Comment une chaîne de supermarchés australienne transforme les approbations interfonctionnelles avec le Studio IA

Pour les grandes organisations décentralisées, l’introduction d’un nouvel élément dans l’environnement physique, qu’il s’agisse d’un changement d’équipement mineur ou d’un déploiement à grande échelle, nécessite une coordination minutieuse. Les parties prenantes de tous les services, de la sécurité aux finances en passant par les opérations, sont impliquées pour assurer l’alignement, minimiser les risques et maintenir la conformité.

Ces entreprises s’appuient souvent sur un processus d’approbation de gouvernance pour examiner et approuver tous les changements en magasin, des luminaires et de la signalisation aux pilotes technologiques et aux changements d’agencement.

Cette gouvernance est essentielle, mais si des systèmes efficaces ne sont pas en place, elle peut constituer un point de blocage. Les vérifications manuelles, les contributions incohérentes et les réunions d’approbation incluant trop de collaborateurs ralentissent la progression et créent des frictions pour toutes les personnes impliquées. Dans une entreprise en constante évolution, ces retards ne coûtent pas seulement du temps, mais aussi de l’argent.

Pourquoi Woolworths avait besoin d’un moyen plus intelligent de gérer les approbations

C’était le cas de Woolworths, l’un des plus grands supermarchés d’Australie, qui utilise Asana. Comptant un millier de magasins et des dizaines d’équipes impliquées dans les décisions internes, Woolworths avait besoin d’un moyen plus efficace de gérer les approbations sans sacrifier la rigueur.

Lachlan Drummond, responsable de l’ingénierie de la valeur chez Woolworths, dirige un flux de travail axé sur la réduction des coûts d’investissement dans l’ensemble de l’entreprise. L’une de ses principales fonctions est la gestion de la sécurité et de la gouvernance du capital (SCG), un processus global d’examen de tout ce qui entre dans les magasins physiques. Il garantit la mise en place des contrôles appropriés, des approbations de sécurité aux contributions commerciales, afin que Woolworths puisse s’assurer que les bons produits arrivent en magasin au moment approprié.

Selon Lachlan, bien que le processus SCG soit essentiel, sa complexité pouvait donner lieu à des tentatives d’optimisation. Comment son équipe pouvait-elle réduire les obstacles, accroître la visibilité et accélérer les approbations sans perdre en rigueur ? Ces questions l’ont amené à explorer de nouvelles solutions technologiques.

Lors de l’un des ateliers pratiques d’Asana axés sur la création avec le Studio IA, Lachlan et son équipe ont identifié une opportunité de repenser leur processus SCG pour faire progresser le travail en tirant parti de l’automatisation.

« Lorsque des informations doivent être approuvées, il devrait être possible de les injecter dans le processus et de continuer à travailler, sans attendre les approbations pendant des semaines ou des mois », a déclaré Lachlan. « Cela nous permettrait vraiment d’avancer. »

Les défis : vérifications manuelles, contributions incohérentes et lassitude des réunions

Pour répondre aux normes internes et gérer la sécurité et la gouvernance du capital, l’équipe Woolworths s’appuyait sur un slide deck partagé afin d’obtenir des approbations interfonctionnelles pour tout ce qui allait être déployé dans les magasins. Les équipes remplissaient les détails manuellement, puis s’identifiaient comme approbateurs ou non concernées, en fonction de la portée du travail.

Au fil du temps, les failles du processus ont commencé à se manifester :

• Inconsistance du format : les équipes soumettaient des informations de différentes manières, de sorte que les parties prenantes ne pouvaient pas trouver rapidement le bon contexte.

• Dépendance excessive aux réunions : les appels deux fois par mois réunissaient entre 50 et 60 participants, dont beaucoup ne participaient pas réellement.

• Responsabilité limitée : les approbations étant enfouies dans des présentations et des fils de discussion par e-mail, il n’existait pas de piste d’audit claire.

« Certaines personnes modifiaient le format de la présentation ou ajoutaient des pages supplémentaires », a remarqué Lachlan à propos du processus précédent. « Ce n’était pas nécessairement incohérent, mais les approbateurs recevaient des informations de différentes manières. »

L’entreprise avait besoin d’un moyen plus intelligent de gérer les approbations, susceptible de fonctionner à l’échelle de ses magasins, sans la ralentir.

Comment Woolworths a utilisé le Studio IA pour automatiser son processus d’approbation

En collaboration avec Martyne Obrien de l’équipe PMO, qui a dirigé la mise en œuvre, Lachlan et l’équipe ont créé un nouveau workflow à l’aide du Studio IA pour standardiser le processus d’approbation SCG.

Il fonctionne de la manière suivante :

Étape 1 : un formulaire standardisé permet de recueillir les bonnes informations

La première étape a consisté à remplacer le slide deck partagé par un formulaire de réception structuré, ce qui a permis à l’équipe de recueillir des informations cohérentes dès le départ, sans les problèmes de formatage ou de contrôle de version liés aux diapositives.

