Cómo Panacea Skincare está haciendo crecer su negocio con Asana

“Muchas empresas a las que les va bien en las primeras etapas, especialmente aquellas que han logrado que su producto se ajuste al mercado, no cuentan con una base sólida”, afirma Terry Lee, fundador de Panacea Skincare, una nueva marca inspirada en la belleza coreana. “Entonces, comienza a haber fallas, ya sea en la comunicación o en la alineación dentro del Equipo”.

Como empresario nato, Terry conoce bien este hecho.

Antes de fundar Panacea, Terry fue el director de operaciones de MeUndies, donde fue el empleado número siete (ahora son más de 100) y ayudó a hacer crecer la empresa de $5 millones a $50 millones en ingresos anuales. ¿Cuál fue uno de los principales impulsores de este rápido crecimiento? Estructura, alineación del Equipo y comunicación efectiva.

Ahora, en su nueva aventura en Panacea, Terry sabe por su experiencia previa en la creación de empresas que, para tener éxito, se necesita algo más que una idea innovadora y un producto que se ajuste al mercado. ¿Cuál es la primera herramienta a la que recurre para obtener ayuda? Asana.

“Cuando se crea una empresa, hay muchas cosas que hacer y los recursos son limitados: tiempo, dinero, personal”, explicó Terry. “Desempeñas muchas funciones diferentes, por lo que necesitas una forma eficaz de dar seguimiento a todo”.

Asana ayuda a Panacea a organizar todo su trabajo, a gestionar cada proceso de la empresa y a mantenerse alineados para poder avanzar con rapidez, crecer y escalar con éxito. Además, con una visión ambiciosa para Panacea, Terry está implementando muchas de las prácticas que sabe que crearán estructura dentro de la empresa, de modo que estén preparados para el éxito desde el principio.

Estas son las tres prácticas más importantes que Terry y su Equipo han implementado desde que fundaron Panacea (pista: incluyen un poco de ayuda de Asana 😉).

Estar al tanto de cada detalle

Gracias a su experiencia en MeUndies, Terry sabía que su Equipo debía comenzar a monitorear todo en un solo lugar mientras desarrollaba la idea y el plan de negocios para Panacea. Fue entonces cuando eligió usar Asana. Su sencillez y flexibilidad son perfectas para sus necesidades, y les permite estructurar y organizar su trabajo (proyectos, pendientes, archivos, etc.) de la manera que más se adapte a su Business.

De hecho, usamos Asana para lanzar Panacea. Era realmente importante que, a medida que desarrollábamos el Business, pudieramos dar seguimiento a todo en un solo lugar.”

Comenzaron creando un proyecto y luego empezaron a dar seguimiento a todo en tareas a medida que desarrollaban su plan de negocios y su empresa, desde la documentación legal hasta el desarrollo de productos y las actividades de marketing. Aunque al principio el Equipo no estaba seguro de si necesitaba dar seguimiento a todo en Asana, pronto se dio cuenta de su utilidad (mantiene todo centralizado y organizado) y se comprometió a usarla.

Al contar con un lugar centralizado para almacenar y dar seguimiento a toda la información, Asana brindó al Equipo de Panacea la estructura que necesitaban para mantenerse alineados mientras llevaban a cabo con éxito su prelanzamiento en noviembre de 2017.

Convertir las conversaciones en trabajo concreto

Después de crear la estructura inicial dentro de la empresa al dar seguimiento y organizar todo su trabajo e información en Asana, Terry sabía, por su experiencia en MeUndies, que necesitaban definir normas de comunicación. Estas pautas y prácticas son fundamentales para mantener intacta la estructura que crearon y poder escalar rápidamente con un Equipo reducido.

“Cuando recién comienzas con tres personas, como nos ocurrió a nosotros, la comunicación sobre el trabajo es fluida, ya que están sentados uno al lado del otro. No se necesita una gran estructura o arquitectura incorporada”, afirma Terry. “Pero en cuanto superas las 6 u 8 personas, la comunicación se vuelve más compleja y debes abordarla de manera consciente.”

A medida que el número de personas supera las 6 u 8, la comunicación se vuelve más compleja y es necesario abordarla de manera consciente.”

