Cómo Panacea Skincare está escalando su negocio con Asana

“Muchas empresas que tienen éxito en las primeras etapas, especialmente las que lograron el ajuste del producto al mercado, no tienen una base sólida”, dice Terry Lee, fundador de Panacea Skincare, una nueva marca coreana inspirada en la belleza. “Así que las cosas comienzan a desmoronarse, ya sea la comunicación o la alineación dentro del Equipo”.

Terry, un emprendedor de corazón, conoce bien este hecho.

Antes de fundar Panacea, Terry fue el director de operaciones de MeUndies, donde fue el empleado número siete (ahora hay más de 100) y ayudó a hacer crecer la empresa de $5 millones a $50 millones en ingresos anuales. ¿Cuál es el factor clave de este rápido crecimiento? Estructura, alineación del equipo y comunicación efectiva.

Ahora, en una nueva etapa en Panacea, Terry sabe por su experiencia pasada en la creación de empresas que se necesita algo más que una idea innovadora y un producto adecuado para el mercado para tener éxito. ¿La primera herramienta a la que recurre para obtener ayuda? Asana.

“Cuando creas una empresa, hay mucho que hacer y los recursos son limitados: tiempo, dinero, personas”, dijo Terry. “Tienes muchas responsabilidades, por lo que necesitas una forma efectiva de dar seguimiento a todo”.

Asana ayuda a Panacea a organizar todo su trabajo, gestionar todos los procesos del negocio y mantenerse alineados para que puedan moverse rápido, crecer y escalar con éxito. Y con una visión ambiciosa para Panacea, Terry está implementando muchas de las prácticas que sabe que crearán estructura dentro de la empresa, para que estén preparados para el éxito desde el principio.

Estas son las tres prácticas principales que Terry y su Equipo han implementado desde que comenzaron Panacea (pista: incluyen un poco de ayuda de Asana 😉).

Estar al tanto de cada detalle

Según su experiencia en MeUndies, Terry sabía que su equipo necesitaba comenzar a dar seguimiento a todo a medida que desarrollaban la idea y el plan de negocios para Panacea en un solo lugar. Aquí es donde recurrió a Asana. La simplicidad y flexibilidad de la plataforma es perfecta para sus necesidades, y les permite estructurar y organizar su trabajo (proyectos, tareas pendientes, archivos, etc.) de la manera que mejor se adapte a su Business.

De hecho, usamos Asana para lanzar Panacea. Era muy importante dar seguimiento a todo en un solo lugar a medida que desarrollábamos el Business.”

Comenzaron por crear un proyecto y luego comenzaron a dar seguimiento a todo en las tareas a medida que desarrollaban su plan de negocios y la empresa, desde el papeleo legal hasta el desarrollo de productos y las actividades de marketing. Si bien el equipo no estaba seguro de si necesitaban dar seguimiento a todo en Asana al principio, rápidamente vieron el valor: mantenía todo centralizado y organizado, y se comprometieron a usarlo.

Con un lugar central para almacenar y dar seguimiento a toda la información, Asana le dio al equipo de Panacea la estructura que necesitaban para mantenerse alineados mientras ejecutaban con éxito su lanzamiento parcial en noviembre de 2017.

Convertir las conversaciones en trabajo concreto

Después de crear la estructura inicial dentro del negocio mediante el seguimiento y la organización de todo su trabajo e información en Asana, Terry supo por su experiencia en MeUndies que necesitaban definir las convenciones de comunicación. Estas pautas y prácticas son esenciales para mantener intacta la estructura que construyeron y poder escalar rápidamente con un equipo ágil.

“Cuando recién comienzas con tres personas como lo hicimos nosotros, la comunicación sobre el trabajo es fluida porque están sentados uno al lado del otro. No necesitas una tonelada de estructura o arquitectura incorporada”, dice Terry. “Pero tan pronto como superas las 6-8 personas, la comunicación se vuelve más compleja y debes ser intencional al respecto”.

