L’École de gestion Telfer réinvente le marketing dans l’enseignement supérieur avec Asana

À quoi ressemble la transformation numérique d’une équipe marketing dans l’enseignement supérieur ? L’équipe marketing de l’École de gestion Telfer de l’université d’Ottawa est un précurseur dans son domaine. Elle est à l’origine d’une stratégie de transformation numérique, plus tard suivie par d’autres services et établissements. L’École de gestion Telfer compte 4 500 étudiants, 200 enseignants et plus de 25 000 anciens élèves. Elle dispose de sa propre équipe marketing, qui assure la promotion de l’excellent travail accompli par l’école et aspire à agir avec flexibilité et rapidité, à l’image d’une organisation à taille humaine.

Au cours de l’été 2018, l’École Telfer a accueilli un nouveau directeur à la tête de ses opérations marketing et communication. Dans le même temps, l’équipe marketing s’est agrandie pour inclure de nouveaux membres et notamment Carla De Ciccio. Cette dernière a rejoint l’équipe en tant que responsable de la stratégie de contenu, dans le but de développer une approche marketing plus narrative.

Ce nouveau départ a permis à l’équipe marketing de se lancer dans la conception et l’implémentation de sa nouvelle vision. Toutefois, dans la mesure où de nombreux membres de l’équipe avaient été recrutés récemment, certaines connaissances historiques et institutionnelles leur échappaient. Là où certains se seraient découragés, l’équipe marketing y a vu une opportunité : celle de mettre en place une nouvelle stratégie et développer de nouveaux processus sur lesquels s’appuyer pour produire des campagnes et des contenus encore plus percutants.

Alors qu’ils travaillaient à la création de ces nouveaux processus, Carla et son équipe se sont rapidement rendu compte qu’ils avaient besoin d’un outil pour centraliser toutes leurs activités : ils devaient pouvoir travailler ensemble au même endroit et bénéficier d’une visibilité totale sur les projets des uns et des autres pour mieux collaborer.

Fort heureusement, plusieurs des membres de l’équipe avaient déjà utilisé des outils de gestion du travail dans le cadre de leurs précédentes expériences professionnelles. Ils avaient conscience de l’aide précieuse que ces outils pourraient leur apporter à l’heure de créer une stratégie qui placerait le contenu au premier plan.

L’avènement d’un leader du numérique

Avant de rejoindre le secteur de l’enseignement supérieur, Carla avait travaillé dans celui des technologies. Ayant déjà eu l’occasion d’utiliser Asana, elle a donc tout naturellement proposé à son équipe de l’adopter. Elle savait qu’un tel outil pouvait leur permettre de rationaliser les campagnes marketing, la production de contenu et les mises à jour du site Web.

Alors que l’équipe marketing s’attelait à maîtriser les bases de ce nouvel outil, elle en a également profité pour faire évoluer ses processus afin d’adopter des méthodes de travail plus agiles. Ces deux transitions se sont déroulées sans heurts, malgré l’ampleur des changements opérés. En effet, l’adoption d’Asana a été rapide, l’expérience utilisateur et les fonctionnalités proposées se rapprochant des applications grand public déjà utilisées par l’équipe au quotidien.

La gestion de projet agile dans l’enseignement supérieur

Peu après avoir adopté Asana, l’équipe marketing a connu son premier succès. En effet, elle a formé l’équipe de mission à utiliser l’outil, et les deux groupes ont pu participer à l’organisation du gala annuel de l’école, un événement qui demandait des mois de planification minutieuse entre les équipes. Auparavant, l’équipe de mission suivait les différents éléments de ce projet titanesque sur une feuille de calcul. Elle avait donc tendance à perdre la trace de certaines informations ou à perdre de vue ses objectifs. Heureusement, Carla et son équipe avaient la solution pour faire de cet événement une réussite.

