Notulen rapat

Bayangkan minggu Anda yang akan datang. Berapa banyak rapat yang dijadwalkan untuk Anda hadiri? Dari jumlah tersebut, berapa banyak yang Anda nantikan? Dan yang terpenting, menurut Anda, berapa banyak rapat yang benar-benar produktif—atau relevan dengan pekerjaan sehari-hari Anda? 

Jika Anda merasa terbebani dengan rapat yang tidak perlu dan tidak produktif, Anda tidak sendirian. Faktanya, Indeks Anatomi Kerja 2022 menemukan bahwa para pekerja kehilangan rata-rata hampir tiga jam untuk rapat yang tidak perlu setiap minggu. 

Jadi, bagaimana Anda dapat mengubah rapat yang tidak efisien dan memakan waktu menjadi rapat yang produktif dan dapat ditindaklanjuti? Salah satu caranya adalah dengan templat notula rapat. 

Apa itu notula?

Risalah rapat adalah format pencatatan formal yang digunakan untuk mendokumentasikan agenda rapat, topik diskusi, dan hasil. Terlepas dari namanya, risalah rapat bukan tentang durasi rapat—tujuannya adalah untuk melacak keputusan penting dan item tindakan yang dihasilkan. 

Meskipun mirip dalam nama dan fungsi, risalah rapat berbeda dengan catatan rapat, yang bersifat informal dan tidak memiliki struktur yang ditetapkan. Dan Anda tidak memerlukan keduanya—biasanya, Anda akan menggunakan risalah rapat terperinci untuk mencatat rapat yang lebih formal (misalnya, pembaruan di tingkat perusahaan atau tim) dan catatan rapat dalam suasana yang lebih santai, seperti pertemuan 1:1 berulang. Namun, secara teknis, Anda dan orang lain dalam rapat dapat menentukan. Jika Anda menyukai struktur risalah rapat seperti kami, Anda dapat menyesuaikan formatnya agar sesuai dengan sebagian besar jenis rapat. 

Templat notula rapat standar harus mencakup:

• Tanggal dan waktu rapat

• Peserta rapat, termasuk anggota yang hadir dan tidak hadir

• Poin diskusi penting 

• Keputusan yang dibuat selama rapat

• Item tindakan yang dihasilkan dan langkah selanjutnya

• Tanggal dan waktu rapat mendatang 

Apa itu templat notula rapat?

Templat notula rapat adalah sumber daya yang dapat digunakan kembali untuk menata, melacak, dan membagikan notula rapat dengan mudah di seluruh organisasi Anda. Templat risalah rapat formal mempermudah pencatatan rapat dengan memberikan struktur untuk rapat dan visibilitas untuk tim yang lebih luas. Dengan templat risalah rapat, Anda dapat meyakini bahwa rapat akan membuat proyek terus berjalan—alih-alih masuk ke kategori "seharusnya dilakukan melalui email". 

Manfaat templat notula rapat

Jika Anda merasa membuang-buang waktu dalam rapat, itu mungkin karena Anda benar-benar membuang-buang waktu. Menurut Indeks Anatomi Kerja, pekerja menghabiskan 129 jam dalam rapat yang tidak perlu dalam setahun. Dan itu setelah rapat dimulai—artinya statistik tidak memperhitungkan Kerja tentang kerja yang dilakukan untuk menjadwalkan rapat, menyusun agenda, dan membuat semua peserta memiliki pemahaman yang sama. 

Membuat templat notula rapat dapat membantu mengurangi pekerjaan awal yang diperlukan untuk merencanakan dan mempersiapkan rapat. Dari kertas catatan dan templat catatan hingga dokumen dan spreadsheet, ada banyak cara untuk melacak notula. Namun, menggunakan alat manajemen proyek akan memberi Anda keuntungan terbesar karena memungkinkan Anda menyiapkan risalah rapat versi templat, yang kemudian dapat Anda duplikasi di seluruh tim dan rapat. 

Selain itu, templat risalah rapat digital selalu diperbarui—tidak ada versi yang usang. Templat ini juga lebih mudah diakses oleh tim yang lebih luas dan tidak memerlukan tindak lanjut manual, sehingga mengurangi pekerjaan remeh yang muncul saat menyiapkan rapat dan mencatat. 

