Overstock.com continue d’innover #avecAsana

Overstock.com continue d’innover #avecAsana
  • Overstock.com continue d’innover #avecAsana
  • Taille de l’entreprise
    • 1 500 employés
  • Emplacement
    • Midvale, Utah, États-Unis
  • Responsable de la réussite client
    • Amy Lee

Grandir tout en restant performant

Selon Jaime Wilson, « Ce n’est pas parce qu’Overstock.com est une grande entreprise qu’elle ne peut pas être réactive ». Jaime occupe la fonction de directrice principale de l’expérience utilisateur et de la gestion des produits chez le détaillant en ligne. Après presque 20 ans d’activité et plusieurs milliers d’employés dans ses rangs, l’entreprise reste aussi dynamique qu’une start-up.

« Notre entreprise cherche constamment à innover et à expérimenter. Nous nous concentrons sur notre cœur de métier tout en mettant en œuvre de grandes initiatives pour dépasser les attentes de nos clients. En ce moment, nos équipes réfléchissent sur la manière de connecter nos clients à de nouvelles marques et d’élaborer de nouvelles expériences de vente en ligne tout en offrant le même rapport qualité-prix qui a fait la réputation d’Overstock ces vingt dernières années. »

Devenir opérationnel en un instant

Pour Jaime, la communication est la clé de la réussite. « Pour qu’une grande équipe reste aussi efficace qu’une petite, chaque membre doit rester informé des progrès accomplis par le reste de l’entreprise. Chacun est désireux de partager son travail avec les autres, mais en avoir envie ne suffit pas : il faut aussi pouvoir le faire facilement. »

Lorsque chaque équipe utilise des outils différents et communique sur plusieurs plates-formes séparées, il est difficile de faire en sorte que chacun ait accès aux informations dont il a besoin. « Tout le temps passé à identifier le logiciel utilisé par chaque équipe, à s’assurer que chaque système est accessible et à se familiariser avec l’outil équivaut à du temps perdu. »

L’équipe de Jaime a essayé JIRA et d’autres outils de gestion du travail, mais les a trouvés « lourds et peu intuitifs ». « À cause du temps nécessaire pour se familiariser avec ces outils, les échéances des projets n’étaient pas respectées et l’équipe n’était pas coordonnée. Lorsque l’on accepte de s’occuper d’un gros projet, on n’a pas le temps d’attendre que chaque personne devienne opérationnelle. Dès le début d’une réunion, chacun doit être parfaitement au courant de la situation. »

L’équipe voulait également que des groupes entiers de personnes puissent être mis au courant de l’avancée d’un projet et que chaque groupe fonctionnel connaisse clairement la marche à suivre. « Lorsque l’on élabore une stratégie, il faut que chaque personne concernée comprenne les objectifs et sache ce qu’elle doit faire sans qu’on ait à lui tenir la main. »

Tout commence au sein d’une équipe

Dans le cas d’Overstock.com, il était essentiel que les outils utilisés soient plébiscités par les employés et non imposés par la direction. Afin d’innover et de réagir rapidement, les membres des équipes devaient être en mesure de travailler de la façon la plus naturelle possible. Aujourd’hui, Asana est l’outil privilégié par Overstock.com pour la gestion du travail ; pourtant, personne dans l’entreprise n’en a officiellement décidé ainsi.

En réalité, le déploiement de la plate-forme s'est fait naturellement. « Au départ, une équipe s'est mise à utiliser Asana pour la gestion de projet. Ensuite, notre équipe de design a décidé de s'en servir pour identifier les tâches à accomplir. » Plusieurs équipes ayant maintenant rejoint Asana, il parut logique de passer à la formule Premium pour que chacun ait accès à toutes les fonctionnalités, notamment aux rapports du tableau de bord et aux paramètres de confidentialité. « Toutes les équipes et tous les services se sont ensuite passé le mot, de sorte que chaque équipe travaille aujourd'hui sur Asana. »

