Overstock.com continue d’innover #avecAsana

Overstock.com continue d’innover #avecAsana
  • Overstock.com continue d’innover #avecAsana
  • Taille de l’entreprise
    • 1 500 employés
  • Emplacement
    • Midvale, Utah, États-Unis
  • Responsable de la réussite client
    • Amy Lee

Grandir tout en restant performant

Selon Jaime Wilson, « Ce n’est pas parce qu’Overstock.com est une grande entreprise qu’elle ne peut pas être réactive ». Jaime occupe la fonction de directrice principale de l’expérience utilisateur et de la gestion des produits chez le détaillant en ligne. Après presque 20 ans d’activité et plusieurs milliers d’employés dans ses rangs, l’entreprise reste aussi dynamique qu’une start-up.

« Notre entreprise cherche constamment à innover et à expérimenter. Nous nous concentrons sur notre cœur de métier tout en mettant en œuvre de grandes initiatives pour dépasser les attentes de nos clients. En ce moment, nos équipes réfléchissent sur la manière de connecter nos clients à de nouvelles marques et d’élaborer de nouvelles expériences de vente en ligne tout en offrant le même rapport qualité-prix qui a fait la réputation d’Overstock ces vingt dernières années. »

Devenir opérationnel en un instant

Pour Jaime, la communication est la clé de la réussite. « Pour qu’une grande équipe reste aussi efficace qu’une petite, chaque membre doit rester informé des progrès accomplis par le reste de l’entreprise. Chacun est désireux de partager son travail avec les autres, mais en avoir envie ne suffit pas : il faut aussi pouvoir le faire facilement. »

Lorsque chaque équipe utilise des outils différents et communique sur plusieurs plates-formes séparées, il est difficile de faire en sorte que chacun ait accès aux informations dont il a besoin. « Tout le temps passé à identifier le logiciel utilisé par chaque équipe, à s’assurer que chaque système est accessible et à se familiariser avec l’outil équivaut à du temps perdu. »

L’équipe de Jaime a essayé JIRA et d’autres outils de gestion du travail, mais les a trouvés « lourds et peu intuitifs ». « À cause du temps nécessaire pour se familiariser avec ces outils, les échéances des projets n’étaient pas respectées et l’équipe n’était pas coordonnée. Lorsque l’on accepte de s’occuper d’un gros projet, on n’a pas le temps d’attendre que chaque personne devienne opérationnelle. Dès le début d’une réunion, chacun doit être parfaitement au courant de la situation. »

L’équipe voulait également que des groupes entiers de personnes puissent être mis au courant de l’avancée d’un projet et que chaque groupe fonctionnel connaisse clairement la marche à suivre. « Lorsque l’on élabore une stratégie, il faut que chaque personne concernée comprenne les objectifs et sache ce qu’elle doit faire sans qu’on ait à lui tenir la main. »

Tout commence au sein d’une équipe

Dans le cas d’Overstock.com, il était essentiel que les outils utilisés soient plébiscités par les employés et non imposés par la direction. Afin d’innover et de réagir rapidement, les membres des équipes devaient être en mesure de travailler de la façon la plus naturelle possible. Aujourd’hui, Asana est l’outil privilégié par Overstock.com pour la gestion du travail ; pourtant, personne dans l’entreprise n’en a officiellement décidé ainsi.

En réalité, le déploiement de la plate-forme s'est fait naturellement. « Au départ, une équipe s'est mise à utiliser Asana pour la gestion de projet. Ensuite, notre équipe de design a décidé de s'en servir pour identifier les tâches à accomplir. » Plusieurs équipes ayant maintenant rejoint Asana, il parut logique de passer à la formule Premium pour que chacun ait accès à toutes les fonctionnalités, notamment aux rapports du tableau de bord et aux paramètres de confidentialité. « Toutes les équipes et tous les services se sont ensuite passé le mot, de sorte que chaque équipe travaille aujourd'hui sur Asana. »

Pour Jaime, la popularité d’Asana chez Overstock.com s’explique par sa facilité d’utilisation. « N’importe qui peut consulter un projet Asana et savoir immédiatement où nous en sommes. Lorsque j’accueille un nouvel employé, je lui donne simplement ses identifiants de connexion à Asana en lui indiquant les équipes qu’il doit rejoindre. Je n’ai pas du tout besoin de le former. C’est un atout incroyable. »

Ensemble dès le premier jour

Lorsque l’équipe de Jaime lance un nouveau produit, chaque équipe concernée peut communiquer les tâches à accomplir dès le premier jour. Le plan de lancement est élaboré depuis une plate-forme unique. Ensuite, chaque équipe attribue les tâches à accomplir aux personnes qui en sont responsables et définit les échéances.

