L’équipe marketing de Fireclay Tile économise 600 heures de travail par trimestre avec Asana

De superbes carreaux en céramique attirent votre attention chez Whole Foods, WeWork et autres locaux commerciaux, dans des hôtels-boutiques, ou encore dans les très élégants bureaux de Google ? Il y a fort à parier que cela soit l’œuvre de Fireclay Tile. Très apprécié des architectes d’intérieur commerciaux et résidentiels, décorateurs et autres passionnés, Fireclay Tile fait partie des plus grands fournisseurs du secteur depuis 1986. Ses produits rendent chaque espace unique et atypique, et son équipe marketing a tout fait pour bâtir la réputation de l’entreprise et la maintenir.

Directrice de création, Jamie Chappell dirige l’équipe marketing de Fireclay Tile. Elle est responsable de tout ce qui est lié à la marque : messages, campagnes, merchandising, emballages et collaboration avec des designers renommés. Bien que l’équipe marketing de Fireclay ne soit pas très nombreuse, elle s’est donné des objectifs ambitieux en matière de trafic Web et d’engagement client. Pour les atteindre, Fireclay devait donc veiller à ce que tout fonctionne à merveille. Pourtant, lorsque Jamie a rejoint Fireclay en 2013, c’était loin d’être le cas ; l’équipe avait du mal à faire évoluer et à exécuter ses programmes marketing :

• Les informations étaient disséminées parmi les e-mails et feuilles de calcul, complexifiant la collaboration entre différentes équipes et avec les partenaires externes.

• Chacun passait des heures à répondre aux e-mails ou à participer à des réunions peu efficaces, et manquait de temps pour exécuter ses tâches clés.

• De nombreuses tâches passaient aux oubliettes, les délais n’étaient pas respectés et les campagnes repoussées.

• Les processus marketing n’étaient pas standardisés, et l’équipe devait repartir de zéro à chaque nouvelle campagne, ce qui lui faisait perdre un temps précieux.

Par ailleurs, Jamie avait du mal à fournir à la direction des informations sur l’élaboration des campagnes, en temps réel. Elle savait que l’équipe avait besoin d’une solution pour centraliser, standardiser et gérer l’ensemble de ses tâches, de la planification stratégique aux réunions d’équipe. Il leur fallait un outil en mesure de faciliter le déploiement des campagnes et de maintenir ainsi Fireclay Tile à l’avant-garde du secteur de l’aménagement d’intérieur.

Depuis que nous avons transféré tous nos processus marketing sur Asana et grâce à un fonctionnement plus efficace, nous avons doublé le nombre de nos programmes et campagnes.”

À la recherche d’une solution pour décloisonner l’information et évoluer

Jamie s’est donc lancée dans l’évaluation de plusieurs solutions de gestion du travail, et s’est vite aperçue que l’équipe avait besoin d’un outil suffisamment performant pour standardiser ses opérations. La flexibilité était un autre critère de choix essentiel, afin de pouvoir gérer les différents types de processus. Asana a répondu aux besoins métier de Fireclay et s’est révélé particulièrement intuitif, à tel point que la plateforme a rapidement été adoptée à l’échelle de l’entreprise.

Pour assurer la bonne implémentation d’Asana, Jamie s’est appuyée sur un modèle standard de lancement de produit afin de former les membres du personnel à son utilisation. Chacun ayant déjà fait l’expérience de lancements chaotiques et désordonnés, Jamie a choisi de leur montrer comment utiliser Asana pour structurer l’ensemble de leurs activités de manière pertinente : chaque étape, responsabilité et échéance doit être claire ; tous les fichiers disponibles et accessibles au même endroit. Indiquer aux membres de l’équipe l’impact possible d’Asana sur leur travail a non seulement permis à Jamie d’obtenir leur adhésion, mais aussi de susciter leur enthousiasme à l’idée d’adopter l’outil.

De la stratégie à la mise en œuvre : toutes les activités gérées sur Asana

Ces quatre dernières années, Asana a fait office de registre central pour l’équipe marketing. Elle y gère tout, de la planification stratégique à la création de newsletters. Une fois la stratégie annuelle définie, elle est retranscrite dans un calendrier marketing général sur Asana. Les initiatives marketing (grandes campagnes, lancements de produits, partenariats, etc.) sont ensuite intégrées à des projets basés sur des modèles créés par l’équipe pour standardiser l’ensemble des processus.

Avec Asana, notre équipe a gagné une cinquantaine d’heures de travail par semaine, initialement passées à répondre aux e-mails et à assister à des réunions de suivi. Aujourd’hui, nous consacrons ce temps à la création de campagnes marketing percutantes.”

Grâce à Asana, l’équipe marketing peut désormais :

• Accéder à toutes les tâches, communications et archives au même endroit, ce qui permet à l’équipe marketing de collaborer plus efficacement, de présenter de nouvelles idées et de partager des commentaires avec l’équipe et les partenaires interdisciplinaires.

• Se concentrer sur les tâches essentielles maintenant que chacune dispose d’une échéance claire, et voir la façon dont elles s’intègrent à la stratégie du service et contribuent à l’atteinte des objectifs.

• Communiquer le statut et la progression des activités marketing aux dirigeants rapidement, en toute simplicité et en temps réel, sans avoir besoin de regrouper manuellement les informations.

• Optimiser les processus et les plans de projet à l’aide de modèles standardisés qui renforcent l’efficacité et l’impact des activités marketing de Fireclay.

Une fois les processus marketing standardisés et les modèles créés, notre équipe a pu se concentrer sur la création de campagnes percutantes. J’ai aussi pu laisser davantage d’autonomie à chacun lors de la phase d’exécution, car je savais qu’il était possible de vérifier l’avancée du travail à tout moment.”

Constatant les avantages apportés par Asana à l’équipe marketing, les autres services de Fireclay Tile ont également manifesté leur intérêt. Aujourd’hui, toutes les équipes de l’entreprise utilisent Asana au quotidien pour gérer l’ensemble de leurs activités, évoluer et gagner en efficacité.