Cara menggunakan metode Hoshin Kanri untuk perencanaan strategis

Catatan singkat: Kami telah menyertakan templat PDF grafis di bawah ini untuk membantu Anda memvisualisasikan Metode Hoshin Kanri sebagai opsi perencanaan strategis. Dan meskipun Anda dapat menggunakan Asana untuk mengikuti metode ini, saat ini kami tidak memiliki fitur atau templat dalam produk untuk ini.

Ingatkah Anda saat masih kecil dan diberi aktivitas menghubungkan titik-titik? Awalnya, halaman terlihat seperti kumpulan titik acak di halaman. Namun, saat Anda menghubungkan titik-titik, gambar yang lebih besar mulai terbentuk. 

Meskipun metode Hoshin Kanri sedikit lebih kompleks daripada teka-teki buku mewarnai, filosofi yang sama berlaku. Dengan metode Hoshin Kanri, Anda dapat menghubungkan titik-titik antara pekerjaan harian dan tujuan strategis perusahaan yang lebih besar untuk melihat gambaran yang lebih besar. Berikut caranya.

Apa itu Hoshin Kanri?

Hoshin Kanri adalah alat perencanaan strategis yang digunakan bisnis untuk menghubungkan tujuan tingkat perusahaan dengan pekerjaan harian kontributor perorangan. Dalam bahasa Jepang, kata "hoshin" diterjemahkan menjadi "kebijakan" atau "arah". Kata "kanri" berarti "manajemen". Frasa ini secara keseluruhan kira-kira diterjemahkan menjadi, "Bagaimana kita mengelola arah kita?"

Gol Hoshin Kanri adalah agar semua orang di perusahaan berupaya mencapai gol yang sama pada saat yang sama. Hal ini terjadi melalui alur umpan balik yang disebut Hoshin Kanri Catchball. Berikut cara kerjanya:

• Tim strategis mendorong strategi ke tingkat kontributor individu, memberikan informasi dan konteks tentang cara strategi terhubung dengan pekerjaan sehari-hari mereka.

• Kontributor individu kemudian memberlakukan strategi tersebut.

• Terakhir, tingkat produksi kontributor perorangan diberikan kembali ke tim strategis untuk membantu mereka menganalisis dan menyesuaikan strategi.

Dengan begitu,  Hoshin Kanri bukanlah metode berpikir sekali saja, melainkan siklus perencanaan dan peningkatan yang berkesinambungan.  

Kapan menggunakan metode Hoshin Kanri

Hoshin Kanri adalah metode yang baik untuk digunakan jika Anda menerapkan strategi di tingkat perusahaan, atau jika Anda ingin menyatukan seluruh tim untuk mencapai tujuan menyeluruh yang sama. Namun, metode ini membutuhkan banyak waktu untuk merencanakan dan menerapkan. 

Jika Anda mencari cara yang lebih sederhana untuk menyelaraskan prioritas strategis, coba mulai dengan rencana strategis. Namun, baik menggunakan rencana strategis atau Hoshin Kanri Catchball, pastikan Anda selalu memberikan konteks, kejelasan, dan koneksi yang dibutuhkan anggota tim untuk mencapai kesuksesan.

Matriks Hoshin Kanri

Matriks Hoshin Kanri (atau matriks X) adalah representasi visual dari proses perencanaan Hoshin Kanri. Tim menggunakannya untuk membantu melacak keterkaitan gol dan tujuan saat menerapkan metode Hoshin Kanri. Gol matriks adalah mengidentifikasi siapa yang mengerjakan inisiatif apa, bagaimana strategi terhubung ke inisiatif, dan bagaimana mereka kembali ke gol jangka panjang.