L’équipe marketing a donc aidé les membres de l’équipe de mission à formuler ses demandes marketing sur Asana de façon à clarifier les responsabilités et échéances de chacun. Cette dernière pouvait également ajouter aux différentes tâches des exemples tirés des galas précédents. Ainsi, les spécialistes marketing ont pu prendre connaissance de ce qui avait été réalisé auparavant. Les résultats ne se sont pas fait attendre : le projet s’est mieux déroulé que jamais et les employés de l’École de gestion Telfer ont appris au passage à gérer leurs projets différemment, en privilégiant Asana plutôt que des feuilles de calcul.

Aujourd’hui, l’équipe marketing gère tous ses projets sur Asana, aussi bien les tâches les plus courtes (ex. : prospectus pour les événements) que les projets de plus grande ampleur (ex. : refonte du site Web). L’outil est désormais entièrement intégré à l’ensemble de ses flux de travail. Ses plus belles réussites ? Avoir entièrement réorganisé son processus de réception des demandes marketing grâce aux Formulaires, gérer ses campagnes en utilisant la Chronologie, et enfin, développer et mettre à jour son site Web avec l’API Asana.

Prenons l’exemple du travail de Joey Beland-Kilbride, le développeur Web de l’école : Joey a tiré pleinement parti de l’API Asana pour permettre à l’équipe marketing de collaborer avec les différents intervenants internes et externes à l’École de gestion Telfer qui n’utilisent pas Asana. Désormais, quand un spécialiste marketing commente une tâche, le demandeur (qui n’utilise pas Asana) reçoit une mise à jour par e-mail. Lorsque le demandeur répond à cet e-mail, son message s’ajoute automatiquement à la tâche concernée sous forme de commentaire. Grâce aux efforts de Joey et toutes ces réussites en matière de communication, l’équipe marketing délivre un travail de plus grande qualité pour l’ensemble de l’École, tant pour faciliter le recrutement des étudiants que pour soutenir l’implication des anciens élèves.

Aujourd’hui, les différents participants nous en demandent beaucoup plus. Il est donc primordial pour nous de disposer d’outils comme Asana pour ne passer à côté d’aucun détail, mais aussi pour hiérarchiser et visualiser très clairement nos objectifs.”

En modifiant son fonctionnement avec l’aide d’Asana, le service marketing a rendu son quotidien moins stressant, tout en permettant à l’équipe d’atteindre des objectifs plus ambitieux plus rapidement et sans effort. Les progrès sont manifestes :

• L’équipe marketing a gagné en visibilité sur l’ensemble des projets en cours et peut donc hiérarchiser ses tâches sans difficulté.

• Les parties prenantes ont une meilleure connaissance du travail effectué par l’équipe marketing et peuvent aisément identifier la façon dont chacune de leurs demandes s’inscrit dans un contexte plus global. Résultat, elles ont une plus grande confiance en l’équipe et ses compétences.

• Les tâches sont désormais centralisées et plus aucune n’échappe à la vigilance de l’équipe, qui peut ainsi terminer ses projets plus rapidement, sans difficulté.

• Le processus automatisé de réception des demandes a fait gagner un temps précieux à l’équipe et a renforcé son efficacité. Elle peut désormais recueillir toutes les informations dont elle a besoin en amont.

Asana nous a non seulement permis de nous rendre compte de la quantité de travail fournie, mais aussi de redonner les bonnes priorités et d’appliquer des stratégies plus adaptées aux différents types de tâches effectuées.”

Quel avenir pour l’équipe marketing de Telfer ?

À l’avenir, l’équipe s’est fixé pour objectif de se débarrasser de 20 % des activités qui occupaient une grande partie de son temps inutilement avant l’adoption d’Asana. Elle espère notamment supprimer certaines tâches fastidieuses de coordination et de communication, puis réinvestir ces heures précieuses dans des activités à plus forte valeur ajoutée.

L’équipe marketing a pour ambition ultime de se hisser parmi les meilleurs dans le domaine de la transformation numérique, permettant ainsi à toute l’École de gestion Telfer de se démarquer des établissements concurrents. Bien entendu, Asana sera un atout inestimable, sur lequel l’équipe compte bien s’appuyer pour atteindre cet objectif.