Blinkist crée et développe un environnement de travail optimisé avec Asana

D’après le Bureau of Labor Statistics (BLS) (Bureau des statistiques du travail des États-Unis), nous passons moins de 20 minutes par jour à lire. Rien de très étonnant, compte tenu du marché actuel du numérique et de l’ensemble des médias, lesquels nous demandent chaque jour un peu plus d’attention et de temps. Toutefois, cela ne signifie pas que nous renonçons à nous informer, bien au contraire. Nous avons de plus en plus d’informations précieuses à nous mettre sous la dent : pouvoir d’achat, environnement, politique ou innovation, entre autres. Pour beaucoup d’entre nous, l’idéal serait d’être en mesure de lire davantage, et plus vite, pour rester à la page.

Blinkist a trouvé la solution et propose un outil utile à chacun pour rester informé partout dans le monde : son application de microapprentissage transmet les idées clés des œuvres de non-fiction à succès en version texte et audio, et vous permet d’en prendre connaissance en quinze minutes à peine. Les cofondateurs de Blinkist, Holger Seim, Niklas Jansen, Tobias Balling et Sebastian Klein, ont su identifier tout le potentiel d’un tel outil et, peu de temps après, leur entreprise était née. Pour nos quatre collaborateurs, le temps est la ressource la plus précieuse, tant pour Holger dans ses fonctions de PDG, que pour tous les autres utilisateurs de Blinkist.

Le défi de la mise en œuvre

Lorsque Holger et son équipe ont créé l’entreprise en 2012, l’objectif était clair : s’affranchir du plus d’obstacles possible et agir rapidement. « La mise en œuvre était et reste le principal défi pour remporter le marché », explique Holger. Selon lui, il fallait donc « trouver les bonnes personnes et l’organisation adéquate pour accomplir de grandes choses. »

Ils se sont donc efforcés de parvenir à leurs fins : « Notre réussite réside dans la découverte de talents exceptionnels et dans la possibilité de leur donner la liberté de travailler comme ils le souhaitent, pour atteindre un même objectif. »

Depuis le début, l’entreprise cherchait à communiquer l’essentiel d’un livre dans un format court et convivial, à lire ou écouter sur son téléphone portable. Après avoir testé plusieurs formats auprès des utilisateurs pilotes, les cofondateurs ont opté pour les « blinks » (soit un résumé des grandes idées d’un ouvrage), que chaque lecteur retrouve désormais sur Blinkist. En somme, de nombreuses activités menées pour une même mission simple : encourager chacun de nous à ne jamais cesser d’apprendre. Blinkist s’efforce donc d’améliorer constamment l’expérience des utilisateurs en leur proposant des recommandations toujours plus pertinentes, tout en cherchant à proposer les contenus dans des formats toujours plus innovants.

Pour permettre à son équipe d’atteindre ses objectifs communs, Holger a trouvé la solution la plus efficace : responsabiliser les employés. Véritables champions de l’autonomisation, Holger et ses trois collègues cofondateurs se sont donné pour objectif de créer une organisation reposant sur l’autonomie des individus, sans microgestion.

Ce faisant, Blinkist laisse de côté la structure hiérarchique traditionnelle de ce type de structures, comme s’en explique Holger : « Chez Blinkist, nous misons tout sur la transparence et optons pour une communication directe, à tous les niveaux de l’entreprise ». Le PDG ajoute : « On est à l’opposé des petites guéguerres de pouvoir, si fréquentes en entreprise. Au contraire, nous avons créé un environnement de travail clair, ouvert et efficace, où la voix de chacun est prise en compte. »

Le ROI de la responsabilisation

En six ans, Holger a fait évoluer son équipe, laquelle compte désormais une centaine d’employés. Ensemble, ils sont parvenus à créer un produit très apprécié.

Dès leurs débuts, Holger et son équipe savaient qu’ils auraient besoin d’un outil permettant de travailler en toute transparence et de collaborer facilement. Chaque employé de Blinkist devait pouvoir se consacrer à ses tâches de manière autonome et dans le respect de ses valeurs. Vous l’aurez deviné, leur choix s’est porté sur Asana. « Avec Asana, tout le monde visualise les responsabilités des uns et des autres, et peut transmettre du feedback ou se manifester dès lors qu’une réunion est nécessaire », explique Holger. « Chaque employé sait ce qu’il se passe dans l’entreprise. »

Pour prendre les bonnes décisions, chacun doit pouvoir travailler et communiquer en toute transparence.”

