Polestar : des technologies de pointe, en voiture comme au bureau

« Faire les choses différemment », telle est la devise de la marque de véhicules électriques Polestar, entreprise fondée en 2017 par Volvo et le constructeur automobile chinois Geely. Chez Polestar, l’accent est mis sur l’innovation, la vitesse et la durabilité. Le siège social est situé à Göteborg, en Suède, et la production s’effectue en Chine. En 2019, la Polestar 1 est lancée : un tout premier modèle hybride avec une puissance maximale impressionnante de 448 kW (609 CH). Le modèle tout électrique Polestar 2 est mis sur le marché en 2020. Ce véhicule peut atteindre une puissance maximale de 300 kW (409 CH) sur route et dispose d’une autonomie de 400 à 540 km. La Polestar 3 devrait quant à elle être commercialisée en 2022. Vous l’aurez compris, vitesse et performances jouent un rôle essentiel chez Polestar. Marque indépendante rattachée à Volvo pour quelques secteurs seulement, Polestar a connu une croissance rapide et poursuit sur sa lancée. Depuis 2019, la startup est présente en Allemagne, où œuvrent actuellement une cinquantaine d’employés. L’unité commerciale allemande est principalement responsable des ventes numériques, du marketing et de la livraison des véhicules. Agiles et rapides, les équipes parviennent à se différencier de la maison mère Volvo. Elles sont tournées vers l’innovation et apportent un vent de renouveau sur le marché. L’accent est mis sur le design, la technologie, les performances, mais surtout sur la durabilité. Polestar est en mesure de créer et de mener à bien des projets plus rapidement, sans passer par de multiples processus d’approbation et en limitant les tâches administratives. C’est l’un des avantages d’une startup !

Polestar et Asana : travailler plus simplement et gagner en transparence

Bastian Ruther, responsable de la vente au détail chez Polestar depuis juillet 2021, a été l’un des premiers embauchés chez Polestar Allemagne. Dès son arrivée, il a dû faire face à de multiples problématiques épineuses ; il a donc été avant tout nécessaire de réaliser un travail d’organisation et de hiérarchisation des activités. Chacun des employés s’affairait alors sur tous les sujets en même temps ou presque. En outre, il était devenu impératif de développer un certain nombre de processus entre les différents services, puis de les déployer. Avec son collègue Carl Christian Werner, Bastian s’est alors mis en quête d’un outil de gestion du travail adapté, afin de simplifier les processus de travail des équipes. La gestion du travail est une approche systémique. Elle a pour but de coordonner les processus de l’entreprise afin de donner aux équipes la clarté nécessaire pour atteindre leurs objectifs plus rapidement. Elle permet aussi de s’assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin pour accomplir ses tâches plus efficacement. Aujourd’hui, les choses ont changé : Bastian utilise Asana pour organiser et gérer les leads, mais aussi pour le développement commercial.

En tant que manager de Polestar 1, Carl Christian Werner assume des responsabilités transverses et s’occupe à la fois des ventes, du positionnement produit et de la livraison. Depuis le deuxième semestre de l’année 2021, il a également aidé Polestar à s’implanter sur deux nouveaux marchés : l’Autriche et la Suisse. Avant de rejoindre Polestar, C. C. Werner avait déjà utilisé Asana et il a donc incité ses nouveaux collègues à l’adopter. Il a su mettre en avant les atouts de cet outil de gestion du travail et s’est concentré sur le développement d’une approche structurée pour appréhender les processus répétitifs. Pour y parvenir, il s’est attaché à établir des objectifs clairs et à mesurer la progression des équipes en définissant des objectifs et résultats clés (OKR), et en s’appuyant sur des chiffres précis.

Fin 2020, lorsque l’équipe de Polestar a dépassé les dix employés, le besoin d’améliorer la structure organisationnelle est devenu évident. En effet, les tâches étaient bien souvent effectuées en double et les managers attribuaient le travail par e-mail. L’adoption d’Asana a permis à Polestar de reprendre son souffle : le suivi des performances grâce aux OKR, associé à la répartition des tâches au sein d’un même outil, a changé la donne. Asana répondant en tous points aux besoins de Polestar, l’équipe a immédiatement gagné en efficacité.

