Personnalisez votre liste de tâches : 4 configurations de Mes tâches pour s’adapter à votre style de travail

Asana vous offre un super-pouvoir : Mes tâches. Mes tâches est bien plus qu’une simple liste de contrôle quotidienne. Cette section regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées au même endroit, quel que soit le projet auquel elles sont associées. Vous pouvez ainsi organiser vos tâches à votre guise et vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. 

En maîtrisant Mes tâches, vous serez sur la bonne voie pour mieux vous concentrer, établir des priorités et travailler en toute sérénité, sachant que vous n’avez rien oublié et que vous avez donné le meilleur de vous-même. La cerise sur le gâteau ? Mes tâches est entièrement personnalisable. Quelle que soit votre façon de travailler, vous pouvez adapter Mes tâches à vos besoins. 

Pour vous aider à démarrer, nous avons décrit les meilleures configurations de Mes tâches, testées par les employés d’Asana, pour quatre styles de travail courants. Il ne vous reste plus qu’à choisir votre style de travail ! 

• Le priorisateur : vous êtes implacable, efficace et vous vous occupez de tout. 

• Le planificateur : votre calendrier est votre meilleur ami.

• Le planificateur au jour le jour : vous aimez vous attaquer aux choses un jour après l’autre. 

• Le travailleur interfonctionnel : vos responsabilités sont variées et toutes les équipes connaissent votre nom.  

Lisez la suite pour explorer chaque style plus en détail, ou mélangez et associez les conseils pour personnaliser entièrement votre liste de tâches. 

Style de travail : le hiérarchiseur

Caractéristiques principales : vous travaillez sur de nombreuses tâches chaque jour et de nouvelles tâches vous sont constamment attribuées. Vous avez besoin d’un moyen de hiérarchiser vos tâches et de vous concentrer sur les plus importantes, et pas seulement sur les plus récentes. 

Fonctionnalités à utiliser : champs personnalisés, sections personnalisées, règles, vue Tableau Kanban

Mes tâches est conçu pour la hiérarchisation, il existe donc de nombreuses façons d’étiqueter et de trier votre travail. Voici quelques conseils pour commencer :

• Étiquetez les tâches par priorité avec des champs personnalisés. Pour établir des priorités efficacement, vous devez rester organisé. Créez des champs personnalisés spécifiques dans Mes tâches afin de pouvoir étiqueter les tâches entrantes, par exemple « P0 », « P1 » ou « P2 ». 

• Triez les tâches dans des sections personnalisées en fonction de leur priorité. Il est tentant de se précipiter sur la tâche la plus récente, mais si vous êtes du genre à établir des priorités, vous savez que ce n’est pas la meilleure façon de travailler. Créez plutôt une section « haute priorité » pour toujours avoir sous les yeux les tâches les plus urgentes. 

• Organisez automatiquement les tâches avec des règles. Plutôt que de trier manuellement vos tâches, laissez Mes tâches s’en occuper. Créez des automatisations pour trier instantanément le travail en sections en fonction du projet, du responsable, des champs personnalisés, etc. 

• Visualisez les tâches à accomplir sur un tableau Kanban. Il est parfois nécessaire de visualiser toutes les tâches à accomplir pour déterminer les plus importantes. Basculez entre les vues pour afficher vos tâches sous forme de liste, de tableau Kanban ou de calendrier, puis faites glisser et abandonnez les tâches pour les trier en fonction de leur priorité.

Style de travail : le planificateur

Caractéristiques principales : bon nombre de vos tâches nécessitent un investissement en temps considérable, comme la rédaction d’un blog ou le codage d’une page Web. Vous ne pouvez pas en planifier trop le même jour et avez besoin d’un moyen de tout visualiser et de tout planifier. 

Fonctionnalités à utiliser : vue Calendrier, suivi du temps, intégration Clockwise

Mes tâches peut servir d’outil de planification, avec une fonctionnalité de calendrier qui vous permet de choisir une échéance idéale pour chaque tâche. Voici comment cela fonctionne. 

