La fondation San Francisco AIDS lance ses campagnes et événements marketing plus rapidement avec Asana

L’impact d’Asana

• Démarrage plus rapide des projets créatifs grâce à un processus de demande simplifié
• Tout le feedback est conservé au même endroit pour des cycles de révision plus courts
• Réduction du temps de production des ressources créatives grâce à un processus de demande simplifié

En 2017, environ 16 000 personnes affectées par le VIH vivaient à San Francisco, l’une des villes les plus touchées des États-Unis. San Francisco est également la plaque tournante de la technologie et des startups. La fondation San Francisco AIDS(SFAF) se bat pour la santé, le bien être et l’équité sociale auprès des communautés dans lesquelles la prévalence du VIH est la plus importante. Elle propose des services d’accompagnement aux toxicomanes, des conseils en matière de sexualité, un soutien juridique et des partenariats au sein des communautés. Dans ce but, la fondation n’hésite pas à tirer parti de la technologie qui l’entoure.

L’éducation du public, les services de santé et l’assistance juridique ne constituent qu’une partie des moyens mis en œuvre par la fondation pour venir en aide à pas moins de 25 000 personnes chaque année. Roxane Chicoine, directrice de création, supervise la création de toutes les ressources marketing de leurs campagnes, événements et plus encore, avec un impact direct sur le large public de l’organisation. Cette équipe de six personnes au sein de la SFAF répond aux besoins marketing et créatifs de plus de deux cents collègues. Roxane supervise par conséquent un volume de demandes élevé et des dizaines de campagnes à la fois.

Avec une si petite équipe pour répondre aux besoins de toute l’organisation, il était difficile pour Roxane de livrer les projets à l’heure :

• L’équipe planifiant les événements sur de longues feuilles de calcul, il était quasiment impossible de savoir ce qui devait être créé et pour quand.
• Les décisions étaient fondées sur les expériences passées et non sur des mesures concrètes, engendrant un sentiment d’impuissance au sein d’une équipe dénuée de processus fiables.
• Le feedback était recueilli à partir de nombreuses chaînes d’e-mails et conversations, ajoutant davantage de travail et de confusion à un processus déjà complexe.
• L’équipe perdait son temps sur des tâches non productives au lieu de se concentrer sur la conception même ou sur la stratégie.
• Les erreurs se multipliaient en raison d’informations clés manquantes ou difficiles à trouver.

« Avant d’adopter Asana, nous perdions beaucoup de temps à organiser notre travail (gestion des demandes, collecte des mises à jour de statut, suivi des petits détails…) plutôt que sur la stratégie ou les travaux de conception. Aujourd’hui, je gagne du temps et les cycles de révision sont réduits, car je dispose de toutes les informations nécessaires à portée de main et en un seul endroit. »

En quête de structure et de transparence

Roxane a donc déterminé qu’il leur fallait une meilleure structure et hiérarchie dans l’organisation de leur travail, et qu’elle devait trouver un moyen de centraliser les communications. Pendant les périodes de forte activité, comme celles qui précèdent les grands événements de collecte de fonds tels que Dining Out For Life ou Santa Skivvies Run, ces besoins sont amplifiés. Durant ces périodes, elle peut recevoir plus d’une vingtaine de demandes pour un même service de la fondation, ce qui peut représenter des centaines de demandes de création à gérer simultanément.

L’équipe de Roxane a débuté ses recherches en évaluant deux outils déjà utilisés au sein de la fondation : Asana et un autre outil de gestion du travail. Ils ont finalement décidé d’utiliser Asana pour les raisons suivantes :

• Une interface claire et intuitive qui se rapproche de ce qu’ils connaissaient déjà.
• Plusieurs niveaux d’affichage du travail : possibilité de passer facilement du projet dans son ensemble au détail des tâches et aux sous-tâches.
• Une hiérarchie et une structure logique des processus.
• Des fonctionnalités de communication telles que les commentaires, discussions d’équipe et mises à jour de statut.

En comparaison des autres outils testés, Asana s’est donc démarqué par son degré de visibilité. Plus besoin de fouiller partout ou de perdre de vue l’ampleur générale du projet pour accéder aux petits détails.

