Comment Asana utilise la gestion du travail pour la planification organisationnelle
Résumé
Rita Khayat est experte dans la gestion de programmes complexes à l’échelle de l’entreprise. En tant que responsable PMO de la stratégie et des opérations chez Asana, Khayat est chargée de veiller à ce que les objectifs commerciaux clés soient atteints. Elle s’appuie sur des processus clairs, plus de 20 ans d’expérience et un talent certain pour utiliser Asana à son plein potentiel.
L’équipe de Khayat est responsable de quatre domaines d’activité principaux au sein de l’organisation CIO :
Planification stratégique et exécution
Gestion de programme et de projet
Gestion opérationnelle et conduite du changement
Leadership et développement organisationnel
Ensemble, ces responsabilités couvrent de nombreuses équipes différentes et nécessitent un niveau élevé de coordination interfonctionnelle. Par exemple, l’équipe de Khayat a récemment orchestré une mise à jour de la stratégie produit d’Asana, une initiative qui a nécessité la participation des équipes d’ingénierie, de recherche et développement, de marketing, de conception, etc.
Vous voulez savoir comment son équipe a procédé ? Voici les secrets de Khayat pour atteindre les objectifs Business et maintenir le travail important sur la bonne voie.
Offrir une visibilité à tous les niveaux
Le rôle de Khayat l’oblige à se coordonner à la fois avec les équipes individuelles et les hauts dirigeants. Elle doit donc pouvoir visualiser le travail de deux manières différentes : (1) une vue détaillée pour aider les chefs d’équipe à gérer leurs feuilles de route et leurs ressources, et (2) une vue d’ensemble pour aider les dirigeants à comprendre la progression en un coup d’œil. « La gouvernance est cruciale, ce qui implique de fournir une visibilité aux bonnes personnes au bon moment », remarque Khayat. « Les parties prenantes ont besoin de niveaux de détail différents en fonction de leur rôle. »
Son secret ? Les portefeuilles Asana, qui lui permettent de regrouper les projets associés (et d’autres portefeuilles) au même endroit. Les parties prenantes peuvent ainsi suivre la progression des objectifs et contrôler l’état des initiatives clés au même endroit. Par exemple, Khayat a créé un portefeuille « centre de leadership » pour tenir Saket Srivastava, DSI d’Asana, informé des activités au sein de l’organisation du DSI. Depuis ce hub central, Srivastava peut rapidement suivre la progression et l’impact de chaque programme sur les objectifs de l’entreprise. « Lors de mes discussions avec Saket, mon travail consiste à lui fournir la visibilité dont il a besoin pour s’assurer que notre exécution est conforme à nos plans », explique Khayat. « En cas de problème, il a besoin d’une visibilité immédiate pour prendre des décisions éclairées. »
Les parties prenantes qui ont besoin d’une analyse plus détaillée peuvent se plonger dans les portefeuilles individuels des équipes au sein du hub de leadership. Elles peuvent y consulter les initiatives spécifiques de l’équipe et comprendre comment elles s’alignent sur les objectifs plus larges de l’entreprise. Elles peuvent également suivre les jalons, les livrables, les responsabilités, les échéances et l’impact commercial de chaque projet sur lequel leur équipe travaille. Chacun peut ainsi se faire une idée précise des activités en cours et de leur pertinence par rapport aux objectifs stratégiques globaux.
Standardisation des bonnes pratiques
Selon Khayat, la structure et l’organisation sont essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise. Les équipes ont besoin de processus clairs et standardisés pour pouvoir commencer leur travail de la bonne manière à chaque fois. Son outil de prédilection pour la standardisation ? Les modèles Asana, des guides prêts à l’emploi qui décrivent toutes les étapes nécessaires pour lancer un nouveau projet.
« Lorsque nous commençons à exécuter un projet, nous nous appuyons sur une approche structurée basée sur ces modèles », explique Khayat. « Cela garantit que les bonnes pratiques sont intégrées dès le départ, ce qui nous permet d’adapter le processus pour répondre aux exigences uniques de chaque projet. » L’équipe de Khayat utilise des modèles qui répertorient tous les livrables nécessaires pour terminer un projet, y compris les dépendances et les responsables de tâches. Ce système l’aide à lancer le travail instantanément et à attribuer automatiquement les tâches aux bonnes personnes, au bon moment.