De plus, Jaime affirme qu’Asana les aide à s’assurer que la qualité des campagnes qu’ils organisent est à la hauteur. « Travailler tous ensemble sur Asana et énumérer les tâches que chacun doit accomplir pour le lancement d’un produit nous permet d’identifier et de corriger nos lacunes facilement et au plus vite. Cela nous évite de devoir réagir dans l’urgence ou repousser les échéances en cas d’oubli. »

L’équipe SEO d’Overstock.com peut témoigner de l’efficacité de ce système. « Comme je m’occupe des produits et du design, je suis rarement impliquée dans le SEO. Il y a quelques années, l’idée de tenir l’équipe SEO au courant du développement de nos produits ne nous serait même pas venue à l’esprit, car nous n’en voyions pas l’utilité. Priver l’équipe de ces informations nuisait pourtant à nos résultats.

Depuis que tout le monde travaille au sein du même projet sur Asana, l’équipe SEO reste informée des progrès de mon équipe et je sais à quel point il est important de la tenir informée dès la phase de planification. Voir le SEO d’Overstock.com devenir encore plus performant depuis que nous gérons ce processus avec Asana a été pour nous une grande satisfaction. »

Une collaboration renforcée pour une qualité améliorée

Ce qui a le plus surpris Jaime, c’est de constater à quel point Asana aide les équipes à collaborer et à s’amuser ensemble. « Nous pouvons partager un lien vers le prototype d’un nouveau produit ou design sur lequel nous travaillons, et les membres de l’équipe réagissent ensuite en écrivant des commentaires. Pour tout vous avouer, certains de ces commentaires sont à mourir de rire. » Toutefois, Jaime est tout aussi impressionnée par la productivité accrue associée au passage à Asana. « Énumérer toutes les utilisations que notre entreprise fait d’Asana me prendrait beaucoup trop de temps. » En voici les principales :

  • Stratégies produits : l’équipe d’Overstock.com utilise Asana pour gérer chaque nouveau produit dès sa phase de conceptualisation afin que chacun soit tenu informé dès le départ.
  • Marketing numérique : les stratégies de SEO, de SEM et de promotion d’Overstock.com sont toutes gérées sur Asana.
  • Réunions individuelles : chaque responsable peut organiser des réunions individuelles avec ses subordonnés directs sur Asana, tout en s’assurant que seules les bonnes personnes y ont accès grâce aux paramètres de confidentialité.
  • Réunions d’équipe : dès qu’elle s’est mise à organiser ses réunions d’équipe sur Asana, Jaime a constaté un accroissement spectaculaire de la productivité pendant les réunions. L’ordre du jour de la réunion est géré dans un projet à part afin que chacun soit tenu informé.

“N’importe qui peut consulter un projet Asana et savoir immédiatement où nous en sommes. Lorsque j’accueille un nouvel employé, je lui donne simplement ses identifiants de connexion à Asana en lui indiquant les équipes qu’il doit rejoindre. Je n’ai pas du tout besoin de le former. C’est un atout incroyable.” — Jaime Wilson, directrice principale de l’expérience utilisateur et de la gestion des produits chez Overstock.com

Ce dont Jaime est particulièrement fière, c’est l’amélioration de la qualité du travail accompli au sein d’Overstock.com. « En tant qu’équipe, nous cherchons à offrir la meilleure expérience possible à nos clients. À chaque fois que nous terminons un projet sur Asana, je sais que nous avons réussi à mener à bien cet objectif. »

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Découvrir Asana

Rien de plus simple qu’Asana pour suivre l’avancée des projets et tâches en équipe, et ainsi obtenir des résultats.

Campagne marketing

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Lancement de produit

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Objectifs d’entreprise

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Asana : objectif Lune

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Organisez votre travail

Définissez clairement tâches et jalons pour que votre équipe sache précisément quel travail lui est demandé.

Organisez votre travail

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Informez chacun de ses responsabilités exactes grâce aux options d’attribution et d’échéance.

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Tenez vos délais

Élaborez votre plan de campagne pour visualiser comment s’imbriquent les différents éléments, repérer les éventuelles difficultés et maintenir votre travail sur la bonne voie.

Tenez vos délais

Concrétisez vos discussions

Posez des questions ou fournissez des informations sur le travail en cours pour concrétiser les discussions.

Concrétisez vos discussions

Joignez des fichiers associés à votre travail

Regroupez documents partagés, fichiers de conception et feuilles de calcul budgétaires pour éviter à votre équipe de rechercher les informations concernées.

Joignez des fichiers associés à votre travail

Visualisez votre travail en un clin d’œil

Affichez votre travail sur un calendrier pour garder l’œil sur le timing et mobiliser l’équipe autour des dates importantes.

Visualisez votre travail en un clin d’œil

Suivez votre progression

Restez informé de la progression du projet par rapport aux objectifs et identifiez rapidement les tâches en retard.

Suivez votre progression

Travaillez en déplacement

Restez connecté grâce à Asana pour mobile, que ce soit en réunion avec un fournisseur, à une conférence ou à l’extérieur.

Travaillez en déplacement

Menez chaque projet à bien avec brio

Asana permet aux équipes marketing de planifier, gérer, suivre et lancer des initiatives qui captivent leur public cible.

