VMware aumenta la escala de su ingeniería para Tanzu Observability by Wavefront gracias a Asana

Imagen principal del estudio de caso de VMware
  • Logo de VMware
  • Ubicación
    • 200 empleados en el equipo descentralizado de Tanzu Observability by Wavefront
  • Fundada en
    • 2013

El impacto de Asana

  • Se estableció un espacio centralizado para la información de los proyectos técnicos y no técnicos de toda la organización.
  • Desapareció la necesidad de solicitar actualizaciones de proyectos o de actualizar las hojas de cálculo de manera manual.
  • Se mejoró la visibilidad de los cronogramas, las dependencias y el progreso de todos los proyectos a un alto nivel.

Las empresas de hoy en día trabajan con datos, y las aplicaciones y los servicios en la nube de los que dependen pueden ser muy complejos. Los desarrolladores necesitan tener la capacidad de monitorear cada aspecto de sus complejos sistemas y Tanzu Observability by Wavefront les ayuda a lograrlo a gran escala. No es de extrañar que entre sus clientes estén los equipos de Operaciones de Desarrollo de Reddit, Okta y Box.

Imagen del producto Wavefront

Fundada en 2013 por Clement Pang y dos cofundadores más, Tanzu Observability by Wavefront fue adquirida por VMware en 2017 y, de este trío fundador, pasó a convertirse en una organización que cuenta con 200 ingenieros y empleados de equipos interdisciplinarios distribuidos por todo el mundo.

Pero, a medida que el equipo crecía, Clement se dio cuenta de que debía simplificar sus procesos para que todos estuvieran alineados y desarrollar hojas de ruta efectivas para el futuro. Aunque gestionaban sus tareas de ingeniería en Jira Cloud, también usaban hojas de cálculo que eran ineficientes para la planificación y el seguimiento de proyectos de alto nivel. Las hojas de cálculo son, en esencia, estáticas y no pueden vincularse con facilidad a proyectos o paneles dinámicos, lo cual originó varios problemas.

  • Debido a que los gerentes de proyectos trabajaban desde las hojas de cálculo y los ingenieros, con tickets de Jira, sus sistemas de seguimiento no estaban conectados, lo cual generaba información desactualizada y una limitada visibilidad en todos los equipos.
  • Para lograr la alineación era necesario realizar muchas reuniones y tener conversaciones informales de pasillo, lo cual terminaba retrasando a todos.
  • Era difícil compartir fechas estimadas de entrega con los clientes, ya que los cronogramas de las hojas de ruta de alto nivel no eran claros.

El equipo necesitaba mejorar la visibilidad y la transparencia para que todos supieran qué es lo que debían crear y para saber si los proyectos estaban marchando según lo programado. En términos más simples, era hora de usar una forma completamente nueva de gestionar el trabajo.

“Debíamos encontrar la forma de pasar de ser una empresa emergente de tres personas a una de 140, y es aquí donde Asana entra en escena”. –Clement Pang, jefe de ingenieros, VMware

En busca de la herramienta ideal de trabajo

El equipo de Tanzu Observability necesitaba ayuda en tres áreas específicas: las hojas de ruta de productos, la planificación del desarrollo a largo plazo y la planificación de los lanzamientos. La nueva plataforma tenía que ser de fácil acceso para todos los ingenieros y equipos interdisciplinarios, tales como marketing, ventas e ingenieros de soporte.

También establecieron requisitos adicionales:

  • Integración con Jira Cloud y Slack para mantener el trabajo cotidiano de ingeniería conectado con los planes de alto nivel.
  • Un lugar para capturar lo que surja en las sesiones de lluvia de ideas.
  • Una vista global de las hojas de ruta de los proyectos para visualizar las fechas relativas y los logros interconectados.
  • Personalización flexible para que se adapte a los flujos de trabajo únicos de cada equipo.
  • Actualizaciones de los proyectos en tiempo real para que todo siga funcionando sin problemas.
  • Una aplicación móvil para poder acceder desde cualquier lugar.

Asana cumplía con todos los requisitos de Clement y más, ya que ofrece una interfaz simple, intuitiva y rápida. Planificar proyectos rápidamente y capturar ideas se tornó mucho más fácil de hacer con Asana en comparación con los tickets de Jira. También redujo la probabilidad de confusiones accidentales que pueden ocurrir al copiar y pegar información en el viejo sistema de hojas de cálculo.

Al integrarse con otras herramientas del equipo, como Jira Cloud y Slack, Asana logró sincronizar las actualizaciones automáticamente en todas las plataformas, lo cual eliminó el tiempo que se perdía con las actualizaciones manuales. Fue una solución simple que benefició a todos y que, además, redujo el trabajo de coordinación. Según el Índice de la anatomía del trabajo, los empleados dedican el 60 % de su tiempo a los “pormenores del trabajo”, tareas como actualizaciones de estado, reuniones innecesarias y búsqueda de la información. Por tal motivo, empresas de los EE. UU. suelen perder un promedio de 308 horas al año en la duplicación del trabajo.

“Asana es superrápida. Cuando hay muchos participantes en una reunión y todos tienen su mirada fija en la pantalla de Zoom, no quieres esperar a que tus herramientas carguen. Nunca tenemos que preocuparnos por esto cuando revisamos el trabajo con nuestro equipo en Asana”.

Una fácil implementación y una adopción sin dolores de cabeza

Asana representaba una nueva forma de trabajo para la empresa, por eso Clement los dejó que se familiaricen y determinen la forma que mejor les funcione. El nivel de flexibilidad de la plataforma lo establece el equipo mismo. Algunos equipos usaron tableros Kanban en Asana para sus planes de proyecto, mientras que otros usaron listas; algunos la usaron como un repositorio de ideas y otros la usaron para gestionar tickets de Jira a través de la integración. Clement estaba contento de que trabajaran en Asana de la forma que les resultara más útil en sus flujos de trabajo específicos.

