En 2017, près de 16 000 personnes affectées par le VIH vivaient à San Francisco, l’une des villes les plus touchées des États-Unis. San Francisco est également un haut lieu de la technologie et concentre un grand nombre de startups. La fondation San Francisco AIDS (SFAF) apporte son soutien aux communautés les plus affectées par le VIH, sur trois axes majeurs : santé, bien-être et équité sociale. Elle propose des services d’accompagnement aux toxicomanes, des conseils en matière de sexualité, un soutien juridique et des partenariats au sein des communautés. Dans ce but, la fondation n’hésite pas à tirer parti de la technologie qui l’entoure.

La sensibilisation du public, les services de santé et l’assistance juridique ne constituent qu’une partie des moyens mis en œuvre par la fondation pour venir en aide à pas moins de 25 000 personnes chaque année. Roxane Chicoine, directrice de création, supervise la production de toutes les ressources marketing des campagnes, événements de la fondation et autres éléments ayant une influence directe sur le public auquel elle s’adresse. Cette équipe de six personnes au sein de la SFAF répond aux besoins marketing et créatifs de plus de deux cents collègues. Roxane supervise par conséquent un volume de demandes élevé et des dizaines de campagnes à la fois.

Avec une si petite équipe pour répondre aux besoins de toute l’organisation, il était difficile pour Roxane de livrer les projets à temps :

• L’équipe planifiait ses événements sur des feuilles de calcul interminables : elle avait donc le plus grand mal à suivre le fil des créations prévues et des échéances.

• Pour prendre ses décisions, l’équipe s’appuyait sur ses expériences passées et non sur des données quantifiables. Le manque de fiabilité des processus engendrait chez elle un sentiment d’impuissance.

• Entre une multitude d’e-mails et autres conversations, le feedback était disséminé un peu partout, créant encore davantage la confusion et ajoutant d’autres tâches à un processus déjà complexe.

• L’équipe perdait son temps sur des tâches peu productives au lieu de se concentrer sur la création même ou sur la stratégie.

• Certaines informations n’étaient pas communiquées ou difficiles à trouver, et les erreurs se multipliaient.

Avant d’adopter Asana, je passais mon temps à gérer des demandes, à déterminer où en était le travail et à suivre chaque petit détail, au lieu de me concentrer sur la stratégie ou la conception. Maintenant que toutes les informations sont accessibles au même endroit, je travaille plus vite et j’ai moins de cycles de révision à gérer.”

En quête de structure et de transparence

Roxane a donc déterminé qu’il leur fallait mieux structurer et organiser leur travail. En outre, elle devait trouver un moyen de centraliser les communications. Pendant les périodes de forte activité, comme celles qui précèdent les grands événements de collecte de fonds (Dining Out For Life ou Santa Skivvies Run, par exemple), ces besoins sont amplifiés. Elle peut alors recevoir plus d’une vingtaine de demandes pour un même service de la fondation, soit des centaines de demandes de création à gérer simultanément.

L’équipe de Roxane a débuté ses recherches en évaluant deux outils déjà utilisés au sein de la fondation ; Asana et un autre outil de gestion du travail. Son choix s’est porté sur Asana, pour les raisons suivantes :

• Son interface claire et intuitive, se rapprochant de ce que l’équipe connaissait déjà.

• Plusieurs niveaux d’affichage, avec la possibilité d’avoir un aperçu du projet dans son ensemble, tout en consultant les tâches et sous-tâches pour régler les petits détails.

• Des processus hiérarchisés et structurés de façon logique.

• Des fonctionnalités de communication : commentaires, discussions d’équipe, mises à jour de statut, etc.

En comparaison des autres outils testés, Asana s’est donc démarqué par sa grande visibilité, à tous les niveaux. Plus besoin de fouiller partout ou de perdre de vue les objectifs généraux pour s’intéresser aux petits détails !

Adoption par l’équipe

Pour aider l’équipe à prendre Asana en main, Roxane a créé un document en interne définissant la structure de travail à respecter par tous. Elle a ensuite organisé des ateliers et autres supports d’apprentissage pour former l’équipe, en associant le contenu du guide et des vidéos Asana à ses propres conventions de collaboration. Ces règles fixées pour toute l’équipe ont permis à Roxane de clarifier les méthodes de travail et de mettre en place une hiérarchie adéquate pour tout organiser. En outre, elle a pu compter sur les services professionnels d’Asana pour proposer à l’équipe des formations sur site avec un responsable de la réussite client.

Les services professionnels d’Asana nous mettent dans les meilleures dispositions pour réussir, en aidant l’équipe à harmoniser son utilisation. Un responsable de la réussite client nous accompagne aussi dans la création de nos propres processus. Les sessions de formation dans nos locaux ont vraiment fait la différence et permis d’impliquer tout le monde.”

En l’absence de Roxane, son directeur a dû accéder à une ressource de design gérée par Roxane pour la communiquer à un collègue. Plutôt que de fouiller dans tous les dossiers, il a simplement utilisé la fonction de recherche d’Asana et rapidement retrouvé le fichier. C’est alors qu’il a eu le déclic et compris tout l’intérêt de cet outil. Pour Roxane, la prise de conscience s’est faite au moment de planifier toute une série de créations avancées pour une grande campagne promotionnelle et un événement d’envergure. Au lieu de travailler sur une feuille de calcul et d’échanger une multitude d’e-mails pour tout organiser, elle a créé un rétroplanning sur Asana. Celui-ci lui a permis de visualiser le processus dans son intégralité, et d’identifier aisément qui était responsable de chaque ressource créative de l’événement.

Des processus améliorés pour aller plus vite

L’équipe marketing et création s’est appuyée sur Asana pour améliorer son processus de demande et optimiser sa collaboration interfonctionnelle, avec les résultats suivants :

• Un traitement plus rapide : grâce à Asana, l’équipe reçoit toutes les informations dont elle a besoin en amont, ce qui réduit les allers-retours et les erreurs par manque d’informations. Il en résulte un processus créatif plus efficace, une communication simplifiée et un processus accéléré, car tout est clair et centralisé.

• Une collaboration transverse optimisée : le suivi sur Asana des différents programmes destinés au public (services sociaux, accès aux seringues, conseils en matière de toxicomanie, collectes de fonds, etc.) permet à l’équipe d’offrir de meilleurs services à toute l’organisation. Chacun dispose plus rapidement des informations nécessaires et est sûr de ne rater aucune étape. La collaboration interfonctionnelle en est simplifiée et tout le monde gagne en efficacité.

Désormais, l’équipe marketing a plus de visibilité sur les activités de toute l’organisation, sur l’état d’avancement des projets et sur les informations utiles au soutien des programmes de la SFAF. Maintenant que les projets sont clairement définis, chacun connaît ses priorités et se concentre sur le travail qui apporte le plus à la communauté. En adoptant cette approche, l’équipe a réduit son temps de production et de révision, et rationalisé les réunions et la communication. Dans son rôle de chef d’équipe, Roxane est à même d’établir les priorités de travail, car elle bénéficie d’une visibilité totale sur l’activité de son équipe.

Asana nous permet de nous coordonner et de communiquer nos priorités les uns aux autres. Chacun a accès à l’ensemble du projet en cours, à tout moment. Nous collaborons ainsi plus efficacement avec les collègues des autres services, qui peuvent vérifier où nous en sommes dans le processus de production.”

La fondation San Francisco AIDS ne se contente pas de montrer l’exemple par son fonctionnement. Elle était responsable de la majeure partie des publications et visuels de la conférence AIDS 2020, et a tout organisé sur Asana.