Cadeau Maestro gère une entreprise e-commerce en croissance #avecAsana

Étude de cas Asana Cadeau Maestro
  • Cadeau Maestro gère une entreprise e-commerce en croissance #avecAsana
  • Taille de l’entreprise
    • 13 employés
  • Emplacement
    • Saint-Étienne, France
  • Visiteurs sur le site chaque année
    • 4,5 millions

Peu d’employés, mais efficaces

Parfois, votre vie personnelle va inspirer la création de votre entreprise avant de croître plus que vous ne l’avez jamais imaginé.

Sylvain Bruyère et Charline Sagnard avaient pour habitude de s’offrir des cadeaux tous les mois pour célébrer leur rencontre. Mais rapidement, ils ont éprouvé quelques difficultés pour trouver des cadeaux uniques chaque mois. Ça serait bien s’il existait une boutique en ligne pour découvrir de nouvelles idées, se prit à rêver Sylvain. C’est ainsi qu’est née l’idée de Cadeau Maestro. En 2009, le jeune couple lança sa boutique de cadeaux en ligne.

« Nous avons des produits funs qui donnent le sourire et qui sont utiles », explique Nicolas Graillon, responsable e-commerce. « C’est un véritable plaisir de travailler dans l’univers du cadeau parce que nous apportons du bonheur aux personnes. Et puis aider le Père Noël c’est vraiment agréable. »

L’entreprise s’établit d’abord dans l’appartement de Sylvain et Charline, où ils stockaient toute la marchandise dans leur salon et leur cuisine. Aujourd’hui, Cadeau Maestro compte 4,5 millions de visiteurs par an, la majorité d’entre eux au moment des fêtes de fin d’années. Au cours des huit dernières années, l’entreprise s’est développée et comprend désormais une boutique physique à Saint-Étienne, un entrepôt et un partenaire logistique, Camalo, qui propose des services de stockage et d’expéditions aux entreprises de e-commerce. Et Cadeau Maestro ne compte que 13 employés.

Permettre aux équipes de collaborer

Ces 13 employés sont répartis entre la boutique, l’entrepôt et les bureaux. La communication peut s’avérer difficile. Le responsable de la boutique, par exemple, peut être difficile à joindre par téléphone. Mais tout le monde doit se coordonner pour préparer au mieux la période de pointe des vacances. « Les principaux défis sont de faire travailler les équipes ensemble », déclare Nicolas.

Bien souvent, ils sont amenés à prévoir des projets neuf mois à l’avance. Avec une si longue période, les bonnes idées peuvent se perdre en chemin. « Avoir des idées c’est bien, mais ne pas les oublier c’est mieux », dit-il.

Par exemple, lorsqu’ils travaillaient sur la refonte de leur site Web, les membres du personnel échangèrent des idées par e-mail ou dans des documents Word. Ce n’était pas la méthode idéale pour une entreprise en pleine croissance. Les employés éprouvèrent des difficultés à suivre toutes les tâches qui devaient être réalisées dans les différents locaux.

Le magazine était l’un des projets prioritaires de l’entreprise. Il est publié quatre à cinq fois par an et présente les produits et cadeaux. L’édition pour les fêtes de fin d’année 2017 est la plus importante et comprend une BD et des jeux. Pendant deux mois, plusieurs personnes ont été responsables des différentes étapes de sa production, de la rédaction des contenus des produits par l’éditeur Web en passant par le graphiste en charge de la couverture et de la mise en page. « Avant Asana, nous étions incapables de savoir combien de temps cela nous prenait pour réaliser nos magazines », raconte Nicolas. Pour les numéros précédents, les magazines souvent étaient envoyés à l’impression avec du retard.

Ne plus oublier d’idée

Ils avaient besoin d’un meilleur moyen de suivre les tâches sur lesquelles ils travaillaient en tant qu’équipe, ainsi que d’une méthode efficace pour assigner chacune de ces tâches aux membres de l’équipe. Sylvain, le PDG de Cadeau Maestro, chercha un outil qui permettrait à ses employés d’échanger facilement leurs idées et de mettre en place de nouveaux projets ensemble, sans sacrifier le contexte.

