Des journées de travail 10 % plus efficaces pour l’équipe marketing de Dow Jones avec Asana

Depuis plus d’un siècle, Dow Jones est un pilier du monde financier. Fondée en 1882, l’agence édite des publications de premier plan, comme « The Wall Street Journal », mais fournit aussi des données et informations économiques de veille stratégique aux entreprises, par l’intermédiaire de sa division B2B.

L’équipe marketing B2B génère une demande pour les produits et services de base de l’entreprise : Factiva, Dow Jones Newswires et Risk & Compliance. Rossa Shanks, directeur marketing, a rejoint l’entreprise en 2016 et a élargi l’équipe de marketing à 20 personnes, réparties à New York, Singapour et Londres.

Rossa Shanks est arrivé, Asana dans sa besace. L’objectif ? Faciliter la planification des campagnes, mais aussi la collaboration entre les trois équipes marketing de la marque et celles chargées de la génération de la demande, du contenu et des créations. Ainsi, lorsque l’épidémie de COVID-19 a éclaté, obligeant le personnel à passer au télétravail, Asana figurait déjà parmi les indispensables de l’arsenal technologique de Dow Jones, aux côtés de Slack  et Google Drive. La transition vers le travail à distance s’est donc effectuée en douceur.

L’équipe marketing de Dow Jones n’est pas un cas isolé. Selon l’enquête d’Asana « L’Anatomie du travail : équipes à distance», près des deux tiers (62 %) des travailleurs de la connaissance à temps plein utilisent davantage d’outils de collaboration depuis le début de la pandémie de COVID-19. Les employés peuvent ainsi garder le contact avec leurs collègues, même s’ils travaillent depuis chez eux.

Le ciment de l’équipe

Rossa utilisait déjà Asana dans ses postes précédents. Selon lui, les équipes peuvent tirer avantage d’outils capables de gérer la transmission d’informations et de favoriser la visibilité. Lorsque Rossa a rejoint l’équipe marketing de Dow Jones, celle-ci ne comptait que quatre personnes. Toutefois, il était déjà convaincu qu’elle s’agrandirait rapidement pour accompagner la croissance de l’entreprise.

La flexibilité était un autre élément indispensable. Les trois équipes marketing ont toutes une façon différente de travailler, mais Asana s’adapte à chacune d’entre elles. En outre, Asana simplifie les processus de l’équipe créative, mais aussi de celles chargées du contenu et de la génération de la demande.

Une approche « tout ou rien »

Rossa a apporté Asana au sein de l’équipe et misé sur une approche « tout ou rien » : si le travail n’était pas visible sur Asana, alors il n’existait pas.

Julia Lancaster, responsable de la stratégie de contenu de l’équipe, s’est alors chargée de la mise en œuvre d’Asana. Elle a veillé à ce que tous les processus, tâches et détails techniques soient pris en compte. Aux côtés des équipes, elle a développé des processus sur l’utilisation d’Asana, notamment en ce qui concerne l’étiquetage, les conventions de dénomination et les règles internes pour l’attribution des tâches.

Désormais, les membres qui rejoignent l’équipe apprennent à utiliser Asana dès leur premier jour. Première étape : la prise en main de l’outil grâce à un modèle de projet Asana. Tout le travail à accomplir y est indiqué de manière détaillée, sous la forme d’étapes à suivre, comme pour n’importe quel autre processus officiel. Les nouveaux employés suivent aussi une session de formation initiale sur Asana et se réfèrent au guide d’Asana dès que nécessaire.

Laisser libre cours à la magie créative

Asana fait office de hub central pour l’ensemble du travail marketing, la planification des campagnes, mais aussi la création de contenu et les tâches créatives. Grâce aux Portefeuilles, l’équipe organise le travail des trois divisions de produits principales. Dans le même temps, elle visualise la progression de ses campagnes. Tout cela, au même endroit.

L’équipe de direction contrôle la charge de travail des membres de l’équipe : par exemple, le directeur de création peut redistribuer les tâches si l’un de ses trois designers est débordé. Cela limite la microgestion entre les membres de l’équipe, lesquels n’ont pas non plus à assurer le suivi des tâches.

L’équipe marketing mène une dizaine de campagnes marketing de grande ampleur par an et utilise à chaque fois un modèle pour les lancer. L’équipe a simplifié ses processus : les tâches sont conservées et visualisables dans plusieurs projets, afin de les répartir plus facilement entre les équipes chargées de la génération de la demande, du contenu et de la création. Par exemple, dans le cadre de la création d’une ressource à publier sur les réseaux sociaux, les designers voient uniquement les tâches créatives qui leur sont attribuées. Ils peuvent néanmoins accéder au projet associé pour se tenir informés du travail effectué par leurs collègues. Tout projet Asana permet donc de coordonner le travail des équipes lors de la création d’une campagne, tout en distinguant clairement les différents processus. En effet, les tâches propres aux designers sur Asana diffèrent totalement des tâches quotidiennes d’un spécialiste marketing chargé de la génération de la demande. Les projets s’appuient également sur un code couleur pour indiquer la marque ou le produit associé à chaque tâche.

De plus, les modèles facilitent la production de contenus et de supports créatifs. L’équipe travaille simultanément sur un grand nombre de ressources : un oubli est donc vite arrivé. Il s’agit parfois d’un petit détail technique, mais essentiel, comme l’ajout d’un code de suivi à un contenu. Julia Lancaster mise sur ces codes pour mettre en œuvre la stratégie de contenu de l’équipe. Afin de ne rien manquer, elle intègre l’ajout du code dans le processus Asana : cette étape reste visible en tout temps, comme un rappel, et Julia est informée dès que la tâche est achevée.

Asana est capable d’identifier le statut du projet, les tâches terminées et les projets à venir, en plus d’éviter beaucoup de recherches d’informations. Grâce à ces capacités, Rossa estime qu’Asana permet aux membres de son équipe de gagner jusqu’à 10 % de temps de travail chaque jour. L’Anatomie du travail a révélé que les tâches administratives (« tâches d’organisation ») peuvent prendre deux fois plus de temps que nous le pensons et potentiellement occuper jusqu’à 60 % de nos journées de travail.

Depuis sa transition vers le télétravail, l’équipe de Rossa n’a pas perdu le contact. Les tâches non terminées sont transférées sans problème à des collègues qui travaillent dans différents fuseaux horaires. Asana fournit la structure nécessaire pour organiser l’équipe et assurer son autonomie : chacun sait sur quelles tâches il doit travailler. L’équipe peut donc axer ses réunions à distance sur la stratégie concernant le travail à venir, tout en veillant à conserver un lien social.

L’avenir de l’équipe B2B de Dow Jones

L’équipe marketing B2B a su faire face à la période de confinement imposée lors de l’épidémie de COVID-19 et a réussi à garder ses activités principales sous contrôle. Maintenant, elle peut se concentrer sur le développement et l’expansion de ses activités : renforcer la coordination avec le service commercial pour faciliter une expérience client fluide, créer des campagnes marketing avancées basées sur les comptes client, ou augmenter le trafic organique sur son site Web par un meilleur référencement en tant que source d’informations et d’actualités.

De plus, l’équipe marketing fait désormais figure de précurseur chez Dow Jones : d’autres équipes se sont inspirées de leur utilisation d’Asana pour l’adopter à leur tour.