Manfaat lain dari templat risalah rapat digital meliputi:

• Melacak semua agenda dan catatan rapat Anda di satu tempat

• Menyimpan notula di lokasi yang mudah diakses untuk semua anggota tim

• Memberikan visibilitas kepada pemangku kepentingan yang mungkin tidak dapat menghadiri setiap rapat

• Mengubah item tindakan menjadi tugas dan menandai anggota tim yang relevan untuk akuntabilitas 

• Mendokumentasikan keputusan penting dan mengakses notula rapat lama dengan cepat untuk referensi di masa mendatang 

• Melacak progres pekerjaan yang dihasilkan dari rapat, jadi tidak ada yang luput

Cara menggunakan templat notula rapat

Templat risalah rapat digital mudah dibuat dan digunakan. Untuk memulai, buat templat dasar dengan bagian-bagian berikut: 

• Informasi rapat dasar: Nama proyek atau tim, tujuan rapat, tanggal rapat, peserta rapat, dan informasi logistik yang relevan 

• Item agenda: Topik rapat yang akan dibahas, siapa yang memimpin setiap diskusi, dan durasi yang dialokasikan untuk topik tersebut

• Item tindakan: Semua kesimpulan dan item tindakan yang dihasilkan dari rapat, termasuk tugas, pemilik, dan tenggat 

• Informasi rapat mendatang: Informasi relevan tentang rapat berikutnya, termasuk waktu dan tanggalnya

Dari sini, Anda dapat menyesuaikan templat sesuai jenis rapat yang akan diadakan. Saat Anda menjalani rapat, centang topik diskusi yang telah dibahas dan tambahkan keputusan yang didorong tindakan ke bagian "item tindakan". Kemudian, berikan tugas ini kepada pemilik setelah rapat berakhir—dan saksikan semua pembicaraan berubah menjadi tindakan.

Fitur terintegrasi

• Subtugas. Terkadang, daftar tugas terlalu panjang untuk dicantumkan dalam satu tugas. Jika tugas memiliki lebih dari satu kontributor, tenggat yang panjang, atau pemangku kepentingan yang perlu meninjau dan menyetujui sebelum tugas itu tayang, subtugas bisa membantu. Subtugas adalah cara ampuh mendistribusikan pekerjaan dan membagi tugas menjadi beberapa bagian terpisah—sekaligus membuat daftar tugas kecil selalu terhubung dengan konteks umum dari tugas induk. Bagi tugas menjadi beberapa bagian yang lebih kecil atau catat setiap bagian dari proses multilangkah dengan subtugas.

• Milestone. Milestone menunjukkan checkpoint proyek yang penting. Dengan menetapkan milestone di proyek, Anda dapat memberi tahu anggota tim dan pemangku kepentingan proyek tentang langkah Anda menuju gol. Gunakan milestone sebagai peluang untuk merayakan kemenangan kecil sepanjang proses menuju gol besar proyek.

• Dependensi. Tandai tugas sebagai menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat tugas yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan memulai bagian pekerjaan mereka. Ketika tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu bahwa dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi pekerjaan Anda dijadwalkan ulang, Asana akan mengirim pemberitahuan—yang memberi tahu apakah tenggat dependen Anda juga perlu disesuaikan.

• Menambahkan tugas ke beberapa proyek. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh bagian. Tetapi, jika setiap Bagian memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terpisah-pisah. Asana memudahkan Anda melacak dan mengelola Tugas di berbagai proyek. Ini tidak hanya mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas tim. Asana juga membantu tim Anda melihat tugas dalam konteks, melihat siapa mengerjakan apa, dan membuat tim dan tugas Anda tetap terhubung.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan rapat yang lebih terarah dan terfokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan Anda mempersiapkan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan berakhir. Rapat dimulai Di Asana. Di sini, agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks seputar hal yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat dengan cepat membuat tugas di Zoom sehingga tidak ada detail dan item tindakan yang luput. Setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana mengirim transkripsi dan rekaman rapat ke Asana sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

• Clockwise. Dengan integrasi Clockwise + Asana, Anda dapat menambahkan Tugas Asana sebagai blok waktu di Kalender Google Anda. Integrasi Clockwise + Asana memungkinkan Anda untuk menentukan durasi tugas, kapan tugas berlangsung, dan apakah Clockwise dapat otomatis menjadwal ulang tugas tersebut. Tambahkan tugas ke kalender dan luangkan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan.

• Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat Tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan Tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail guna mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail Anda.

• Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan percakapan Teams ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana dengan mudah. Selain itu, buat, berikan, dan lihat tugas selama Rapat Tim tanpa harus beralih ke browser Anda.

Pertanyaan Umum