Morningstar économise 600 000 $ par an grâce aux processus intelligents dans le Studio IA d’Asana

Éléments clés

Difficultés

• Les inefficacités opérationnelles et la complexité de la tech stack rendaient difficile l’adaptation du travail au rythme des objectifs de croissance agressifs.

• Les employés utilisaient différents outils pour gérer leur travail, entraînant un cloisonnement des informations et un manque de clarté concernant les priorités.

• Sans visibilité sur les feuilles de route de bout en bout des équipes, la direction rencontrait des difficultés à gérer les risques et à prendre des décisions éclairées.

• Sans approche standard pour gérer les ressources, suivre les projets et réceptionner les nouvelles demandes, les équipes étaient surchargées et les échéances n’étaient pas respectées.

• Les équipes de recherche utilisaient un système dépassé pour gérer le contenu interne, ce qui freinait leur diffusion et limitait leur portée.

Solutions

• Les principales fonctions commerciales de Morningstar ont adopté Asana pour gérer le travail, relier les données et standardiser les processus commerciaux.

• Des équipes sélectionnées ont utilisé le Studio IA d’Asana pour automatiser la réception des nouvelles demandes, simplifier leur évaluation et accélérer la production de contenu, pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur.

• En consolidant plusieurs outils et processus dans Asana, les équipes ont réduit le travail manuel et mis fin aux systèmes redondants.

• En ayant une bonne visibilité sur les demandes de travail et projets en cours, les dirigeants peuvent s’appuyer sur les données pour mieux planifier et définir la stratégie.

• Les processus standardisés de réception, y compris certains alimentés par l’IA, ont amélioré les feuilles de route, la hiérarchisation et les délais de livraison entre équipes.

Résultats

• Le pipeline de contenu intelligent de l’équipe de recherche permet de gagner environ 14 976 heures par an, soit 600 000 dollars d’économies supplémentaires.

• Grâce à la réception et au tri automatisés avec le Studio IA d’Asana, l’équipe chargée des retraites a réduit de deux semaines les délais d’examen des demandes.

• En rationalisant ses workflows avec Asana, l’équipe technologique centrale de Morningstar récupère chaque année 1 972 jours de travail, soit environ 758 600 $ d’économies.

• À travers l’organisation, grâce à des workflows alimentés par l’IA, les équipes prennent des décisions plus rapidement, appuyées sur des données, avec une meilleure hiérarchisation, des délais de livraison plus clairs et des prévisions de ressources plus fiables.

• En réduisant les efforts manuels et les tâches non prioritaires, les équipes peuvent se concentrer sur des initiatives à fort impact et collaborer plus efficacement à grande échelle.

Lauréat du Work Innovation Award 2025

Morningstar a remporté le prix AI Visionary Work Innovation d’Asana pour son utilisation stratégique de l’IA afin de favoriser l’exécution à grande échelle. Face à une complexité et à une demande accrues, l’organisation a stratégiquement tiré parti du Studio IA d’Asana pour simplifier le travail transverse, des pipelines de contenu de recherche à la réception et à la hiérarchisation des produits. Grâce à l’automatisation, au routage et aux rapports alimentés par l’IA, les équipes ont réduit les efforts manuels, réduit les délais et réalisé d’importantes économies. Désormais, les équipes travaillent au sein d’un système unifié qui diminue la quantité de travail à faible valeur ajoutée, leur permettant de se concentrer sur l’essentiel. La transformation de Morningstar ne consiste pas seulement à utiliser l’IA, mais à l’employer judicieusement afin de débloquer une réelle valeur commerciale.

Asana nous aide à gagner en efficacité, à évoluer et à soutenir la croissance dont nous avons besoin. Nous avons éliminé les obstacles à la collaboration au sein de toute l’organisation.”

Asana pour le suivi des demandes

Transformer les demandes dispersées en feuilles de route stratégiques grâce à la réception alimentée par l’IA.

