L’équipe marketing d’entreprise de Sophos prend en charge plus de 1 000 événements par an avec Asana

Spécialisée dans la cybersécurité, l’entreprise Sophos assure la sécurité de plus de 100 000 entreprises dans le monde grâce à ses solutions de chiffrage et de sécurité (notamment des points de terminaison). Son modèle commercial reposant sur les canaux de distribution, les événements sont essentiels pour établir des relations avec des partenaires, des revendeurs et des clients. Chaque année, l’équipe du marketing d’entreprise s’associe à l’équipe du marketing de terrain pour organiser 12 conférences partenaires, 10 salons internationaux, plus de 150 événements régionaux et plus de 500 webinaires de génération de demande, ainsi que des centaines d’événements d’entreprise.

Pour assurer la réussite de tous ces événements et la cohérence de la marque, Dawn Jensen, directrice principale du marketing international, et Sydney Leopold, responsable des événements internationaux, travaillent en étroite collaboration afin de produire chaque élément, des pages d’enregistrement pour les événements aux designs des stands d’exposition, en passant par les petits cadeaux destinés aux clients.

Créer tous les actifs de marketing et de design nécessaires pour prendre en charge ces événements représente un travail considérable : plus de 22 000 demandes par an sont traitées par l’équipe de marketing d’entreprise. Malheureusement, cette dernière ne parvenait pas à suivre toutes les demandes par e-mail. Personne n’avait de visibilité sur la progression du travail, certaines requêtes passaient entre les mailles du filet, et il était difficile de préserver la cohérence de la marque et la qualité de tous les événements dans toutes les régions, pourtant l’une des principales responsabilités de l’équipe.

En quête du meilleur outil pour intensifier et rationaliser le travail

Lorsque Dawn a rejoint Sophos, l’équipe du marketing d’entreprise avait déjà commencé à évaluer des solutions de gestion du travail. Elle recherchait une solution intuitive, facile à utiliser et modulable pour gérer tous les projets, des mises à jour de brochures aux processus complexes conçus pour les sommets commerciaux et les conférences de partenaires.

Sophos a finalement sélectionné Asana, l’outil qui convenait le mieux à ses besoins et à ses processus opérationnels. Asana est une solution flexible qui s’adapte parfaitement à l’intensification des activités. Les membres d’équipe peuvent voir les processus de différentes façons selon le contexte requis, et l’équipe a tout de suite apprécié l’interface intuitive et robuste.

Plus de 1 600 demandes traitées chaque trimestre

En partenariat avec l’équipe de la réussite client d’Asana, Dawn a mis au point des conventions pour que chacun suive le même processus d’envoi, de tri et d’exécution des requêtes. Ceci a permis à l’équipe du marketing d’entreprise de normaliser ses processus opérationnels pour qu’aucune étape ne soit oubliée.

Une fois ses projets intégrés à Asana, l’équipe du marketing d’entreprise a pu fournir des mises à jour en temps réel aux collègues du marketing de terrain. « Je pouvais montrer aux responsables des événements leurs requêtes sur Asana, et ils pouvaient voir tous les commentaires, la chronologie de toute l’activité liée aux requêtes, qui était en charge du design, de la révision… absolument tout », explique Dawn. « Et leur réaction, c’était généralement : Ouah, génial ! Comment est-ce que je peux accéder à cet outil ? » Asana fait gagner des centaines d’heures à Dawn en création de rapports, appels téléphoniques, communications par e-mail et réunions de mises à jour de statut.

Optimisation des processus, de la coordination et des événements

Dawn et son équipe disposent désormais d’un projet intitulé « Boîte de réception des requêtes », géré 16 heures par jour, six jours par semaine (par des membres d’équipe répartis sur trois fuseaux horaires) afin qu’aucun événement ne passe entre les mailles du filet. Comme tout le travail est centralisé sur Asana, chacun peut voir ce sur quoi travaille l’équipe, le statut de chaque demande individuelle et sa date d’achèvement prévue.

Maintenant que l’équipe du marketing d’entreprise et ses partenaires interfonctionnels gèrent leurs projets sur Asana, ils peuvent prendre en charge davantage d’événements, assurer la cohérence de la marque et offrir une expérience engageante aux partenaires et clients des 119 pays desservis par Sophos.