Blinkist crée et cultive un lieu de travail qui allie responsabilité et liberté avec Asana

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D’après le Bureau des statistiques de l’emploi des États-Unis, nous passons moins de 20 minutes par jour à lire. Si l’on examine le paysage numérique actuel et tous les médias qui s’arrachent notre attention et notre temps, ce n’est pas étonnant que les gens lisent moins. Mais cela ne veut pas dire que nous ne voulons pas être informés. En fait, il y a de plus en plus d’informations de valeur, que ce soit sur nos décisions d’achat, l’environnement, la politique ou la créativité. Si seulement il existait un moyen de lire plus (et plus vite) pour rester à la page.

Blinkist offre à tous les outils pour se tenir informés : l’application de micro-apprentissage fournit les idées clés des best-sellers en version texte et audio, que l’on peut parcourir en seulement quinze minutes. Les cofondateurs de Blinkist, Holger Seim, Niklas Jansen, Tobias Balling et Sebastian Klein, y ont vu un potentiel énorme et ont décidé de créer une entreprise. Pour eux, en particulier pour Holger qui dirige Blinkist, le temps est notre ressource la plus précieuse, que ce soit pour un chef d’entreprise comme lui ou pour tous les utilisateurs de Blinkist.

Blinkist offre une lecture rapide des best-sellers avec  Asana

Le défi de la mise en œuvre

Lorsque Holger et son équipe ont créé l’entreprise en 2012, la voie de la réussite était claire : supprimer le plus grand nombre d’obstacles pour pouvoir agir rapidement. « Le principal défi pour remporter le marché, c’était (et c’est toujours) la mise en œuvre », explique Holger. Pour lui, cela signifiait « trouver les bonnes personnes et la bonne organisation pour pouvoir réaliser de grandes choses. »

Ils se sont donc efforcés de réunir ces choses : « Notre réussite réside dans la découverte de talents exceptionnels et dans la possibilité de leur donner la liberté de travailler comme ils veulent vers un même objectif. »

Depuis le départ, cet objectif était de trouver comment partager l’essentiel d’un livre dans un format convivial, que les gens pourraient lire ou écouter rapidement sur leur téléphone portable. Après avoir testé plusieurs formats auprès des premiers utilisateurs, ils en sont arrivé aux « blinks » que les lecteurs trouvent désormais sur Blinkist. Au cœur de tout ce qu’ils entreprennent se trouve une mission simple : encourager les gens à continuer d’apprendre. C’est dans ce but qu’ils s’efforcent sans cesse d’améliorer l’expérience de leurs utilisateurs en leur offrant des recommandations toujours plus pertinentes et en continuant d’innover sur les formats de leurs contenus.

Pour permettre à son équipe de mettre en œuvre les objectifs communs, Holger a trouvé la solution la plus efficace, qui consiste à responsabiliser les employés. En véritables champions de l’autonomisation, les confondateurs et lui se sont donné pour objectif de créer une organisation bâtie sur l’autonomie individuelle, sans microgestion.

Se concentrer sur la responsabilisation permet d’éviter la politique des entreprises. « À Blinkist, nous nous focalisons complètement sur la transparence et la communication directe dans toute l’entreprise », explique ainsi Holger, en ajoutant : « On est à l’opposé des petits secrets politiques des entreprises. Nous avons créé un environnement de travail clair, ouvert et efficace, où la voix de chacun compte. »

Le RSI de la responsabilisation

En six ans, Holger a fait grandir son équipe, qui compte maintenant presque une centaine d’employés, et créé un produit très apprécié.

Dès le début, Holger et son équipe savaient qu’ils auraient besoin d’un outil alliant transparence et facilité de collaboration pour aider les employés de Blinkist à travailler selon leurs valeurs et dans la responsabilisation. Cet outil, c’est Asana. « Avec Asana, tout le monde peut voir sur quoi travaillent les autres et offrir du feed-back ou intervenir lorsqu’une réunion est nécessaire », explique Holger. « Chaque employé sait ce qui se passe dans l’entreprise. »

« Pour pouvoir prendre les bonnes décisions, les gens ont besoin de transparence et de communication. »

Selon Holger, l’un des résultats d’une équipe responsabilisée est que « les choses avancent tellement plus vite », car la mise en œuvre est rapide. « En tant que fondateur, je ne bloque plus l’avancée des projets. Je n’ai pas besoin de donner le feu vert pour toutes les décisions. »

Même sur les plus gros projets, les employés sont responsabilisés parce qu’ils connaissent souvent bien mieux le problème que Holger ou les autres chefs de l’organisation. Lorsqu’ils prennent eux-mêmes les décisions, leur travail avance plus vite, car ils n’ont pas besoin d’attendre le feed-back ou l’approbation de la direction. Par exemple, une équipe a dirigé et lancé le podcast Simplify avec très peu de feed-back de Holger.

