En tant que marque indépendante, liée à Volvo dans quelques domaines seulement, Polestar s'engage sur une trajectoire de croissance rapide. Depuis 2019, la société est présente en Allemagne et compte actuellement une cinquantaine de collaborateurs. La Business Unit allemande est principalement responsable des ventes numériques, du marketing et de la livraison des véhicules. Agile et flexible, l'équipe innove, distingue sa marque de la maison mère Volvo et apporte une nouvelle fraîcheur sur le marché. L'accent est mis sur le design, la technologie, les performances et, surtout, la durabilité. Polestar peut créer et mettre en œuvre des projets plus rapidement et avec moins d'effort administratif ou de processus d'approbation, ce qui est l'un des avantages d'une startup.

Polestar et Asana : travailler plus simplement et gagner en clarté

Bastian Ruther, responsable de la vente au détail chez Polestar depuis juillet 2021, a été l'un des premiers collaborateurs de Polestar en Allemagne. Au début, il a dû faire face à un nombre incroyable de problèmes complexes qui nécessitaient initialement une structuration et une hiérarchisation. À l'époque, chaque collaborateur travaillait simultanément sur pratiquement tous les sujets ; de nombreux processus de travail interservices devaient être mis en œuvre et lancés. Aujourd'hui, Bastian s'occupe de l'organisation et de la mise en œuvre de la gestion des leads ainsi que du développement Business avec l'aide d'Asana. Lui et son collègue Carl Christian Werner se sont mis à la recherche d'un outil de gestion du travail adapté pour faciliter les processus de travail. La gestion du travail est une approche systématique. Elle a pour but de coordonner les processus de l'entreprise, de donner aux équipes la clarté nécessaire pour atteindre leurs objectifs plus rapidement et de s'assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin pour accomplir les tâches les plus efficaces.

En tant que manager de Polestar 1, Carl Christian Werner assume des responsabilités interfonctionnelles et s'occupe à la fois des ventes, du positionnement produit et de la livraison. Depuis le deuxième semestre de l'année 2021, il a également aidé Polestar à s'implanter sur deux nouveaux marchés : l'Autriche et la Suisse. Avant de rejoindre Polestar, Carl Christian Werner avait déjà utilisé Asana. Il a su mettre en avant les atouts d'Asana en tant qu'outil de gestion du travail chez Polestar et s'est concentré sur le développement d'une approche structurée pour appréhender les processus répétitifs. Pour y parvenir, il s'est attaché à établir des objectifs clairs et à mesurer la progression des équipes en définissant des objectifs et résultats clés (OKR), et en s'appuyant sur des chiffres précis.

Fin 2020, lorsque l’équipe de Polestar a dépassé les dix collaborateurs, le besoin d’améliorer la structure organisationnelle est devenu évident. En effet, les tâches étaient bien souvent effectuées en double et les managers attribuaient le travail par e-mail. L'adoption d'Asana a permis à Polestar de reprendre son souffle. Le suivi des performances grâce aux OKR, associé à la répartition des tâches au sein d'un même outil, a changé la donne. Asana répondant en tous points aux besoins de Polestar, l'équipe a immédiatement gagné en efficacité. 

Le service d'Anna Wesolowski se sert également d'Asana. Elle travaille chez Polestar depuis sa création et, avec un collègue, elle gère la communication d'entreprise et les relations publiques. Toutefois, les échanges quotidiens entre les deux services s'effectuent la plupart du temps par le biais de discussions en face à face. Tous deux utilisent Asana pour leurs projets clés ou pour travailler sur des problématiques plus complexes impliquant plusieurs services. Asana leur permet également de mieux organiser les périodes de congé ou d'assurer la continuité des projets en cas de changement de responsable. Ainsi, aucune information ne se perd parmi la masse d'e-mails.

Asana, un moteur de productivité chez Polestar

Asana est déjà utilisé dans de nombreux domaines et accélère les processus de travail pour lesquels la collaboration entre les services est essentielle chez Polestar Allemagne. Par exemple, il est utile que les collaborateurs accèdent à des modèles prédéfinis via Asana. De plus, les nouveaux collaborateurs suivent un processus d'intégration standardisé entièrement sur Asana. Le processus de livraison de Polestar 1 est également géré sur Asana. La cartographie des processus standard est un exemple d'amélioration supplémentaire de l'efficacité. Il est possible de s'appuyer sur les expériences existantes, ce qui accélère considérablement les processus et réduit la probabilité que des erreurs déjà connues se reproduisent. Avant d'adopter un outil de gestion du travail, l'entreprise en pleine croissance a dû surmonter certains écueils. Une fois la cartographie effectuée sur Asana, les collaborateurs s'appuient désormais entièrement sur le processus Asana et, par exemple, prennent en charge de nouveaux sites de service avec des étapes de processus, des délais et des attributions clairement définis. Pendant une réunion en cours, les participants peuvent saisir des sujets prioritaires dans le tableau Asana ou ajouter des commentaires visibles par tous.

Nous savons tous combien il est difficile de changer ses habitudes. Ainsi, certains collaborateurs ont tendance à revenir à leurs anciennes méthodes de travail. L'utilisation d'Asana s'effectue sur la base du volontariat afin que les collaborateurs se sentent à l'aise et puissent travailler à leur manière, sans aucune pression. Selon Bastian Ruther, les équipes doivent utiliser la plateforme lorsqu'elle leur apporte une réelle valeur ajoutée et permet de réduire leur charge de travail. Considérant le taux d'adoption atteint chez Polestar Allemagne, on peut dire qu'Asana a déjà démontré son efficacité.