Les équipes produit de retraite de Morningstar suivaient à l’origine les demandes via un processus manuel et ponctuel. En l’absence de processus de réception standardisé, les demandes provenaient de toutes parts (e-mails, discussions et conversations dans les couloirs) et manquaient souvent du contexte nécessaire pour évaluer leur valeur. Accepter toutes les demandes a mené à un surengagement, une feuille de route dispersée et une difficulté de mesurer la valeur réelle pour l’entreprise.

Pour relever ce défi, l’équipe Retraite a mis en place un cadre structuré avec le Studio IA afin de gérer l’ensemble du cycle de vie du produit, de la réception à la mesure de l’impact. Désormais, les demandes sont évaluées de manière cohérente, la capacité est anticipée avec précision et les feuilles de route sont centralisées et actualisées. Ainsi, l’équipe a réduit de deux semaines son calendrier de révision et a évolué d’une approche réactive vers une planification stratégique centrée sur la valeur.

Notre processus de création de feuille de route était trop improvisé et manuel. Notre objectif ultime avec l’IA Asana est de rendre le processus plus stratégique, afin de pouvoir rapidement hiérarchiser les tâches qui généreront des revenus et accéléreront la mise sur le marché.”

La réception et les processus optimisés par l’IA améliorent la hiérarchisation et la planification

• Toutes les demandes passent par un système centralisé de réception sur Asana, où le Studio IA nomme automatiquement chaque demande, détecte les informations manquantes et génère des résumés standardisés pour simplifier l’évaluation.

• Les demandes complexes suivent un processus spécialisé et sont systématiquement notées en fonction de leur valeur commerciale, de leur complexité et de leur coût, ce qui permet à l’équipe produit d’approuver, de différer ou de rejeter les demandes en fonction des données. 

• Une fois les demandes approuvées, les règles s’assurent qu’elles disposent de toutes les données nécessaires avant de les acheminer automatiquement vers les bonnes feuilles de route.

L’automatisation de la documentation et du suivi des résultats améliore l’efficacité et la responsabilité

• Une fois les éléments de la feuille de route terminés, le Studio IA génère des notes de version en fonction des informations de la tâche. Si des informations supplémentaires sont nécessaires, les chefs de produit sont automatiquement invités à les ajouter.

• Les règles automatisées créent systématiquement des tâches et des sous-tâches de suivi pour évaluer la réussite de chaque élément de la feuille de route par rapport aux résultats attendus.

Auparavant, il fallait deux semaines pour examiner une demande et collecter les informations nécessaires à son exécution. Désormais, nous n’avons plus à faire des va-et-vient manuels, car l’IA Asana identifie et recueille les informations dont nous avons besoin dès le départ.”

Asana pour la planification de contenu

Rationaliser les processus de contenu de recherche grâce à l’automatisation pilotée par l’IA

Avant, la gestion du contenu de recherche interne de Morningstar entre départements était un processus lent, fragmenté et coûteux. L’équipe de recherche s’appuyait sur un système obsolète pour suivre le contenu interne, nécessitant une coordination manuelle entre des workflows et des outils déconnectés. Les mises à jour fréquentes étaient partagées par e-mail ou par chat, ce qui entraînait des retards et des occasions manquées d’amplification sur les canaux payants, acquis et détenus.

Pour moderniser son approche, l’organisation a remplacé son système existant par un pipeline de contenu de recherche centralisé sur Asana, alimenté par le Studio IA. Aujourd’hui, près de 300 parties prenantes issues des domaines de la recherche, de la rédaction, de la révision, des médias et du marketing collaborent sur une seule et même plateforme, avec une visibilité partagée et une automatisation à chaque étape. Le résultat : un système rationalisé et évolutif, près de 15 000 heures et 600 000 $ d’économies, permettant aux équipes de se concentrer sur le travail stratégique.

Morningstar mise sur l’IA : l’entreprise veut continuer à exploiter les avancées de l’IA pour stimuler l’innovation, pour ses clients comme pour ses employés. Les workflows Asana que nos équipes mettent en place aident à atteindre cet objectif tout en nous faisant gagner en efficacité et en supprimant les freins à la collaboration dans l’ensemble de l’organisation.”

