Ingin rapat yang lebih sedikit dan lebih baik? Coba manajemen rapat.

Bayangkan ini: Anda sedang duduk dalam rapat tanpa tujuan atau item tindakan yang jelas. Orang-orang berbicara, tetapi tidak ada yang menuliskan apa pun. Saat rapat akhirnya berakhir, Anda kelelahan, emosi Anda habis, dan Anda benar-benar kesal. 

Terdengar familier? Jika iya, Anda tidak sendirian. 

Pekerja kehilangan hampir tiga jam per minggu karena rapat yang tidak penting. Dihadapkan dengan serbuan undangan, kita mulai tidak memperhatikan—dengan lebih dari separuh pekerja melakukan banyak tugas selama rapat dan hanya 43% berkontribusi pada sinkronisasi virtual yang lebih kecil. Bisa dikatakan, banyak dari kita menghadiri rapat yang tidak produktif, tidak perlu, atau hanya membosankan. 

Bukan berarti semua rapat itu buruk, melainkan kita tidak mendapatkan manfaat yang baik dari waktu yang kita gunakan. Kita tidak hanya perlu mengurangi rapat, tetapi juga perlu rapat yang lebih baik yang benar-benar berguna bagi semua orang yang terlibat. Karena pada akhirnya, mengadakan sinkronisasi yang lebih efisien berarti Anda membutuhkan lebih sedikit waktu tatap muka untuk menyelesaikan pekerjaan. 

Di situlah peran manajemen rapat. 

Apa itu manajemen rapat?

Manajemen rapat adalah proses mengoordinasikan dan melaksanakan rapat untuk mendapatkan manfaat maksimal dari waktu Anda. Ini mencakup tindakan yang Anda lakukan sebelum, selama, dan setelah sinkronisasi untuk membantu kelancaran segala sesuatunya—seperti membuat agenda dan menetapkan item tindakan. 

Jika Anda mengelola rapat dengan baik, sinkronisasi akan efisien dan produktif. Peserta memahami gol rapat dan memiliki informasi yang dibutuhkan untuk datang dengan persiapan, sehingga mereka dapat tetap fokus dan membantu menjadikan waktu bersama Anda seproduktif mungkin. Sinkronisasi yang lebih efisien juga berarti Anda memerlukan lebih sedikit rapat untuk menyelesaikan berbagai hal, jadi Anda dapat menyederhanakan jadwal dan mengembalikan waktu fokus berharga kepada semua orang. 

Apakah Anda benar-benar membutuhkan rapat? 

Tidak semua rapat perlu dilakukan. Jika Anda terus-menerus menghadiri rapat yang tidak perlu, pertimbangkan untuk mengambil pendekatan yang lebih holistik dan melakukan penghapusan rapat. Ini mungkin terdengar menakutkan, tetapi penghapusan rapat membutuhkan audit rapat sederhana ke tingkat berikutnya—mendorong anggota tim untuk menghapus semua rapat berulang dari kalender mereka dan kemudian memulai kembali dengan undangan yang diperbarui. Faktanya, kami baru saja mengadakan meeting doomsday di Asana. Dipimpin oleh dokter dan wirausahawan organisasi Rebecca Hinds, audit kami menghemat waktu peserta rata-rata 11 jam per bulan. 

Cara mengelola rapat: 9 langkah sederhana

Sedikit pekerjaan ekstra sangat membantu menjadikan rapat lebih efisien. Ikuti sembilan langkah berikut untuk merencanakan rapat yang efektif dan memastikan sinkronisasi Anda bermanfaat bagi semua orang. 