« Quand les gens sont autonomisés, ils se sentent responsables et sont beaucoup plus engagés », explique Holger. Mais la responsabilisation, ce n’est pas simplement pour se sentir bien : «  Notre taux de rétention du personnel est vraiment excellent, car ici, les gens ont l’impression d’avoir un impact. »

La responsabilisation mise en pratique

D’après Holger, « Tout le monde a besoin d’un système pour matérialiser les idées. Après tout, nos cerveaux ne sont pas des appareils de stockage, mais des outils de réflexion. » Voilà l’idée de base sur laquelle repose la façon dont Blinkist utilise Asana pour mettre en pratique ses valeurs. L’équipe compte sur Asana pour la gestion de projets, et pour « les projets qui ne sont pas des projets », pour reprendre les mots de Holger, c’est-à-dire les domaines de travail plus abstraits ou les ensembles de travaux récurrents.

Utiliser Asana pour la gestion de projet

Blinkist utilise Asana pour planifier les projets de toute l’entreprise. Les employés organisent leur travail, structurent leurs projets et utilisent les commentaires et les discussions pour communiquer sans avoir besoin de réunions. Le suivi de tout le travail sur Asana simplifie la collaboration d’équipe et encourage chaque employé à être responsable. Par exemple, une équipe a utilisé un projet pour suivre la localisation du site Web pour les marchés germanophones.

Des projets qui ne sont pas des projets

Autre excellente utilisation d’Asana, Blinkist suit le travail qui ne répond pas à la définition traditionnelle d’un projet. Asana est ainsi utilisé pour enregistrer tous les rôles et responsabilités des employés, ce qui permet de clarifier les objectifs de chacun.

À chaque département de Blinkist (appelé des « cercles ») correspond un projet sur Asana, où des tâches définissent les responsabilités et les rôles. De cette façon, chaque employé peut aller dans le projet d’un cercle pour comprendre ce que le cercle fait, les responsabilités de chacun au sein du cercle et comment le travail individuel est relié aux principaux objectifs de l’entreprise.

Blinkist utilise Asana pour suivre les rôles et les responsabilités

Les équipes de Blinkist utilisent également Asana pour gérer leur « séances tactiques » hebdomadaires. Chaque équipe a un projet Asana pour sa séance tactique ; les membres ajoutent des sujets de discussion au programme, puis prennent des notes dans le projet pour pouvoir s’y référer.

Chaque projet tactique a aussi une section « Liste de choses à faire un jour » où l’équipe note les nouvelles idées. « Dans le passé, si j’avais une idée dont je voulais discuter avec mon équipe, j’aurais écrit un long e-mail, et les gens auraient répondu. Ça aurait fait une longue conversation écrite, ce qui n’est pas du tout efficace », explique Holger.

Désormais, au lieu d’avoir de longues chaînes d’e-mails difficiles à analyser et trop facilement oubliées avant la réunion hebdomadaire, cette section permet aux membres d’équipe de partager leurs idées et de susciter des discussions.

Blinkist utilise Asana pour gérer ses séances tactiques

Le pouvoir de mettre en pratique ce que l’on prêche

Blinkist voit de nombreux avantages à mettre en pratique la valeur de responsabilisation de l’entreprise. De même que leur produit fait gagner du temps aux utilisateurs en partageant des idées de façon plus efficace, « Asana nous fait gagner beaucoup de temps en facilitant les discussions, la transparence et la communication », explique Holger, « c’est un système en qui tout le monde a confiance pour travailler de façon plus productive. »

En mettant en pratique ses valeurs dans son utilisation quotidienne d’Asana, Blinkist a bâti une organisation prospère avec un taux de rétention élevé et un excellent produit. « Asana est plus qu’un outil pour nous, car il nous permet de mettre en application nos valeurs pour remplir notre mission. »

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