Adoption par l’équipe

Pour obtenir l’adhésion de toute l’équipe, Roxane a créé un document interne qui définit la structure de travail à mettre en œuvre. Elle a ensuite développé des ateliers et autres documents pour former l’équipe. Ces derniers associent le contenu du guide et des vidéos d’Asana à ses propres conventions de collaboration. Ces lignes directrices à l’échelle de l’équipe lui ont permis de clarifier les méthodes de travail et de mettre en place une hiérarchie adéquate. Roxane a également bénéficié des services professionnels d’Asana au travers de formations sur site avec un responsable de la réussite client.

« Les services professionnels d’Asana nous mettent dans les meilleures dispositions pour réussir. Ils contribuent à ce que toute l’équipe soit sur la même longueur d’onde concernant la manière d’utiliser Asana. Par ailleurs, un responsable de la réussite client nous accompagne dans la création de nos propres processus. Les sessions de formation dans nos locaux ont vraiment fait la différence et permis d’impliquer tout le monde. »

Asana s’est avéré précieux pour le directeur de Roxane lorsqu’il lui a été demandé de partager une ressource de conception alors qu’elle était absente. Au lieu de chercher parmi tous les dossiers, son directeur a utilisé la fonction de recherche d’Asana et rapidement retrouvé le fichier. Pour Roxane, la révélation a eu lieu lorsqu’elle a créé un plan pour gérer un ensemble complexe de créations pour une grande campagne promotionnelle et un événement d’envergure. Au lieu de s’appuyer sur une feuille de calcul et de nombreuses chaînes d’e-mails, elle a créé un rétroplanning sur Asana qui lui a permis de visualiser le processus du début à la fin et d’identifier aisément qui était responsable de chaque ressource créative de l’événement.

Des processus améliorés pour aller plus vite

L’équipe marketing et création a amélioré son processus de demande ainsi que la collaboration interfonctionnelle à l’aide d’Asana, et obtenu les résultats suivants :

• Un traitement plus rapide : grâce à Asana, l’équipe reçoit toutes les informations dont elle a besoin en amont, ce qui réduit les allers-retours et les erreurs dues à des détails manquants. Il en résulte un processus créatif plus efficace, une communication plus simple et un processus plus rapide car tout est clair et centralisé.
• Une collaboration interfonctionnelle plus efficace : le suivi sur Asana des différents programmes destinés au public (services sociaux, accès aux seringues, conseils en matière de toxicomanie, collectes de fonds, etc.) permet à l’équipe d’offrir de meilleurs services à toute l’organisation. Chacun dispose plus rapidement des informations nécessaires et est sûr de ne rater aucune étape. La collaboration interfonctionnelle en est simplifiée et tout le monde gagne en efficacité.

Désormais, l’équipe marketing a plus de visibilité sur les activités de l’organisation, sur l’état d’avancement des projets et sur les informations nécessaires au soutien des programmes de la SFAF. Avec des projets clairement définis, chacun connaît ses priorités et se concentre sur le travail qui apporte le plus à la communauté. Grâce à cette approche, l’équipe a réduit son temps de production et de révision, et simplifié les réunions et la communication. Dans son rôle de chef d’équipe, Roxane est à même d’établir les priorités de travail, car elle bénéficie d’une visibilité totale sur l’activité de son équipe.

« Asana nous permet de suivre une même ligne directrice et de communiquer nos priorités les uns aux autres. Chacun a accès à l’ensemble du projet en cours, à tout moment. Nous collaborons ainsi plus efficacement avec les collègues des autres services, qui peuvent vérifier où nous en sommes dans le processus de production. »

La fondation San Francisco AIDS ne se contente pas de montrer l’exemple sur la façon dont une organisation doit fonctionner. L’année prochaine, elle accueillera dans la baie de San Francisco, là même où l’épidémie a commencé, une conférence internationale intitulée AIDS 2020. La SFAF soutient le travail du groupe de planification local et est responsable de la majeure partie des publications et visuels de la conférence. Et elle utilisera Asana pour mener ce projet à bien.