A medida que superas las 6-8 personas, la comunicación se vuelve más compleja y debes ser consciente de ello.”

Para estructurar la comunicación, Terry y el equipo volvieron a recurrir a Asana. Ahora, cuando las conversaciones (en persona, a través de Slack o por email) sobre nuevas ideas de productos o posibles iniciativas de marketing dan como resultado acciones pendientes, se registran en Asana como tareas con responsables y fechas de entrega para que se les pueda dar seguimiento.

De esta manera, todos tienen claro quién es responsable de cada parte del trabajo, qué se debe hacer y cuándo se debe hacer. Luego, cuando el equipo tiene preguntas, comentarios u opiniones para compartir, agregan comentarios en la tarea correspondiente para mantener todo conectado en lugar de preguntar a los gritos: “Oye, ¿tienes eso o vas a hacerlo?”. Esto ayuda a responsabilizar a los compañeros de equipo, garantiza que el trabajo se realice y crea un archivo de referencia para futuras necesidades.

El equipo también depende en gran medida de la aplicación móvil de Asana para capturar las tareas pendientes y controlar el trabajo cuando están fuera de sus escritorios. Dado que todo el trabajo de Panacea se supervisa y gestiona en Asana, pueden acceder a los archivos, comentar las tareas y mantenerse al día sobre el progreso sin importar dónde se encuentren.

Crear un proceso estándar para incorporar nuevos miembros del equipo

Si bien el equipo de Panacea es pequeño actualmente, tienen planes de contratación agresivos y están creando una hoja de ruta de contratación exhaustiva y completa.

Sin embargo, antes de incorporar a muchos miembros nuevos del equipo, Terry y el equipo están creando un proceso de incorporación estándar para que lo sigan tanto los jefes de contratación como los nuevos empleados. Esto no solo da estructura al proceso de incorporación, sino que también permite a los jefes de contratación apropiarse del proceso (en lugar de Recursos Humanos). Además, los nuevos empleados tienen la información que necesitan para tener éxito en su función desde el primer día. En MeUndies, este fue un proceso que ayudó a Terry y al Equipo a crecer de manera rápida y efectiva, y esperan obtener los mismos resultados en Panacea.

Para estandarizar el proceso, Terry y el Equipo están creando una plantilla de proyecto de incorporación de empleados nuevos en Asana para que los jefes de contratación la utilicen. Incluye todos los documentos e información (formularios de recursos humanos, pautas de la empresa, enlaces a páginas web y herramientas importantes, encuestas, etc.) que los nuevos empleados necesitan para comenzar a trabajar en su nuevo puesto en Panacea. De esta manera, cada nuevo empleado recibe la misma información y puede consultarla en cualquier momento dentro de Asana.

“Lo mejor es que con una herramienta como Asana, tienes la flexibilidad de crear un proceso como este que es eficiente (ya que no estás reinventando la rueda cada vez) y le da al jefe de contratación la responsabilidad de incorporar al nuevo miembro del equipo”, dice Terry.

Recuerda liderar siempre con el ejemplo

Hoy en día, Terry y Panacea confían en la estructura que han creado en Asana para administrar todo su negocio: está integrada en todo lo que hacen. “Creo firmemente que hay que liderar desde arriba y predicar con el ejemplo”, dice Terry. “Realmente nos interesa usar Asana y somos los usuarios avanzados del Equipo. Queremos sentar el precedente y el ejemplo correctos”.

Si bien todavía son un equipo pequeño y recién comenzando, saben que solo pueden lograr sus ambiciosos planes de crecimiento si se mantienen organizados, alineados y se comunican de manera efectiva. Para hacerlo, confían en la estructura y los procesos que crearon con Asana.

Además de dirigir Panacea, Terry también asesora a otras empresas en etapa inicial en Los Ángeles y las ayuda a prepararse para el éxito a largo plazo. ¿Cuál es una de sus primeras recomendaciones? Dar seguimiento y gestionar todo para tu Business en Asana.