Cara membaca matriks Hoshin Kanri

Jika menggunakan metodologi Hoshin Kanri, Anda juga harus menggunakan matriks Hoshin Kanri. Matriks Hoshin Kanri adalah alat yang sangat berguna bagi individu untuk memahami keterkaitan pekerjaan spesifik mereka dengan tujuan jangka panjang. Saat anggota tim tidak memiliki gol yang jelas atau memahami keterkaitan pekerjaan mereka dengan tujuan strategis yang lebih besar, mereka mungkin secara tidak sengaja menghabiskan waktu dan sumber daya untuk pekerjaan yang tidak perlu. Sebaliknya, menghubungkan pekerjaan dengan gol dapat membantu tim bergerak ke satu arah. 

Meskipun matriks Hoshin Kanri terlihat rumit, membacanya sebenarnya cukup sederhana. Bagan membagi informasi menjadi lima bagian utama dalam pola kompas:

• Tujuan strategis jangka panjang berada di bagian selatan.

• Tujuan tahunan berada di bagian barat.

• Inisiatif peningkatan berada di bagian utara.

• Target peningkatan atau KPI berada di bagian timur.

• Sumber daya berada di bagian paling timur.

Saat membaca matriks Hoshin Kanri, mulailah dari bawah dan lanjutkan searah jarum jam. Di setiap sudut matriks, Anda akan menemukan titik-titik kecil yang merepresentasikan cara setiap inisiatif atau tujuan terhubung satu sama lain. Sumber daya di paling kanan mengidentifikasi anggota tim yang bertanggung jawab atas inisiatif peningkatan dan IKU.

Berikut contohnya. Dalam matriks Hoshin Kanri di atas, kita akan mulai di bagian bawah "Tujuan Strategis". Dengan mengikuti titik-titik di sebelah kiri, kita dapat melihat bahwa tujuan strategis "Menjadi perusahaan global" terkait dengan tujuan tahunan "Membuat fitur produk baru yang disesuaikan dengan pasar internasional." Dengan menelusuri kolom tersebut hingga ke sudut kiri atas, kita dapat melihat bahwa tujuan tahunan terhubung dengan dua inisiatif peningkatan, yaitu "Mengoptimalkan program kesuksesan pelanggan agar sesuai dengan kebutuhan pelanggan" dan "Melakukan riset pasar internasional." Anda dapat melanjutkan proses yang sama ini untuk menghubungkan KPI dan sumber daya serta melihat cara semuanya dipasangkan.

7 langkah perencanaan Hoshin Kanri

Ada tujuh langkah utama yang harus diambil saat memulai strategi perencanaan Hoshin Kanri. Jika sudah memiliki rencana strategis yang selesai, Anda dapat melewati langkah satu hingga empat. Berikut cara memulainya.

1. Tetapkan visi organisasi

Identifikasi misi, visi, dan nilai-nilai utama organisasi Anda. Ini biasanya dilakukan dalam bentuk pernyataan visi. Pernyataan visi harus mendukung gol jangka panjang tim dan menghubungkannya kembali ke pernyataan misi perusahaan. 

Selama proses perencanaan strategis tradisional, Anda harus menjelaskan visi organisasi untuk memastikan gol jangka panjang selaras. Namun, metode Hoshin Kanri melangkah lebih jauh dengan membantu memvisualisasikan cara pekerjaan individu memengaruhi gol jangka panjang perusahaan Anda dan, selanjutnya, visi organisasi Anda.

2. Mengembangkan tujuan strategis

Tujuan strategis—terkadang disebut tujuan terobosan—adalah perubahan yang perlu dilakukan organisasi untuk mencapai visi yang Anda tentukan di langkah pertama. Tujuan ini merupakan formulir pilar strategi Anda. Anda tidak ingin membuat terlalu banyak tujuan—tetapkan sekitar tiga atau empat tujuan jangka panjang dan butuh tiga hingga lima tahun untuk mencapainya. Memiliki terlalu banyak tujuan dapat membagi fokus tim, membuatnya lebih sulit untuk mencapai gol strategis. Setelah menentukan tujuan strategis, tambahkan ke matriks Hoshin Kanri di bagian paling bawah bagan.

