L’ONG Whale and Dolphin Conservation travaille 25 % plus rapidement avec Asana

Bannière Whale & Dolphin Conservation
  • Logo de la Whale & Dolphin Conservation
  • Année de création
    • 1987
  • Locaux
    • Bureaux en Argentine, Australie, Europe, États-Unis et au Royaume-Uni
  • Nombre d’employés
    • 90

L’impact d’Asana

  • Magazine destiné aux soutiens produit 25 % plus rapidement
  • Plus grand pourcentage des dons directement alloué aux activités de sauvegarde
  • Capacité à mesurer l’utilisation du temps disponible et à définir les priorités

La baleine franche de l’Atlantique nord a été chassée par les baleiniers durant des siècles et est aujourd’hui au bord de l’extinction. L’un des nombreux programmes de Whale and Dolphin Conservation (WDC) vise à aider cette espèce à se rétablir et à prospérer à nouveau.

L’ONG WDC a été fondée au Royaume-Uni, en 1987. Elle est la principale association caritative dédiée à la protection des baleines et des dauphins dans le monde, et se donne quatre objectifs principaux : les deux premiers sont de mettre fin à la captivité et d’arrêter la chasse commerciale ; ensuite, elle souhaite empêcher la mort des baleines et des dauphins dans des accidents liés aux équipements de pêche ; et enfin, elle a pour but d’assainir les mers et les océans.

Pour atteindre ses objectifs, l’organisation a recours à un large panel d’activités : elle conseille les gouvernements et les entreprises, mène des campagnes de sensibilisation, gère des programmes de recherche sur le terrain et de sauvetage des animaux, finance des projets de sauvegarde, etc. Il est urgent de soutenir ces importants efforts afin de sensibiliser l’opinion et de faire reconnaître la valeur de ces animaux. Après tout, les baleines et les dauphins jouent un rôle essentiel dans la guérison de nos océans et la lutte contre le changement climatique en distribuant les nutriments et en séquestrant le dioxyde de carbone.

photographe de WDC

Cependant, pour accomplir sa mission, WDC devait rationaliser sa façon de travailler. Chris Butler-Stroud, directeur général de cette organisation de 90 personnes, a ainsi réalisé que leur système de gestion du travail et de l’information, qui reposait sur les e-mails, entraînait un cloisonnement des services et un manque global de transparence. Parmi les problèmes identifiés :

  • Les discussions par e-mail excluaient souvent des personnes qui avaient pourtant besoin des informations partagées pour mener à bien leurs tâches.
  • Le travail attribué par e-mail n’était pas visible des autres, ce qui n’aidait pas à responsabiliser les différents acteurs.
  • En l’absence de consensus au sein de l’équipe sur la définition d’un projet « achevé » et de processus clairs pour suivre le travail, les projets restaient parfois inachevés.

Chris était convaincu que WDC pouvait faire preuve d’une plus grande transparence en interne, et améliorer son efficacité et son impact. Ses équipes se sont donc mises en quête d’un outil de gestion du travail qui les aiderait à passer le cap.

« Les informations contenues dans les chaînes d’e-mails se perdaient ou étaient difficiles à retrouver, sans parler des cas où nous n’avions même pas conscience de leur existence. »– Chris Butler-Stroud, directeur général

Une plateforme pour rassembler des équipes basées aux quatre coins du monde

WDC devait pouvoir gérer ses projets de A à Z depuis une plateforme unique : un outil qui pourrait attribuer les tâches à leur responsable de manière claire et transparente. L’outil devait communiquer toutes les données pertinentes d’un projet aux personnes impliquées et à celles qui pourraient le rejoindre en cours de route. Enfin, il devait permettre le suivi et la mesure du temps, afin d’aider WDC à cadrer ses projets futurs.

Ses équipes étant réparties sur quatre continents et plusieurs fuseaux horaires, WDC a choisi Asana pour sa capacité à encourager la collaboration, la communication et la transparence à l’échelle internationale.

nettoyage de plage par WDC

Une transition facilitée par la culture de l’apprentissage de WDC

Au début, l’idée de passer à une nouvelle plateforme logicielle et de réorganiser l’ensemble du processus de travail les préoccupaient. Pour assurer une transition en douceur, WDC a mis en place une formation de groupe intitulée « Asana 101 » (Introduction à Asana) et a nommé des champions Asana au sein de plusieurs équipes pour assurer un encadrement individuel. L’organisation a encouragé les équipes à partager leurs façons d’utiliser Asana, développant ainsi un environnement d’apprentissage interactif.

L’impact des dons accru par les gains d’efficacité

Aujourd’hui, à WDC, tout le monde gère ses programmes sur Asana. L’équipe de collecte de fonds suit les opportunités de collaboration auprès d’entreprises partenaires ; l’équipe marketing a créé un calendrier d’activités regroupant les messages sur les réseaux sociaux et apparitions dans des documentaires ; enfin, l’équipe de communication partage ses mises à jour ainsi que des coupures de presse pertinentes issues de divers médias pour tenir tout le monde informé des dernières nouvelles.

Une fois les nouveaux processus établis sur Asana, les équipes ont constaté que la production de Whale & Dolphin, le magazine à destination de leurs soutiens, prenait 25 % de temps en moins. Grâce à une réalisation plus efficace et plus rapide à tous les niveaux, un pourcentage des dons plus élevé que jamais a pu être affecté directement aux activités de sauvegarde.

En intégrant l’ordre du jour des réunions à Asana, WDC a pu réduire la durée de ses réunions dédiées aux prises de décision, la majorité des sujets étant traités avant même de se réunir en personne. Les équipes peuvent aussi plus facilement faire le point sur les réussites et défis soulevés par les projets, et donc apporter des corrections aux initiatives futures. Ainsi, les projets partagés entre plusieurs services se déroulent considérablement mieux : les participants peuvent aisément rejoindre ou quitter un projet, ce qui permet de gagner du temps au moment d’intensifier les efforts ou de combler des lacunes en matière de connaissances.

La culture organisationnelle a suivi sa propre transformation. Les équipes ont désormais une meilleure compréhension de la relation entre leur travail et les objectifs plus larges de WDC, dans la mesure où Asana facilite la répartition des tâches et le suivi de la contribution de chacun. Tous se sentent en phase avec la mission de l’organisation et fiers de ce qu’ils lui apportent à leur propre échelle.

« La production de nos magazines à destination des soutiens est désormais entièrement gérée sur Asana, ce qui facilite le partage des retours et nous permet de mieux nous concentrer sur les délais à respecter. Le processus est 25 % plus court. »– Chris Butler-Stroud, directeur général

Bateau de pêche - WDC

Une année bien remplie pour des océans plus sains

Cette année, WDC continuera à se concentrer sur ses quatre objectifs principaux tout en poursuivant ses recherches sur les cétacés, afin de mieux les protéger et d’éduquer le grand public. L’organisation travaille également à la mise en place d’une cartographie mondiale pour appuyer la création de zones marines protégées, qui donneraient à la baleine franche de l’Atlantique nord et à ses cousins en voie de disparition une chance de retrouver leur glorieux passé.

« Puisque nous sommes plus efficaces, une plus grande partie de l’argent de nos soutiens est affectée aux activités de sauvegarde. Davantage de baleines et de dauphins survivront et prospéreront grâce à Asana. »– Chris Butler-Stroud, directeur général

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