Lee esto si todavía gestionas tu trabajo en hojas de cálculo

¿Alguna vez sentiste que intentabas cortar un árbol con una navaja suiza? Te damos la bienvenida al mundo de la gestión del trabajo moderno con hojas de cálculo. Claro, esa pequeña hoja de cálculo tiene herramientas útiles, pero cuando se trata del trabajo pesado del trabajo colaborativo moderno, necesitas algo con potencia real.

Todos sufrimos de sobrecarga de hojas de cálculo

Muchos de nosotros hemos desarrollado un apego poco saludable a nuestras hojas de cálculo. Nos hemos convencido de que sus limitaciones son simplemente “la forma en que son las cosas”, sin ver cómo están restringiendo nuestro trabajo y creatividad.

Lo entendemos. No hay nada como la emoción de tu primera BUSCARV. Nosotros también a veces miramos con cariño la Biblia de Excel 2010 en nuestra biblioteca. ¡Realmente no encontrarás 900 páginas de consejos, trucos y técnicas de Excel en ningún otro lugar!

Pero eso fue antes y ahora es otra cosa.

El trabajo ha cambiado drásticamente y esas celdas simplemente no se han mantenido al día. Y renombrarlas como “inteligentes” tampoco hace la diferencia.

Pero en caso de que necesites más inspiración para dejar atrás las hojas de cálculo, recopilamos cinco razones por las que las hojas de cálculo fallan en el trabajo moderno y cinco razones por las que las herramientas como Asana son el camino a seguir.

5 formas en que las hojas de cálculo nos fallan a todos

1. La colaboración en tiempo real es aterradora

Gestionar el trabajo colaborativo en una hoja de cálculo es una pesadilla. Los comentarios en las celdas son rudimentarios y difíciles de navegar, por lo que las conversaciones importantes a menudo se pierden en cadenas de emails o aplicaciones de chat. Además, las hojas de cálculo hacen que sea imposible juzgar el progreso general del proyecto a menos que alguien pase mucho tiempo creando gráficos personalizados. E incluso entonces, un movimiento en falso de un colaborador, una eliminación accidental o una fórmula sobrescrita, y toda la estructura puede desmoronarse.

2. Personalización engorrosa y automatización mediocre 

Cada equipo tiene su propia forma de trabajar, pero las hojas de cálculo no pueden adaptarse a diferentes flujos de trabajo sin una amplia personalización. Si quieres ver tus datos como un calendario o un diagrama de Gantt, prepárate para perder el fin de semana construyéndolo. Las hojas de cálculo requieren una entrada manual para todo, desde la actualización de estados hasta la recreación de cronogramas y la asignación de tareas. Los flujos de trabajo sin código, las reglas y las automatizaciones, los canales de comentarios, los conceptos básicos de una colaboración eficiente, no se encuentran por ningún lado.

3. La complejidad se convierte en caos

Las hojas de cálculo pueden funcionar bien para proyectos muy pequeños, pero a medida que los equipos crecen y los proyectos se vuelven más complejos, pierden rápidamente su efectividad. Agregar nuevas tareas, codificar los estados por colores y crear fórmulas puede hacer que un sistema que alguna vez estuvo ordenado se vuelva difícil de manejar. En poco tiempo, necesitarás un experto en hojas de cálculo solo para mantener el sistema en funcionamiento.

4. Los silos de datos persisten

El uso de hojas de cálculo para gestionar el trabajo a menudo conduce a documentos desconectados e información fragmentada: cada hoja y libro es una isla. Mantener todo sincronizado es manual, tedioso y prácticamente imposible. Si alguien abandona la organización, buena suerte para averiguar dónde está todo. Si alguien nuevo se une, tendrá que buscar en unidades desconectadas y cadenas de correos electrónicos solo para darle sentido a todo.

5. Los objetivos se esconden

Seamos realistas: las hojas de cálculo son donde los objetivos ambiciosos a menudo van a recoger polvo digital. Son como esa membresía del gimnasio en la que te inscribiste en enero: llena de buenas intenciones, pero rara vez la usas. Y no solo están llenas de polvo, los objetivos en las hojas de cálculo existen de forma aislada del trabajo real que se realiza, lo que dificulta priorizar las tareas diarias y ver cómo contribuyen a los objetivos generales.

