Asana est utilisé depuis la création de l'entreprise

Dès sa création, Exporo a misé sur un modèle commercial numérique et sur la collaboration numérique, ainsi que sur Asana. L'entreprise, basée dans le quartier de la Hafencity à Hambourg, peut ainsi réagir rapidement et avec agilité aux exigences du marché, car les projets et les contenus sont efficacement représentés de manière interfonctionnelle via des processus numériques. Björn Maronde, coordinateur de la protection des données chez Exporo et responsable de l'administration informatique et de la sécurité de l'information, a été consultant informatique indépendant pendant 12 ans avant d'occuper un poste permanent chez Exporo. Dès la phase de création, il a contribué à jeter les bases de la réussite de l'entreprise. Comme il connaissait déjà Asana, il a été déterminant pour lui d'intégrer Asana dès le départ en tant qu'outil de gestion du travail dans les processus d'entreprise d'Exporo. Dès le départ, il fallait mettre en place un système permettant le travail interfonctionnel en équipe, servant de point de contact central pour le travail sur les projets et permettant d'enregistrer les objectifs et les tâches au niveau de l'équipe et de l'employé. Les outils numériques et simplifiés d'Asana étaient parfaitement adaptés aux processus métier automatisés d'Exporo. Il s'est en effet avéré qu'Asana avait bien plus à offrir qu'une simple gestion de projet.

Adoption à 100 % : tous les employés utilisent Asana

Depuis la création de l'entreprise, l'environnement système d'Asana constitue la base d'une coordination structurée des processus opérationnels. Asana est utilisé dans tous les services de l'entreprise. Chacun des 181 employés d'Exporo dispose d'un compte Asana qu'il utilise pour les activités d'équipe ou pour ses tâches personnelles. En outre, des collaborateurs externes et des partenaires, tels que le conseiller fiscal ou le délégué à la protection des données, peuvent également être invités. Comme Asana a été utilisé chez Exporo dès le début, il n'y a pas de sujets tels que « Adaptation à de nouvelles méthodes de travail » ou « Intégration des processus Asana dans les services ». Néanmoins, une formation continue des employés est nécessaire, en particulier pour les nouvelles fonctionnalités. Ce n'est qu'ainsi que les employés pourront profiter pleinement de tous les avantages de la plateforme et accéder, par exemple, à toutes les informations et tâches pertinentes.

Un outil comme Asana favorise au mieux la collaboration lorsque le plus grand nombre possible de collègues l'utilisent pour travailler ensemble. Chez Exporo, nous travaillons à 100 % avec Asana.

Passage au télétravail sans problème

Le passage au télétravail, de plus en plus fréquent, s'est également déroulé sans heurts chez Exporo. Grâce à Asana, il n'y a eu aucune perturbation significative dans les activités de l'entreprise. Par exemple, des services tels que les RH, le marketing, la technologie/les développeurs et les contrats dépendent particulièrement de l'outil dans leurs activités quotidiennes. Le service Contract, responsable de la gestion des contrats pour les promoteurs de projets et les investisseurs, doit d'abord rédiger des contrats juridiquement irréprochables, puis les gérer, par exemple pour remédier aux défauts de paiement. Actuellement, les processus sont optimisés dans Asana, notamment pour réduire la paperasserie, obtenir une vue d'ensemble claire de l'état d'avancement de chaque projet et améliorer encore la coordination au sein de l'équipe. L'objectif est que chaque employé soit informé de ses propres tâches et de leurs échéances. De la recherche de projets adaptés au financement par les investisseurs, l'outil de gestion du travail apporte son soutien grâce à des tâches, des sous-classes et des responsabilités. Chaque étape peut être suivie en détail, facilement et simplement.

La technologie sur laquelle repose Asana n'a cessé de s'améliorer. Aujourd'hui, il est possible de traiter des tâches et des sujets beaucoup plus complexes. Néanmoins, l'utilisation reste simple pour les utilisateurs.

Une productivité accrue dès le départ

Le fait qu'Exporo utilise Asana comme outil de gestion du travail depuis la création de l'entreprise a permis de disposer d'une base solide et centralisée pour la gestion de projet, avec d'énormes possibilités d'extension pour l'avenir. Grâce aux améliorations continues d'Asana, Exporo peut relever des défis toujours nouveaux, rester flexible et trouver des solutions rapides et solides. Ainsi, Exporo bénéficie actuellement, entre autres, de l'intégration d'Asana au service de messagerie « Slack », principalement utilisé au sein de l'entreprise pour la communication interne. Désormais, il est possible d'intégrer et de suivre facilement les tâches en un clic dans les discussions de groupe ou les messages directs.