Un pipeline centralisé avec IA intégrée garantit rapidité et cohérence

• Les auteurs soumettent du contenu via un formulaire standardisé, qui crée automatiquement une tâche dans le projet de pipeline de contenu.

• Le Studio IA analyse les entrées du formulaire pour attribuer des parties prenantes, définir des échéances de révision et signaler les informations manquantes.

• Si des informations supplémentaires sont nécessaires, le Studio IA génère des commentaires de suivi et des sous-tâches pour l’auteur, minimisant ainsi les retards et les suivis manuels.

• Une fois le contenu marqué comme prêt, le Studio IA déclenche les étapes suivantes pour les rédacteurs en chef et gère les modifications. Lorsque celles-ci sont prêtes, renvoyées ou terminées, les parties prenantes en sont informées.

• Les parties prenantes sont prévenues des avancées sur les jalons clés, y compris les dates de publication, sans suivi manuel nécessaire. 

• Toutes les soumissions de contenu passent par un projet centralisé sur Asana, créant une source unique de référence pour les équipes de recherche, de rédaction, de marketing et opérationnelles.

L’automatisation renforce les résultats et l’impact

• Lorsque le contenu approche de son achèvement, le Studio IA envoie les tâches vers les tableaux de projet marketing et médias appropriés pour sa diffusion.

• Les parties prenantes sont automatiquement informées du statut du contenu, ce qui leur accorde de la visibilité sur les lancements à venir.

Asana aide mon équipe à gérer son contenu de référence à l’échelle mondiale en coordination avec une équipe interfonctionnelle de rédacteurs, marketeurs et chefs de produit. C’est notre source unique de référence, ce qui nous permet d’éliminer les coûts liés au manque de coordination entre les équipes.”

Asana pour la réception de travail

Gagner en efficacité grâce à des processus rationalisés

Avant Asana, l’équipe technologique centrale de Morningstar ne disposait pas d’un processus standardisé pour réceptionner ou lancer le travail. Elle se servait d’un document Word pour suivre les centaines de demandes annuelles provenant de toute l’entreprise. Ce processus manuel ne fournissait pas la structure nécessaire pour définir correctement la portée, les ressources, le budget et l’approbation des demandes de projet, entraînant un backlog encombré et des projets dont la portée et les objectifs manquaient de clarté.

En créant un processus standardisé sur Asana, l’équipe automatise la réception des demandes et simplifie la hiérarchisation des tâches. Cette approche leur permet de gérer efficacement leur charge de travail croissante à mesure que l’entreprise se développe.

Les équipes exécutent plus rapidement les demandes entrantes standardisées

• Afin d’évaluer, de hiérarchiser et d’approuver rapidement les demandes avec une plus grande cohérence, les processus de réception des demandes de travail sont standardisés et automatisés sur Asana.

• Les nouvelles demandes de travail sont envoyées à l’aide d’un formulaire Asana et automatiquement renseignées dans un projet partagé, afin de s’assurer que toutes les informations nécessaires sont fournies pour une visibilité et une action immédiates.

• Les champs personnalisés suivent les critères d’évaluation standardisés, aidant les parties prenantes à prendre des décisions plus rapides et plus cohérentes en matière d’approbations et de hiérarchisation.

Notre processus de réception sur Asana nous aide à canaliser notre culture axée sur l’action de manière plus productive et organisée, afin de consacrer notre temps à ce qui compte vraiment.”

Une clarté propice à la hiérarchisation et à la planification

• Les responsables bénéficient d’une visibilité totale sur chaque étape du processus, car tout le travail est organisé au sein de projets et de portefeuilles connectés.

• Grâce à la flexibilité dont elles disposent pour analyser leurs données de travail, les équipes sont plus à même d’évaluer les risques et la valeur du travail, leur permettant ainsi de prendre des décisions plus éclairées en matière de hiérarchisation.

