Comment Panacea Skincare fait évoluer son entreprise avec Asana

« Beaucoup d’entreprises qui réussissent dans les premières étapes, en particulier celles qui ont atteint l’adéquation produit-marché, n’ont pas de base solide en place », explique Terry Lee, fondateur de Panacea Skincare, une nouvelle marque coréenne inspirée de la beauté. « Les choses commencent donc à s’effondrer, qu’il s’agisse de la communication ou de l’alignement au sein de l’équipe. »

Entrepreneur dans l’âme, Terry le sait bien.

Avant de fonder Panacea, Terry était le directeur des opérations de MeUndies, où il était l’employé numéro sept (il y en a maintenant plus de 100) et a contribué à faire passer l’entreprise de 5 millions de dollars à 50 millions de dollars de revenus annuels. Un facteur clé de cette croissance rapide ? Structure, alignement de l’équipe et communication efficace.

Aujourd’hui, Terry a entamé une nouvelle aventure chez Panacea. Fort de son expérience passée dans la création d’entreprises, il sait qu’il ne suffit pas d’avoir une idée innovante et un produit adapté au marché pour réussir. Le premier outil vers lequel il se tourne pour obtenir de l’aide ? Asana.

« Lorsque vous démarrez une entreprise, il y a tellement de choses à faire et les ressources sont limitées : temps, argent, personnel », explique Terry. « Vous portez de nombreuses casquettes différentes et vous avez donc besoin d’un moyen efficace de tout suivre. »

Asana aide Panacea à organiser l’ensemble de son travail, à gérer tous les processus de l’entreprise et à rester sur la même longueur d’onde afin de pouvoir agir rapidement, se développer et évoluer avec succès. Et avec une vision ambitieuse pour Panacea, Terry met en œuvre de nombreuses pratiques qui, selon lui, créeront une structure au sein de l’entreprise, afin qu’elle soit prête à réussir dès le départ.

Voici les trois principales pratiques que Terry et son équipe ont mises en œuvre depuis le lancement de Panacea (indice : elles incluent un peu d’aide d’Asana 😉).

Visualiser chaque détail

Fort de son expérience chez MeUndies, Terry savait que son équipe devait commencer à tout suivre au fur et à mesure qu’elle développait l’idée et le business plan de Panacea en un seul endroit. C’est là qu’il s’est tourné vers Asana. Sa simplicité et sa flexibilité sont parfaites pour leurs besoins, et leur permettent de structurer et d’organiser leur travail (projets, tâches, fichiers, etc.) de la manière qui convient le mieux à leur Business.

Nous avons utilisé Asana pour lancer Panacea. Il était vraiment important que nous suivions tout au même endroit au fur et à mesure que nous développions le Business.”

Ils ont commencé par créer un projet, puis ont commencé à tout suivre dans les tâches au fur et à mesure qu’ils développaient leur business plan et leur entreprise, des documents juridiques au développement de produits en passant par les activités de marketing. Si l’équipe n’était pas sûre au départ de devoir tout suivre sur Asana, elle a rapidement compris l’intérêt de la plateforme, qui permet de tout centraliser et d’organiser le travail, et s’est engagée à l’utiliser.

En tant qu’espace centralisé pour stocker et suivre toutes les informations, Asana a donné à l’équipe Panacea la structure dont elle avait besoin pour rester coordonnée lors de son soft launch réussi en novembre 2017.

Transformer les discussions en tâches concrètes

Après avoir créé la structure initiale au sein de l’entreprise en suivant et en organisant l’ensemble du travail et des informations sur Asana, Terry savait, grâce à son expérience chez MeUndies, qu’il était nécessaire de définir des conventions de communication. Ces directives et pratiques sont essentielles pour maintenir intacte la structure qu’ils ont mise en place afin de pouvoir évoluer rapidement avec une équipe réduite.

« Lorsque vous débutez avec trois personnes comme nous l’avons fait, la communication au travail est fluide, car vous êtes assis les uns à côté des autres. Pas besoin d’une tonne de structure ou d’architecture intégrée », explique Terry. « Mais dès que vous dépassez 6 à 8 personnes, la communication devient plus complexe et vous devez être intentionnel à ce sujet. »

Au-delà de 6 à 8 personnes, la communication devient plus complexe et vous devez y réfléchir de manière intentionnelle.”

