L'éducation du public, les services de santé et l'assistance juridique ne constituent qu'une partie des moyens mis en œuvre par la fondation San Francisco AIDS (SFAF) pour venir en aide à pas moins de 25 000 personnes chaque année. Roxane Chicoine, directrice de création, supervise la création de toutes les ressources marketing de leurs campagnes, événements et plus encore, avec un impact direct sur le large public de l'organisation. Cette équipe de six personnes au sein de la SFAF répond aux besoins marketing et créatifs de plus de deux cents collègues. Roxane supervise par conséquent un volume de demandes élevé et des dizaines de campagnes à la fois.

Avec une si petite équipe marketing et créative pour répondre aux besoins de toute l'organisation, il était difficile pour Roxane de livrer les projets à l'heure :

• L'équipe planifiant les événements sur de longues feuilles de calcul, il était quasiment impossible de savoir ce qui devait être créé et pour quand.

• Les décisions étaient fondées sur les expériences passées et non sur des mesures concrètes, engendrant un sentiment d'impuissance au sein d'une équipe dénuée de processus fiables

• Le feedback était recueilli à partir de nombreuses chaînes d'e-mails et discussions, ajoutant davantage de travail et de confusion à un processus déjà complexe

• L'équipe perdait son temps sur des tâches d'organisation au lieu de se concentrer sur la création même ou sur la stratégie

• Les erreurs se multipliaient en raison d'informations clés manquantes ou difficiles à trouver

Avant d'adopter Asana, je passais mon temps à gérer des demandes, à déterminer où en était le travail et à suivre chaque petit détail, au lieu de me concentrer sur la stratégie ou la conception. Maintenant que toutes les informations sont accessibles au même endroit, je travaille plus vite et j'ai moins de cycles de révision à gérer.

En quête de structure et de clarté

Roxane a donc déterminé qu'il leur fallait une structure et une hiérarchie claires dans l'organisation de leur travail, et qu'elle devait trouver un moyen de centraliser la communication. Pendant les périodes de forte activité, comme celles qui précèdent les grands événements de collecte de fonds tels que Dining Out For Life ou Santa Skivvies Run, ces besoins sont amplifiés. Durant ces périodes, elle peut recevoir plus d'une vingtaine de demandes pour un même service de la fondation, ce qui peut représenter des centaines de demandes de création à gérer simultanément.

L’équipe de Roxane a débuté ses recherches en évaluant deux outils déjà utilisés au sein de la fondation : Asana et un autre outil de gestion du travail. Ils ont finalement décidé d'utiliser Asana pour les raisons suivantes :

• Son interface claire et intuitive, se rapprochant de ce que l'équipe connaissait déjà

• Plusieurs niveaux d'affichage, avec la possibilité d'avoir un aperçu du projet dans son ensemble, tout en consultant les tâches et sous-tâches pour régler les petits détails

• Une hiérarchie et une structure logique des processus

• Des fonctionnalités de communication telles que les commentaires, discussions d'équipe et mises à jour de statut

En comparaison des autres outils testés, Asana s'est donc démarqué par son degré de visibilité. Plus besoin de fouiller partout ou de perdre de vue l'ampleur générale du projet pour accéder aux petits détails.

Adoption par l'équipe

Pour aider l'équipe à prendre Asana en main, Roxane a créé un document en interne définissant la structure de travail à respecter par tous. Elle a ensuite organisé des ateliers et autres supports d'apprentissage pour former l'équipe, en associant le contenu du guide et des vidéos Asana à ses propres conventions de collaboration. Ces règles fixées pour toute l'équipe ont permis à Roxane de clarifier les méthodes de travail et de mettre en place une hiérarchie adéquate pour tout organiser. En outre, elle a pu compter sur les services professionnels d’Asana pour proposer à l’équipe des formations sur site avec un responsable de la réussite client.

Les services professionnels d’Asana nous mettent dans les meilleures dispositions pour réussir, en aidant l’équipe à harmoniser son utilisation. Un responsable de la réussite client nous accompagne aussi dans la création de nos propres processus. Les sessions de formation dans nos locaux ont vraiment fait la différence et permis d'impliquer tout le monde.

Asana s’est avéré précieux pour le directeur de Roxane lorsqu’il lui a été demandé de partager une ressource de conception alors qu’elle était absente. Au lieu de chercher parmi tous les dossiers, son directeur a utilisé la fonction de recherche sur Asana et rapidement retrouvé le fichier. Pour Roxane, la révélation a eu lieu lorsqu'elle a créé un plan pour gérer un ensemble complexe de créations pour une grande campagne promotionnelle et un événement d'envergure en utilisant Asana. Au lieu de s'appuyer sur une feuille de calcul et de nombreuses chaînes d'e-mails, elle a créé un rétroplanning sur Asana qui lui a permis de visualiser le processus du début à la fin et d'identifier aisément qui était responsable de chaque ressource créative de l'événement.

Des processus améliorés pour aller plus vite

L'équipe marketing et création s'est appuyée sur Asana pour améliorer son processus de demande et optimiser sa collaboration interfonctionnelle, avec les résultats suivants :

• Un traitement plus rapide : grâce à Asana, l'équipe reçoit toutes les informations dont elle a besoin en amont, ce qui réduit les allers-retours et les erreurs par manque d'informations. Il en résulte un processus créatif plus efficace, une communication plus simple et un processus plus rapide car tout est clair et centralisé.

• Une collaboration interfonctionnelle optimisée : le suivi sur Asana des différents programmes destinés au public (services sociaux, accès aux seringues, conseils en matière de toxicomanie, collectes de fonds, etc.) permet à l'équipe d'offrir de meilleurs services à toute l'organisation. Chacun dispose plus rapidement des informations nécessaires et est sûr de ne rater aucune étape. La collaboration interfonctionnelle en est simplifiée et tout le monde gagne en efficacité.

Désormais, l’équipe marketing a plus de visibilité sur les activités de toute l’organisation, sur l’état d’avancement des projets et sur les informations utiles au soutien des programmes de la SFAF. Maintenant que les projets sont clairement définis, chacun connaît ses priorités et se concentre sur le travail qui apporte le plus à la communauté. En adoptant cette approche, l’équipe a réduit son temps de production et de révision, et rationalisé les réunions et la communication. Dans son rôle de chef d'équipe, Roxane est à même d'établir les priorités de travail, car elle bénéficie d'une visibilité totale sur l'activité de son équipe.

Asana nous permet de nous coordonner et de communiquer nos priorités les uns aux autres. Chacun a accès à l'ensemble du projet en cours, à tout moment. Nous collaborons ainsi plus efficacement avec les collègues des autres services, qui peuvent vérifier où nous en sommes dans le processus de production.

La fondation San Francisco AIDS ne se contente pas de montrer l’exemple sur la façon dont une organisation doit fonctionner. L'année prochaine, elle accueillera dans la baie de San Francisco, là même où l'épidémie a commencé, une conférence internationale intitulée AIDS 2020. La SFAF soutient le travail du groupe de planification local et est responsable de la majeure partie des publications et visuels de la conférence. Et elle utilisera Asana pour mener ce projet à bien.