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Des journées de travail 10 % plus efficaces pour l’équipe marketing de Dow Jones avec Asana

Résultats

Aucune interruption de travail malgré le passage en télétravail

Des processus ininterrompus malgré la pandémie de COVID-19 et une transition complète vers le télétravail.

10 % de temps en moins à rechercher des informations

Jusqu’à 10 % de temps gagné par jour, auparavant consacré à la recherche des informations nécessaires à l’accomplissement des tâches.

Moins de tâches administratives

Moins de travail administratif : l’équipe peut se concentrer sur les projets créatifs et sur sa stratégie.

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RégionMonde
Taille de l’entrepriseGrande entreprise
Secteur d’activitéMédias et divertissement
Processus clés
Production créativeGestion de campagnesCalendriers éditoriaux
Fonctionnalités clés
portfolio iconPortefeuillestimeline iconChronologie
Intégrations clés
Logo Slack

Depuis plus d’un siècle, Dow Jones est un pilier du monde financier. Fondée en 1882, l’agence édite des publications de premier plan, comme « The Wall Street Journal », et fournit des données et informations économiques de veille stratégique aux entreprises, par l’intermédiaire de sa division B2B.

L’équipe marketing B2B s’occupe de la génération de demande pour les principaux produits et services de l’agence : Factiva, Dow Jones Newswires et Risk & Compliance. Rossa Shanks, directeur du marketing, a rejoint l’agence en 2016. Il a permis le développement de l’équipe marketing, qui compte désormais 20 personnes réparties à New York, Singapour et Londres.

Rossa Shanks est arrivé, Asana dans sa besace. L’objectif ? Faciliter la planification des campagnes, mais aussi la collaboration entre les trois équipes marketing de la marque et celles chargées de la génération de demande, du contenu, sans oublier l’équipe créative. Ainsi, lorsque l’épidémie de COVID-19 a éclaté, obligeant le personnel à passer en télétravail, Asana figurait déjà parmi les indispensables de l’arsenal technologique de Dow Jones, aux côtés de Slack et Google Drive. La transition vers le travail à distance s’est donc effectuée en douceur.

L’équipe marketing de Dow Jones n’est pas un cas isolé. Selon l’enquête d’Asana « L’Anatomie du travail : équipes à distance », près des deux tiers (62 %) des travailleurs de la connaissance à temps plein utilisent davantage d’outils de collaboration depuis le début de la pandémie de COVID-19. Les employés peuvent ainsi garder le contact avec leurs collègues, même s’ils travaillent depuis chez eux.

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Une collaboration d’équipe efficace et des outils de communication performants sont essentiels, surtout depuis la pandémie de COVID-19. Grâce au système mis en place dès le premier jour avec Asana et nos autres outils, nous avons pu poursuivre nos activités dès le passage au télétravail. Nos processus sont restés inchangés, tout comme nos résultats.”
 Rossa Shanks, directeur général du marketing

Une équipe soudée autour d’un même outil

Rossa utilisait déjà Asana à ses postes précédents. Il est convaincu que les équipes ont tout à gagner à employer des outils capables de gérer le transfert de tâches et de favoriser la visibilité. Lorsqu’il a rejoint l’équipe marketing de Dow Jones, celle-ci comptait à peine quatre personnes. Toutefois, il savait qu’elle s’agrandirait rapidement pour accompagner la croissance de l’entreprise.

La flexibilité était un autre indispensable. Les trois équipes marketing ont toutes une façon différente de travailler. Heureusement, Asana s’adapte à chacune d’entre elles et simplifie aussi les processus des équipes : contenu, création, demande…

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Chaque campagne est la conjonction d’une multitude de tâches et parties prenantes. Pour ne rien oublier, il est crucial de relier les activités des équipes et d’avoir un maximum de visibilité. Asana facilite le travail d’équipe et aide les entreprises à changer la donne.”
 Rossa Shanks, directeur général du marketing

Une approche sans concession

Pour l’adoption d’Asana par l’équipe, Rossa a adopté une approche sans concession : les tâches qui n’étaient pas sur Asana n’étaient tout simplement pas prises en compte.

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Ma stratégie de déploiement est le témoin de mon engagement sans réserve envers les nouvelles plateformes. Aucune ambiguïté ne devait subsister quant à l’utilisation de l’outil. J’ai aussi transmis un message clair : sans une adoption complète d’Asana, nos efforts seraient voués à l’échec. ”
 Rossa Shanks, directeur général du marketing

Le déploiement d’Asana a été confié à Julia Lancaster, responsable de la stratégie de contenu de l’équipe. Elle a veillé à ce que tous les processus, tâches et détails techniques soient pris en compte. Aux côtés des équipes, elle a développé des processus afin d’utiliser au mieux Asana, notamment pour gérer les intitulés, les conventions de dénomination et les règles internes d’attribution des tâches.

Désormais, les membres qui rejoignent l’équipe apprennent à utiliser Asana dès leur premier jour. Première étape : la prise en main de l’outil grâce à un modèle de projet Asana. Tout le travail à accomplir y est indiqué de manière détaillée, sous la forme d’étapes à suivre, comme pour n’importe quel autre processus officiel. Les nouvelles recrues suivent aussi une session de formation initiale sur Asana et se réfèrent au guide d’Asana dès que nécessaire.

