Comment Panacea Skincare développe son activité grâce à Asana

« Beaucoup d’entreprises qui réussissent bien dans les premières phases, en particulier celles qui ont trouvé le bon produit pour le bon marché, ne disposent pas de bases solides », explique Terry Lee, fondateur de Panacea Skincare, une nouvelle marque inspirée de la beauté coréenne. « Alors, les choses commencent à se dégrader, qu’il s’agisse de la communication ou de l’alignement au sein de l’équipe. »

Entrepreneur dans l’âme, Terry le sait bien.

Avant de fonder Panacea, Terry était directeur des opérations chez MeUndies, où il était le septième employé (ils en sont aujourd’hui plus de 100) et a contribué à faire passer les recettes annuelles de l’entreprise de 5 millions à 50 millions de dollars. Quels ont été les principaux moteurs de cette croissance rapide ? La structure, l’alignement de l’équipe et une communication efficace.

Aujourd’hui engagé dans une nouvelle aventure chez Panacea, Terry sait, grâce à son expérience passée dans la création d’entreprises, qu’il ne suffit pas d’avoir une idée innovante et d’assurer l’adéquation produit-marché pour réussir. Le premier outil vers lequel il se tourne pour obtenir de l’aide ? Asana.

« Lorsque vous créez une entreprise, il se passe tellement de choses et les ressources sont limitées : le temps, l’argent, les personnes », explique Terry. « Vous endossez de nombreuses casquettes, vous avez donc besoin d’un moyen efficace pour tout suivre. »

Asana aide Panacea à organiser l’ensemble de son travail, à gérer tous les processus de l’entreprise et à rester en phase afin de pouvoir avancer rapidement, se développer et évoluer avec succès. Et, fort d’une vision ambitieuse pour Panacea, Terry met en œuvre de nombreuses pratiques dont il sait qu’elles permettront de structurer l’entreprise, afin que tout soit en place pour réussir dès le départ.

Voici les trois principales pratiques que Terry et son équipe ont mises en œuvre depuis la création de Panacea (indice : elles bénéficient d’un petit coup de pouce d’Asana 😉).

Visualiser chaque détail

D’après son expérience chez MeUndies, Terry savait que son équipe devait commencer à suivre l’ensemble du travail au même endroit pendant qu’elle élaborait le concept et le business plan de Panacea. C’est pourquoi il a décidé de se tourner vers Asana. Sa simplicité et sa flexibilité sont parfaitement adaptées à leurs besoins, et cet outil leur permet de structurer et d’organiser leur travail (projets, tâches, fichiers, etc.) de la manière qui convient le mieux à leur entreprise.

En fait, nous avons utilisé Asana pour lancer Panacea. Il était vraiment essentiel que nous centralisions l’ensemble du suivi au même endroit au fur et à mesure du développement de notre Business.”

Ils ont commencé par créer un projet, puis ont suivi l’ensemble du processus sous forme de tâches au fur et à mesure qu’ils élaboraient leur business plan et développaient leur entreprise, des formalités juridiques au développement du produit, en passant par les activités marketing. Au début, l’équipe n’était pas sûre d’avoir besoin de tout suivre sur Asana, mais elle en a rapidement compris l’utilité : Asana permettait de tout centraliser et d’organiser le travail, et l’équipe s’est donc engagée à l’utiliser.

Grâce à Asana, qui offrait un espace centralisé pour stocker et suivre toutes les informations, l’équipe Panacea a disposé de la structure dont elle avait besoin pour rester coordonnée et mener à bien son pré-lancement en novembre 2017.

Transformer les discussions en tâches exploitables

Après avoir mis en place la structure initiale au sein de l’entreprise en suivant et en organisant l’ensemble de leur travail et de leurs informations sur Asana, Terry savait, grâce à son expérience chez MeUndies, qu’il était nécessaire de définir des règles de communication. Ces consignes et ces pratiques sont essentielles pour préserver la structure qu’ils ont mise en place, afin de pouvoir se développer rapidement avec une équipe réduite.

« Lorsque vous démarrez avec trois personnes, comme c’était notre cas, la communication au sujet du travail se fait de manière fluide, car vous êtes assis les uns à côté des autres. Vous n’avez pas besoin d’une structure ou d’une architecture très élaborée », explique Terry. « Mais dès que vous dépassez 6 à 8 personnes, la communication devient plus complexe et vous devez la gérer de manière délibérée. »

Au-delà de 6 à 8 personnes, la communication devient plus complexe et vous devez la gérer de manière délibérée.”