1. Sebelum rapat: Tentukan tujuan rapat

Sebelum hal lain, Anda perlu memahami tujuan rapat. Tujuan adalah hal yang perlu dicapai Anda dan pemangku kepentingan selama waktu bersama untuk membuat rapat sukses. Yang terpenting, ini mencakup topik yang perlu Anda diskusikan dan keputusan yang perlu Anda buat. Menentukan tujuan rapat juga merupakan kesempatan yang baik untuk mengevaluasi apakah Anda memerlukan rapat sejak awal. Jika Anda kesulitan memikirkan topik diskusi atau jika Anda dapat dengan mudah menjawab pertanyaan secara offline, pertimbangkan untuk menggunakan komunikasi asinkron. 

Ikuti tiga langkah berikut untuk menentukan tujuan rapat Anda: 

1. Tetapkan gol yang dapat dicapai agar tim tetap fokus dan bekerja sesuai rencana.

2. Buat daftar semua topik yang perlu dibahas untuk mencapai gol rapat. 

3. Soroti topik yang memerlukan keputusan untuk mencapai gol rapat. 

Contohnya, bayangkan tim Anda mengadakan rapat untuk menentukan anggaran proyek desain ulang blog. Berikut cara menentukan tujuan rapat: 

Gol rapat: Menetapkan jumlah anggaran proyek untuk proyek desain ulang blog. 

Topik dan keputusan yang diperlukan: 

• Perkiraan pengeluaran untuk proyek tim lainnya dan total dana yang tersisa. 

• Prioritas desain ulang blog terkait proyek lain. Keputusan yang diperlukan—haruskah kita memprioritaskan desain ulang blog dan menarik dana dari proyek lain, atau menggunakan sisa anggaran? 

• Tinjau dua skenario anggaran untuk desain ulang blog. Keputusan yang diperlukan—haruskah kita membuat versi MVP yang lebih murah atau mendesain ulang sepenuhnya? 

• Pemberi persetujuan anggaran. Keputusan yang diperlukan—siapa yang perlu menyetujui anggaran final kita? 

2. Sebelum rapat: Tentukan peserta

Setelah menentukan tujuan rapat, Anda dapat memutuskan siapa yang perlu (dan tidak perlu) hadir. Untuk membuat rapat lebih efisien, sebaiknya batasi jumlah orang yang benar-benar perlu hadir. Peserta harus merupakan pemangku kepentingan yang masukan wajib untuk membuat keputusan dan mencapai gol rapat. Setelah sinkronisasi, Anda selalu dapat mengirimkan catatan rapat kepada pemangku kepentingan yang harus diberi tahu, tetapi tidak perlu dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan.

3. Sebelum rapat: Tentukan peran dan tanggung jawab

Setiap peserta harus memiliki peran dalam rapat Anda. Sebelum rapat dimulai, jelaskan peran dan tanggung jawab setiap orang agar jelas tanggung jawab setiap pemangku kepentingan dan cara mereka mempersiapkan diri. Pada langkah berikutnya, Anda akan menyertakan informasi ini dalam agenda rapat sehingga setiap peserta dapat melihatnya sebelumnya.

Jika tidak yakin harus memulai dari mana, berikut beberapa peran rapat umum: 

• Fasilitator: Menyelenggarakan rapat, memperkenalkan topik dari agenda, dan menjaga agar pemangku kepentingan tetap fokus dan sesuai rencana. Fasilitator sering kali merupakan penyelenggara rapat. 

• Pencatat: Mencatat catatan tertulis atau risalah rapat untuk mendokumentasikan rapat. Untuk rapat tim berulang, cobalah untuk memutar tugas pembuat catatan sehingga orang yang sama tidak selalu melakukan tugas yang sama. 

• Pengambil keputusan: Bertanggung jawab untuk membuat keputusan penting untuk mencapai gol rapat. 

• Kontributor: Memberikan pembaruan dan masukan yang diperlukan untuk mencapai gol rapat Anda. Kontributor mungkin membuat presentasi, memberikan pembaruan proyek, atau sekadar menyampaikan pendapatnya. 

