Crea tu primer proyecto

Después de crear algunas tareas, quizá te des cuenta de que algunas de ellas están relacionadas con un trabajo similar. Ahora podrás agruparlas juntas en un proyecto. Si eres la primera persona de tu organización que usa Asana, te recomendamos invitar a dos o tres compañeros de equipo más que también estén involucrados en un proyecto para que puedan trabajar juntos en Asana. Si tu equipo ya usa Asana, explora proyectos existentes echando un vistazo al menú lateral.

¿Cómo se integran los proyectos?

Los proyectos están dentro de equipos y almacenan tareas. Hay muchos motivos para crear un proyecto: dar seguimiento a iniciativas de mayor tamaño que pueden incluir muchas partes involucradas o flujos de trabajo complejos, planificar y lograr los objetivos de tu equipo, cumplir una fecha límite o incluso organizar tus ideas.

toma una rápida lección de Asana sobre proyectos.

Si bien el proceso o proyecto específico que elijas probar primero depende de tu equipo, deberías intentar elegir un proceso que:

  • sea fácil y específico
  • necesite bastante colaboración en equipo
  • tenga objetivos, planes y entregas claramente definidas
  • actualmente no funcione o se haya diseñado a la ligera
  • permita obtener un registro de información útil para tu equipo

mira algunos ejemplos de proyectos o comienza con una plantilla.

Configura un proyecto

Los proyectos en Asana son lo suficientemente flexibles como para usarlos de variadas maneras, de modo que las posibilidades son casi ilimitadas. Si necesitas ideas, consulta uno de los siguientes flujos de trabajo generales:

Si actualmente planificas y gestionas proyectos en hojas de cálculo, puedes usar nuestro importador CSV para importar rápidamente tu proyecto a Asana.

Usa esta plantilla para saber cómo se ven los proyectos en Asana y luego personalízala para empezar.

Así es básicamente como se crea un proyecto:

1. Crea y nombra tu proyecto

Crear un proyecto en Asana

Haz clic en el botón + de la barra superior y selecciona Proyecto. Ponle a tu proyecto un nombre descriptivo y orientado al objetivo, como “Lanzamiento del sitio web” o “Evento de apreciación de los clientes del 2.º trimestre”. Agrega una descripción. Puedes incluir objetivos, enlaces a materiales de referencia o una descripción general del proyecto.

Piensa en los compañeros de equipo que trabajarán y verán el proyecto y elige un equipo adecuado donde dicho proyecto debería estar. Si necesitas crear un equipo, puedes hacerlo con el menú del botón +.

A continuación, elige entre un formato de lista o de tablero. Un proyecto con vista de lista es ideal si estás armando una lista de pendientes o si las tareas siguen un orden secuencial (como en la planificación de eventos). Los proyectos con vista de tablero (kanban) son como notas adhesivas digitales y son ideales para trabajos que avanzan por etapas, que se agrupan en distintas categorías o en casos en los que te gustaría visualizar imágenes (como pedidos de diseños agrupados por diseñador).

si tienes Asana Premium, puedes elegir diferentes ajustes de privacidad del proyecto; de lo contrario, tu proyecto será público para el equipo que seleccionaste.

2. Planifica y organiza tu proyecto

Comienza a crear tareas para cada etapa importante o cada parte de trabajo que te ayude a alcanzar los objetivos de tu proyecto. Asigna a cada tarea una fecha de entrega para que las fechas límite estén claras.

simplemente presiona enter en la vista de lista o tablero de un proyecto para agregar tareas.

Luego, agrupa tareas agregando secciones (vista de lista) o columnas (vista de tablero). Las secciones se crean del mismo modo que las tareas, solo que se agregan dos puntos al final del nombre de la tarea. Para incorporar columnas en los proyectos con vista de tablero, haz clic en Agregar columna.

A medida que comienzas a agregar tareas, puedes usar el cronograma para ver cómo se organiza todo tu trabajo, compartir tu plan con compañeros de equipo y modificarlo sobre la marcha para poder cumplir las fechas límite.

3. Agrega miembros de proyecto

Invita a algunas personas interesadas como miembros de proyecto para que puedas comenzar a ver quién hace qué y para cuándo y así dar seguimiento a todo en Asana. Los miembros de proyectos pueden recibir diversos tipos de notificaciones sobre la actividad del proyecto dependiendo de cuán involucrados quieran estar.

si no quieres que los miembros del proyecto modifiquen algún aspecto de este en particular, puedes configurar el proyecto como solo para comentar.

4. Comienza una conversación de proyecto

A medida que comienzas a crear proyectos, quizá te des cuenta de que algunos comentarios y preguntas en las tareas (o en general) son valiosas de analizar entre todos los participantes del proyecto. Puedes comenzar una conversación de proyecto para generar un debate entre los compañeros de equipo y, de esta manera, evitar las interminables cadenas de email sin perder los valiosos comentarios.

5. Realiza un seguimiento de estado

Los proyectos son una gran manera de organizar tu trabajo y con la Vista del progreso puedes publicar actualizaciones semanales de estado para informar a tu equipo sobre cómo va el trabajo del proyecto. Además, hay un gráfico de finalización de tareas que muestra la fecha de entrega del proyecto para que te asegures de que estás bien encaminado hacia el logro tu objetivo.

una vez que el proyecto finaliza, puedes decidir si mantenerlo activo, archivarlo o eliminarlo. Recomendamos archivarlo para que puedas consultarlo, sin que estorbe entre tus otros proyectos.

Agrega más proyectos a Asana

Una vez que has creado tu primer proyecto, quizá quieras explorar otras maneras de usar los proyectos en Asana, por ejemplo, creando plantillas personalizadas para flujos de trabajo comunes. Puedes aprender maneras útiles de usar Asana tanto si eres la primera persona en usarlo o un usuario nuevo en un equipo que ya existía. Las veremos en más detalle a medida que avanzas en la guía.

Continua leyendo Cómo usar Asana

¿Prefieres un video? Comienza con la creación de tu primer proyecto siguiendo nuestros consejos en Cómo usar Asana.

Ahora que has comenzado con el pie derecho, invita a algunos compañeros de equipo para que trabajen en Asana o empieza a colaborar con quienes ya lo usan.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.