Cómo crear una excelente lista de verificación para la incorporación de empleados nuevos
Como empleado nuevo, los primeros días (o semanas) en un nuevo trabajo pueden ser incómodos o confusos, pero una experiencia de incorporación bien organizada puede ayudar a minimizar eso.
Para el jefe de Recursos Humanos a cargo de dar la bienvenida a cada nuevo empleado, esa experiencia de incorporación bien organizada requiere mucho trabajo y planificación inicial para llevarla a cabo. Desde organizar almuerzos hasta el papeleo legal, crear un buen proceso de incorporación a veces puede parecer que requiere una mente maestra organizativa.
Afortunadamente para ti, ya hicimos parte del trabajo pesado. Hemos creado una lista de verificación básica para la incorporación que puedes usar como base (y reutilizar con cada nuevo empleado), así como algunas ideas divertidas para dar la bienvenida a los nuevos empleados. También te mostraremos cómo crear una plantilla de incorporación reutilizable en Asana.
Así que adelante, deja que tu niño interior se relaje un poco.
Lo básico: qué debe incluir cada lista de verificación de incorporación
Una lista de verificación básica para la incorporación puede ayudarte a ahorrar tiempo al pensar en todas las cosas que debes hacer con cada empleado nuevo y no dejar que las tareas más importantes se pasen por alto. Si bien es posible que no puedas replicar todo para cada empleado nuevo, algunas cosas, como pedir equipos o agregar a alguien a la nómina, serán siempre iguales.
Qué hacer | Cuándo hacerlo | ¿Por qué? |
Pedir equipos para los empleados nuevos | La semana anterior a la fecha de inicio del nuevo empleado | De esta manera, tus nuevos empleados pueden tener todo lo que necesitan (computadora portátil, llave de la oficina, etc.) desde el primer día. |
Enviar un email de bienvenida | La semana anterior a la fecha de inicio del nuevo empleado | Informa a tus empleados qué esperar en su primer día de trabajo. |
Ayúdalos a completar todos los formularios de Recursos Humanos, beneficios y nómina | Semana 1 (prepárate de antemano) | Crea una lista de todo el papeleo que necesitarás que los nuevos empleados finalicen y ayúdalos a hacerlo durante la primera semana. |
Recorrido por la oficina y el edificio | Día 1 | Porque saber dónde encontrar los baños es crucial (¡y las salidas de emergencia también!). |
Programa reuniones individuales con personas con las que trabajarán en estrecha colaboración | Programa las reuniones antes de que comiencen la semana 1 o 2 | Brinda a los empleados nuevos la oportunidad de conocer a sus nuevos compañeros de trabajo y sus roles, y anímalos a conocer al Equipo desde el principio. |
Repasa las políticas de la empresa y comparte documentos de referencia siempre que sea posible | Semana 1 | Describe claramente las políticas generales de toda la empresa sobre vacaciones pagas, pautas de Recursos Humanos, valores, cómo trabajamos, eventos, comunicación, etc. |
Brinda capacitación sobre las herramientas de uso común | Semana 1 – 2 | Si bien algunas herramientas serán específicas para cada función, asegúrate de que los empleados conozcan el protocolo estándar para las herramientas de toda la empresa (por ejemplo, Asana o Slack). |
Jefes: reservar tiempo para la capacitación funcional | Semana 1 – 2 | Asegúrate de que los empleados nuevos no se queden colgados. Crea mucho espacio en el calendario de su jefe o mentor para la capacitación directamente relacionada con su función. |
Haz un seguimiento y asegúrate de que se sientan cómodos y no tengan dudas | Semana 4 | Comunícate con ellos aproximadamente un mes después y asegúrate de que no haya preguntas o inquietudes pendientes. |
Una cálida bienvenida: ideas divertidas para incorporar empleados nuevos
Cada proceso de incorporación será diferente, dependiendo del tamaño, la cultura y otros factores de tu empresa. Entonces, ¿por qué no aprovechar la oportunidad para inyectar un poco de la personalidad de tu empresa y realmente dar la bienvenida a los nuevos empleados? A menudo, estos pequeños complementos divertidos tienen el poder de llevar el primer día de trabajo de una persona de bueno a excelente.
A continuación, te mostramos algunas cosas adicionales que hacemos aquí en Asana que puedes adoptar para tu proceso de incorporación:
Dale la bienvenida a cada empleado nuevo con un regalo: cada empleado nuevo en Asana recibe un pequeño regalo en su primer día. No tiene que ser un regalo costoso. Algo pequeño como una planta de escritorio, una camiseta promocional o una tarjeta de regalo para la cafetería de la esquina puede ser de gran ayuda para que se sientan como en casa.