4. Sebelum rapat: Buat dan bagikan agenda rapat

Agenda rapat yang baik memiliki dua tujuan. Ini membantu Anda merencanakan dan melaksanakan rapat secara tepat waktu, dan memberi informasi yang dibutuhkan pemangku kepentingan untuk mempersiapkan dan tiba siap untuk membuat keputusan yang matang. Kuncinya adalah membagikan agenda rapat Anda sebelumnya, idealnya setidaknya 24 jam sebelum sinkronisasi dimulai. 

Agenda Anda harus menginformasikan tujuan rapat, topik yang akan dibahas, dan keputusan yang perlu dibuat kepada pemangku kepentingan. Jika Anda telah menentukan tujuan rapat, Anda memiliki informasi ini yang siap digunakan. 

Berikut hal yang harus disertakan dalam agenda rapat Anda:

• Gol rapat.

• Peserta rapat dan perannya.

• Ikhtisar yang mencantumkan hal yang akan dibahas selama rapat, termasuk keputusan utama yang perlu Anda buat. 

• Durasi dan waktu yang dialokasikan untuk setiap item agenda.

• Materi yang harus dibaca peserta sebelum rapat. 

Untuk sinkronisasi berulang, banyak tim melangkah lebih jauh dengan menggunakan templat rapat L10. Ini dibuat berdasarkan agenda Anda dengan menambahkan struktur berulang untuk masalah, kartu skor, dan item tindakan sehingga rapat tetap produktif dari minggu ke minggu.

5. Sebelum rapat: Tentukan durasi sinkronisasi

Durasi rapat sangat memengaruhi produktivitasnya—terutama untuk sinkronisasi virtual. Menurut ahli saraf kognitif Dr. Sahar Yousef, "Anda harus memiliki alasan yang sangat kuat untuk menjadwalkan blok waktu lebih dari 30 menit." Faktanya, sebuah studi Microsoft 2020 menunjukkan bahwa kelelahan video muncul pada angka 30 menit untuk rapat virtual, yang berarti menjadi jauh lebih sulit untuk fokus melewati titik itu. Di sisi lain, kita biasanya dapat mempertahankan fokus selama 45 hingga 60 menit saat berbicara secara tatap muka. 

Jika Anda harus menjadwalkan rapat yang lebih panjang, Dr. Yousef menyarankan Anda meluangkan waktu istirahat 1 menit pada angka 30 menit. Dengan begitu, otak Anda dapat direset, dan Anda dapat mempertahankan energi untuk rentang waktu berikutnya. 

6. Sebelum rapat: Kirim undangan kalender

Menjadwalkan rapat sering kali merupakan proses yang rumit—terutama jika Anda bekerja dalam tim virtual yang berada di berbagai zona waktu. Saat mencari waktu rapat di kalender semua orang, ingatlah pertanyaan-pertanyaan ini: 

• Apakah Anda memerlukan waktu buffer tambahan untuk perjalanan atau menyiapkan peralatan? 

• Di mana rapat akan berlangsung? Apakah Anda perlu memesan ruang rapat, mengirim undangan virtual, atau keduanya? 

• Di zona waktu apa peserta berada? Apakah Anda menjadwalkan rapat selama (atauau setidaknya mendekati jam kerja semua orang? 

7. Selama rapat: Buat catatan rapat

Catatan rapat membantu Anda mengingat dan menindaklanjuti detail penting—seperti keputusan utama yang Anda buat, pembaruan proyek, dan langkah berikutnya. Catatan juga berguna bagi pemangku kepentingan yang ingin terus mendapatkan informasi tentang proyek Anda. Alih-alih hadir sebagai pendengar pasif, mereka cukup membaca catatan rapat setelahnya. 

Bertanggung jawab atas catatan rapat mungkin terasa menakutkan, tetapi tidak harus begitu. Berikut beberapa kiat yang perlu diingat saat Anda (atau pencatat yang ditunjuk) mulai menulis: 

• Gunakan agenda rapat sebagai garis besar untuk catatan Anda. Dengan begitu, semuanya sudah ditata, dan Anda tidak perlu mengambil langkah tambahan untuk menata informasi.

