L’École de gestion Telfer réinvente le marketing dans l’enseignement supérieur avec Asana

Équipe marketing de l’École de gestion Telfer
  • Logo de l’École de gestion Telfer
  • Emplacement
    • Ottawa, Ontario
  • Taille de l’établissement
    • 4 500 étudiants, + de 200 enseignants et + de 25 000 anciens élèves

L’impact d’Asana

  • Des temps de production accélérés grâce à des demandes entrantes standardisées recueillant les informations clés des projets en amont
  • Une efficacité accrue et une plus grande confiance entre membres de l’équipe et intervenants externes grâce à plus de transparence
  • Des processus et outils intégrés qui assurent un travail collaboratif général sans effort au même endroit
  • Une automatisation des communications de suivi auprès des intervenants pour toutes les demandes marketing avec l’API Asana

À quoi ressemble la transformation numérique d’une équipe marketing dans l’enseignement supérieur ? L’équipe marketing de l’École de gestion Telfer de l’université d’Ottawa est un précurseur dans son domaine. Elle est à l’origine d’une stratégie de transformation numérique qui sera suivie par d’autres services et établissements. L’École de gestion Telfer compte 4 500 étudiants, 200 enseignants et plus de 25 000 anciens élèves. Elle dispose de sa propre équipe marketing, qui assure la promotion de l’excellent travail accompli par l’école et aspire à agir avec flexibilité et rapidité, à l’image d’une organisation à taille humaine.

Au cours de l’été 2018, l’École Telfer a accueilli un nouveau directeur à la tête de ses opérations marketing et communication. À cette même époque, l’équipe marketing s’est agrandie pour inclure de nouveaux membres et notamment Carla De Ciccio, qui a rejoint l’équipe en tant que responsable de la stratégie contenu dans le but de développer une approche marketing plus narrative.

Ce nouveau départ a permis à l’équipe marketing de se lancer dans la conception et l’implémentation de sa nouvelle vision. Toutefois, dans la mesure où de nombreux membres de l’équipe avaient été recrutés récemment, certaines connaissances historiques et institutionnelles leur échappaient. Certains auraient donc pu s’en décourager, mais l’équipe marketing a perçu cette situation comme une excellente opportunité de mettre en place une nouvelle stratégie et de développer de nouveaux processus sur lesquels s’appuyer pour produire des campagnes et un contenu encore plus efficaces.

Alors qu’ils travaillaient à la création de ces nouveaux processus, Carla et son équipe se sont rapidement rendu compte qu’il leur fallait trouver un outil pour centraliser l’ensemble de leurs activités : ils devaient pouvoir travailler ensemble au même endroit et bénéficier d’une visibilité totale sur les projets des uns et des autres pour mieux collaborer.

Fort heureusement, plusieurs des membres de l’équipe avaient déjà utilisé des outils de gestion du travail au cours de leur vie professionnelle. Ils avaient conscience de toute l’aide que ces outils pourraient leur apporter dans le cadre de la création d’une stratégie mettant le contenu au premier plan.

L’avènement d’un leader du numérique

Avant de rejoindre le secteur de l’enseignement supérieur, Carla avait travaillé dans celui des technologies. Elle avait déjà eu l’occasion d’utiliser Asana et a donc tout naturellement proposé à son équipe de l’adopter dans le but de simplifier les campagnes marketing, la production de contenu et les mises à jour de site Web.

Non seulement l’équipe marketing s’est vouée à la maîtrise des bases de ce nouvel outil, mais elle en a également profité pour faire évoluer ses processus afin d’adopter des méthodes de travail plus agiles. La mise en œuvre de ces deux grandes transformations s’est cependant faite sans heurt. En effet, puisque l’expérience utilisateur et les fonctionnalités proposées par Asana se rapprochaient de ce qui se faisait pour le grand public, l’équipe a rapidement appris à l’utiliser.

École de gestion Telfer

La gestion de projet agile dans l’enseignement supérieur

Peu après avoir adopté Asana, l’équipe marketing a connu son premier succès lorsque l’équipe de mission s’est familiarisée à l’utilisation de cet outil afin de collaborer à l’organisation du gala annuel de l’école, un événement qui demandait des mois de planification minutieuse entre les équipes. Auparavant, l’équipe de mission suivait les différents éléments de ce projet titanesque sur une feuille de calcul. Elle avait donc tendance à perdre la trace de certaines informations ou à perdre de vue ses objectifs. Heureusement, Carla et son équipe marketing avaient la solution.