À l’aide du nouveau formulaire, les personnes qui envoient des demandes saisissent des informations clés, telles que la nature de l’initiative, son importance, la partie de l’entreprise à laquelle elle s’applique, ainsi que des documents ou des médias à l’appui. Cette standardisation garantit que chaque soumission inclut le contexte adéquat, afin que les parties prenantes puissent rapidement comprendre ce qui est demandé et prendre des décisions éclairées sans échanges inutiles.

Étape 2 : l’IA recommande des approbateurs pertinents

L’équipe avait ensuite besoin d’un moyen de rediriger les demandes vers les bons approbateurs, sans s’appuyer sur un tri manuel ou des règles rigides. Avec le Studio IA, les équipes ont les moyens d’importer des instructions et de fournir des sources de référence, tels que des documents ou des PDF, pour guider la prise de décision de l’IA. En donnant à l’IA un contexte spécifique, ainsi que des instructions et des limites claires sur son mode de réflexion et d’intervention et sur son rôle au sein des processus, les équipes peuvent être sûres qu’elle prend des décisions pertinentes, au bon moment.

Pour aider l’IA à identifier les services approbateurs, l’équipe de Woolworths a importé des PDF comportant les soumissions SCG précédentes. À partir de là, elle a demandé à l’IA d’évaluer les nouvelles soumissions par rapport à ce contexte historique et d’identifier les parties prenantes à impliquer, en acheminant automatiquement les demandes aux bons réviseurs en fonction de ce qui est proposé.

Par exemple, si une initiative concerne la préparation des aliments, le système attribuera le travail à l’équipe de sécurité alimentaire. S’il s’agit d’un nouveau type de mur, seule l’équipe de construction sera informée, car l’IA juge à raison qu’il n’est pas nécessaire de faire appel à des services non concernés.

Étape 3 : les approbations sont attribuées automatiquement

Sur la base de son évaluation, l’IA crée des sous-tâches pour chaque approbateur. Les tâches comprennent les échéances et le contexte extraits du formulaire initialement reçu. Elles sont automatiquement ajoutées à un projet d’approbation préconfiguré, ce qui permet aux parties prenantes de suivre au même endroit toutes les informations qui s'y rapportent, comme ce qui a été attribué, ce qui est en attente et ce qui est prêt à être examiné.

Étape 4 : une fois l’initiative approuvée, son examen est programmé

Une fois que toutes les sous-tâches requises sont marquées comme terminées, l’IA ajoute l’initiative à l’ordre du jour d’une réunion SCG bimensuelle. Chaque session est limitée à 10 éléments afin de garantir que les réviseurs disposent de suffisamment de temps pour effectuer une vérification diligente.

Si l’ordre du jour de la prochaine réunion est complet, l’IA ajoute automatiquement l’initiative à la réunion suivante disponible. Tout est consigné sur Asana, y compris les heures de travail et les collaborateurs responsables, ce qui crée un historique clair des approbations.

« La dynamique a complètement changé », a déclaré Lachlan. « Au lieu de devoir constamment solliciter les informations, nous fournissons d’emblée aux parties prenantes concernées les données dont elles ont besoin pour donner leur accord. »

Premiers avantages : moins de travail administratif, plus de clarté

L’équipe de Woolworths a constaté les premiers impacts dès la phase de test. Parmi les avantages anticipés, mentionnons les suivants :

• Des réunions plus petites et plus ciblées : la participation est limitée aux personnes qui soumettent les demandes, à un groupe restreint d’approbateurs et au PMO, ce qui signifie moins de conversations inutiles et plus de temps pour prendre des discussions réfléchies.

• Une communication plus claire : les entrées standardisées réduisent les allers-retours et permettent aux parties prenantes d’évaluer plus facilement les demandes.

• Une plus grande responsabilité : chaque approbation est horodatée et traçable, ce qui permet de savoir plus facilement qui a approuvé quoi et quand. 

« Nous avons encore du travail et nous ne ménageons pas nos efforts », a affirmé Lachlan à propos de la transformation, « mais désormais, ils sont dédiés aux échanges et à la concrétisation du projet en magasin, et non plus aux tâches administratives. »

Prochaine étape : tirer parti de l’élan initial

L’équipe se prépare à étendre le processus à l’ensemble du service et étudie comment appliquer un modèle similaire à d’autres processus d’approbation, notamment pour un fonds d’innovation interne.

En utilisant le Studio IA pour coordonner les processus entre les équipes et l’IA, Woolworths simplifie les approbations, améliore la responsabilisation et aide les employés à se concentrer sur ce qui compte vraiment : déployer plus rapidement les bonnes mises à jour, le bon équipement et les bonnes idées sur le terrain.