• Avec des projets approuvés dans le portefeuille, les équipes peuvent facilement suivre l’avancement et montrer comment le travail contribue aux objectifs, permettant aux dirigeants d’évaluer la capacité, de planifier et de mieux coordonner les fonctions.

Avant d’utiliser Asana, nous lancions des projets à droite et à gauche, sans aucune gestion. Nous pouvons désormais canaliser efficacement le travail au fil du temps, ce qui nous permet d’en faire davantage à mesure que nous grandissons.”

Asana pour la gestion des ressources

Maximiser l’impact de l’équipe grâce à des décisions plus intelligentes en matière de ressources

Avant de passer à Asana, les équipes de Morningstar ne disposaient pas d’un moyen clair de hiérarchiser le travail et acceptaient toutes les demandes. Résultat ? Une équipe surmenée, surchargée et peu performante.

Avec Asana, les équipes ont une vue complète du cycle de vie des projets et du travail en cours, ce qui permet de mieux cerner la capacité et d’attribuer stratégiquement les ressources aux projets prioritaires. De plus, elles disposent des données nécessaires pour étayer ces décisions.

Un système stratégique de gestion des ressources simplifie le travail

• Les portefeuilles donnent aux dirigeants une vue d’ensemble de tous les projets en cours, de leur statut et des ressources mobilisées.

• Avec une meilleure compréhension de ce qui doit être fait, par qui et pourquoi, les équipes peuvent se concentrer sur les initiatives à fort impact.

• Cette visibilité accrue permet également à l’équipe d’identifier les risques liés à la capacité, de relancer le travail et de prévenir les parties prenantes à l’avance lorsque les projets sont retardés.

Avant de migrer nos projets sur Asana, nous nous engagions constamment au-delà de nos capacités. Aujourd’hui, nous disposons de plus d’informations et de données. Nous savons ce que nous pouvons et ne pouvons pas entreprendre, et nous pouvons avoir les bonnes conversations sur la priorisation et la façon dont les projets s’alignent sur notre plan stratégique.”

Des données en temps réel pour une planification ciblée

• Les dirigeants utilisent la planification des capacités pour obtenir une vue d’ensemble de la répartition des effectifs entre les différents flux de travail et optimiser les décisions en matière de ressources.

• L’accès à des données exploitables ainsi qu’à des rapports précis permet à l’équipe de déterminer quels projets sont liés aux objectifs de l’entreprise.

• En comprenant comment les projets en cours et à venir impactent la capacité, les dirigeants peuvent avoir des discussions claires, fondées sur les données avec les parties prenantes.

Une stratégie n’existe que si l’on décide aussi de ce qu’on ne veut pas entreprendre. Maintenant, nous avons un processus qui nous permet de refuser des projets. Les données montrent pourquoi nous refusons et mettent en évidence ce qui constitue ou non une priorité.”

Conclusion

Structure, clarté et IA au service d’une croissance plus intelligente

Alors que Morningstar continue de se développer dans un environnement en rapide évolution, l’entreprise construit une base solide pour l’avenir, propice à l’innovation. Avec Asana, les équipes peuvent travailler plus efficacement et de manière plus cohérente, grâce à des workflows intelligents permettant de simplifier les processus complexes, d’améliorer la hiérarchisation des priorités et d’accélérer la livraison. Morningstar envisage un avenir où l’organisation utilise l’IA de manière stratégique pour améliorer la productivité, la qualité et l’engagement, avec les bons garde-fous en place. À mesure de leur développement, Asana et le Studio IA joueront un rôle essentiel dans la transformation du travail, en favorisant des décisions plus intelligentes, une exécution plus rapide et un impact plus significatif dans l’ensemble de l’entreprise.

Asana et ses fonctionnalités ont complètement transformé la manière dont notre équipe travaille et collabore avec les parties prenantes. Tout le monde sait qui fait quoi, quand, où, pourquoi et comment. C’est un élément clé de notre réussite aujourd’hui et qui constituera la base de notre succès de demain.”