Björn Maronde connaît Asana depuis de nombreuses années et a été témoin du développement rapide de l'outil. « Autrefois, Asana était un outil très simple pour les tâches de gestion d'entreprise. À l'époque, son fonctionnement était très linéaire, comparable à une liste de courses. D'autres outils, quant à eux, étaient extrêmement techniques et plus compliqués à utiliser. Il fallait d'abord créer des bases de données pour pouvoir élaborer des formulaires et y insérer des données. » Il est convaincu du développement continu de l'outil.

Évolution d'Asana et assistance exceptionnelle

Depuis le passage à la version Business d'Asana il y a un an, Exporo dispose de son propre interlocuteur au sein de l'équipe Customer Success, ce qui a permis de gagner encore en efficacité. Maronde est en contact avec Asana au moins une fois par mois. L'interlocuteur personnel chez Asana connaît désormais très bien les processus métier d'Exporo et fait de lui-même des suggestions pertinentes concernant de nouvelles fonctionnalités. « On est activement accompagné », déclare Maronde. Il vérifie ensuite immédiatement en interne si et comment ces nouvelles fonctionnalités peuvent être utilisées de manière judicieuse et rentable chez Exporo. À l'inverse, l'assistance apporte le plus grand soutien possible en cas de demandes. Les formations dispensées par Asana sont très appréciées des employés. Les experts d'Asana sont très compétents et savent très bien transmettre leurs connaissances. L'utilisation et les processus existants, qui étaient déjà exécutés dans l'outil, ont pu être intensifiés de manière considérable grâce à l'intégration de nouvelles versions et aux formations. Même si Exporo a intégré l'utilisation d'Asana de manière très autonome dans ses processus de travail, Björn Maronde recommande néanmoins de contacter régulièrement les experts de l'équipe Customer Success d'Asana.

On reçoit des conseils utiles et on peut rendre l'utilisation encore meilleure et plus simple. J'ai rarement bénéficié d'une aussi bonne assistance de la part du service client qu'avec Asana.

Asana, un succès garanti chez Exporo

Les employés d'Exporo réfléchissent de manière autonome à la manière dont ils peuvent intégrer davantage les différents modules de l'outil dans leur travail quotidien et au sein de leur service. Des services tels que les RH ou la conformité utilisent par exemple la fonction « Formulaires » pour recevoir et traiter les demandes. Les employés planifient, organisent et restructurent eux-mêmes leur quotidien. Pour ce faire, ils se familiarisent activement avec le système. Maronde : « Une collègue qui s'était fixé un objectif pour un trimestre entier a pu l'atteindre dès le début du trimestre, avec le soutien d'Asana. Exporo mise sur l'implication active de ses employés pour optimiser les processus. C'est ce qui caractérise une jeune entreprise. C'est amusant, car tout le monde travaille dans le même sens. »

Formulaires et Objectifs Asana

Grâce aux nouvelles fonctionnalités d'Asana, Forms et Goals, Exporo centralise de manière ciblée certains processus. Forms permet d'envoyer un simple lien aux employés : le formulaire stocké dans Asana contient alors toutes les questions et tous les sujets pertinents pour le processus. La fonction « Goals » permet de relier l'ensemble des objectifs de l'entreprise aux tâches nécessaires et de suivre leur progression. Les équipes travaillent ainsi ensemble de manière plus ciblée. Avec Goals, il est possible de relier directement les objectifs aux tâches, sans étape intermédiaire. Ainsi, Goals apporte de la clarté sur les tâches, les processus, les objectifs et les résultats.

Une base de données solide est extrêmement importante pour la Business Intelligence

Pour une analyse systématique de l'entreprise, Asana a été directement intégré à la Business Intelligence (BI) d'Exporo. Asana est profondément intégré et toutes les données pertinentes sont stockées dans l'entrepôt de données. Cela permet d'effectuer des calculs complexes, tels que les probabilités de certains événements. Les rapports uniformisés sont utilisés non seulement en interne, mais aussi pour rendre compte aux investisseurs. L'intégration de la BI permet d'analyser les points problématiques. En ce qui concerne les tickets d'assistance, les collaborateurs peuvent par exemple voir en un coup d'œil combien de tickets sont en cours de traitement ou encore ouverts, ainsi que la durée moyenne de traitement d'un ticket. De cette manière, de nombreuses autres données sont régulièrement transférées d'Asana vers l'outil de BI via une interface. La direction dispose ainsi d'une vue d'ensemble concrète de tous les processus.