« Nous avons choisi Asana car l’outil proposait de nombreuses fonctionnalités pour améliorer notre entreprise, notre marque et nos services », explique Nicolas.

Il travaille avec cinq collègues sur les sites Web de Cadeau Maestro. Il y a deux ans, ils ont lancé une plateforme B2B, Cadeau Maestro Professionnels. Ils ont utilisé Asana pour l’ensemble du processus de réalisation du site Web. Les membres de l’équipe ont pu tout suivre, des premières idées aux produits, en passant par les contenus, sur Asana.

Aujourd’hui, ils travaillent sur une nouvelle version de la plateforme prévue pour début 2018, avec l’espoir que cela va favoriser davantage les ventes. Ils se reportent aux idées, aux suggestions des employés et aux analyses des retours des clients qu’ils ont gardées sur Asana depuis le lancement initial. Ces éléments sont souvent pertinents, mais difficiles à intégrer dès le début. « Nous avons tous les jours de nouvelles idées, mais il est impossible de toutes les mettre en place », dit Nicolas. «  Avec les tâches Asana, nous ne perdons aucune idée. » Lorsque le moment opportun arrive, Nicolas et son équipe transforment une bonne idée en tâche, sans devoir se lancer dans des recherches à travers d’innombrables documents et e-mails.

L’avantage d’une équipe efficace

Entre 2012 et 2015, Cadeau Maestro a connu une forte croissance de 40 % par an. Toujours en quête d’innovation et de développement, Cadeau Maestro a récemment lancé une nouvelle gamme de produits intitulée Cadeau Personnalisé, qui devrait représenter 10 % des ventes de fin d’année en 2017.

Lorsqu’ils ont lancé cette nouvelle initiative, ils ont créé un projet sur Asana appelé « Personnalisation » qui a permis aux membres de l’équipe de partager des idées. Toutes les tâches du projet ont été également assignées et suivies sur Asana. Chaque membre de l’équipe a joué un rôle essentiel. Le responsable des achats a choisi les produits que le graphiste a ensuite personnalisés. Les rédacteurs Web ont écrit les descriptions des produits tandis que l’équipe d’optimisation du référencement a développé le plan du site pour cette nouvelle catégorie. Le service des relations clients a aussi validé chaque produit pour s’assurer que cela ne poserait pas de problème pour les clients.

L’utilisation d’Asana a permis à chaque personne de voir ce que les autres faisaient, quel était le rôle d’une tâche en particulier dans l’ensemble du projet et quelles étaient les prochaines échéances. L’attribution des différentes tâches et sous tâches a permis d’identifier facilement les responsabilités de chacun dans ce projet.

« Comme le dit le proverbe : “Divide ut regnes” (diviser pour régner) », ajoute Nicolas. « C’était le maître-mot de ce projet complexe. »

L’équipe de Cadeau Maestro en action

Créer le meilleur environnement de travail possible

Aujourd’hui, tout le personnel de Cadeau Maestro utilise Asana. Ils peuvent ainsi suivre les projets, des efforts marketing comme la newsletter jusqu’à la chaîne d’approvisionnement. Pour Nicolas, Asana aide le personnel de Cadeau Maestro à travailler de manière plus efficace. « Le principal challenge de tout manager est de permettre à ses équipes d’avancer dans les meilleures conditions possibles. C’est ce que Asana nous permet de faire. Tout le monde peut facilement laisser un commentaire sur une tâche pour partager des suggestions afin d’améliorer les choses. »

Cadeau Maestro utilise Asana pour :