Pour structurer leur communication, Terry et son équipe se sont à nouveau tournés vers Asana. Désormais, lorsque les discussions (en personne, sur Slack ou par e-mail) sur de nouvelles idées de produits ou d’éventuelles initiatives marketing débouchent sur des actions à entreprendre, celles-ci sont consignées sur Asana sous forme de tâches avec des responsables et des échéances, afin d’en assurer le suivi.

De cette façon, chacun sait clairement qui est responsable de chaque tâche, ce qui doit être fait et quand cela doit être fait. Ensuite, lorsque l’équipe a des questions, des commentaires ou des réflexions à partager, elle commente la tâche correspondante pour que tout reste connecté au lieu de crier à travers la pièce : « Hé, tu as ça, ou tu vas t’en occuper ? » Cela permet de responsabiliser les collègues, de s’assurer que le travail est effectué et de créer des archives de référence pour les besoins futurs.

L’équipe s’appuie également beaucoup sur l’application mobile Asana pour enregistrer les tâches à accomplir et suivre le travail lorsqu’elle est absente de son bureau. Puisque tout le travail de Panacea est suivi et géré sur Asana, les membres de l’équipe peuvent accéder aux fichiers, commenter les tâches et suivre l’avancement du travail, où qu’ils soient.

Créer un processus standard pour l’intégration des nouveaux membres de l’équipe

Bien que l’équipe de Panacea soit actuellement petite, elle a des plans de recrutement agressifs et élabore une feuille de route de recrutement complète.

Cependant, avant d’intégrer de nombreux nouveaux membres de l’équipe, Terry et son équipe créent un processus d’intégration standard que les responsables du recrutement et les nouveaux employés doivent suivre. Non seulement cela donne une structure au processus d’intégration, mais cela permet également aux responsables du recrutement de s’approprier le processus (plutôt que les RH), et leurs nouveaux employés disposent des informations dont ils ont besoin pour réussir dans leur rôle dès le premier jour. Chez MeUndies, ce processus a aidé Terry et son équipe à évoluer rapidement et efficacement, et ils espèrent obtenir les mêmes résultats chez Panacea.

Pour standardiser le processus, Terry et son équipe créent un modèle de projet d’onboarding des nouveaux employés sur Asana à l’intention des responsables. Celui-ci comprend tous les documents et informations (formulaires RH, directives de l’entreprise, liens vers des pages Web et des outils importants, enquêtes, etc.) dont les nouveaux employés ont besoin pour se lancer dans leur nouveau rôle chez Panacea. De cette façon, chaque nouvel employé reçoit les mêmes informations et peut les consulter à tout moment sur Asana.

« L’avantage, c’est qu’avec un outil comme Asana, vous avez la possibilité de créer un processus comme celui-ci, qui est à la fois efficace (puisque vous ne réinventez pas la roue à chaque fois) et donne au responsable du recrutement la maîtrise de l’intégration du nouveau membre de son équipe », explique Terry.

N’oubliez pas de toujours montrer l’exemple

Aujourd’hui, Terry et Panacea s’appuient sur la structure qu’ils ont créée sur Asana pour gérer l’ensemble de leur entreprise. Elle est intégrée à tout ce qu’ils font. « Je suis convaincue que vous devez diriger depuis le sommet et que vous devez mettre en pratique ce que vous prêchez », déclare Terry. « Nous sommes vraiment convaincus de l’utilisation d’Asana et sommes les utilisateurs expérimentés de l’équipe. Nous voulons créer un précédent et donner l’exemple. »

Bien qu’ils soient encore une petite équipe et qu’ils ne fassent que commencer, ils savent qu’ils ne pourront réaliser leurs plans de croissance ambitieux que s’ils restent organisés, coordonnés et communiquent efficacement. Pour ce faire, ils s’appuient sur la structure et les processus qu’ils ont mis en place avec Asana.

En plus de diriger Panacea, Terry conseille également d’autres entreprises en phase de démarrage à Los Angeles et les aide à réussir sur le long terme. L’une de ses premières recommandations ? Suivez et gérez tout pour votre entreprise sur Asana.