La croissance chez Polestar : tous les indicateurs sont au vert

Pour le moment, Polestar utilise Asana au sein des équipes basées en Allemagne uniquement. Cela étant, la plateforme a déjà permis d'optimiser les processus et la qualité de l'expérience client à de nombreuses reprises. Les processus de commande et de livraison, tous deux automatisés, en sont des exemples éloquents. De nombreuses parties travaillent sur le modèle Polestar 1 et chacune doit suivre les processus en place ; autrement, l'expérience de chaque client risque d'en pâtir. Auparavant, les collaborateurs géraient ces processus en organisant des réunions et en effectuant un suivi sur des feuilles de calcul Excel. Asana a permis de répartir équitablement le travail, avec à la clé une augmentation continue de la qualité des livraisons.

L'équipe Polestar travaille au plus près des clients pour répondre pleinement à leurs attentes, à chaque commande. Par exemple, il arrive que certains clients demandent à être livrés à une adresse différente de leur domicile. Carl Christian Werner gère justement la partie commerciale avec un collègue qui s'occupe de la livraison et du service après-vente. Dans le cadre du processus de livraison, il est essentiel de satisfaire chaque demande au bon moment. Un manque de communication ou une mauvaise définition des responsabilités peuvent entraîner des retards. Les papiers du véhicule ont-ils été remis au prestataire chargé de l'immatriculation ? La réception du paiement a-t-elle été confirmée ? Le processus d'immatriculation peut-il être déclenché ?

Auparavant, la période entre la réception du véhicule par l'entreprise et la date de livraison aux clients variait beaucoup, en partie à cause des exigences particulières de ces derniers. Désormais, ce délai est quasiment toujours le même ; les véhicules sont livrés environ deux semaines après leur réception chez Polestar. Asana a permis à Carl Christian Werner et ses collègues de garantir à leurs clients la meilleure expérience possible et de positionner Polestar en tant que constructeur de véhicules électriques innovants et performants, concrétisant ainsi les valeurs de l'entreprise.

Grâce à Asana, nos processus clés sont structurés et cartographiés de manière claire. C'est extrêmement utile. Tout se déroule sans accroc.

Asana a également joué un rôle essentiel dans l'expansion du réseau de points de service de Polestar en Allemagne, géré par le service après-vente.

Le nombre de points de service a quasiment triplé, passant de 23 lors des débuts de l'entreprise à 61 lors de la deuxième vague d'expansion. Quelques heures ont suffi pour montrer aux collègues comment gérer leurs processus respectifs sur Asana. La liste de contrôle qui existait sur Asana a été dupliquée, modifiée et réutilisée pour ce nouveau réseau de services. Les chiffres reflètent clairement les gains d'efficacité obtenus. En définitive, le nombre de points de service est passé de 61 à 125, puis à environ 200 à l'heure où nous écrivons ces lignes. Grâce à Asana, les processus sont évolutifs et reproductibles. Une chose est sûre, toute expansion à venir sera bien plus facile à gérer.

Avec Asana, tout se passe comme prévu. Cela témoigne de tout ce que permet d'accomplir un suivi de projet de qualité.

Asana, un outil permettant de gérer des situations complexes en toute sérénité

Asana a fait preuve d'une grande efficacité, en particulier dans la gestion des situations délicates. Lorsqu'elle a planifié son exposition au Salon international de l'automobile (IAA), Polestar s'est présentée avec succès. Comme c’est souvent le cas pour une start-up en hypercroissance, la présence de l’entreprise au salon a été organisée avec des ressources relativement modestes et, par conséquent, de manière beaucoup plus efficace. Pour Polestar, participer à un salon professionnel aussi important était un défi de taille et passionnant. Le travail d'équipe était nécessaire et tous les services étaient impliqués. Asana a permis de tout suivre. Semaine après semaine et réunion après réunion, les tâches étaient définies, traitées et accomplies, ce qui rassurait les membres de l'équipe. Les responsabilités étaient claires et transparentes pour tous, et tout était centralisé au même endroit. Les membres de l'équipe peuvent voir quelles tâches sont terminées. Chacun peut contribuer et répondre aux idées.

Asana a apporté structure et clarté à notre planification de projet, et permet au personnel de travailler l’esprit tranquille.

Les prochaines étapes pour Polestar

Le potentiel des OKR est toujours en cours d'évaluation chez Polestar. Bastian Ruther et Carl Christian Werner s'appuient sur Asana pour analyser les possibilités offertes par la fonctionnalité Objectifs, afin de déterminer comment Polestar pourrait s'en servir au mieux et définir de nouvelles perspectives. À ce jour, Asana est utilisé uniquement pour cartographier les processus des équipes basées en Allemagne. Bastian Ruther souhaite qu'Asana devienne l'outil de prédilection de l'ensemble des équipes de Polestar. Convaincu des avantages apportés par la plateforme, il continue à promouvoir Asana au niveau de la startup. Selon B. Ruther, la prochaine étape est l'élaboration d'une stratégie commune d'adoption de l'outil à l'échelle internationale. En attendant le feu vert pour entamer cette transition généralisée, Bastian Ruther et Carl Christian Werner continueront à tirer le meilleur parti d'Asana. Ils communiquent régulièrement avec l'équipe Asana et s'estiment bien informés sur le fonctionnement de l'outil et les nouvelles fonctionnalités permettant de gagner en efficacité. Asana s'associe à Polestar pour révolutionner le marché automobile et poursuivre la mission de l'entreprise : améliorer la société en misant sur un design et des technologies qui accélèrent le passage à une mobilité électrique durable.