Comment cette agence de marketing transforme ses processus grâce à l’IA

Dans un monde où chaque minute compte, rattraper le temps perdu n’est pas seulement utile, c’est transformateur.

Eye Care Pro (ECP), une entreprise spécialisée dans le Web et le marketing au service des cabinets d’optométrie, l’a découvert grâce au Studio IA, le générateur de processus alimenté par l’IA d’Asana.

Theresa Welty, manager principale, et Amy Wagenaar, manager de l’équipe de gestion de projets, ont déclaré que l’impact avait été immédiat. Les tâches répétitives qui autrefois accaparaient des journées entières ont laissé place à des workflows automatisés, permettant ainsi aux 243 membres de l’équipe de se concentrer désormais sur ce que les humains font le mieux : la réflexion stratégique et la résolution créative de problèmes.

Des applications d’IA révolutionnaires

ECP a identifié plusieurs applications à forte valeur ajoutée pour le Studio IA et les capacités d’IA intégrées à la plateforme Asana :

1. La création d’automatisations alimentées par l’IA sans expertise technique

Avant le Studio IA, la mise en place de workflows alimentés par l’IA aurait représenté un défi pour les membres de l’équipe ne disposant pas des compétences techniques nécessaires. « Je n’étais pas très douée pour configurer des workflows. Avec le Studio IA, il me suffit de saisir ce que je souhaite que l’IA fasse », explique Theresa.

2. Des insights instantanés sur les projets

ECP optimise désormais la hiérarchisation des tâches et la gestion des ressources grâce à des informations générées par l’IA sur le statut des projets, permettant ainsi de prendre des décisions plus éclairées en matière d’allocation des ressources. « Les résumés de portefeuille générés par l’IA sur Asana sont inestimables », déclare Theresa. « Si je devais passer en revue chaque projet, contacter les chefs de projet pour obtenir des mises à jour ou créer moi-même des rapports de statut, cela me prendrait des heures. »

3. Une synthèse intelligente des discussions

Pour les chefs de projet comme Amy, la fonctionnalité de synthèse des discussions a changé la donne.

« En tant que chef de projet, on passe constamment d’un projet à l’autre. Lorsqu’il y a plus de 80 commentaires sur une tâche, la fonction de synthèse est probablement celle qui me fait gagner le plus de temps », explique Amy. « Je comprends immédiatement ce qui se passe, sans avoir à tout lire. »

4. Une attribution automatisée des tâches

ECP a mis en place un workflow alimenté par l’IA qui attribue automatiquement les tâches en fonction de champs de données personnalisés, éliminant ainsi les processus d’attribution manuels.

« Dès qu’une tâche est importée dans un projet, elle est automatiquement attribuée à une personne spécifique en fonction d’un champ de données personnalisé », explique Amy. « Cela garantit que les tâches parviennent aux bons membres de l’équipe au bon moment, au lieu de rester en suspens en attendant que quelqu’un les prenne en charge. »

5. Une réduction des tâches répétitives

L’équipe utilise l’IA pour automatiser des tâches auparavant manuelles, réduisant ainsi les points de blocage et libérant du temps pour le travail stratégique.

Le système de vérification quotidienne en est un exemple parlant : « Les tâches sont importées, attribuées automatiquement à des personnes spécifiques avec des descriptions personnalisées et des liens vers des formulaires Microsoft, puis automatiquement terminées à l’échéance », explique Amy.

6. Une assistance intelligente pour les champs de données

ECP a été particulièrement impressionné par la fonctionnalité de remplissage automatique des champs de données d’Asana. Par exemple, lorsqu’un membre de l’équipe a supprimé des champs par erreur, l’IA a suggéré et restauré les données manquantes.

« C’est un avantage considérable, car nous importons fréquemment des données clients à partir d’autres outils », explique Amy. « Lorsqu’une erreur se produit, ce filet de sécurité fourni par l’IA permet de gagner un temps considérable dans la validation des données. »

7. Un repérage des doublons

Une autre piste d’exploration pour l’équipe concerne les workflows alimentés par l’IA et intégrés au Studio IA pour identifier les tâches en double.

« Dans une grande entreprise, on ne sait pas toujours qui travaille sur quoi. Les équipes ne sont pas toujours alignées et font souvent du travail en double », explique Theresa.

L’utilisation de l’IA pour repérer les doublons « aidera les employés à accomplir leurs tâches plus rapidement en leur montrant comment des tâches similaires ont été réalisées précédemment, ce qui améliorera l’efficacité et la qualité tout en offrant des opportunités de formation. »

Un impact concret

Pour ECP, les capacités d’IA d’Asana ont transformé les opérations quotidiennes. Les membres non techniques de l’équipe créent désormais leurs propres workflows, les tâches sont automatiquement attribuées aux bonnes personnes et les chefs de projet peuvent rapidement assimiler les discussions sans avoir à lire des dizaines de commentaires.

Ces améliorations pratiques permettent à l’équipe de gagner plusieurs heures par semaine tout en réduisant la frustration liée au travail.

La réussite d’ECP repose entièrement sur une automatisation bien pensée : plutôt que d’adopter la technologie par défaut, ECP a su identifier des points de friction précis pour lesquels l’IA pouvait lui permettre de gagner en efficacité.