Cadeau Maestro gère une entreprise e-commerce en croissance avec Asana

Une équipe restreinte, mais efficace

Parfois, notre vie personnelle nous inspire une idée commerciale qui prend des proportions inattendues.

C’est le cas de Sylvain Bruyère et Charline Sagnard, qui avaient pour habitude de s’offrir des cadeaux tous les mois pour célébrer leur rencontre. Seul problème : ils ont fini par avoir du mal à trouver des cadeaux uniques à chaque fois. Sylvain se prit donc à rêver d’une boutique en ligne source de nouvelles idées de cadeaux, et c’est ainsi que naquit le concept de Cadeau Maestro. En 2009, le jeune couple lança sa boutique de cadeaux en ligne.

« Nous vendons des produits funs, utiles et qui donnent le sourire », explique Nicolas Graillon, responsable e-commerce. « Étant donné le bonheur que nous apportons aux autres, c’est un vrai plaisir de travailler dans cet univers. Et puis quoi de plus cool que d’aider le père Noël ? »

Au départ, Sylvain et Charline ont monté leur entreprise dans leur propre appartement, où ils stockaient toute la marchandise entre le salon et la cuisine. Aujourd’hui, Cadeau Maestro compte 4,5 millions de visiteurs par an, la majorité d’entre eux au moment des fêtes de fin d’années. L’entreprise s’est développée ces huit dernières années et dispose désormais d’une boutique physique à Saint-Étienne, d’un entrepôt et d’un partenaire logistique, Camalo, qui propose des services de stockage et d’expédition aux entreprises de e-commerce. Un tour de force, puisque Cadeau Maestro ne compte que 13 employés !

Faciliter la collaboration entre équipes

Les employés étant répartis entre la boutique, l’entrepôt et les bureaux, la communication n’est pas toujours simple à gérer. Le responsable de la boutique, par exemple, peut être difficile à joindre par téléphone. Pourtant, tout le monde doit se coordonner pour préparer au mieux la période de pointe des vacances. « Le plus compliqué, c’est de synchroniser toutes les équipes », avoue Nicolas.

Bien souvent, l’entreprise est amenée à prévoir ses projets près de neuf mois à l’avance et sur une si longue période, les bonnes idées peuvent se perdre en chemin. « Avoir des idées c’est bien, mais ne pas les oublier c’est mieux », dit-il.

Par exemple, lorsqu’ils travaillaient sur la refonte de leur site Web, les membres du personnel échangeaient des idées par e-mail ou sur des documents Word. À l’évidence, ce n’était pas la méthode idéale pour une entreprise en pleine croissance. En outre, les employés éprouvaient des difficultés à suivre toutes les tâches à réaliser dans les différents locaux.

Le magazine était l’un des projets prioritaires de l’équipe : publié quatre à cinq fois par an, celui-ci présente les produits et cadeaux de l’entreprise. L’édition 2017 était la plus ambitieuse à ce jour et intégrait une BD et des jeux. Pendant deux mois, plusieurs personnes ont été responsables des différentes étapes de sa production, de la rédaction des contenus des produits par l’éditeur Web en passant par le graphiste en charge de la couverture et de la mise en page. « Avant Asana, nous étions incapables de savoir combien de temps nous prenait la production de nos magazines », raconte Nicolas. Lors des numéros précédents, les magazines étaient souvent envoyés à l’impression avec du retard.

Ne passer à côté d’aucune idée

Cadeau Maestro devait donc trouver un meilleur moyen de suivre ses tâches d’équipe, ainsi qu’une méthode performante pour attribuer chacune aux membres de l’équipe. Sylvain, le PDG, chercha un outil qui permettrait à ses employés d’échanger des idées plus facilement et de mettre en place de nouveaux projets communs, sans rien oublier du contexte.

« Nous avons choisi Asana pour ses nombreuses fonctionnalités nous permettant d’optimiser notre entreprise, notre marque et nos services », explique Nicolas.

Il travaille aux côtés de cinq de ses collègues sur les sites Web de Cadeau Maestro. Il y a deux ans, l’équipe a lancé une plateforme B2B, Cadeau Maestro Professionnels. À cette occasion, elle s’est aidée d’Asana pour organiser la totalité du processus de développement du site Web. Des premières idées aux produits finis, en passant par les contenus, les membres de l’équipe ont tout suivi sur Asana.