Nuestra investigación muestra sistemáticamente que cuando los empleados no pueden ver cómo su trabajo se alinea con los objetivos de la empresa, sus esfuerzos pierden significado. Los equipos avanzan en diferentes direcciones, lo que lleva a una falta de alineación y a resultados deficientes.”

5 formas en que las plataformas de gestión del trabajo colaborativo ganan

1. Colaboración e informes en tiempo real

En Asana, creemos que la plataforma adecuada para ti debe permitir una colaboración fluida y en tiempo real dentro del flujo de trabajo, para garantizar que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información más actualizada. Además, extraer análisis de datos para tomar decisiones basadas en datos es muy sencillo con herramientas de visualización de datos e informes listas para usar y sin código que cualquiera puede usar.

2. Personalizar, personalizar, personalizar

Ya no hay equipos que trabajen de forma aislada. Tu equipo de marketing digital trabaja con personas de Ingeniería y tu equipo de Comunicaciones necesita los últimos detalles del lanzamiento de funciones de Producto. Unir a esos equipos bajo una forma personalizable de comunicarse y colaborar con los mismos datos compartidos es revolucionario. Así que si quieres usar tableros Kanban para proyectos ágiles, vistas de cronograma para proyectos en cascada o algo completamente diferente, Asana es como una caja de Legos: fácil de personalizar y construir lo que mejor se adapte a tu Equipo. 

3. La escalabilidad es importante

A diferencia de las hojas de cálculo, las plataformas de gestión del trabajo empresarial están diseñadas para escalar de manera efectiva y segura en toda la empresa. Con plantillas reutilizables, campos personalizados globales y un modelo de datos compartido, Asana garantiza la coherencia y la alineación entre los equipos. Y con el generador visual de flujos de trabajo de Asana, cualquiera puede crear automatizaciones que ahorran tiempo para escalar su impacto personal. La plataforma crece sin esfuerzo con tu organización, lo que facilita la gestión del trabajo a cualquier escala, desde equipos de 2 personas hasta organizaciones de 200 000. 

4. No más silos

Asana proporciona una plataforma centralizada donde todos los datos de trabajo están conectados y son accesibles, lo que garantiza la visibilidad y la responsabilidad en toda la organización. Se acabaron los silos y la información fragmentada. Ahora solo hay un camino claro a seguir. Gracias al modelo de datos de gráfico de trabajo único de Asana, los equipos, su trabajo y los resultados que impulsan están conectados, lo que aumenta la productividad y crea un mapa dinámico que hace que la IA sea más precisa, confiable y segura.

5. La estrategia se combina con la ejecución

Con Asana, los objetivos se integran en la misma plataforma donde se realiza el trabajo. Desde los directivos hasta los colaboradores individuales, todos pueden ver cómo su esfuerzo se relaciona con los objetivos de la empresa. Esto también significa que, a medida que el trabajo se finaliza en Asana, el progreso del objetivo se actualiza automáticamente en tiempo real. Ya no tendrás que perseguir a los miembros del equipo para obtener informes de estado o actualizar manualmente las hojas de cálculo, solo tomar decisiones mejores y más rápidas.

Decir adiós a las hojas de cálculo no tiene por qué ser doloroso

Pasar de las hojas de cálculo a Asana es más fácil de lo que crees. A través de recursos de aprendizaje de autoservicio, programas de certificación de productos y servicios profesionales, Asana puede ayudar a tu equipo a transformarse sin problemas. 

Y no tienes que empezar de cero: puedes importar tus datos existentes y configurar los flujos de trabajo para que se adapten a las necesidades de tu equipo. Con la asistencia para la incorporación y una guía completa, dejar de usar las hojas de cálculo es un proceso sencillo que te permitirá mejorar la eficiencia y la colaboración.

Es hora de modernizar tus herramientas

El trabajo moderno requiere herramientas diseñadas para la colaboración, la visibilidad, la automatización y la escalabilidad, como Asana. Al dejar de usar hojas de cálculo y adoptar soluciones de gestión del trabajo diseñadas específicamente, los equipos pueden reducir los errores, aumentar la productividad y transformar la forma en que colaboran, convirtiendo el caos en armonía y el esfuerzo en resultados.  

No hace falta que nos creas a nosotros: programa una demostración con Asana hoy mismo y comprueba la diferencia.