Le service d’Anna Wesolowski se sert également d’Asana. Elle travaille chez Polestar depuis sa création et, avec un collègue, elle gère la communication d’entreprise et les relations publiques. Toutefois, les échanges quotidiens entre les deux services s’effectuent la plupart du temps par le biais de discussions en face à face. Tous deux utilisent Asana pour leurs projets clés ou pour travailler sur des problématiques plus complexes impliquant plusieurs services. Asana leur permet également de mieux organiser les périodes de congé et d’assurer la continuité des projets en cas de changement de responsable. Ainsi, aucune information ne se perd parmi la masse d’e-mails.

Asana, un moteur de productivité chez Polestar

Asana est déjà utilisé dans de nombreux domaines chez Polestar Allemagne et permet d’accélérer les processus pour lesquels la collaboration interservices est essentielle. Les employés apprécient notamment de pouvoir accéder à des modèles prédéfinis sur Asana. En outre, les nouvelles recrues qui rejoignent l’entreprise suivent un processus d’intégration standardisé sans jamais quitter Asana. Mentionnons aussi le processus de livraison de Polestar 1, également géré sur la plateforme. Par ailleurs, la possibilité de cartographier les processus standards est un exemple parmi d’autres pour illustrer les gains d’efficacité constatés par l’entreprise. Les employés peuvent tirer des enseignements des expériences passées, ce qui accélère considérablement les processus et évite de reproduire systématiquement les mêmes erreurs. Avant l’adoption de cet outil de gestion du travail, Polestar rencontraient certaines difficultés. Désormais, les employés s’appuient sur Asana pour consigner et gérer leurs processus. Les équipes peuvent ainsi développer de nouveaux points de service à l’aide de la plateforme, les étapes sont claires, le calendrier est prédéfini et les tâches sont attribuées avec un maximum de transparence. Pendant les réunions, les participants peuvent inscrire les sujets clés à aborder sur un tableau Asana ou ajouter leurs commentaires, lisibles par tous.

Nous savons tous combien il est difficile de changer ses habitudes. Ainsi, certains employés ont tendance à revenir à leurs anciennes méthodes de travail. L’utilisation d’Asana s’effectue sur la base du volontariat afin que les employés se sentent à l’aise et puissent travailler à leur manière, sans aucune pression. Selon Bastian Ruther, les équipes doivent utiliser la plateforme lorsqu’elle leur apporte une réelle valeur ajoutée et permet de réduire leur charge de travail. Considérant le taux d’adoption atteint chez Polestar Allemagne, on peut dire qu’Asana a déjà démontré son efficacité.

La croissance chez Polestar : tous les indicateurs sont au vert

Pour le moment, Polestar utilise Asana au sein des équipes basées en Allemagne uniquement. Cela étant, la plateforme a déjà permis d’optimiser les processus et la qualité de l’expérience client à de nombreuses reprises. Les processus de commande et de livraison, tous deux automatisés, en sont des exemples éloquents. De nombreuses parties travaillent sur le modèle Polestar 1 et chacune doit suivre les processus en place ; autrement, l’expérience de chaque client risque d’en pâtir. Auparavant, les employés géraient ces processus en organisant des réunions et en effectuant un suivi sur des feuilles de calcul Excel. Asana a permis de répartir équitablement le travail, avec à la clé une augmentation continue de la qualité des livraisons.

L’équipe Polestar travaille au plus près des clients pour répondre pleinement à leurs attentes, à chaque commande. Par exemple, il arrive que certains clients demandent à être livrés à une adresse différente de leur domicile. Carl Christian Werner gère justement la partie commerciale avec un collègue qui s’occupe de la livraison et du service après-vente. Dans le cadre du processus de livraison, il est essentiel de satisfaire chaque demande au bon moment. Un manque de communication ou une mauvaise définition des responsabilités peuvent entraîner des retards. Les papiers du véhicule ont-ils été remis au prestataire chargé de l’immatriculation ? La réception du paiement a-t-elle été confirmée et le processus d’immatriculation peut-il être déclenché ?

