Créer votre premier projet

Après avoir créé quelques tâches, vous pourriez vous rendre compte que certaines d’entre elles sont associées à des tâches similaires. Vous pouvez les regrouper dans un projet. Si vous êtes la première personne de votre organisation à utiliser Asana, nous vous recommandons d’inviter deux ou trois collègues qui travaillent avec vous sur un projet pour que vous puissiez collaborer sur Asana. Si votre équipe utilise déjà Asana, parcourez les projets existants dans la barre latérale.

À quoi correspondent les projets ?

Les projets font partie des équipes et ils permettent de stocker les tâches. Il y a de nombreuses raisons de créer un projet : suivre les initiatives de plus grande envergure qui peuvent inclure plusieurs intervenants ou des flux de travail complexes, planifier et atteindre les objectifs de votre équipe, tenir une échéance ou même organiser vos idées.

Suivez une courte leçon Asana sur les projets.

Bien qu’il revienne à votre équipe de choisir avec quel projet/processus vous commencez à essayer Asana, vous devriez viser un processus :

  • Qui est simple et précis
  • Qui nécessite une forte collaboration de l’équipe
  • Qui est clairement associé à des objectifs, des étapes et des livrables clairs
  • Qui est actuellement peu fonctionnel ou a été conçu à la va-vite
  • dont le suivi est utile pour votre équipe

Découvrez les exemples de projets ou commencez avec un modèle

Mettre en place un projet

Les projets Asana sont suffisamment flexibles pour permettre une grande variété d’utilisations. Les possibilités sont presque illimitées. Si vous avez besoin d’idées, consultez l’un des flux de travail généraux ci-dessous :

Si vous travaillez actuellement à la planification et à la gestion de projets dans des feuilles de calcul, vous pouvez utiliser notre importateur CSV pour importer rapidement votre projet sur Asana.

Utilisez ce modèle pour voir à quoi ressemble un projet Asana, puis le personnaliser selon vos besoins.

Voici les directives de base pour créer un projet :

1. Créer votre projet et lui donner un nom

Créer un projet sur Asana

Cliquez sur le bouton + dans la barre du haut, puis sélectionnez Projet. Donnez à votre projet un nom descriptif et axé sur son objectif, tel que « Lancement du site Web » ou « Événement de reconnaissance client » et ajoutez-y une description. Vous pouvez inclure la finalité, des liens vers les documents de référence ou un aperçu du projet.

Prenez en compte les collègues qui travailleront sur le projet ou y accèderont et choisissez l’équipe à laquelle intégrer le projet. En cas de besoin, vous pouvez créer une équipe dans le menu du bouton +.

Ensuite, choisissez entre une disposition en liste ou en tableau. La première est idéale pour les listes de tâches ou les tâches qui suivent un ordre séquentiel (comme la planification d’un événement). Les projets en tableau (kanban) sont quant à eux des notes adhésives numériques parfaites pour les projets qui avancent par étape ou qui sont regroupés en catégories distinctes, ou encore si vous souhaitez avoir une présentation graphique (comme des demandes de design regroupées par designer).

Si vous utilisez Asana Premium, vous pouvez sélectionner différents paramètres de confidentialité de projet. Sinon, le projet sera visible par l’équipe que vous avez sélectionnée.

2. Planifiez et organisez votre projet

Commencez à créer des tâches pour chaque étape importante afin d’atteindre les objectifs de votre projet. Donnez à chaque tâche une échéance pour clarifier les délais.

Appuyez simplement sur Entrée dans la vue en liste ou en tableau d’un projet pour ajouter des tâches.

Ensuite, faites des groupes de tâches en ajoutant des sections (vue en liste) ou des colonnes (vue en colonnes). Pour créer une section, procédez de la même façon que vous le feriez pour une tâche, puis ajoutez deux-points à la fin du nom de la tâche. Pour les colonnes dans les projets en tableau, cliquez simplement sur Ajouter une colonne.

Lorsque vous commencez à ajouter des tâches, vous pouvez utiliser la chronologie pour voir comment les diverses parties de votre travail s’intègrent, partager votre planning avec vos collègues et le modifier au fur et à mesure afin de respecter vos délais.

3. Ajouter des membres au projet

Invitez quelques intervenants comme membres du projet pour qu’ils voient qui fait quoi et à quel moment et pour tout suivre sur Asana. Les membres des projets reçoivent des notifications de différents niveaux sur les activités d’un projet, selon le degré d’implication qu’ils choisissent.

Si vous ne souhaitez pas que les membres d’un projet puisse le modifier, vous pouvez le définir comme projet à commentaires seuls.

4. Commencer une conversation de projet

En créant des projets, vous vous rendrez peut-être compte qu’il serait utile à tous ceux qui participent au projet de discuter de certains commentaires et de certaines questions sur les tâches (ou en général). Vous pouvez commencer une discussion de projet pour générer une discussion entre collègues. De cette façon, vous pouvez éviter les longues discussions compliquées par e-mail et obtenir des retours précieux.

5. Suivre le statut du projet

Les projets sont un excellent moyen d’organiser votre travail et, grâce à la vue progression, vous pouvez publier des mises à jour de statut hebdomadaires pour faire savoir à votre équipe comment avance le projet. Vous profitez également d’un graphique de progression, qui comprend l’échéance du projet et vous permet de vérifier que vous êtes en bonne voie.

Quand le projet est terminé, vous pouvez choisir de le laisser actif, de l’archiver ou de le supprimer. Nous vous recommandons de l’archiver pour que vous puissiez toujours y faire référence, mais qu’il n’encombre pas vos projets.

Ajouter plus de projets à Asana

Une fois que vous avez créé votre premier projet, vous pouvez découvrir d’autres façons d’utiliser les projets sur Asana, par exemple en créant des modèles personnalisés pour les processus courants. Que vous soyez la première personne à utiliser Asana ou un nouvel utilisateur au sein d’une équipe existante, il y a toujours des choses utiles à apprendre au sujet de l’utilisation d’Asana. Nous les couvrirons plus en détails plus loin dans le guide.

En savoir plus avec Apprendre à utiliser Asana

Vous préférez une vidéo ? Créez votre premier projet en suivant les étapes de la vidéo Apprendre à utiliser Asana.

Maintenant que vous avez commencé sur les chapeaux de roue, invitez quelques collègues à commencer sur Asana ou commencez à collaborer avec ceux qui l’utilisent déjà.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Découvrez comment configurer un projet et où trouver les projets existant de votre équipe.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de