Pour structurer leur communication, Terry et son équipe se sont à nouveau tournés vers Asana. Désormais, lorsque des discussions (en personne, sur Slack ou par e-mail) portant sur de nouvelles idées de produits ou sur des initiatives marketing potentielles donnent lieu à des actions à entreprendre, celles-ci sont enregistrées sur Asana sous la forme de tâches, avec un Responsable et une échéance, afin de pouvoir les suivre.

Ainsi, chacun sait clairement qui est responsable de chaque tâche, ce qui doit être accompli et pour quand. Ensuite, lorsque les membres de l’équipe ont des questions, des commentaires ou des idées à partager, ils ajoutent des commentaires à la tâche correspondante afin que tout reste lié, au lieu de crier à travers la pièce : « Hé, tu t’en occupes ? » ou « Hé, tu vas t’en occuper ? » Cela permet de responsabiliser les collègues, de s’assurer que le travail est effectué et de créer des archives auxquelles il sera possible de se référer en cas de besoin à l’avenir.

L’équipe utilise également beaucoup l’application mobile Asana pour enregistrer ses tâches et suivre son travail lorsqu’elle n’est pas à son bureau. Comme tout le travail de Panacea est suivi et géré sur Asana, les membres de l’équipe peuvent accéder aux fichiers, commenter les tâches et se tenir informés de la progression, où qu’ils se trouvent.

Créer un processus d’intégration standard pour les nouveaux membres de l’équipe

Bien que l’équipe de Panacea soit actuellement réduite, l’entreprise a des projets de recrutement ambitieux et est en train d’élaborer une feuille de route de recrutement détaillée et complète.

Cependant, avant d’intégrer un grand nombre de nouveaux membres dans l’équipe, Terry et son équipe mettent en place un processus d’intégration standard que les responsables du recrutement et les nouveaux employés devront suivre. Non seulement cela permet de structurer le processus d’intégration, mais cela donne également aux responsables du recrutement la possibilité de s’approprier le processus (plutôt qu’aux RH), et les nouveaux employés disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour réussir dans leur fonction dès le premier jour. Chez MeUndies, ce processus a aidé Terry et son équipe à évoluer rapidement et efficacement, et ils espèrent obtenir les mêmes résultats chez Panacea.

Afin de standardiser le processus, Terry et son équipe créent sur Asana un modèle de projet d’onboarding des nouveaux employés à l’intention des responsables. Ce modèle comprend tous les documents et informations (Formulaires RH, directives de l’entreprise, liens vers des pages Web et des outils importants, enquêtes, etc.) dont les nouveaux employés ont besoin pour démarrer sur les chapeaux de roue dans leur nouveau poste chez Panacea. Ainsi, chaque nouvel employé reçoit les mêmes informations et peut les consulter à tout moment sur Asana.

« Ce qui est formidable, c’est qu’avec un outil comme Asana, vous avez la possibilité de créer un processus comme celui-ci, qui est à la fois efficace (puisque vous n’avez pas à tout recommencer depuis le début à chaque fois) et qui permet au responsable du recrutement de s’approprier l’accueil du nouveau membre de son équipe », explique Terry.

Ne pas oublier de toujours montrer l’exemple

Aujourd’hui, Terry et Panacea s’appuient sur la structure qu’ils ont créée sur Asana pour gérer l’ensemble de leur activité ; Asana est intégré à tout ce qu’ils font. « Je suis convaincue qu’il faut diriger du devant de la scène et montrer l’exemple », déclare Terry. « Nous sommes vraiment convaincus par l’utilisation d’Asana et nous sommes les utilisateurs avancés de l’équipe. Nous voulons créer un précédent et donner le bon exemple. »

Bien qu’ils ne soient encore qu’une petite équipe et qu’ils en soient qu’à leurs débuts, ils savent qu’ils ne pourront réaliser leurs ambitieux projets de croissance que s’ils restent organisés, coordonnés et s’ils communiquent efficacement. Pour ce faire, ils s’appuient sur la structure et les processus qu’ils ont mis en place avec Asana.

En plus de diriger Panacea, Terry conseille également d’autres entreprises en phase de démarrage à Los Angeles et les aide à se préparer pour une réussite à long terme. L’une de ses premières recommandations ? Suivez et gérez tout ce qui concerne votre entreprise sur Asana.