3. Mengembangkan tujuan tahunan

Setelah mengidentifikasi tujuan terobosan utama yang ingin dicapai, fokuslah untuk menetapkan gol tahunan yang ingin dicapai tim. Karena tujuan strategis membutuhkan waktu sekitar tiga hingga lima tahun untuk dicapai, membaginya menjadi gol jangka pendek yang lebih kecil membuat gol besar terasa lebih mudah dikelola. 

Targetkan untuk menetapkan dua hingga 10 gol tahunan. Ingatlah bahwa gol-gol ini harus berupa gol SMART, artinya gol-gol tersebut spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu. Untuk melacak progres tim Anda terhadap gol ini, Anda juga harus menentukan metrik keberhasilan bisnis utama untuk digunakan sebagai indikator kinerja utama (IKU) untuk setiap tujuan. Pada matriks Hoshin Kanri, ini adalah bagian di sisi kiri bagan.

4. Bagikan gol ke seluruh organisasi

Sebelum mulai melaksanakan pekerjaan, Anda perlu membagi gol tahunan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih dapat ditindaklanjuti. Untuk melakukan ini, bagi tujuan tahunan Anda yang relatif luas menjadi inisiatif yang dapat ditindaklanjuti yang spesifik untuk setiap tim atau bagian. Hasilnya, seluruh tim tidak hanya akan memahami gol secara keseluruhan—yaitu, tujuan tahunan dan strategis—tetapi juga gol yang lebih kecil yang akan mereka upayakan untuk membantu perusahaan mencapai gol yang lebih besar. 

Selama langkah ini, tim akan mulai memahami pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tahunan. Inisiatif peningkatan ini adalah bagian teratas dari matriks Hoshin Kanri. Setiap tim atau matriks anggota tim mungkin terlihat sedikit berbeda karena setiap orang bertanggung jawab atas bagian inisiatif yang berbeda.

5. Jalankan tujuan tahunan

Akhirnya, Anda siap untuk menerapkan. Karena cara Anda membagi tujuan tahunan menjadi gol yang lebih kecil, setiap tim akan memiliki strategi yang berbeda. Namun, pada akhirnya, semua strategi ini disatukan untuk memastikan organisasi dapat memenuhi tujuan tahunan. 

Anda bebas menentukan cara yang tepat untuk mengeksekusi inisiatif. Beberapa cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan strategi peningkatan berkelanjutan seperti model Six Sigma DMAIC, metodologi Kaizen, atau siklus PDCA. 

Saat produksi dimulai dan hasil mulai mengalir, umpan balik akan mulai mengalir dari lantai produksi hingga ke tim strategis.

6. Terapkan tinjauan bulanan

Sering kali, gol dan informasi strategi ada dalam dokumen yang tidak digunakan, seperti spreadsheet atau dek slide, sementara pekerjaan sehari-hari tim ada di tempat lain. Untuk menghubungkan titik-titik, mulailah dengan menerapkan sistem tinjauan bulanan untuk memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Periksa gol dan pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mencapainya guna memastikan keduanya selaras.

Metode Hoshin Kanri membuat ini lebih mudah. Setelah mulai melakukan pekerjaan tahunan di langkah lima, hasil produksi akan mulai mengalir kembali ke tim kepemimpinan strategis Anda. Dengan menggunakan informasi ini, berhentilah sejenak dari pekerjaan sehari-hari dan lihat bagaimana Anda saat ini mempertahankan progres. Apa yang berjalan dengan baik? Apa yang dapat ditingkatkan? 

Alat manajemen proyek dapat mempermudah proses ini. Misalnya, Asana memungkinkan Anda membuat dan melacak gol di tempat yang sama tempat tim Anda menyimpan dan melacak pekerjaan sehari-hari mereka. Anda juga dapat mengatur pengingat otomatis yang mengingatkan Anda untuk memperbarui dan meninjau gol setiap bulan.