L’équipe de Khayat tire également parti des fonctionnalités de standardisation des processus d’Asana pour créer des processus cohérents et des rapports uniformes dans toute l’organisation, sans trop de travail manuel. Asana permet aux dirigeants de créer, de visualiser et de modifier des processus au même endroit, puis de les appliquer à de nombreux projets différents. Par exemple, ils peuvent spécifier les sections de projet, les champs personnalisés à ajouter, les règles à appliquer et les modèles de tâches à utiliser, garantissant ainsi la cohérence et l’efficacité des pratiques de gestion de projet.
S’adapter au changement
Khayat sait qu’en Business, le changement est une évidence. C’est pourquoi son équipe élabore un processus décisionnel clair pour chaque projet. Chaque fois qu’un changement est nécessaire, comme un ajustement de la portée, du calendrier ou du coût d’un projet, des décideurs prédéfinis peuvent aider à tracer la voie à suivre.
« Nous avons un comité de pilotage pour chaque projet ou programme », explique Khayat. « Il est chargé de prendre la décision finale chaque fois qu’un changement est proposé. » Par exemple, une récente initiative produit Asana comprenait des formulaires pour recueillir les propositions de changement. Si une décision devait être prise, le formulaire attribuerait automatiquement une tâche à la bonne personne du comité de pilotage pour faire ce choix.
Les projets et programmes de l’organisation de Khayat incluent également une approche systématique pour documenter les décisions et identifier les risques. Et grâce à l’utilisation de modèles par l’équipe, elle peut standardiser cette structure dans toute l’organisation, en assurant la cohérence et la clarté dans la façon dont les équipes gèrent les changements et les risques liés aux projets.
Suivi des performances
Pour le service informatique et technologie d’entreprise d’Asana, des rapports solides sont essentiels pour s’assurer que les équipes atteignent leurs objectifs. En surveillant en permanence les performances des initiatives clés, Khayat peut aider les équipes à corriger le tir et à ajuster les ressources pour que le travail soit accompli dans les délais.
Par exemple, l’équipe de Khayat utilise un tableau de bord Asana pour superviser la résolution des tickets d’assistance. Cet outil leur permet de consulter une ventilation des rapports d’incidents sur une période donnée, afin que les dirigeants puissent rapidement vérifier si les projets progressent comme prévu. Et pour une analyse plus détaillée, l’équipe de Khayat utilise une intégration Tableau. « Cette intégration nous permet de créer des tableaux de bord sophistiqués dans Tableau qui extraient des données directement d’Asana », explique Khayat, soulignant la possibilité de mener des évaluations approfondies pour orienter la prise de décision et affiner la stratégie.
Répartition des ressources entre les équipes
Pour atteindre ses objectifs, il faut avant tout une chose : de la main-d’œuvre. C’est pourquoi l’équipe de Khayat donne la priorité à la planification des ressources pour éviter le surmenage et s’assurer que chacun consacre son temps à ce qui est important. Pour ce faire, elle doit pouvoir visualiser la charge de travail de chaque équipe, actuelle et future.
La fonctionnalité de planification des capacités d’Asana est la clé de Khayat pour obtenir cette visibilité. Grâce à la planification des capacités, les dirigeants peuvent se projeter dans le futur et visualiser la charge de travail de leur équipe, puis répartir les tâches pour le mois à venir en fonction de la capacité totale de chaque individu. Vous pouvez même voir sur quels projets les employés travaillent, le pourcentage de temps que ces projets prennent et qui est surchargé. Et si un changement est nécessaire, les dirigeants peuvent facilement faire glisser et abandonner des tâches d’une personne à une autre.
L’équipe de Khayat dispose de différentes vues pour visualiser la capacité à différents niveaux. Par exemple, elle dispose d’une vue d’ensemble sur l’ensemble du service. « Pour quelqu’un comme moi, il existe une vue d’ensemble qui couvre l’ensemble du service, offrant une visibilité sur l’ensemble de l’organisation du DSI », explique Khayat. « Nous disposons également de vues plus spécifiques pour chaque équipe, permettant aux responsables d’accéder à une répartition détaillée de la capacité de leur équipe et des projets en cours. » Lorsqu’un responsable apporte une modification au niveau de l’équipe, celle-ci se reflète également dans la vue d’ensemble, ce qui évite de dupliquer le travail.
Planifier sa réussite avec Asana
En centralisant l’ensemble de ses activités sur Asana, l’équipe de Khayat bénéficie d’une visibilité totale sur l’ensemble de l’organisation, notamment sur les feuilles de route, les charges de travail, la progression des objectifs et plus encore. Grâce à ces indicateurs, elle peut maintenir le cap sur les objectifs clés et les atteindre plus rapidement.
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