• Jangan merasa perlu menuliskan semuanya kata demi kata. Sebaliknya, fokuslah untuk menyoroti informasi penting seperti item tindakan, pembaruan proyek, dan keputusan penting. 

• Untuk rapat virtual tanpa presentasi, coba bagikan layar Anda agar semua orang dapat melihat catatan Anda. Dengan begitu, anggota tim dapat ikut serta jika mereka merasa Anda melewatkan informasi penting. 

8. Di akhir rapat: Identifikasi dan tetapkan item tindakan

Pernah mengakhiri rapat tanpa mengetahui hal yang harus dilakukan selanjutnya? Anda dapat mencegah kebingungan semacam itu dengan menetapkan item tindakan yang jelas selama sinkronisasi. Item tindakan mendokumentasikan siapa melakukan apa setelah rapat berakhir, dan memiliki dua tujuan penting: 

1. Item tindakan membuat semua orang selalu selaras pada langkah berikutnya dan memastikan pekerjaan berjalan.

2. Item tindakan menjadi dasar diskusi rapat, memastikan bahwa semua orang berfokus pada rencana tindakan yang konkret, bukan ide-ide yang tidak jelas. 

Agar semua orang memiliki pemahaman yang sama, sebaiknya tugaskan item tindakan secara real-time selama rapat berlangsung. Pastikan item tindakan didokumentasikan dalam catatan rapat sehingga Anda memiliki catatan konkret tentang siapa yang bertanggung jawab atas apa. Jika tim Anda menggunakan alat manajemen proyek seperti Asana, Anda dapat memberikan tugas langsung dari agenda rapat. 

9. Setelah rapat: Bagikan dan arsipkan catatan rapat

Membagikan catatan rapat kepada peserta adalah cara terbaik untuk merangkum semua hal yang Anda diskusikan. Ini membantu pemangku kepentingan mengingat keputusan utama dan item tindakan, jadi semua orang tetap selaras sebelum rapat berikutnya. Selain itu, membagikan catatan rapat adalah cara terbaik untuk memberi tahu secara asinkron pemangku kepentingan yang ingin terus mendapatkan informasi tentang progres proyek, tetapi tidak harus menghadiri rapat. 

Terakhir, pastikan untuk menyimpan dan mengarsipkan catatan rapat di tempat yang dapat dengan mudah diakses semua orang nanti. Misalnya, Asana memungkinkan Anda membuat, membagikan, dan mengarsipkan catatan di satu lokasi terpusat. Pemangku kepentingan juga dapat berkomentar dan berkolaborasi langsung pada catatan rapat, jadi percakapan penting terjadi di tempat yang sama dengan tempat pekerjaan Anda disimpan. 

8 kiat untuk manajemen rapat yang efektif

Manajemen rapat relatif sederhana, tetapi mungkin perlu latihan untuk melakukannya dengan benar. Untuk membantu Anda memecahkan masalah, berikut delapan kiat untuk meningkatkan keterampilan manajemen rapat: 

1. Berikan agenda rapat sebelumnya: Membagikan agenda Anda sebelumnya membantu pemangku kepentingan tiba dengan persiapan dan siap untuk berbagi ide. Dengan begitu, Anda tidak perlu membuang waktu untuk memberi tahu semua orang tentang hal-hal terkini. Sebaliknya, Anda dapat langsung membahas topik diskusi penting. 

2. Patuhi agenda Anda: Agenda Anda adalah panduan rapat utama—agenda mencantumkan semua hal yang perlu dibahas, keputusan yang perlu dibuat, dan waktu yang tersedia untuk setiap topik. Selalu perhatikan agenda selama rapat untuk meningkatkan manajemen waktu dan memastikan diskusi tetap sesuai rencana. Jika ada topik tambahan, buat catatan untuk menindaklanjutinya nanti secara asinkron atau dalam rapat terpisah. 