  • Gérer le personnel : « Asana est un formidable outil de gestion. J’ai créé différents fichiers qui répertorient les domaines d’expertise de chaque employé. Et désormais, je peux facilement suivre ce qui a été fait et ce qui a besoin d’être clarifié. »
  • Connecter l’entrepôt, le magasin et le bureau : « Comme le magasin se trouve dans une autre ville, communiquer via Asana nous aide énormément. Par exemple, nous sommes en train de modifier la conception de nos cartes-cadeaux, et grâce à Asana, le responsable de magasin peut partager ses suggestions, ses conseils, et les commentaires des clients. »
  • Gérer la production du magazine : « On peut répartir les tâches entre les membres d’équipe. C’est plus efficace et ça nous fait gagner du temps. Finis les retards quand le dernier numéro doit être mis sous presse. »
  • Repérer et résoudre les problèmes : « Avec Asana, notre équipe logistique peut nous remonter des dysfonctionnements, par exemple une commande peut être bloquée du fait d’une information manquante sur une fiche produit. On peut  ainsi corriger rapidement le problème. »
  • Travailler en équipe : « Nous pouvons travailler en collaboration ce qui permet d’améliorer rapidement nos projets. Plutôt que de rester chacun dans son coin, nous mettons en commun nos idées. »

Nicolas estime qu’Asana a aidé Cadeau Maestro à améliorer de nombreux processus de l’entreprise. « Quelle que soit la taille de votre structure, Asana est fait pour vous. Une personne seule pourrait s’en servir pour gérer ses missions et garder une trace de ses idées. Mais bien entendu c’est à plusieurs que l’outil prend toute son importance. »

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Découvrir Asana

Rien de plus simple qu’Asana pour suivre l’avancée des projets et tâches en équipe, et ainsi obtenir des résultats.

Campagne marketing

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Lancement de produit

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Objectifs d’entreprise

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Asana : objectif Lune

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Organisez votre travail

Définissez clairement tâches et jalons pour que votre équipe sache précisément quel travail lui est demandé.

Organisez votre travail

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Informez chacun de ses responsabilités exactes grâce aux options d’attribution et d’échéance.

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Tenez vos délais

Élaborez votre plan de campagne pour visualiser comment s’imbriquent les différents éléments, repérer les éventuelles difficultés et maintenir votre travail sur la bonne voie.

Tenez vos délais

Concrétisez vos discussions

Posez des questions ou fournissez des informations sur le travail en cours pour concrétiser les discussions.

Concrétisez vos discussions

Joignez des fichiers associés à votre travail

Regroupez documents partagés, fichiers de conception et feuilles de calcul budgétaires pour éviter à votre équipe de rechercher les informations concernées.

Joignez des fichiers associés à votre travail

Visualisez votre travail en un clin d’œil

Affichez votre travail sur un calendrier pour garder l’œil sur le timing et mobiliser l’équipe autour des dates importantes.

Visualisez votre travail en un clin d’œil

Suivez votre progression

Restez informé de la progression du projet par rapport aux objectifs et identifiez rapidement les tâches en retard.

Suivez votre progression

Travaillez en déplacement

Restez connecté grâce à Asana pour mobile, que ce soit en réunion avec un fournisseur, à une conférence ou à l’extérieur.

Travaillez en déplacement

Menez chaque projet à bien avec brio

Asana permet aux équipes marketing de planifier, gérer, suivre et lancer des initiatives qui captivent leur public cible.

Menez chaque projet à bien avec brio

Planifiez chaque étape

De l’élaboration au lancement, recensez toutes les étapes essentielles pour que chacun visualise parfaitement la stratégie d’ensemble.

Planifiez chaque étape

Déterminez les responsabilités de chacun

Définissez clairement les responsables et les échéances pour chaque élément du lancement afin que tout soit prêt à la date prévue.

Déterminez les responsabilités de chacun

Réalisez vos lancements dans les temps

Visualisez la façon dont s’articulent tous les éléments de votre plan pour pouvoir le modifier au besoin tout en gardant votre projet sur la bonne voie.

Réalisez vos lancements dans les temps

Tenez vos équipes informées

Reliez les mises à jour et discussions importantes à votre travail pour éviter qu’elles ne se perdent parmi d’innombrables e-mails.

Tenez vos équipes informées

Centralisez l’ensemble de votre travail

Joignez des fichiers à votre projet pour que chacun sache où trouver les bonnes informations.