7. Lakukan tinjauan tahunan

Setelah Anda menyelesaikan progres 12 bulan penuh, saatnya melihat semua yang telah dicapai tim Anda. Apa Anda berhasil mencapai gol? Jika Anda tidak mencapai gol, apa yang dapat diubah lain kali? Apa hal yang Anda pelajari tahun ini yang dapat diterapkan untuk siklus proyek berikutnya? 

Setelah menentukan pelajaran yang diambil dari tahun sebelumnya, Anda dapat memulai proses dari awal dan menetapkan gol baru untuk tahun mendatang. Selanjutnya, Anda dapat mengubah taktik untuk mengatasi hambatan atau titik masalah sebelumnya—kemudian memulai alur catchball Hoshin Kanri dari awal.

Kelebihan dan kekurangan metodologi Hoshin Kanri

Seperti halnya setiap strategi, metode Hoshin Kanri memiliki kelebihan dan kekurangan. Berikut hal-hal yang dilakukan dengan baik dan hal-hal yang harus Anda pertimbangkan saat menerapkan strategi ini.

Kelebihan metodologi Hoshin Kanri

• Matriks Hoshin Kanri mudah dibaca. Sekilas, matriks Hoshin Kanri terlihat rumit. Namun, saat Anda terbiasa, ini sebenarnya cara yang sederhana dan efektif untuk mengelola tanggung jawab dan memahami cara inisiatif terhubung kembali ke tujuan perusahaan yang lebih tinggi.

• Hoshin Kanri dengan jelas menguraikan strategi gambaran besar. Saat tim membahas strategi gambaran besar, matriks Hoshin Kanri adalah cara mudah untuk melihat inisiatif yang lebih kecil dan cara inisiatif tersebut dapat memengaruhi gol perusahaan yang lebih besar. 

• Ketahui siapa yang bertanggung jawab atas apa. Manajer dapat dengan cepat mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab atas inisiatif tertentu dengan menggunakan matriks Hoshin Kanri. Ini membantu orang tetap akuntabel atas gol yang menjadi tanggung jawabnya.

Kekurangan metodologi Hoshin Kanri

• Matriks Hoshin Kanri hanya membantu dengan informasi minimal. Makin banyak informasi yang Anda tambahkan ke matriks, makin sulit grafiknya dibaca. Jika Anda membangun dependensi dan tanggung jawab yang lebih kompleks, matriks Hoshin Kanri mungkin bukan metode terbaik untuk tim Anda. Jika ingin lebih spesifik dengan dependensi, coba gunakan Metode jalur kritis (CPM). 

• Hoshin Kanri hanya mempersempit strategi menjadi empat lapisan kekhususan. Jika tim ingin membagi gol dan strategi menjadi lebih dari empat lapisan, metode Hoshin Kanri tidak akan berhasil. Jika ingin membagi proyek menjadi lebih banyak bagian, coba gunakan metodologi waterfall.

• Matriks Hoshin Kanri bersifat statis. Jika strategi dan tanggung jawab berubah secara drastis, matriks Hoshin Kanri sulit diubah. Jika Anda mengantisipasi perubahan yang lebih besar akan terjadi dalam proyek, mungkin yang terbaik adalah menggunakan metodologi Agile.

Wujudkan matriks Hoshin Kanri Anda dengan alat manajemen kerja

Meskipun matriks Hoshin Kanri adalah referensi statis yang bagus, memiliki alat yang melacak tujuan secara real-time lebih baik. Menggunakan alat manajemen kerja seperti Asana dapat menyelaraskan tim Anda ke satu misi bersama. Ketika tim memahami dengan jelas cara pekerjaan mereka berkontribusi pada perusahaan secara keseluruhan, mereka diberdayakan untuk memberikan hasil yang terukur.