Aujourd’hui, Nicolas et ses collaborateurs travaillent sur une nouvelle version de la plateforme prévue pour début 2018, dans l’objectif de booster les ventes. Pour ce faire, ils se fient aux idées, aux suggestions des employés et aux analyses des retours clients enregistrés sur Asana depuis le lancement initial. Ces éléments sont souvent pertinents, mais difficiles à intégrer dans l’immédiat. « Nous avons de nouvelles idées tous les jours, mais il est impossible de toutes les concrétiser », dit Nicolas. « Avec les tâches Asana, tout est parfaitement organisé et aucune idée ne se perd. » Au moment opportun, Nicolas et son équipe transforment une bonne idée en tâche, sans avoir à écumer d’anciens documents et autres e-mails à sa recherche.

L’avantage d’un travail d’équipe efficace

Entre 2012 et 2015, Cadeau Maestro a connu une forte croissance, s’élevant à 40 % par an. Toujours en quête d’innovation et autres pistes d’évolution, Cadeau Maestro a récemment lancé une nouvelle gamme de produits intitulée Cadeau Personnalisé, qui devrait représenter 10 % des ventes de fin d’année en 2017.

Au lancement de cette nouvelle initiative, l’entreprise a créé un projet sur Asana appelé « Personnalisation », qui a permis aux membres de l’équipe de partager des idées. Toutes les tâches du projet ont également été attribuées et suivies sur Asana, chaque membre de l’équipe ayant joué un rôle essentiel. Le responsable des achats a choisi les produits, qui ont ensuite été personnalisés par le graphiste. Les rédacteurs Web ont écrit les descriptions des produits, tandis que l’équipe d’optimisation du référencement a développé le plan du site pour cette nouvelle catégorie. Enfin, le service des relations clients a aussi validé chaque produit pour s’assurer qu’ils ne poseraient aucun problème aux clients.

L’utilisation d’Asana a permis à chacun d’avoir un aperçu du travail en cours chez les autres, de connaître le rôle d’une tâche en particulier au sein du projet et de repérer les prochaines échéances. L’attribution des tâches et sous tâches a permis d’identifier aisément les responsabilités de chacun dans ce projet.

« Comme le dit le proverbe : “Divide ut regnes” (diviser pour régner) », ajoute Nicolas. « C’était le maître-mot de ce projet complexe. »

Créer le meilleur environnement de travail possible

Aujourd’hui, tout le personnel de Cadeau Maestro utilise Asana. Ils peuvent ainsi suivre les projets dans leur globalité, des efforts marketing comme la newsletter jusqu’à la chaîne d’approvisionnement. Pour Nicolas, Asana aide le personnel de Cadeau Maestro à travailler plus efficacement. « Tout manager cherche à proposer le meilleur cadre de travail possible à ses équipes, et c’est là toute la force d’Asana. Tout le monde peut facilement laisser un commentaire sur une tâche pour partager des suggestions afin d’améliorer les choses. »

Cadeau Maestro utilise Asana pour :

• Gérer son personnel : « Asana est un outil de gestion extraordinaire. J’ai créé différents fichiers qui répertorient les domaines d’expertise de chaque employé. Et désormais, je peux très facilement suivre le travail réalisé et les points à clarifier. »

• Faire le lien entre l’entrepôt, le magasin et le bureau : « Notre magasin se trouve dans une autre ville, alors autant dire que communiquer sur Asana nous aide énormément. Par exemple, nous sommes en train de modifier la conception de nos cartes-cadeaux, et grâce à Asana, le responsable de magasin peut partager ses suggestions, ses conseils, et les commentaires des clients. »

• Gérer la production du magazine : « On peut répartir les tâches entre les membres d’équipe. C’est plus efficace et ça nous fait gagner du temps. Finis les retards quand le dernier numéro doit être mis sous presse ! »

• Repérer et résoudre les problèmes : « Avec Asana, notre équipe logistique peut nous remonter des dysfonctionnements, par exemple une commande bloquée du fait d’une information manquante sur une fiche produit. On peut ainsi corriger rapidement le problème. »

• Travailler en équipe : « Travailler en collaboration avec autant de collègues que nécessaire nous permet d’optimiser nos projets rapidement. Deux têtes valent mieux qu’une ! Plutôt que de rester chacun dans son coin, nous mettons en commun nos idées. »

Nicolas estime qu’Asana a aidé Cadeau Maestro à améliorer de nombreux processus de l’entreprise. « Quelle que soit la taille de votre structure, Asana est fait pour vous. Une personne seule pourrait parfaitement s’en servir pour gérer ses missions et garder une trace de ses idées. Mais bien entendu, c’est à plusieurs que l’outil prend toute son importance. »