• Visualisez la répartition de votre travail sur une semaine ou un mois en passant à la vue Calendrier. Ensuite, faites glisser et abandonnez des tâches pour ajuster les échéances, afin de ne jamais travailler sur trop de choses à la fois. 

• Enregistrez la durée de chaque tâche et estimez le temps nécessaire grâce à la fonctionnalité de suivi du temps d’Asana. Grâce à des données plus précises, vous pouvez allouer le temps nécessaire à chaque tâche. 

• Planifiez automatiquement des blocs de temps pour chaque tâche avec l’intégration Clockwise d’Asana, qui se synchronise avec votre calendrier Google. Vous pouvez ainsi réserver le temps nécessaire à chaque tâche, sans que les réunions ne viennent empiéter sur votre temps de concentration.

Style de travail : le planificateur au jour le jour

Caractéristiques principales : vous avez beaucoup de tâches, mais les échéances varient considérablement, de quelques heures à plusieurs mois. Vous avez besoin d’un moyen de vous concentrer sur les tâches à terminer aujourd’hui, demain et cette semaine. 

Fonctionnalités à utiliser : sections personnalisées, règles

Pas besoin de planifier longtemps à l’avance pour tirer le meilleur parti de la section Mes tâches. Voici comment configurer la fonctionnalité si vous préférez vous attaquer au travail au jour le jour. 

• Regroupez les tâches par échéance. Créez des sections personnalisées pour « aujourd’hui », « demain » et « cette semaine », afin de toujours voir ce qui est le plus urgent et ce qui vous attend. Vous pouvez également créer une section « En retard » pour vous assurer de voir et de terminer le travail important. 

• Triez automatiquement vos tâches avec des règles. Plutôt que de réorganiser manuellement votre liste de tâches chaque jour, laissez les règles s’occuper de tout. Utilisez-les pour organiser et mettre à jour instantanément les tâches au fur et à mesure que vous travaillez, afin de passer moins de temps à gérer votre liste de tâches et plus de temps à travailler. 

• Utilisez des règles pour vous envoyer des notifications lorsque les échéances approchent ou que les tâches sont débloquées. Ainsi, vous ne serez jamais pris au dépourvu lorsque de nouvelles tâches importantes se présenteront. 

Style de travail : le travailleur interfonctionnel

Caractéristiques principales : vous travaillez sur de nombreux projets différents et avez besoin d’un moyen de visualiser et de saisir vos responsabilités au sein de chacun d’entre eux. 

Fonctionnalités à utiliser : tri, sections personnalisées, intégration Zoom, intégration Slack

Le travail interfonctionnel est une partie intégrante de nombreux emplois. C’est pourquoi nous avons conçu Mes tâches pour vous aider à optimiser votre charge de travail, quel que soit le nombre de projets sur lesquels vous travaillez simultanément. Voici comment procéder. 

• Triez vos tâches par projet pour voir comment votre travail est réparti entre les différentes initiatives interfonctionnelles. Avec une meilleure visibilité, vous pouvez vous assurer de vous acquitter de toutes vos responsabilités. 

• Créez des sections personnalisées pour différents types de travail, comme « e-mails », « pages Web » et « e-books ». Vous visualiserez ainsi tous les différents types de travail à accomplir, sans rien laisser passer entre les mailles du filet.

• Identifiez automatiquement les actions à traiter à partir des discussions des parties prenantes avec l’intégration Slack d’Asana. Attribuez-les-vous afin qu’elles apparaissent dans vos tâches et que vous ne manquiez jamais rien. 

• Créez des actions à traiter à partir de réunions avec l’intégration Zoom d’Asana, afin de toujours savoir quelles sont les prochaines étapes à suivre. 

Travaillez plus intelligemment avec Mes tâches

Quel que soit votre style de travail, Mes tâches peut vous aider à rester organisé. Découvrez comment personnaliser votre liste de tâches, gagner du temps grâce aux automatisations et gérer votre travail en toute transparence à l’aide de différents outils. 

Envie d’en savoir plus ? Pour en savoir plus sur l’utilisation de Mes tâches, consultez notre guide.