Para estructurar su comunicación, Terry y el Equipo volvieron a optar por Asana. Ahora, cuando las conversaciones (en persona, a través de Slack o por correo electrónico) sobre ideas para nuevos productos o posibles iniciativas de marketing dan lugar a acciones pendientes, estas se registran en Asana como tareas con responsables y fechas de entrega para que se les pueda dar seguimiento.

De esta manera, queda claro para todos quién es el responsable de cada parte del trabajo, qué hay que hacer y cuándo se debe realizar. Luego, cuando el Equipo tiene dudas, comentarios o ideas que compartir, deja un comentario en la tarea correspondiente para que todo esté vinculado, en lugar de gritar al otro lado de la sala: “Oye, ¿tienes eso?” o “Oye, ¿vas a terminar eso?”. Esto ayuda a responsabilizar a los compañeros de equipo, garantiza que se realice el trabajo y crea un archivo de referencia para futuras necesidades.

Además, el Equipo utiliza con frecuencia la aplicación móvil de Asana para registrar las tareas pendientes y controlar el trabajo cuando no están en sus escritorios. Dado que todo el trabajo de Panacea se supervisa y gestiona en Asana, pueden acceder a los archivos, comentar en las tareas y mantenerse al día sobre el progreso sin importar dónde se encuentren.

Crea un proceso estándar para incorporar a los miembros nuevos del Equipo

Aunque el Equipo de Panacea es pequeño en la actualidad, tienen planes de contratación ambiciosos y están elaborando una hoja de ruta de contratación exhaustiva e integral.

Sin embargo, antes de incorporar a un gran número de miembros nuevos al Equipo, Terry y el Equipo están creando un proceso de incorporación estándar que deberán seguir tanto los gerentes de contratación como los empleados nuevos. Esto no solo proporciona una estructura al proceso de incorporación, sino que también permite que los gerentes de contratación se hagan cargo del proceso (en lugar de Recursos Humanos) y que los empleados nuevos cuenten con la información que necesitan para desempeñar con éxito su función desde el primer día. En MeUndies, este proceso ayudó a Terry y al Equipo a crecer de forma rápida y eficaz, y esperan obtener los mismos resultados en Panacea.

Para estandarizar el proceso, Terry y el Equipo están creando una plantilla de proyecto de incorporación de empleados nuevos en Asana para que la utilicen los gerentes. Esta plantilla incluye todos los documentos y la información (Formularios de RR. HH., pautas de la empresa, enlaces a páginas web y herramientas importantes, encuestas, etc.) que los empleados nuevos necesitan para empezar a trabajar con el pie derecho en su nuevo puesto en Panacea. De esta manera, todos los nuevos empleados reciben la misma información y pueden consultarla en cualquier momento en Asana.

“Lo mejor es que, con una herramienta como Asana, tienes la flexibilidad de crear un proceso como este que sea eficiente (ya que no tienes que reinventar la rueda todas las veces) y que otorgue al jefe de contratación la responsabilidad de incorporar al nuevo miembro de su Equipo”, afirma Terry.

Recuerda liderar siempre con el ejemplo

Hoy en día, Terry y Panacea confían en la estructura que han creado en Asana para gestionar toda su empresa; está integrada en todo lo que hacen. “Soy un firme defensor de que hay que liderar desde arriba y predicar con el ejemplo”, afirma Terry. “Estamos realmente convencidos de usar Asana y somos los usuarios avanzados del Equipo. Queremos sentar el precedente y el ejemplo adecuados”.

Aunque todavía son un Equipo pequeño y recién están comenzando, saben que solo podrán lograr sus ambiciosos planes de crecimiento si se mantienen organizados, alineados y se comunican de manera eficaz. Para ello, confían en la estructura y los procesos que han creado con Asana.

Además de dirigir Panacea, Terry también asesora a otras empresas en fase inicial en Los Ángeles y las ayuda a prepararse para el éxito a largo plazo. ¿Cuál es una de sus primeras recomendaciones? Realiza un seguimiento y gestiona todo lo relacionado con tu empresa en Asana.