Celebra y presenta a los nuevos empleados: en los primeros días, se invita a la empresa a una reunión general rápida, donde cada nuevo empleado se presenta. Es una excelente manera para que las personas de la oficina pongan nombres a las caras nuevas y aprendan a conocer.
Reúne a los veteranos y los nuevos: una vez al mes, invitamos a los nuevos empleados a entrevistar a los empleados que celebran sus “Asanaversarios” para intercambiar historias y conocerse.
Ayuda a los nuevos empleados a conocer al liderazgo: organizamos una sesión trimestral de preguntas y respuestas con nuestros fundadores para todos los nuevos empleados. Disfrutan de una cena en la casa de nuestro fundador y los conocen en un ambiente informal.
Cómo unir todo: de la lista de verificación de incorporación a la plantilla
Una vez que tengas una lista de verificación para incorporaciones, guárdala para que puedas replicar el proceso con cada nuevo empleado. Te ayudará a dedicar menos tiempo a reinventar la rueda y más tiempo a hacer lo que realmente importa: ¡ayudar a los nuevos empleados a integrarse!
Como empleado nuevo, los primeros días (o semanas) en un nuevo trabajo pueden ser incómodos o confusos, pero una experiencia de incorporación consciente y bien organizada puede ayudar a minimizar eso.”
En Asana, usamos Asana (¡claro!) para incorporar a nuestros compañeros de equipo más nuevos. Si bien un documento funciona bien para las referencias y las políticas, un proyecto de Asana es más adecuado para las tareas concretas. Los empleados nuevos pueden ver exactamente lo que deben hacer y cuándo deben hacerlo, y luego marcar las tareas como finalizadas a medida que avanzan. Los jefes y mentores pueden establecer fechas de entrega claras, seguir el progreso de los nuevos empleados o responder cualquier pregunta directamente dentro de la tarea.
Por lo general, tendremos un proyecto para el empleado nuevo y un proyecto para el trabajo detrás de escena para Recursos Humanos y gerentes.
Los usuarios de Asana Premium pueden incluso crear un proyecto y guardarlo como una plantilla personalizada para que su equipo lo aplique rápidamente a los proyectos.
![[Interfaz de usuario del producto] Plantilla para incorporaciones en Asana](https://assets.asana.biz/transform/8a572af2-f463-4f09-92ff-f1bc8e9fb807/c20ebc?io=transform:fill,width:2560&format=webp)
Cómo configurar un proyecto de incorporación o plantillas personalizadas:
Crea un proyecto para usarlo como plantilla de incorporación. Nombra el proyecto como “Plantilla de incorporación de Recursos Humanos de [Nombre]”. Para cada nuevo empleado, haz una copia de este proyecto y actualiza el nombre del proyecto con su nombre.
Divide las tareas en secciones: agrúpalas por orden cronológico, tipo de tarea o de la forma que tenga más sentido para tu equipo.
Agrega tareas a cada sección, como “Regístrate para obtener ventajas”, “Únete a nuestro plan 401k” o “Conecta impresoras de la empresa a tu computadora”. Proporciona instrucciones claras en la descripción de la tarea, adjunta los archivos o enlaces que sean necesarios y usa las @menciones para citar otras tareas o proyectos. Asigna tareas como “Pedir computadora” a algún trabajador del departamento adecuado.
Aplica la plantilla cuando se incorpore un nuevo empleado y edita el nombre para incluir el nombre del nuevo empleado. Luego, agrega fechas de entrega para las tareas urgentes, como registrarse para recibir beneficios o acceder a la nómina.
Considera crear dos proyectos: uno para el empleado nuevo y otro para el Equipo que trabaja en segundo plano y ayuda a prepararlo todo. Agrega al jefe o mentor del empleado nuevo como seguidor del proyecto para ambos.
Haz que tus empleados empiecen con el pie derecho
El proceso de incorporación es más que una capacitación. También representa una oportunidad para causar una buena primera impresión y, lo que es más importante, se ha demostrado que ayuda a las empresas a retener a los empleados (¡hablemos de responsabilidad!). Es importante para todos en la empresa, no solo para el empleado nuevo, por lo que hacerlo bien es crucial. Pero no te preocupes, ¡tú puedes!
Obtén nuestra plantilla para incorporación de empleados nuevos o descubre más plantillas de Recursos Humanos e incorporación.
