L’équipe marketing de Dow Jones effectue des journées de travail 10 % plus efficaces avec Asana

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    • Équipe marketing à New York, Londres et Singapour
  • Lancements marketing
    • 10 campagnes marketing omnicanal par an

L’impact d’Asana

  • Un flux de travail ininterrompu malgré la pandémie de COVID-19 et une transition complète vers le télétravail.
  • Jusqu’à 10 % de temps gagné chaque jour, auparavant consacré à la recherche des informations nécessaires à l’accomplissement des tâches.
  • Moins de travail administratif : l’équipe peut se concentrer sur les projets créatifs et sur sa stratégie.

Depuis plus d’un siècle, Dow Jones est un pilier du monde financier. Fondée en 1882, l’agence édite des publications de premier plan, comme « The Wall Street Journal », mais fournit aussi des données et informations économiques de veille stratégique aux entreprises, par l’intermédiaire de sa division B2B.

L’équipe marketing B2B s’occupe de la génération de demande pour les principaux produits et services de l’agence : Factiva, Dow Jones Newswires et Risk & Compliance. Rossa Shanks, directeur du marketing, a rejoint l’organisation en 2016. Il a permis le développement de l’équipe marketing, qui compte désormais 20 personnes réparties à New York, Singapour et Londres.

Rossa Shanks est arrivé, Asana dans sa besace. L’objectif ? Faciliter la planification des campagnes, mais aussi la collaboration entre les trois équipes marketing de la marque et celles chargées de la génération de demande, du contenu, sans oublier l’équipe créative. Ainsi, lorsque l’épidémie de COVID-19 a éclaté, obligeant le personnel a passer en télétravail, Asana figurait déjà parmi les indispensables de l’arsenal technologique de Dow Jones, aux côtés de Slack et Google Drive. La transition vers le travail à distance s’est donc effectuée en douceur.

L’équipe marketing de Dow Jones n’est pas un cas isolé. Selon l’enquête d’Asana [« L’Anatomie du travail : équipes à distance »], près des deux tiers (62 %) des travailleurs de la connaissance à temps plein utilisent davantage d’outils de collaboration depuis le début de la pandémie de COVID-19. Les employés peuvent ainsi garder le contact avec leurs collègues, même s’ils travaillent depuis chez eux.

« Une collaboration d’équipe efficace et des outils de communication performants sont essentiels, d’autant plus depuis la pandémie de COVID-19. Grâce à la configuration mise en place dès le premier jour avec Asana et nos autres outils, nous avons pu poursuivre nos activités dès le passage en télétravail. Nos processus sont restés inchangés, tout comme nos résultats. »
— Rossa Shanks, directeur du marketing

Le ciment de l’équipe

R. Shanks utilisait déjà Asana dans ses postes précédents. Selon lui, les équipes peuvent tirer avantage d’outils capables de gérer la collaboration et de favoriser la visibilité. Lorsque R. Shanks a rejoint l’équipe marketing de Dow Jones, elle ne comptait que quatre personnes. Toutefois, il était déjà convaincu qu’elle s’agrandirait rapidement pour accompagner la croissance de l’entreprise.

La flexibilité était un autre indispensable. Les trois équipes marketing ont toutes une façon différente de travailler, mais Asana s’adapte à chacune d’entre elles. En outre, Asana simplifie les processus de l’équipe créative mais aussi de celles chargées du contenu et de la demande.

« Une campagne se compose de nombreuses tâches et parties prenantes. Relier les activités des équipes est crucial pour que rien ne passe entre les mailles du filet. La visibilité est indispensable. Asana facilite le travail d’équipe et aide les organisations à accomplir un travail qui change la donne. »
— Rossa Shanks, directeur du marketing

Une approche « tout ou rien »

Rossa a apporté Asana au sein de l’équipe et misé sur une approche « tout ou rien » : si le travail n’était pas visible sur Asana, alors il n’existait pas.

«  Ma stratégie de déploiement a démontré mon engagement sans réserve envers les nouvelles plateformes. Aucune ambiguïté ne devait subsister quant à l’utilisation de l’outil. J’ai aussi transmis un message clair : sans une adoption complète d’Asana, nos efforts seraient voués à l’échec. »
— Rossa Shanks, directeur du marketing

Julia Lancaster, responsable de la stratégie de contenu de l’équipe, s’est alors chargée de la mise en œuvre d’Asana. Elle a veillé à ce que tous les processus, tâches et détails techniques soient pris en compte. Aux côtés des équipes, elle a développé des processus afin d’utiliser au mieux Asana, y compris en ce qui concerne l’étiquetage, les conventions de dénomination et les règles internes pour l’attribution des tâches.

Désormais, les membres qui rejoignent l’équipe apprennent à utiliser Asana dès leur premier jour. Première étape : la prise en main de l’outil grâce à un modèle de projet Asana. Tout le travail à accomplir y est indiqué de manière détaillée, sous la forme d’étapes à suivre, comme pour n’importe quel autre processus officiel. Les nouveaux employés suivent aussi une session de formation initiale sur Asana et se réfèrent au guide d’Asana dès que nécessaire.