Selon Holger, compter sur une équipe responsable et autonome permet de « faire avancer le travail bien plus vite », car l’équipe a les moyens d’être productive. « En tant que cofondateur, je ne bloque plus l’avancée des projets ; je n’ai plus besoin de valider chaque décision. »

Les employés jouissent d’une plus grande autonomie, même pour les projets plus ambitieux. En effet, ils connaissent souvent bien mieux la problématique à traiter qu’Holger lui-même ou que les autres leaders de Blinkist. Lorsque chacun est investi d’un pouvoir de décision à l’échelle individuelle, il n’est plus utile d’attendre de recevoir les commentaires ou l’approbation de la direction, et les tâches avancent plus rapidement. Par exemple, l’une des équipes a lancé et dirigé le podcast Simplify, sans qu’Holger n’intervienne ou presque.

« Une fois autonomes, les employés se sentent responsables et sont beaucoup plus motivés », explique Holger. La responsabilisation permet d’assurer le bien-être au travail des individus, mais pas seulement. Holger souligne un autre avantage majeur : « Notre taux de rétention des employés est vraiment excellent, car chacun sait que son travail compte et participe à la réussite de Blinkist. »

La responsabilisation en pratique

D’après Holger, « tout le monde a besoin d’un système lui permettant de conserver ses idées. Après tout, notre cerveau n’est pas un appareil de stockage, mais bien un outil de réflexion. » Voilà l’idée maîtresse qui permet de comprendre la façon dont Blinkist utilise Asana pour concrétiser ses valeurs. L’équipe compte sur Asana pour gérer ses projets, y compris « les projets qui n’en sont pas », pour reprendre les mots d’Holger. En d’autres mots, Blinkist s’appuie sur la plateforme pour gérer des tâches plus abstraites ou des séries de travaux récurrents.

Asana pour la gestion de projet

Blinkist utilise Asana pour planifier ses projets à l’échelle de l’entreprise. Les employés organisent leur travail, structurent leurs initiatives et ont recours aux commentaires et discussions de projet pour communiquer sans multiplier les réunions. Suivre l’ensemble des activités sur Asana simplifie la collaboration d’équipe et encourage chaque employé à prendre ses responsabilités. L’une des équipes a notamment suivi la localisation du site Web de Blinkist en allemand dans un projet Asana, afin de trouver écho auprès des marchés germanophones.

Des projets qui n’en sont pas

Blinkist s’appuie également sur Asana pour gérer des ensembles de tâches qui ne correspondent pas à la définition communément acceptée de « projet ». La plateforme est ainsi utilisée pour enregistrer tous les rôles et responsabilités des employés, et ce, pour clarifier les objectifs de chacun.

Chaque service de Blinkist (ou « cercle », dans le jargon interne) dispose de son propre projet sur Asana, lequel comporte différentes tâches qui définissent les responsabilités et rôles de chacun. Ainsi, chaque collaborateur peut accéder au projet d’un service particulier pour connaître les activités prises en charge par ses membres et leurs responsabilités, mais aussi pour comprendre le lien entre les tâches individuelles de chaque employé du « cercle » et les principaux objectifs de l’entreprise.

Les équipes de Blinkist utilisent également Asana pour gérer leurs « réunions tactiques » hebdomadaires. Chaque équipe dispose d’un projet Asana à cet effet : les membres y ajoutent les sujets de discussion à aborder, puis prennent des notes lors de la réunion et les conservent afin de s’y référer ultérieurement si besoin.

Dans chaque projet tactique, on retrouve également une section « Liste d’idées », qui regroupe les réflexions des membres de l’équipe. « Auparavant, si j’avais une idée dont je souhaitais discuter avec mon équipe, j’écrivais un e-mail interminable et mes collaborateurs me répondaient pour réagir. Vous imaginez la longueur de nos conversations par écrit… Ce n’était absolument pas efficace », explique Holger.

Heureusement, chez Blinkist, les longues chaînes d’e-mails appartiennent aujourd’hui au passé. Trop complexes à analyser, la plupart des échanges étaient oubliés avant la réunion hebdomadaire. Désormais, les équipes se servent de la section « Liste d’idées » pour partager tout ce qui leur vient à l’esprit, puis en débattre.

La capacité à concrétiser les idées que l’on défend

Blinkist tire de nombreux avantages à concrétiser ses valeurs d’entreprise, notamment vis-à-vis de l’autonomisation des employés. Si son produit fait gagner du temps aux utilisateurs en l’aidant à accéder à l’information plus efficacement, Blinkist en fait de même de son côté avec Asana, qui profite largement à ses équipes. « Asana nous fait gagner beaucoup de temps en simplifiant la communication et en renforçant la transparence. La plateforme est devenue un véritable système sur lequel nous comptons tous pour gagner en productivité », poursuit Holder.

Blinkist se sert d’Asana au quotidien et son utilisation est le reflet de ses valeurs. Ainsi, les équipes ont su développer une entreprise florissante, qui peut compter sur des employés fidèles et un produit de grande qualité. « Pour Blinkist, Asana est plus qu’un simple outil ; c’est la solution qui nous permet d’illustrer nos valeurs par notre travail quotidien, et ainsi de remplir notre mission. »