Centralisez l’ensemble de votre travail

Suivez les dates et les jalons

Gardez l’œil sur les dates clés en affichant les plans de lancement sur un calendrier.

Suivez les dates et les jalons

Identifiez les tâches en bonne voie et les points de blocage

Suivez la progression du travail afin de garder le cap pour pouvoir remplir vos objectifs et respecter vos délais.

Identifiez les tâches en bonne voie et les points de blocage

Restez connecté où que vous soyez

Grâce à Asana pour mobile, soyez tenu au courant de la progression de votre lancement où que vous soyez.

Restez connecté où que vous soyez

À vos marques, prêts, lancez !

Asana aide les équipes produit à respecter leurs délais pour leur permettre de lancer des produits exceptionnels sur le marché.

À vos marques, prêts, lancez !

Clarifiez vos priorités

Créez des tâches pour chaque objectif afin que chacun visualise parfaitement les objectifs de l’entreprise.

Clarifiez vos priorités

Déterminez votre référent privilégié

Attribuez chaque objectif à la personne appropriée pour que chacun puisse identifier les responsables et les personnes à même de répondre à leurs questions.

Déterminez votre référent privilégié

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Visualisez l’impact de chaque jalon sur les objectifs à atteindre afin de travailler en toute sérénité.

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Partagez informations et statuts

Tenez les parties prenantes informées en associant directement aux objectifs les dernières informations, la progression ou encore des commentaires les concernant.

Partagez informations et statuts

Joignez les fichiers importants à vos projets

Intégrez Asana à vos outils de partage de fichiers pour regrouper tous vos documents importants au même endroit.

Joignez les fichiers importants à vos projets

Gardez l’œil sur les dates clés

Affichez les échéances et les principaux jalons de votre projet sur un calendrier pour garantir un timing parfait.

Gardez l’œil sur les dates clés

Suivez la progression de l’entreprise

Identifiez les objectifs en bonne voie et les éléments qui requièrent votre attention afin de maintenir le cap sur vos missions.

Suivez la progression de l’entreprise

Tenez-vous au courant

Obtenez les dernières informations et prononcez-vous sur les décisions importantes où que vous soyez avec Asana pour mobile.

Tenez-vous au courant

Remplissez vos objectifs

Asana offre à votre équipe une meilleure visibilité sur les objectifs de votre organisation pour que chacun reste concentré sur les tâches essentielles.

Remplissez vos objectifs

Visez la Lune

Planifiez chaque étape de votre mission pour toucher les étoiles du doigt, le tout sans rien oublier.

Visez la Lune

Identifiez les responsables

Nommez des responsables pour chaque tâche afin que chacun connaisse ses responsabilités, du pilote à l’ingénieur de vol en passant par le commandant de bord.

Identifiez les responsables

Élaborez des plans consultables

Créez un plan de lancement pour cartographier le chemin à suivre du début à la fin, puis partagez-le avec votre équipe et modifiez-le au fil de l’évolution de la mission.

Élaborez des plans consultables

Vérifiez que tous les systèmes sont opérationnels

Posez les questions importantes, entamez des discussions et partagez les dernières informations pour que votre équipage soit fin prêt le jour J.

Vérifiez que tous les systèmes sont opérationnels

L’union fait la force

Associez Asana aux autres outils nécessaires à votre mission afin de regrouper toutes les informations concernées.

L’union fait la force

Restez concentré sur votre objectif premier

Affichez chaque jalon sur un calendrier pour suivre toutes les dates importantes avant le lancement.

Restez concentré sur votre objectif premier

Suivez votre progression

Visualisez les tâches en bonne voie et repérez les points de blocage afin de vous assurer d’être fin prêt pour le jour J.

Suivez votre progression

Travaillez où que vous soyez

Soyez tenu au courant de tout, au bureau comme dans les étoiles. Il vous suffit de disposer d’une connexion Internet !

Travaillez où que vous soyez

3, 2, 1… Décollage !

Avec Asana, votre équipe peut viser la Lune… et l’atteindre ! Un petit pas pour vous…

3, 2, 1... Décollage !