Au cours de l'été 2018, l'École Telfer a accueilli un nouveau directeur à la tête de ses opérations marketing et communication, qui a apporté une nouvelle vision au service. À cette même époque, l'équipe marketing s'est agrandie pour inclure de nouveaux membres et notamment Carla De Ciccio, qui a rejoint l'équipe en tant que Responsable stratégie de contenu dans le but de développer une approche marketing plus narrative.

Ce nouveau départ a permis à l'équipe marketing de se lancer dans la conception et l'implémentation de sa nouvelle vision. Toutefois, dans la mesure où de nombreux membres de l'équipe avaient été recrutés récemment, certaines connaissances historiques et institutionnelles leur échappaient. Certains auraient donc pu s'en décourager, mais l'équipe marketing a perçu cette situation comme une excellente opportunité de mettre en place une nouvelle stratégie et de développer de nouveaux processus sur lesquels s'appuyer pour produire des campagnes et un contenu encore plus efficaces.

Alors qu’ils travaillaient à la création de ces nouveaux processus, Carla et son équipe se sont rapidement rendu compte qu’ils avaient besoin d’un outil pour centraliser toutes leurs activités : ils devaient pouvoir travailler ensemble au même endroit et bénéficier d’une visibilité totale sur les projets des uns et des autres pour mieux collaborer.

Fort heureusement, plusieurs des membres de l'équipe avaient déjà utilisé des outils de gestion du travail dans le cadre de leurs précédentes expériences professionnelles. Ils avaient conscience de l'aide précieuse que ces outils pourraient leur apporter à l'heure de créer une stratégie qui placerait le contenu au premier plan.

L'avènement d'un leader du numérique

Avant de rejoindre le secteur de l'enseignement supérieur, Carla avait travaillé dans celui des technologies. Elle avait déjà eu l'occasion d'utiliser Asana et a donc tout naturellement proposé à son équipe de l'adopter dans le but de simplifier les campagnes marketing, la production de contenu et les mises à jour de site Web.

Alors que l'équipe marketing s'attelait à maîtriser les bases de ce nouvel outil, elle en a également profité pour faire évoluer ses processus afin d'adopter des méthodes de travail plus agiles. Ces deux transitions se sont déroulées sans heurts, malgré l'ampleur des changements opérés. En effet, l'adoption d'Asana a été rapide, l'expérience utilisateur et les fonctionnalités proposées se rapprochant des applications grand public déjà utilisées par l'équipe au quotidien.

La gestion de projet agile dans l'enseignement supérieur

Peu après avoir adopté Asana, l’équipe marketing a connu son premier succès. En effet, elle a formé l’équipe de mission à utiliser l’outil, et les deux groupes ont pu participer à l’organisation du gala annuel de l’école, un événement qui demandait des mois de planification interfonctionnelle. Auparavant, l'équipe de mission suivait les différents éléments de ce projet titanesque sur une feuille de calcul. Elle avait donc tendance à perdre la trace de certaines informations ou à perdre de vue ses objectifs. Heureusement, Carla et son équipe marketing avaient la solution pour faire de cet événement une réussite.

L'équipe marketing a donc aidé les membres de l'équipe de mission à formuler ses demandes marketing sur Asana de façon à clarifier les responsabilités et échéances de chacun. Cette dernière pouvait également ajouter aux différentes tâches des exemples tirés des galas précédents. Ainsi, les spécialistes marketing ont pu prendre connaissance de ce qui avait été réalisé auparavant. Les résultats ne se sont pas fait attendre : le projet s'est mieux déroulé que jamais et les employés de l'École de gestion Telfer ont appris au passage à gérer leurs projets différemment, en privilégiant Asana plutôt que des feuilles de calcul.

Aujourd'hui, l'équipe marketing gère tous ses projets sur Asana, aussi bien les tâches les plus courtes (ex. : prospectus pour les événements) que les projets de plus grande ampleur (ex. : refonte du site Web). L'outil est désormais entièrement intégré à l'ensemble de ses flux de travail. Ses plus belles réussites ? Avoir entièrement réorganisé son processus de réception des demandes marketing grâce aux Formulaires, gérer ses campagnes en utilisant la Chronologie, et enfin, développer et mettre à jour son site Web avec l'API Asana.

Prenons l’exemple du travail de Joey Beland-Kilbride, le développeur Web de l’école : Joey a tiré pleinement parti de l’API Asana pour permettre à l’équipe marketing de collaborer avec les différents intervenants internes et externes à l’École de gestion Telfer qui n’utilisent pas Asana. Désormais, quand un spécialiste marketing commente une tâche, le demandeur (qui n'utilise pas Asana) reçoit une mise à jour par e-mail. Lorsque le demandeur répond à cet e-mail, son message s'ajoute automatiquement à la tâche concernée sous forme de commentaire. Grâce aux efforts de Joey et toutes ces réussites en matière de communication, l’équipe marketing délivre un travail de plus grande qualité pour l’ensemble de l’École, tant pour faciliter le recrutement des étudiants que pour soutenir l’implication des anciens élèves.

Aujourd’hui, les différents participants nous en demandent beaucoup plus. Il est donc primordial pour nous de disposer d’outils comme Asana pour ne passer à côté d’aucun détail, mais aussi pour hiérarchiser et visualiser très clairement nos objectifs.

 Carla De Ciccio, responsable de la stratégie de contenu

En modifiant son fonctionnement avec l'aide d'Asana, le service marketing a rendu son quotidien moins stressant, tout en permettant à l'équipe d'atteindre des objectifs plus ambitieux plus rapidement et sans effort. Les progrès sont manifestes :

• L'équipe marketing a gagné en visibilité sur l'ensemble des projets en cours et peut donc hiérarchiser ses tâches sans difficulté.

• Les différentes parties prenantes ont une meilleure connaissance du travail effectué par l'équipe marketing et peuvent aisément identifier la façon dont leur demande s'inscrit dans un contexte plus global, avec pour conséquences une plus grande confiance en l'équipe et en ses compétences.

• Les tâches étant maintenant centralisées, plus aucune n’échappe à la vigilance de l’équipe, qui peut ainsi terminer ses projets plus rapidement et plus aisément.

• Le processus automatisé de réception des demandes a fait gagner à l'équipe un temps précieux et a augmenté son efficacité en lui permettant de recueillir toutes les informations nécessaires en amont.

Asana nous a non seulement permis de nous rendre compte de la quantité de travail fournie, mais aussi de redonner les bonnes priorités et d’appliquer des stratégies plus adaptées aux différents types de tâches effectuées.

 Carla De Ciccio, responsable de la stratégie de contenu

Quel avenir pour l’équipe marketing de Telfer ?

À l'avenir, l'équipe s'est fixée pour objectif de se débarrasser de 20 % des tâches qui occupaient autrefois une grande partie de son temps, notamment des tâches liées à la coordination et à la communication, afin de réinvestir ce temps sur des activités plus productives.

L’équipe marketing a pour objectif ultime de se hisser parmi les meilleurs dans le domaine de la transformation numérique, permettant ainsi à toute l’École de gestion Telfer de se démarquer des établissements concurrents. Asana sera l'une des pièces maîtresses pour atteindre cet objectif.