Le marketing d’entreprise de Sophos prend en charge + de 1 000 événements par an avec Asana

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  • Sophos logo
  • Emplacement
    • + de 160 bureaux dans 119 pays
  • Nombre d’employés
    • + de 3 000 employés dans le monde
  • Équipe marketing
    • + de 250 membres d’équipe dans le monde

RETOUR SUR INVESTISSEMENT

    • de 1 600 demandes d’événements traitées chaque trimestre
  • Temps d’exécution des prestations de services réduit de 70 % (de 10 jours ouvrables à 3)
  • 50 % de requêtes accomplies en plus avec une augmentation de personnel de seulement 5 %

Sophos est une entreprise de cybersécurité qui met en œuvre des solutions de chiffrage, de nœuds d’extrémité et autre pour sécuriser les réseaux de plus de 100 000 entreprises dans le monde. Son modèle commercial reposant sur les canaux de distribution, les événements sont essentiels pour établir des relations avec des partenaires, des revendeurs et des clients. Chaque année, l’équipe du marketing d’entreprise collabore avec celle du marketing de terrain pour réaliser 12 conférences partenaires, 10 salons internationaux, plus de 150 événements régionaux, plus de 500 webinaires de génération de demande et des centaines d’événements internes.

Pour assurer la réussite de tous ces événements et la cohérence de la marque, Dawn Jensen, directrice principale du marketing international et Sydney Leopold, responsable des événements internationaux, travaillent en étroite collaboration afin de réaliser chaque élément, des pages d’enregistrement pour les événements aux designs des stands d’exposition, en passant par les petits cadeaux destinés aux clients.

« L’équipe du marketing d’entreprise prend en charge plus de 1 000 événements par an, des salons internationaux aux webinaires de génération de demande. Avec Asana, nous avons pu réduire notre temps d’exécution de 70 %. »- Dawn Jensen, directrice principale du marketing international

Créer tous les actifs de marketing et de design nécessaires pour prendre en charge ces événements représente un travail considérable : plus de 22 000 demandes par an sont traitées par l’équipe de marketing d’entreprise. Or essayer de suivre toutes ces demandes par e-mail ne fonctionnait pas. Personne n’avait de visibilité sur la progression du travail, certaines requêtes passaient entre les mailles du filet, et il était difficile de préserver la cohérence de la marque et la qualité de tous les événements dans toutes les régions, ce qui est l’une des principales responsabilités de l’équipe.

En quête du meilleur outil pour intensifier et rationaliser le travail

Lorsque Dawn a rejoint Sophos, l’équipe du marketing d’entreprise était déjà en train d’évaluer des solutions de gestion du travail, à la recherche d’une solution intuitive, facile à utiliser et modulable pour gérer tous les projets, des mises à jour de brochures aux processus complexes conçus pour les sommets commerciaux et les conférences de partenaires.

Sophos a finalement sélectionné Asana, car c’était l’outil le plus adapté à ses besoins et à ses processus opérationnels. Asana est une solution flexible qui s’adapte parfaitement à l’intensification des activités. Les membres d’équipe peuvent voir les processus de différentes façons selon le contexte requis, et l’équipe a tout de suite apprécié l’interface intuitive et robuste.

Plus de 1 600 demandes traitées chaque trimestre

En partenariat avec l’équipe de la réussite client d’Asana, Dawn a mis au point des conventions pour que chacun suive le même processus d’envoi, de tri et d’exécution des requêtes. Ceci a permis à l’équipe du marketing d’entreprise de normaliser ses processus opérationnels pour qu’aucune étape ne soit oubliée.

« Avec Asana, nous avons pu répondre à 6 400 demandes d’événements en ligne et de design en 2018, soit une augmentation de 50 % de notre capacité alors que notre personnel n’a augmenté que de 5 %. »- Dawn Jensen, directrice principale du marketing international

Une fois ses projets intégrés à Asana, l’équipe du marketing d’entreprise était en mesure de fournir des mises à jour en temps réel aux collègues du marketing de terrain. « Je pouvais montrer aux responsables des événements leurs requêtes sur Asana, et ils pouvaient voir tous les commentaires, la chronologie de toute l’activité liée aux requêtes, qui était en charge du design, de la révision… absolument tout », explique Dawn. « Et leur réaction, c’était généralement : Ouah, quel outil génial ! Comment puis-je y accéder ? » Asana fait gagner des centaines d’heures à Dawn en création de rapports, appels téléphoniques, communications par e-mail et réunions de mises à jour de statut.

Un meilleur processus, un meilleur alignement, de meilleurs événements

Dawn et son équipe ont désormais un projet intitulé « Boîte de réception des requêtes » et géré 16 heures par jour, six jours par semaine (par des membres d’équipe répartis sur trois fuseaux horaires) afin qu’aucun événement ne passe entre les mailles du filet. Comme tout le travail est centralisé sur Asana, chacun peut voir ce sur quoi travaille l’équipe, le statut de chaque requête individuelle et sa date d’achèvement prévue.

Maintenant que l’équipe du marketing d’entreprise et ses partenaires interfonctionnels gèrent leurs projets sur Asana, ils peuvent prendre en charge davantage d’événements, assurer la cohérence de la marque et offrir une expérience engageante aux partenaires et clients des 119 pays desservis par Sophos.

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Rien de plus simple qu’Asana pour suivre en équipe l’avancée des projets et des tâches, et ainsi obtenir des résultats.

Campagne marketing

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Lancement de produit

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Objectifs d’entreprise

Objectifs d’entreprise

Mission vers la Lune

Mission vers la Lune

Organiser votre travail

Définissez clairement tâches et jalons pour préciser à votre équipe ce qui doit être fait.

Organiser votre travail

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Informez chacun de ses responsabilités exactes grâce aux options d’attribution et d’échéance.