Menez chaque projet à bien avec brio

Planifiez chaque étape

De l’élaboration au lancement, recensez toutes les étapes essentielles pour que chacun visualise parfaitement la stratégie d’ensemble.

Planifiez chaque étape

Déterminez les responsabilités de chacun

Définissez clairement les responsables et les échéances pour chaque élément du lancement afin que tout soit prêt à la date prévue.

Déterminez les responsabilités de chacun

Réalisez vos lancements dans les temps

Visualisez la façon dont s’articulent tous les éléments de votre plan pour pouvoir le modifier au besoin tout en gardant votre projet sur la bonne voie.

Réalisez vos lancements dans les temps

Tenez vos équipes informées

Reliez les mises à jour et discussions importantes à votre travail pour éviter qu’elles ne se perdent parmi d’innombrables e-mails.

Tenez vos équipes informées

Centralisez l’ensemble de votre travail

Joignez des fichiers à votre projet pour que chacun sache où trouver les bonnes informations.

Centralisez l’ensemble de votre travail

Suivez les dates et les jalons

Gardez l’œil sur les dates clés en affichant les plans de lancement sur un calendrier.

Suivez les dates et les jalons

Identifiez les tâches en bonne voie et les points de blocage

Suivez la progression du travail afin de garder le cap pour pouvoir remplir vos objectifs et respecter vos délais.

Identifiez les tâches en bonne voie et les points de blocage

Restez connecté où que vous soyez

Grâce à Asana pour mobile, soyez tenu au courant de la progression de votre lancement où que vous soyez.

Restez connecté où que vous soyez

À vos marques, prêts, lancez !

Asana aide les équipes produit à respecter leurs délais pour leur permettre de lancer des produits exceptionnels sur le marché.

À vos marques, prêts, lancez !

Clarifiez vos priorités

Créez des tâches pour chaque objectif afin que chacun visualise parfaitement les objectifs de l’entreprise.

Clarifiez vos priorités

Déterminez votre référent privilégié

Attribuez chaque objectif à la personne appropriée pour que chacun puisse identifier les responsables et les personnes à même de répondre à leurs questions.

Déterminez votre référent privilégié

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Visualisez l’impact de chaque jalon sur les objectifs à atteindre afin de travailler en toute sérénité.

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Partagez informations et statuts

Tenez les parties prenantes informées en associant directement aux objectifs les dernières informations, la progression ou encore des commentaires les concernant.

Partagez informations et statuts

Joignez les fichiers importants à vos projets

Intégrez Asana à vos outils de partage de fichiers pour regrouper tous vos documents importants au même endroit.

Joignez les fichiers importants à vos projets

Gardez l’œil sur les dates clés

Affichez les échéances et les principaux jalons de votre projet sur un calendrier pour garantir un timing parfait.

Gardez l’œil sur les dates clés

Suivez la progression de l’entreprise

Identifiez les objectifs en bonne voie et les éléments qui requièrent votre attention afin de maintenir le cap sur vos missions.

Suivez la progression de l’entreprise

Tenez-vous au courant

Obtenez les dernières informations et prononcez-vous sur les décisions importantes où que vous soyez avec Asana pour mobile.

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Remplissez vos objectifs

Asana offre à votre équipe une meilleure visibilité sur les objectifs de votre organisation pour que chacun reste concentré sur les tâches essentielles.

Remplissez vos objectifs

Visez la Lune

Planifiez chaque étape de votre mission pour toucher les étoiles du doigt, le tout sans rien oublier.

Visez la Lune

Identifiez les responsables

Nommez des responsables pour chaque tâche afin que chacun connaisse ses responsabilités, du pilote à l’ingénieur de vol en passant par le commandant de bord.

Identifiez les responsables

Élaborez des plans consultables

Créez un plan de lancement pour cartographier le chemin à suivre du début à la fin, puis partagez-le avec votre équipe et modifiez-le au fil de l’évolution de la mission.

Élaborez des plans consultables

Vérifiez que tous les systèmes sont opérationnels

Posez les questions importantes, entamez des discussions et partagez les dernières informations pour que votre équipage soit fin prêt le jour J.

Vérifiez que tous les systèmes sont opérationnels

L’union fait la force

Associez Asana aux autres outils nécessaires à votre mission afin de regrouper toutes les informations concernées.

L’union fait la force

Restez concentré sur votre objectif premier

Affichez chaque jalon sur un calendrier pour suivre toutes les dates importantes avant le lancement.

Restez concentré sur votre objectif premier

Suivez votre progression

Visualisez les tâches en bonne voie et repérez les points de blocage afin de vous assurer d’être fin prêt pour le jour J.

Suivez votre progression

Travaillez où que vous soyez

Soyez tenu au courant de tout, au bureau comme dans les étoiles. Il vous suffit de disposer d’une connexion Internet !

Travaillez où que vous soyez

3, 2, 1… Décollage !

Avec Asana, votre équipe peut viser la Lune… et l’atteindre ! Un petit pas pour vous…

3, 2, 1... Décollage !