Pour Jaime, la popularité d’Asana chez Overstock.com s’explique par sa facilité d’utilisation. « N’importe qui peut consulter un projet Asana et savoir immédiatement où nous en sommes. Lorsque j’accueille un nouvel employé, je lui donne simplement ses identifiants de connexion à Asana en lui indiquant les équipes qu’il doit rejoindre. Je n’ai pas du tout besoin de le former. C’est un atout incroyable. »

Ensemble dès le premier jour

Lorsque l’équipe de Jaime lance un nouveau produit, chaque équipe concernée peut communiquer les tâches à accomplir dès le premier jour. Le plan de lancement est élaboré depuis une plate-forme unique. Ensuite, chaque équipe attribue les tâches à accomplir aux personnes qui en sont responsables et définit les échéances.

De plus, Jaime affirme qu’Asana les aide à s’assurer que la qualité des campagnes qu’ils organisent est à la hauteur. « Travailler tous ensemble sur Asana et énumérer les tâches que chacun doit accomplir pour le lancement d’un produit nous permet d’identifier et de corriger nos lacunes facilement et au plus vite. Cela nous évite de devoir réagir dans l’urgence ou repousser les échéances en cas d’oubli. »

L’équipe SEO d’Overstock.com peut témoigner de l’efficacité de ce système. « Comme je m’occupe des produits et du design, je suis rarement impliquée dans le SEO. Il y a quelques années, l’idée de tenir l’équipe SEO au courant du développement de nos produits ne nous serait même pas venue à l’esprit, car nous n’en voyions pas l’utilité. Priver l’équipe de ces informations nuisait pourtant à nos résultats.

Depuis que tout le monde travaille au sein du même projet sur Asana, l’équipe SEO reste informée des progrès de mon équipe et je sais à quel point il est important de la tenir informée dès la phase de planification. Voir le SEO d’Overstock.com devenir encore plus performant depuis que nous gérons ce processus avec Asana a été pour nous une grande satisfaction. »

Une collaboration renforcée pour une qualité améliorée

Ce qui a le plus surpris Jaime, c’est de constater à quel point Asana aide les équipes à collaborer et à s’amuser ensemble. « Nous pouvons partager un lien vers le prototype d’un nouveau produit ou design sur lequel nous travaillons, et les membres de l’équipe réagissent ensuite en écrivant des commentaires. Pour tout vous avouer, certains de ces commentaires sont à mourir de rire. » Toutefois, Jaime est tout aussi impressionnée par la productivité accrue associée au passage à Asana. « Énumérer toutes les utilisations que notre entreprise fait d’Asana me prendrait beaucoup trop de temps. » En voici les principales :

  • Stratégies produits : l’équipe d’Overstock.com utilise Asana pour gérer chaque nouveau produit dès sa phase de conceptualisation afin que chacun soit tenu informé dès le départ.
  • Marketing numérique : les stratégies de SEO, de SEM et de promotion d’Overstock.com sont toutes gérées sur Asana.
  • Réunions individuelles : chaque responsable peut organiser des réunions individuelles avec ses subordonnés directs sur Asana, tout en s’assurant que seules les bonnes personnes y ont accès grâce aux paramètres de confidentialité.
  • Réunions d’équipe : dès qu’elle s’est mise à organiser ses réunions d’équipe sur Asana, Jaime a constaté un accroissement spectaculaire de la productivité pendant les réunions. L’ordre du jour de la réunion est géré dans un projet à part afin que chacun soit tenu informé.

“N’importe qui peut consulter un projet Asana et savoir immédiatement où nous en sommes. Lorsque j’accueille un nouvel employé, je lui donne simplement ses identifiants de connexion à Asana en lui indiquant les équipes qu’il doit rejoindre. Je n’ai pas du tout besoin de le former. C’est un atout incroyable.” — Jaime Wilson, directrice principale de l’expérience utilisateur et de la gestion des produits chez Overstock.com

Ce dont Jaime est particulièrement fière, c’est l’amélioration de la qualité du travail accompli au sein d’Overstock.com. « En tant qu’équipe, nous cherchons à offrir la meilleure expérience possible à nos clients. À chaque fois que nous terminons un projet sur Asana, je sais que nous avons réussi à mener à bien cet objectif. »

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