Modèle Dow Jones pour l’accueil des nouveaux employés

Laisser libre cours à la magie créative

Asana fait office de hub central pour l’ensemble des activités marketing, la planification des campagnes, mais aussi le contenu et les tâches créatives. Grâce aux Portefeuilles, l’équipe organise le travail des trois divisions de produits principales. Dans le même temps, elle visualise la progression de sa campagne. Tout cela, au même endroit.

L’équipe de direction contrôle la charge de travail des membres de l’équipe : par exemple, le directeur de création peut réattribuer des tâches si l’un de ses trois designers est débordé. Cela limite la microgestion entre les membres de l’équipe, lesquels n’ont pas non plus à assurer le suivi des tâches.

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Asana élimine une partie du stress qui entoure la gestion des tâches, notamment cette propension à demander anxieusement des nouvelles à un collègue au sujet d’une tâche en cours, par crainte d’un retard. Vu le temps passé à courir après les uns et les autres, les gains de temps doivent représenter 10 % de la journée, je dirais. Aujourd’hui, je n’imagine pas un seul instant revenir à l’époque où nous étions une vingtaine à nous demander mutuellement de travailler sur certaines tâches, en espérant simplement que le travail serait fait d’une manière ou d’une autre.”

L’équipe marketing mène une dizaine de campagnes marketing de grande ampleur par an et utilise à chaque fois un modèle pour les lancer. L’équipe a simplifié ses processus : les tâches sont conservées et visualisables dans plusieurs projets, afin de les répartir plus facilement entre les équipes chargées de la demande, du contenu et de la création. Par exemple, dans le cadre de la création d’une ressource à publier sur les réseaux sociaux, les designers voient uniquement les tâches créatives qui leur sont attribuées. Ils peuvent néanmoins accéder au projet associé pour se tenir informés du travail effectué par leurs collègues. Tout projet Asana a donc une double finalité : coordonner le travail des équipes lors de la création d’une campagne et distinguer clairement les différents processus. En effet, les tâches propres aux designers sur Asana diffèrent totalement des tâches quotidiennes d’un spécialiste marketing chargé de la génération de demande. Les projets s’appuient également sur un code couleur pour indiquer la marque ou le produit associé à chaque tâche.

Modèle Dow Jones pour le contenu

De plus, les modèles optimisent la production créative et permettent d’obtenir des contenus de qualité quasiment à coup sûr. L’équipe travaille simultanément sur un grand nombre de ressources : un oubli est donc vite arrivé, par exemple pour les petits détails techniques pourtant essentiels, comme l’ajout d’un code de suivi à un contenu. Julia Lancaster mise sur ces codes pour mettre en œuvre la stratégie de contenu de l’équipe. Afin de ne rien manquer, elle intègre l’ajout du code dans le processus Asana. Cette étape reste ainsi visible à tout moment, comme un rappel, et Julia est informée dès que la tâche est achevée.

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Asana me permet de superviser l’ensemble du travail, mais aussi de veiller à ce que mes collègues ne soient pas submergés de tâches relatives à la stratégie de contenu. Nous pouvons travailler à distance tout en maintenant un lien unique.”
 Julia Lancaster, responsable de la stratégie content marketing

Asana les aide à s’informer sur le statut des projets, à suivre les tâches accomplies et les prochaines stratégies, mais ce n’est pas tout : c’est aussi l’outil idéal pour ne plus avoir à chercher les informations utiles un peu partout. Rossa estime ainsi qu’au quotidien, Asana permet à ses collègues de libérer 10 % de leur journée de travail pour des activités plus productives. En effet, si l’on en croit les résultats de l’étude sur l’Anatomie du travail, nous consacrons 60 % de notre journée de travail aux tâches d’organisation, un problème largement sous-estimé par les employés, qui pensent y passer la moitié moins de temps.

Depuis sa transition vers le télétravail, l’équipe de R. Shanks est restée en contact. Les tâches non terminées sont transférées sans problème à des collègues qui travaillent sur différents fuseaux horaires. Asana fournit la structure nécessaire pour organiser l’équipe et assurer son autonomie : chacun sait sur quelles tâches il doit travailler. L’équipe peut donc axer ses réunions à distance sur la stratégie concernant le travail à venir, tout en veillant à conserver un lien social.

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Nos rapports humains sont plus authentiques et nos réunions plus productives : l’équipe n’a même pas à penser à prendre des notes, puisqu’une tâche Asana résume tout ce qui s’y dit. Chacun peut donc se concentrer sur les discussions pertinentes et laisser libre cours à sa créativité.”
Directeur général du marketing

L’avenir de l’équipe B2B de Dow Jones

L’équipe marketing B2B a su faire face à la période de confinement imposée par l’épidémie de COVID-19 et a réussi à garder sous contrôle ses activités principales. Désormais, elle peut se concentrer sur le développement et l’expansion de ses activités : renforcer la coordination avec le service commercial pour une expérience client cohérente, créer des campagnes marketing pour des comptes stratégiques ou encore augmenter le trafic organique vers son site Web par un meilleur référencement en tant que centrale d’informations et d’actualités, par exemple.

En outre, l’équipe marketing fait désormais figure de pionnier chez Dow Jones : d’autres équipes se sont inspirées de son utilisation d’Asana, avant de l’adopter à leur tour.

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