugas persetujuan untuk memvalidasi laporan waktu yang dikirimkan sebelum diproses.

Perkuat Alur Kerja Anda dengan pengaya Lembar Waktu dan Anggaran Asana

Ketika tim berkembang, pelacakan waktu dasar menjadi kurang efektif. Pegawai mungkin memasukkan waktu secara tidak konsisten, manajer membuang waktu untuk memperbaiki entri, dan tim menggunakan spreadsheet untuk melacak anggaran yang tidak diperbarui saat orang mencatat jam kerja mereka. Lembar Waktu dan Anggaran Asana adalah pengaya yang memecahkan masalah ini dengan menstandarkan entri waktu, memperkenalkan proses persetujuan, dan menghubungkan jam yang dicatat langsung ke anggaran dan biaya yang diproyeksikan.

Dengan pengaya Laporan Waktu dan Anggaran, tim Anda dapat:

• Mencatat waktu pada tugas dan proyek menggunakan lembar waktu bersama. Misalnya, tim pemasaran mencatat jam langsung pada tugas kampanye, bukan menggunakan spreadsheet terpisah.

• Mengarahkan entri waktu melalui proses peninjauan dan Persetujuan bawaan. Manajer TI meninjau dan menyetujui entri waktu mingguan sebelum penggajian.

• Melacak anggaran proyek secara real time berdasarkan jam atau biaya. Tim konstruksi memvisualisasikan sisa jam kerja saat pekerja mencatat waktu setiap hari.

• Konversikan jam yang dicatat menjadi biaya menggunakan tarif khusus proyek. Perusahaan konsultan menghitung biaya proyek berdasarkan tarif per jam setiap konsultan.

• Pisahkan pekerjaan yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih pada saat entri. Asisten hukum menandai pekerjaan klien sebagai dapat ditagih dan rapat internal sebagai tidak dapat ditagih.

• Bandingkan estimasi waktu atau biaya dengan hasil aktual. Tim produk membandingkan perkiraan jam pengembangan dengan jam yang benar-benar dicatat.

• Melihat data waktu dan biaya di seluruh proyek, beban kerja, dan dasbor. Manajer operasi layanan kesehatan dapat melihat waktu staf dan biaya tenaga kerja di seluruh bagian dalam satu dasbor.

Lembar Waktu dan Anggaran Asana adalah pengaya yang mengintegrasikan pelacakan waktu, penganggaran, dan pelaporan ke dalam satu Alur Kerja. Saat orang mencatat waktu, Asana memperbarui anggaran proyek dan menghitung biaya berdasarkan tarif yang ditetapkan. Laporan menampilkan perkiraan waktu atau biaya di samping entri aktual. Admin menetapkan aturan persetujuan, pengaturan penagihan, dan kontrol akses, sementara tim melihat data waktu dan anggaran yang sama di berbagai proyek.

Pertanyaan umum tentang templat timesheet