Modèle de Dow Jones pour l’accueil des nouveaux employés

Laisser libre cours à la magie créative

Asana fait office de hub central pour l’ensemble du travail marketing, la planification des campagnes, mais aussi le contenu et les tâches créatives. Grâce aux portefeuilles, l’équipe organise le travail des trois divisions de produits principales. Dans le même temps, elle visualise la progression de sa campagne. Tout cela, au même endroit.

L’équipe de direction contrôle la charge de travail des membres de l’équipe : par exemple, le directeur de création peut redistribuer les tâches si l’un de ses trois designers est débordé. Cela limite la microgestion entre les membres de l’équipe, lesquels n’ont pas non plus à assurer le suivi des tâches.

« Asana élimine une partie du stress qui entoure la gestion des tâches, surtout quand vos collègues craignent de ne pas pouvoir terminer leur travail à temps. Vous sauvez 10 % de votre journée, surtout si vous songez au temps passé à courir après les gens. Aujourd’hui, je n’imagine pas un seul instant me retrouver dans une situation où 20 personnes se demandent ce qu’elles doivent faire, en espérant que le travail s’accomplisse comme par magie. »
— Rossa Shanks, directeur du marketing

L’équipe marketing mène environ 10 campagnes marketing de grande ampleur par an et utilise à chaque fois un modèle pour les lancer. L’équipe a simplifié ses processus : les tâches sont conservées et visualisables dans plusieurs projets, afin de facilement les répartir entre les équipes chargées de la demande, du contenu et de la création. Par exemple, lorsqu’une ressource destinée à être publiée sur les réseaux sociaux est créée, un designer visualise uniquement les tâches créatives qui lui sont attribuées. Il peut néanmoins accéder au projet associé s’il souhaite se tenir informé du travail effectué par ses collègues. Tout projet Asana a donc une double finalité : coordonner le travail des équipes lors de la création d’une campagne et distinguer clairement les différents processus. En effet, les tâches propres aux designers sur Asana diffèrent totalement des tâches quotidiennes d’un spécialiste marketing chargé de la génération de demande. Les projets s’appuient également sur un code couleur pour indiquer la marque ou le produit associé à chaque tâche.

Modèle de contenu Dow Jones

De plus, les modèles facilitent l’obtention de contenus de qualité et une production créative. L’équipe travaille simultanément sur un grand nombre de ressources : un oubli est donc vite arrivé. Il s’agit parfois d’un petit détail technique, mais essentiel, comme l’ajout d’un code de suivi à un contenu. Julia Lancaster mise sur ces codes pour mettre en œuvre la stratégie de contenu de l’équipe. Afin de ne rien manquer, elle intègre l’ajout du code dans le processus Asana : cette étape reste visible en tout temps, comme un rappel, et Julia est informée dès que la tâche est achevée.

« Asana me permet de superviser l’ensemble du travail mais aussi de veiller à ce que mes collègues ne soient pas submergés de tâches relatives à la stratégie de contenu. Nous pouvons travailler à distance, mais néanmoins rester connectés, d’une manière unique. »
— Julia Lancaster, responsable de la stratégie de contenu marketing

Asana est en mesure d’identifier le statut du projet, les tâches accomplies et les plans futurs, mais élimine également le besoin de rechercher de multiples informations. R. Shanks estime qu’Asana permet aux membres de son équipe d’effectuer une journée de travail 10 % plus efficace chaque jour. Les résultats de l’Anatomie du travail ont montré que, contrairement à ce que nous pensons, nous consacrons quasiment deux fois plus de temps au travail administratif (le « work about work »). En effet, nous y dédions en moyenne 60 % de notre journée de travail.

Depuis sa transition vers le télétravail, l’équipe de R. Shanks est restée en contact. Les tâches non terminées sont transférées sans problème à des collègues qui travaillent sur différents fuseaux horaires. Asana fournit la structure nécessaire pour organiser l’équipe et assurer son autonomie : chacun sait sur quelles tâches il doit travailler. L’équipe peut donc axer ses réunions à distance sur la stratégie concernant le travail à venir, tout en veillant à conserver un lien social.

«  Les relations humaines sont plus authentiques et les réunions plus productives : l’équipe sait qu’il est inutile de prendre des notes car une tâche Asana résume tout ce qui se dit. Ainsi, chacun se concentre sur les discussions pertinentes et laisse libre cours à sa magie créative. »
— Rossa Shanks, directeur du marketing

Quelles sont les prochaines étapes pour l’équipe B2B de Dow Jones ?

L’équipe marketing B2B a su faire face à la période de confinement imposée par l’épidémie du COVID-19 et a réussi à garder sous contrôle ses activités principales. Désormais, l’équipe peut se concentrer sur le développement et l’expansion de ses activités : renforcer la coordination avec le service commercial pour une expérience client cohérente, créer des campagnes marketing avancées basées sur les comptes clients, ou augmenter le trafic organique vers son site Web par un meilleur référencement en tant que centrale d’informations et d’actualités.

En outre, l’équipe marketing fait désormais figure de pionnier au sein de Dow Jones : d’autres équipes se sont inspirées de leur utilisation d’Asana, avant de l’adopter à leur tour.