L’ONG Whale & Dolphin Conservation travaille 25 % plus rapidement avec Asana

La baleine franche de l’Atlantique nord a été chassée par les baleiniers durant des siècles et elle est aujourd’hui en voie d’extinction. L’un des nombreux programmes de Whale and Dolphin Conservation (WDC) s’est donné pour objectif d’aider cette espèce à se rétablir et la faire prospérer à nouveau.

L’ONG WDC a été fondée au Royaume-Uni, en 1987. Elle est la principale association caritative dédiée à la protection des baleines et des dauphins dans le monde, et se donne quatre objectifs principaux : les deux premiers sont de mettre fin à la captivité et d’arrêter la chasse commerciale ; ensuite, elle souhaite empêcher la mort des baleines et des dauphins dans des accidents liés aux équipements de pêche ; et enfin, elle a pour but d’assainir les mers et les océans.

Pour atteindre ses objectifs, l’organisation a recours à un large panel d’activités : elle conseille les gouvernements et les entreprises, mène des campagnes de sensibilisation, gère des programmes de recherche sur le terrain et de sauvetage des animaux, finance des projets de sauvegarde, etc. Il est urgent de soutenir ces efforts majeurs afin de sensibiliser l’opinion et de faire reconnaître la valeur de ces animaux. Après tout, les baleines et les dauphins jouent un rôle essentiel dans l’assainissement de nos océans et la lutte contre le changement climatique en distribuant les nutriments et en séquestrant le dioxyde de carbone.

Cependant, pour accomplir sa mission, WDC devait rationaliser sa façon de travailler. Chris Butler-Stroud, directeur général de cette organisation de 90 personnes, a ainsi réalisé que leur système de gestion du travail et de l’information, qui reposait sur les e-mails, entraînait un cloisonnement des services et un manque global de transparence. Parmi les problèmes identifiés :

• Les discussions par e-mail excluaient souvent des personnes qui avaient pourtant besoin des informations communiquées pour accomplir leurs tâches.

• Le travail attribué par e-mail n’était pas visible des autres, ce qui nuisait à l’autonomie générale.

• En l’absence de consensus au sein de l’équipe quant à la définition d’un projet « terminé » et sans processus clairs pour suivre le travail, les projets restaient parfois inachevés.

Chris était convaincu que WDC pouvait renforcer la transparence en interne, gagner en efficacité et augmenter son impact. Ses équipes se sont donc mises en quête d’un outil de gestion du travail qui les aiderait à passer un cap.

Les informations contenues dans les chaînes d’e-mails se perdaient ou étaient difficiles à retrouver, sans parler des cas où nous n’avions même pas conscience de leur existence.”

Une plateforme pour rassembler des équipes basées aux quatre coins du monde

WDC devait pouvoir gérer ses projets de A à Z depuis une plateforme unique : un outil qui pourrait attribuer les tâches à leur responsable de manière claire et transparente. L’outil devait communiquer toutes les données pertinentes d’un projet aux personnes impliquées et à celles qui pourraient le rejoindre en cours de route. Enfin, il devait permettre le suivi et la mesure du temps, afin d’aider WDC à cadrer les projets suivants.

Ses équipes étant réparties sur quatre continents et plusieurs fuseaux horaires, WDC a choisi Asana pour sa capacité à encourager la collaboration, la communication et la transparence à l’échelle internationale.

Une transition facilitée par la culture de l’apprentissage chez WDC

Au début, l’idée de passer à une nouvelle plateforme logicielle et de réorganiser l’ensemble du processus de travail les préoccupait. Pour assurer une transition en douceur, WDC a mis en place une formation de groupe intitulée « Asana 101 » (Introduction à Asana) et a nommé des champions Asana au sein de plusieurs équipes pour assurer un encadrement individuel. L’organisation a encouragé les équipes à partager leurs astuces pour utiliser Asana, développant ainsi un environnement d’apprentissage interactif.

Des gains d’efficacité pour des dons qui font la différence

Aujourd’hui, tout le monde chez WDC gère ses programmes sur Asana. L’équipe de collecte de fonds suit les opportunités de collaboration auprès d’entreprises partenaires ; l’équipe marketing a créé un calendrier d’activités regroupant les messages sur les réseaux sociaux et apparitions dans des documentaires ; enfin, l’équipe de communication partage ses mises à jour ainsi que des coupures de presse pertinentes issues de divers médias pour tenir tout le monde informé des dernières nouvelles.

Une fois les nouveaux processus établis sur Asana, les équipes ont constaté que la production de Whale & Dolphin, le magazine à destination de leurs soutiens, leur demandait 25 % de temps en moins. Grâce à des efforts plus efficaces et rapides à tous les niveaux, elles ont pu affecter un pourcentage de dons inédit aux activités de sauvegarde directe.

En intégrant ses ordres du jour à Asana, WDC a pu réduire la durée de ses réunions dédiées aux prises de décision, la majorité des sujets étant traités avant même de se réunir en personne. Les équipes peuvent aussi plus facilement faire le point sur les réussites et défis soulevés par les projets, et donc apporter des corrections aux initiatives futures. Ainsi, les projets partagés entre plusieurs services se déroulent considérablement mieux : les participants peuvent aisément rejoindre ou quitter un projet, ce qui permet de gagner du temps au moment d’intensifier les efforts ou de combler des lacunes en matière de connaissances.

La culture organisationnelle a suivi sa propre transformation. Les équipes font désormais bien mieux le lien entre leur travail et les objectifs généraux de WDC, dans la mesure où Asana facilite la répartition des tâches et le suivi de la contribution de chacun. Tous se sentent en phase avec la mission de l’organisation et fiers de ce qu’ils lui apportent à leur propre échelle.

La production de nos magazines à destination des soutiens est désormais entièrement gérée sur Asana, ce qui facilite le partage des retours et nous permet de mieux nous concentrer sur les délais à respecter. Le processus est 25 % plus court.”

De nombreux projets pour des océans plus sains

WDC va continuer à se concentrer sur ses quatre objectifs principaux tout en poursuivant ses recherches sur les cétacés, afin de mieux les protéger et d’éduquer le grand public. L’organisation travaille également à la mise en place d’une cartographie mondiale pour appuyer la création de zones marines protégées, qui donneraient à la baleine franche de l’Atlantique nord et à ses cousins en voie de disparition une chance de retrouver leur glorieux passé.

Nous avons gagné en efficacité et, par conséquent, une plus grande partie des dons financiers de nos soutiens est affectée aux activités de sauvegarde. Grâce à Asana, nous protégerons la vie et le développement d’un plus grand nombre de baleines et de dauphins.”