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Tenez vos délais

Élaborez votre plan de campagne pour visualiser l’intégration de tous les éléments, repérer les éventuelles difficultés et mener à bien votre travail.

Tenez vos délais

Concrétisez vos discussions

Posez des questions ou donnez des informations sur le travail en cours pour transformer les discussions en actions.

Concrétisez vos discussions

Joignez des fichiers à votre travail

Regroupez documents partagés, fichiers de conception et feuilles de calcul budgétaires pour éviter à votre équipe de chercher les informations.

Joignez des fichiers à votre travail

Visualisez le travail en un clin d’œil

Affichez votre travail sur un calendrier pour garder l’œil sur le timing et mobiliser l’équipe autour des dates importantes.

Visualisez le travail en un clin d’œil

Suivez votre progression

Restez informé sur la progression du projet par rapport aux objectifs et identifiez rapidement les tâches en retard.

Suivez votre progression

Travailler en déplacement

En réunion avec un fournisseur, à une conférence ou à l’extérieur, restez connecté avec Asana pour mobile.

Travailler en déplacement

Menez chaque projet avec brio

Asana permet aux équipes Marketing de planifier, gérer, suivre et lancer des initiatives qui captivent leurs destinataires.

Menez chaque projet avec brio

Planifiez chaque étape

De l’élaboration au lancement, recensez toutes les étapes essentielles pour que chacun comprenne parfaitement la stratégie.

Planifiez chaque étape

Sachez qui fait quoi

Définissez clairement les responsables et les échéances de chaque élément du lancement pour que tout soit prêt à la date prévue.

Sachez qui fait quoi

Lancez vos produits à temps

Visualisez l’intégration de tous les éléments de votre plan pour pouvoir le modifier à souhait tout en menant à bien votre projet.

Lancez vos produits à temps

Tenez vos équipes informées

Reliez les importantes mises à jour et discussions à votre travail pour éviter qu’elles ne se perdent parmi d’innombrables e-mails.

Tenez vos équipes informées

Regroupez votre travail

Joignez des fichiers à votre projet pour que tout le monde sache où se trouvent les bonnes informations.

Regroupez votre travail

Suivez les dates et les jalons

Gardez l’œil sur les dates clés en affichant les plans de lancement sur un calendrier.

Suivez les dates et les jalons

Distinguez ce qui avance de ce qui est à la traîne

Affichez la progression du travail afin de rester sur la bonne voie pour remplir vos objectifs et respecter vos délais.

Distinguez ce qui avance de ce qui est à la traîne

Restez connecté où que vous soyez

Restez au courant de la progression vers un lancement même en dehors du bureau grâce à Asana pour mobile.

Restez connecté où que vous soyez

Prêts ? Lancez !

Asana aide les équipes Produit à respecter leurs délais pour lancer de formidables produits.

Prêts ? Lancez !

Planifiez les priorités

Créez des tâches pour chaque objectif afin que chacun visualise parfaitement les objectifs de l’entreprise.

Planifiez les priorités

Déterminez le référent privilégié

Attribuez chaque objectif à la personne appropriée pour que tout le monde sache qui est responsable et qui peut répondre aux questions.

Déterminez le référent privilégié

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Visualisez l’impact de chaque jalon sur les objectifs à atteindre afin de travailler en toute sérénité.

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Partagez informations et statuts

Tenez les parties prenantes informées en associant directement aux objectifs les dernières informations, la progression ou des commentaires.

Partagez informations et statuts

Joignez les fichiers importants

Intégrez Asana à vos outils de partage de fichiers pour regrouper tous vos documents importants au même endroit.

Joignez les fichiers importants

Gardez l’œil sur les dates clés

Affichez les échéances et les principaux jalons de votre projet sur un calendrier pour garantir un timing parfait.

Gardez l’œil sur les dates clés

Suivez la progression de l’entreprise

Identifiez les objectifs en bonne voie et les éléments qui requièrent votre attention afin de maintenir le cap.

Suivez la progression de l’entreprise

Restez au courant

Obtenez les dernières informations et pesez sur les décisions importantes où que vous soyez avec Asana pour mobile.

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Remplissez vos objectifs

Asana offre à votre équipe une meilleure visibilité sur les objectifs de votre organisation pour que chacun reste concentré sur ce qui compte vraiment.

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Visez la Lune

Planifiez chaque étape de votre mission pour atteindre les étoiles sans rien oublier.

Visez la Lune

Identifiez les reponsables

Nommez des responsables pour chaque tâche afin que tous, du pilote à l’ingénieur de vol, sache ce qu’il a à faire.

Identifiez les reponsables

Planifiez chaque étape

Créez un plan de lancement pour organiser le chemin à suivre du début à la fin, puis partagez-le avec votre équipe et modifiez-le quand cela est necessaire.

Planifiez chaque étape

Vérifiez que tout est prêt

Posez les questions importantes, entamez les discussions et partagez les dernières informations pour que l’équipe ou l’équipage soit fin prêt le jour J.

Vérifiez que tout est prêt

L’union fait la force

Associez Asana aux autres outils nécessaires à votre mission afin que toutes les informations soient regroupées.

L’union fait la force

Restez concentré sur l’objectif premier

Affichez chaque jalon sur un calendrier pour suivre toutes les dates importantes avant le lancement.

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Suivez votre progression

Affichez ce qui avance et ce qui est à la traîne afin de vous assurer d’être fin prêt pour le jour J.

Suivez votre progression

Travaillez où que vous soyez

Au bureau ou dans les étoiles, restez informé partout où la connexion Internet est établie

Travaillez où que vous soyez

3, 2, 1… Lancez !

Avec Asana, votre équipe peut viser et atteindre la Lune. Un petit pas suffit…

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