Cadeau Maestro gère une entreprise e-commerce en croissance #avecAsana

Étude de cas Asana Cadeau Maestro
  • Cadeau Maestro gère une entreprise e-commerce en croissance #avecAsana
  • Taille de l’entreprise
    • 13 employés
  • Emplacement
    • Saint-Étienne, France
  • Visiteurs sur le site chaque année
    • 4,5 millions

Peu d’employés, mais efficaces

Parfois, votre vie personnelle va inspirer la création de votre entreprise avant de croître plus que vous ne l’avez jamais imaginé.

Sylvain Bruyère et Charline Sagnard avaient pour habitude de s’offrir des cadeaux tous les mois pour célébrer leur rencontre. Mais rapidement, ils ont éprouvé quelques difficultés pour trouver des cadeaux uniques chaque mois. Ça serait bien s’il existait une boutique en ligne pour découvrir de nouvelles idées, se prit à rêver Sylvain. C’est ainsi qu’est née l’idée de Cadeau Maestro. En 2009, le jeune couple lança sa boutique de cadeaux en ligne.

« Nous avons des produits funs qui donnent le sourire et qui sont utiles », explique Nicolas Graillon, responsable e-commerce. « C’est un véritable plaisir de travailler dans l’univers du cadeau parce que nous apportons du bonheur aux personnes. Et puis aider le Père Noël c’est vraiment agréable. »

L’entreprise s’établit d’abord dans l’appartement de Sylvain et Charline, où ils stockaient toute la marchandise dans leur salon et leur cuisine. Aujourd’hui, Cadeau Maestro compte 4,5 millions de visiteurs par an, la majorité d’entre eux au moment des fêtes de fin d’années. Au cours des huit dernières années, l’entreprise s’est développée et comprend désormais une boutique physique à Saint-Étienne, un entrepôt et un partenaire logistique, Camalo, qui propose des services de stockage et d’expéditions aux entreprises de e-commerce. Et Cadeau Maestro ne compte que 13 employés.

Permettre aux équipes de collaborer

Ces 13 employés sont répartis entre la boutique, l’entrepôt et les bureaux. La communication peut s’avérer difficile. Le responsable de la boutique, par exemple, peut être difficile à joindre par téléphone. Mais tout le monde doit se coordonner pour préparer au mieux la période de pointe des vacances. « Les principaux défis sont de faire travailler les équipes ensemble », déclare Nicolas.

Bien souvent, ils sont amenés à prévoir des projets neuf mois à l’avance. Avec une si longue période, les bonnes idées peuvent se perdre en chemin. « Avoir des idées c’est bien, mais ne pas les oublier c’est mieux », dit-il.

Par exemple, lorsqu’ils travaillaient sur la refonte de leur site Web, les membres du personnel échangèrent des idées par e-mail ou dans des documents Word. Ce n’était pas la méthode idéale pour une entreprise en pleine croissance. Les employés éprouvèrent des difficultés à suivre toutes les tâches qui devaient être réalisées dans les différents locaux.

Le magazine était l’un des projets prioritaires de l’entreprise. Il est publié quatre à cinq fois par an et présente les produits et cadeaux. L’édition pour les fêtes de fin d’année 2017 est la plus importante et comprend une BD et des jeux. Pendant deux mois, plusieurs personnes ont été responsables des différentes étapes de sa production, de la rédaction des contenus des produits par l’éditeur Web en passant par le graphiste en charge de la couverture et de la mise en page. « Avant Asana, nous étions incapables de savoir combien de temps cela nous prenait pour réaliser nos magazines », raconte Nicolas. Pour les numéros précédents, les magazines souvent étaient envoyés à l’impression avec du retard.

Ne plus oublier d’idée

Ils avaient besoin d’un meilleur moyen de suivre les tâches sur lesquelles ils travaillaient en tant qu’équipe, ainsi que d’une méthode efficace pour assigner chacune de ces tâches aux membres de l’équipe. Sylvain, le PDG de Cadeau Maestro, chercha un outil qui permettrait à ses employés d’échanger facilement leurs idées et de mettre en place de nouveaux projets ensemble, sans sacrifier le contexte.

« Nous avons choisi Asana car l’outil proposait de nombreuses fonctionnalités pour améliorer notre entreprise, notre marque et nos services », explique Nicolas.

Il travaille avec cinq collègues sur les sites Web de Cadeau Maestro. Il y a deux ans, ils ont lancé une plateforme B2B, Cadeau Maestro Professionnels. Ils ont utilisé Asana pour l’ensemble du processus de réalisation du site Web. Les membres de l’équipe ont pu tout suivre, des premières idées aux produits, en passant par les contenus, sur Asana.