3. Buat rapat tetap singkat: Makin panjang rapat, makin sulit bagi semua orang untuk tetap fokus dan terlibat. Biarkan agenda menentukan durasi rapat yang diperlukan, dan ingatlah bahwa tidak semua sinkronisasi harus berdurasi 30 atau 60 menit—bisa 15 menit, 40 menit, atau berapa pun waktu yang benar-benar Anda butuhkan. Rapat bisnis yang lebih singkat sangat penting untuk tim jarak jauh, karena kelelahan video terjadi sekitar 30 menit. Di sisi lain, kita biasanya dapat mempertahankan fokus selama 45 hingga 60 menit selama rapat tatap muka. 

4. Undang lebih sedikit orang: Semakin kecil rapat, semakin efisien rapat itu. Mengundang lebih sedikit orang dapat membuat sinkronisasi lebih produktif dan memberi peserta rapat ruang dan waktu yang mereka butuhkan untuk berkontribusi. Ini juga menghemat waktu pemangku kepentingan lain untuk rapat yang tidak relevan bagi mereka. Saat memutuskan siapa yang akan diundang, ingatlah bahwa rapat yang sukses berfokus pada pengambilan keputusan, bukan sekadar berbagi informasi. Jika pemangku kepentingan ingin terus mendapatkan informasi, Anda dapat mengirimkan catatan rapat setelah rapat selesai. 

5. Mulai tepat waktu: Anda boleh mengalokasikan beberapa menit waktu buffer untuk memberi waktu kepada orang-orang untuk tiba, tetapi lebih dari itu dapat memengaruhi produktivitas rapat Anda. Cobalah untuk memulai tepat waktu secara konsisten, meskipun ada yang belum tiba. Jika Anda cenderung memiliki banyak peserta yang terlambat, coba sertakan pertanyaan pencair suasana selama 5 menit di awal rapat untuk memberi waktu kepada peserta yang terlambat agar mereka dapat menyesuaikan diri. 

6. Jadikan interaktif: Rapat terbaik penuh dengan kreativitas dan energi. Orang-orang tidak hanya hadir dan mendengarkan secara pasif—sebaliknya, mereka berpartisipasi secara aktif dalam diskusi. Untuk membuat rapat lebih interaktif, coba minta masukan secara langsung dan alokasikan waktu untuk bertukar pikiran.

7. Siapkan waktu penyangga untuk Tanya Jawab: Mematuhi agenda itu penting, tetapi Anda juga harus fleksibel dan menyediakan waktu untuk pertanyaan yang relevan. Alih-alih menunda sesi Tanya Jawab hingga akhir rapat, dorong peserta untuk mengajukan pertanyaan selama rapat. Dengan begitu, mereka cenderung tidak melupakannya, dan Anda dapat menjawab setiap pertanyaan sesuai konteksnya. 

8. Tindak lanjuti tepat setelah rapat: Jangan menunggu—tindak lanjuti saat rapat masih segar di benak semua orang. Ini termasuk membagikan catatan rapat, menjadwalkan rapat tindak lanjut, dan menetapkan item tindakan. 

Jadikan rapat Anda efektif kembali

Rapat tidak harus membuang-buang waktu. Jika ada satu hal yang Anda dapatkan dari artikel ini, biarkan ini: satu rapat produktif selalu lebih baik daripada beberapa rapat yang tidak produktif. Dengan sedikit perencanaan awal, Anda dapat menyelesaikan sebanyak mungkin (jika tidak lebih) dalam waktu singkat—dan Anda juga akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus. 

Ingin sumber daya rapat lainnya? Lihat artikel kami tentang rapat stand up, retrospektif sprint, rapat perencanaan sprint, rapat awal proyek, dan rapat post-mortem proyek.