Sin embargo, para que todos estuvieran alineados, se necesitaron ciertas pautas para estructurar los proyectos. Por ejemplo, debido a que los equipos trabajan en sprints, se usaron columnas comunes y campos personalizados para agregar contexto e información. También se les solicitó a los equipos que usaran la integración de Asana para Jira Cloud en vez de ingresar los números de los tickets en los proyectos y tareas de Asana de manera manual, para que los planes siempre se mantuvieran vinculados con la ejecución técnica. Asimismo, implementaron bots utilizando la API para transferir los cambios en el estado de los proyectos de Jira a Asana de manera automática.

Al final, la adopción de Asana simplificó los procesos y redujo la carga laboral de todos.

Cómo Asana simplifica la planificación y el desarrollo de Tanzu Observability

Hoy en día, el equipo utiliza Asana para todas sus actividades de planificación, ya sea para los lanzamientos semanales, los desarrollos de productos o una salida divertida. Gestionan su trabajo de desarrollo en Jira y realizan un seguimiento de los cronogramas, el historial y los proyectos de más alto nivel en Asana, mientras la integración mantiene a ambas plataformas sincronizadas para mostrar el progreso.

Captura de pantalla de un proyecto de Asana de VMware

Las integraciones de Asana son fundamentales para mantener conectado el trabajo de manera automática, entre las que se encuentra Slack. La integración de Asana para Slack envía automáticamente las actualizaciones de los proyectos a un canal donde se ancla la URL del proyecto de Asana para que los compañeros de equipo puedan acceder y ver más información.

“Muchos de nuestros canales de Slack tienen enlaces a tableros en Asana. En vez de preguntarle a un compañero cuál es el estado de un proyecto, se puede simplemente hacer clic para verlo directamente”.

Pero no solamente se trata de automatizar las actualizaciones en todas las plataformas. El equipo de Tanzu Observability utiliza Asana para todos sus objetivos de productividad.

Planificación del desarrollo y proyectos a largo plazo: Al realizar un seguimiento de todo en un proyecto, el equipo entero accede a la misma información y logra permanecer sincronizado. Es fácil poder visualizar el progreso en una hoja de ruta y ver a qué sprint pertenece un proyecto.

Materializar las ideas: Las tareas también se pueden agregar a múltiples proyectos, lo cual permite hacer un seguimiento del trabajo de diferentes maneras y reducir cambios de contexto. Por ejemplo, un proyecto de Asana podría contener una lista de ideas que se pueden implementar a futuro, en la que cada idea esté asigna como una tarea. Las mejores ideas pueden convertirse en proyectos con formato de tablero cuando estén listas para trabajarse, y Asana mantiene el historial completo de las notas y el contexto, de principio a fin.

Hoja de ruta de la Experiencia del Usuario: A medida que el equipo de Tanzu Observability crea nuevas funciones y mejoras, Asana ayuda a realizar un seguimiento de las actualizaciones de cada producto, las prioridades y a qué áreas del producto se aplican.

Planificación de lanzamientos: Un seguimiento simplificado y sincronizado permite a todos ver qué y cuándo se lanzará. La función Portafolios permite al equipo ver los cronogramas y las dependencias de múltiples proyectos a la vez.

Una gestión de proyectos más sencilla: La interfaz de usuario de Asana es fácil de usar para los gerentes de proyectos, ya sea en la versión de escritorio o móvil. Y, a veces, son las pequeñas cosas las que hacen la diferencia. Por ejemplo, se pueden seleccionar y editar múltiples filas de tareas de forma simultánea —a diferencia de la limitación de las hojas de cálculo que solo permiten una a la vez—; de este modo, un solo clic basta para ahorrarle valioso tiempo al equipo. “Muchas interfaces de usuario no funcionan bien cuando se seleccionan varios elementos”, manifestó Clement. “Si deseas hacer algo tan simple como asignar una fecha límite para 15 tareas, Asana te lo permite hacer”.

Todos estos beneficios tuvieron un gran impacto positivo en el equipo de ingeniería y en los compañeros de otros equipos. El aumento de la visibilidad que se obtuvo con Asana ayudó a que toda la organización pueda estar alineada bajo un solo sistema. Ahora que todos saben en qué están trabajando los demás, la planificación y las reuniones improvisadas son cosa del pasado. Además, cuando el equipo pasó a ser un equipo completamente remoto durante la pandemia por COVID-19 en 2020, fue aún más importante contar con una única plataforma de trabajo para mantener a todos conectados.

“Gracias a Asana, hemos adquirido la capacidad de alinear a nuestros equipos bajo un solo sistema y de saber en lo que todos están trabajando. Ya sea la planificación de un lanzamiento o el desarrollo de una idea para un proyecto, contamos con un lugar centralizado donde podemos hallar toda la información”.

Un futuro a la vanguardia

Clement y su equipo ahora cuentan con una plataforma para planificar su trabajo, mantenerse alineados y ejecutar proyectos con mayor rapidez. Pueden enfocarse en la innovación, lo cual los ayuda a mantenerse un paso adelante y responder a las cambiantes necesidades de los clientes a medida que surjan.

Tanzu Observability siempre ha sido líder en la observación y análisis de aplicaciones e infraestructuras. Con la ayuda de Asana, el equipo se mantiene organizado y puede concentrarse en desarrollar las mejores herramientas para los mejores desarrolladores.