Aujourd’hui, ils travaillent sur une nouvelle version de la plateforme prévue pour début 2018, avec l’espoir que cela va favoriser davantage les ventes. Ils se reportent aux idées, aux suggestions des employés et aux analyses des retours des clients qu’ils ont gardées sur Asana depuis le lancement initial. Ces éléments sont souvent pertinents, mais difficiles à intégrer dès le début. « Nous avons tous les jours de nouvelles idées, mais il est impossible de toutes les mettre en place », dit Nicolas. «  Avec les tâches Asana, nous ne perdons aucune idée. » Lorsque le moment opportun arrive, Nicolas et son équipe transforment une bonne idée en tâche, sans devoir se lancer dans des recherches à travers d’innombrables documents et e-mails.

L’avantage d’une équipe efficace

Entre 2012 et 2015, Cadeau Maestro a connu une forte croissance de 40 % par an. Toujours en quête d’innovation et de développement, Cadeau Maestro a récemment lancé une nouvelle gamme de produits intitulée Cadeau Personnalisé, qui devrait représenter 10 % des ventes de fin d’année en 2017.

Lorsqu’ils ont lancé cette nouvelle initiative, ils ont créé un projet sur Asana appelé « Personnalisation » qui a permis aux membres de l’équipe de partager des idées. Toutes les tâches du projet ont été également assignées et suivies sur Asana. Chaque membre de l’équipe a joué un rôle essentiel. Le responsable des achats a choisi les produits que le graphiste a ensuite personnalisés. Les rédacteurs Web ont écrit les descriptions des produits tandis que l’équipe d’optimisation du référencement a développé le plan du site pour cette nouvelle catégorie. Le service des relations clients a aussi validé chaque produit pour s’assurer que cela ne poserait pas de problème pour les clients.

L’utilisation d’Asana a permis à chaque personne de voir ce que les autres faisaient, quel était le rôle d’une tâche en particulier dans l’ensemble du projet et quelles étaient les prochaines échéances. L’attribution des différentes tâches et sous tâches a permis d’identifier facilement les responsabilités de chacun dans ce projet.

« Comme le dit le proverbe : “Divide ut regnes” (diviser pour régner) », ajoute Nicolas. « C’était le maître-mot de ce projet complexe. »

L’équipe de Cadeau Maestro en action

Créer le meilleur environnement de travail possible

Aujourd’hui, tout le personnel de Cadeau Maestro utilise Asana. Ils peuvent ainsi suivre les projets, des efforts marketing comme la newsletter jusqu’à la chaîne d’approvisionnement. Pour Nicolas, Asana aide le personnel de Cadeau Maestro à travailler de manière plus efficace. « Le principal challenge de tout manager est de permettre à ses équipes d’avancer dans les meilleures conditions possibles. C’est ce que Asana nous permet de faire. Tout le monde peut facilement laisser un commentaire sur une tâche pour partager des suggestions afin d’améliorer les choses. »

Cadeau Maestro utilise Asana pour :

  • Gérer le personnel : « Asana est un formidable outil de gestion. J’ai créé différents fichiers qui répertorient les domaines d’expertise de chaque employé. Et désormais, je peux facilement suivre ce qui a été fait et ce qui a besoin d’être clarifié. »
  • Connecter l’entrepôt, le magasin et le bureau : « Comme le magasin se trouve dans une autre ville, communiquer via Asana nous aide énormément. Par exemple, nous sommes en train de modifier la conception de nos cartes-cadeaux, et grâce à Asana, le responsable de magasin peut partager ses suggestions, ses conseils, et les commentaires des clients. »
  • Gérer la production du magazine : « On peut répartir les tâches entre les membres d’équipe. C’est plus efficace et ça nous fait gagner du temps. Finis les retards quand le dernier numéro doit être mis sous presse. »
  • Repérer et résoudre les problèmes : « Avec Asana, notre équipe logistique peut nous remonter des dysfonctionnements, par exemple une commande peut être bloquée du fait d’une information manquante sur une fiche produit. On peut  ainsi corriger rapidement le problème. »
  • Travailler en équipe : « Nous pouvons travailler en collaboration ce qui permet d’améliorer rapidement nos projets. Plutôt que de rester chacun dans son coin, nous mettons en commun nos idées. »

Nicolas estime qu’Asana a aidé Cadeau Maestro à améliorer de nombreux processus de l’entreprise. « Quelle que soit la taille de votre structure, Asana est fait pour vous. Une personne seule pourrait s’en servir pour gérer ses missions et garder une trace de ses idées. Mais bien entendu c’est à plusieurs que l’outil prend toute son importance. »

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