Ils ont donc aidé l’équipe de mission à formuler ses demandes marketing sur Asana de façon à clarifier les responsabilités et échéances de chacune. L’équipe de mission avait également la possibilité d’ajouter aux différentes tâches des exemples tirés des galas précédents. Ainsi, les spécialistes marketing ont pu prendre connaissance de ce qui avait été réalisé auparavant. Conséquence directe : le projet s’est mieux déroulé que jamais et les employés de l’école ont appris à gérer leurs projets différemment, sur Asana plutôt que sur des feuilles de calcul.

Aujourd’hui, l’équipe marketing fait appel à Asana pour tous ses projets, que ce soit pour les plus petites tâches (ex. : prospectus pour les événements) comme pour les plus grands projets (ex. : refonte du site Web). L’outil est désormais entièrement intégré à l’ensemble de ses flux de travail. Ses plus belles réussites ? Avoir entièrement réorganisé son processus de gestion des demandes marketing entrantes grâce aux Formulaires, gérer ses campagnes en utilisant la Chronologie, et enfin, développer et mettre a jour son site Web avec l’API Asana.

Tableau de sprint marketing de l’École de gestion Telfer

Prenons l’exemple du travail de Joey Beland-Kilbride, le développeur Web de l’école : Joey a tiré pleinement profit de l’API Asana pour permettre à l’équipe marketing de collaborer avec les différents intervenants internes et externes à l’organisation qui n’utilisent pas Asana. Désormais, quand un spécialiste marketing commente une tâche, le demandeur (qui n’utilise pas Asana) reçoit une mise à jour par e-mail. Lorsque le demandeur répond à cet e-mail, son message s’ajoute automatiquement à la tâche concernée sous forme de commentaire. Grâce à l’intégration de Joey, toutes ces améliorations de communication ont permis à l’équipe marketing de produire plus de travail de qualité pour toute l’école, que ce soit pour aider à recruter des étudiants comme pour soutenir l’engagement des anciens élèves.

« Aujourd’hui, les différents participants nous en demandent beaucoup plus. Il est donc primordial pour nous de disposer d’outils tels qu’Asana pour ne passer à côté d’aucun détail, et pour hiérarchiser et visualiser très clairement nos objectifs. » —Carla De Ciccio, responsable de la stratégie contenu

En modifiant son fonctionnement avec l’aide d’Asana, le service marketing a rendu son quotidien moins stressant, tout en permettant à l’équipe d’atteindre ses objectifs plus large plus rapidement et naturellement. Désormais :

  • L’équipe marketing est mieux à même de hiérarchiser ses tâches en raison d’une visibilité accrue pour tous sur l’ensemble des projets en cours.
  • Les différentes parties prenantes ont une meilleure connaissance du travail effectué par l’équipe marketing et peuvent aisément identifier la façon dont leur demande s’inscrit dans un contexte plus global, avec pour conséquences une plus grande confiance en l’équipe et en ses compétences.
  • Les tâches étant maintenant centralisées, plus aucune n’échappe à la vigilance de l’équipe, qui peut ainsi terminer ses projets plus rapidement et plus aisément.
  • Le processus automatisé de réception des demandes a fait gagner à l’équipe un temps précieux et a augmenté son efficacité en lui permettant de recueillir toutes les informations nécessaires en amont.

« Asana nous a non seulement permis de nous rendre compte de la quantité de travail fournie, mais aussi de redonner les bonnes priorités et d’appliquer des stratégies plus adaptées aux différents types de tâches effectuées. » —Carla De Ciccio, responsable de la stratégie contenu

Un avant-goût des futures stratégies marketing de Telfer

À l’avenir, l’équipe s’est fixée pour objectif de se débarrasser de 20 % des tâches qui occupaient autrefois une grande partie de son temps, notamment des tâches liées à la coordination et à la communication, afin de réinvestir ce temps sur des activités plus productives.

L’équipe marketing a pour ambition ultime de se hisser parmi les meilleurs dans le domaine de la transformation numérique, ce qui procurera aussi bien à l’équipe qu’à l’école un réel avantage sur la concurrence. Asana sera l’une des pièces maîtresses pour atteindre cet objectif.

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