Auparavant, la période entre la réception du véhicule par l’entreprise et la date de livraison aux clients variait beaucoup, en partie à cause des exigences particulières de ces derniers. Désormais, ce délai est quasiment toujours le même ; les véhicules sont livrés environ deux semaines après leur réception chez Polestar. Asana a permis à Carl Christian Werner et ses collègues de garantir à leurs clients la meilleure expérience possible et de positionner Polestar en tant que constructeur de véhicules électriques innovants et performants, concrétisant ainsi les valeurs de l’entreprise.

Grâce à Asana, nos processus clés sont structurés et cartographiés de manière claire, ce qui est extrêmement utile. Tout se déroule sans accroc.”

Asana a également joué un rôle essentiel dans l’expansion du réseau de points de service de Polestar en Allemagne, géré par le service après-vente.

Le nombre de points de service a quasiment triplé, passant de 23 lors des débuts de l’entreprise à 61 lors de la deuxième vague d’expansion. Quelques heures ont suffi pour montrer aux équipes comment gérer leurs processus respectifs sur Asana. La liste de contrôle qui existait sur l’outil a été dupliquée, modifiée et réutilisée pour ce nouveau réseau de services. Les chiffres reflètent clairement les gains d’efficacité obtenus. En définitive, le nombre de points de service est passé de 61 à 125, puis à environ 200 à l’heure où nous écrivons ces lignes. Grâce à Asana, les processus créés sont évolutifs et reproductibles. Une chose est sûre, toute expansion à venir sera bien plus facile à gérer.

Avec Asana, tout se passe comme prévu. Cela témoigne de tout ce que permet d’accomplir un suivi de projet de qualité.”

Asana, un outil permettant de gérer des situations complexes en toute sérénité

Asana s’est révélé particulièrement performant, notamment dans la gestion des situations délicates. Lors du Salon international de l’automobile (IAA), la présence de Polestar a été remarquée. La venue au salon de cette startup en hypercroissance a été organisée avec un nombre de ressources relativement limitées et, par conséquent, avec une grande efficacité. Pour Polestar, présenter ses produits lors d’un salon professionnel d’aussi grande ampleur représentait un défi majeur, mais néanmoins passionnant. Pour le relever, un travail d’équipe pour lequel tous les services furent impliqués s’est avéré nécessaire. Asana a permis à Polestar de suivre l’ensemble du travail. Au fil des semaines et des réunions, les tâches ont été définies, attribuées, puis accomplies ; une fluidité qui a permis aux membres des différentes équipes d’avancer sereinement. Les responsabilités étaient définies en toute transparence, claires aux yeux de tous, et les informations centralisées. Chacun pouvait afficher les tâches terminées, exprimer ses idées et échanger sur celles de ses collègues.

Asana a apporté structure et clarté à notre planification de projet, et permet au personnel de travailler l’esprit tranquille.”

Les prochaines étapes pour Polestar

Le potentiel des OKR est toujours en cours d’évaluation chez Polestar. Bastian Ruther et Carl Christian Werner s’appuient sur Asana pour analyser les possibilités offertes par la fonctionnalité Objectifs, afin de déterminer comment Polestar pourrait s’en servir au mieux et définir de nouvelles perspectives. À ce jour, Asana est utilisé uniquement pour cartographier les processus des équipes basées en Allemagne. Bastian Ruther souhaite qu’Asana devienne l’outil de prédilection de l’ensemble des équipes de Polestar. Convaincu des avantages apportés par la plateforme, il continue à promouvoir Asana au niveau de la startup. Selon B. Ruther, la prochaine étape est l’élaboration d’une stratégie commune d’adoption de l’outil à l’échelle internationale. En attendant le feu vert pour entamer cette transition généralisée, Bastian Ruther et Carl Christian Werner continueront à tirer le meilleur parti de la plateforme. Ils communiquent régulièrement avec l’équipe Asana et s’estiment bien informés sur le fonctionnement de l’outil et les nouvelles fonctionnalités permettant de gagner en efficacité. Asana s’associe à Polestar pour révolutionner le marché automobile et poursuivre la mission de l’entreprise : améliorer la société en misant sur un design et des technologies qui accélèrent le passage à une mobilité électrique durable.