En la oficina nacional de 80 personas de Big Brothers Big Sisters of America (BBBSA), los equipos de Subvenciones de fundaciones y Subvenciones federales representan aproximadamente un tercio de todos los empleados. Juntos, su función es distribuir fondos a las agencias locales de fuentes corporativas, filantrópicas privadas y federales. Crean informes de impacto, supervisan el cumplimiento de los acuerdos de subvención por parte de las agencias e incuban nuevos programas para jóvenes para la red.

Durante más de una década, la oficina nacional había estado usando hojas de cálculo, emails y chat para gestionar estos proyectos. Cuando hicieron la transición a Asana en enero de 2020, reunieron la información en un solo lugar para que todos los departamentos pudieran visualizarla. También crearon flujos de trabajo estándar para ayudarlos a cumplir de manera confiable con los requisitos de cumplimiento y las fechas límite de los informes.

Gracias a las eficiencias operativas de los flujos de trabajo establecidos y documentados, BBBSA generó una mayor confianza con los financiadores y más renovaciones de financiación. BBBSA  aumentó la financiación y la distribución de subvenciones sin aumentar la plantilla, lo que les permitió destinar más recursos a los jóvenes que son el núcleo de su organización.

Asana nos ha ayudado a generar renovaciones de subvenciones de los financiadores porque nuestra comunicación y nuestros informes son oportunos.

Tim Pehlke, director de Subvenciones de la Fundación

Conocer Asana durante el almuerzo

Cuando BBBSA presentó Asana a la oficina nacional, Tim Pehlke, director de Subvenciones de la Fundación, dirigió una serie de “almuerzos y aprendizaje” con una gran asistencia, en los que los empleados recibieron entre 15 y 20 minutos de capacitación sobre Asana antes de tener la oportunidad de socializar. Las sesiones se grabaron y se pusieron a disposición para la capacitación continua y la incorporación de empleados nuevos, junto con artículos de capacitación de Asana y otros recursos.

A medida que los equipos pasaron del email y el chat a Asana, Tim hizo que las personas comenzaran poco a poco creando una sencilla lista de tareas personales para ver cómo Asana les ahorra tiempo. “Me encanta la vista de tablero para las tareas personales”, dice Tim. “También fue muy útil trabajar con un jefe de Éxito del Cliente de Asana con experiencia en organizaciones sin fines de lucro mientras creábamos flujos de trabajo y plantillas”.

Es mucho más fácil incorporar a los compañeros de equipo con Asana porque contamos con procesos sólidos que son fáciles de seguir con poca orientación.

Tim Pehlke, director de Subvenciones de la Fundación

Datos en un solo lugar para todas las subvenciones, informes y agencias

Hoy en día, la oficina nacional de BBBSA usa Asana para gestionar la distribución de las donaciones y los informes, y ha ampliado el uso de Asana a la planificación estratégica y el intercambio de conocimientos en toda la organización.

Plantilla de gestión de subvenciones: por cada nueva subvención recibida, BBBSA duplica una plantilla de proyecto en Asana para incluir la información de la subvención y las tareas de ejecución, de modo que no se omita ningún paso y se cumplan los requisitos de cumplimiento. La plantilla divide las tareas en secciones para los acuerdos de subvención, el presupuesto, los plazos de aprobación del liderazgo sénior y secciones opcionales para consultores o asociaciones especiales con agencias. 

Seguimiento activo de proyectos: el equipo reúne los plazos de todos los informes de subvenciones en un proyecto de Asana al agregar tareas a varios proyectos. Esta vista general les ayuda a planificar de manera proactiva para cumplir con las fechas límite. 

Seguimiento de riesgos e incidencias: otro proyecto de Asana ayuda a dar seguimiento a las subvenciones en riesgo, documentar información sobre las incidencias y alinearse en las acciones pendientes. Los pasos se asignan a compañeros de equipo específicos en Asana para garantizar la resolución.

Registro de información de subvenciones y seguimiento del tiempo: un proyecto muestra la información principal de todas las subvenciones mediante campos personalizados (p. ej., nombre, área de enfoque, fechas límite de los informes, monto financiado, partes interesadas). Los empleados también lo usan para registrar el tiempo dedicado a cada subvención, lo que reemplaza a una hoja de cálculo de seguimiento del tiempo.

Panel de estado de las agencias: el Equipo de Subvenciones Federales distribuye anualmente USD 13,5 millones a las agencias locales y usa un proyecto de Asana para dar seguimiento al estado de las agencias. Cuando se reúnen con una agencia, pueden abrir su tarea de Asana para ver el estado más reciente y el contexto histórico, como cambios en la persona de contacto, incidencias abiertas y resueltas, notas de desempeño y auditorías finalizadas. Es fácil señalar a una agencia si se retrasa en la presentación de una auditoría contable o si no cumple con el objetivo de gasto de contrapartida; las subtareas capturan los detalles para futuras consultas. 

Recopilación de historias positivas de contrapartida: el Equipo de Ayudas Federales recopila historias positivas de contrapartida de las agencias para destacarlas en los informes de las ayudas. Utilizan un Formulario de Asana para recibir las presentaciones, que organiza automáticamente todas las fotos, los formularios de consentimiento y el texto en un proyecto central de Asana. Cuando llega el momento de crear un informe, el Equipo puede buscar palabras clave para encontrar fácilmente historias sobre temas específicos, como agencias policiales o niños en áreas rurales.

Centralización de la información con herramientas integradas: la integración con Sharepoint permite que el equipo gestione documentos y comparta enlaces con el liderazgo sénior para su revisión, mientras que la integración con Outlook convierte los emails de socios externos en tareas internas de Asana para tomar medidas. 

Unidos como uno solo: Asana ayuda a los departamentos a comunicarse en una sola plataforma para la planificación estratégica. Cuando comenzó la pandemia por COVID-19 y BBBSA pasó de tener oficinas presenciales a un Equipo remoto, Asana los ayudó a mantenerse conectados, a superar las limitaciones de la VPN y a lanzar rápidamente nuevas ofertas para proporcionar a los escolares servicios de Internet y alimentos.

Aumentar la capacidad productiva del equipo a través de la planificación estratégica y los flujos de trabajo

La capacidad de encontrar información rápidamente y seguir procesos estándar ha ayudado al Equipo de Subvenciones de la Fundación de Tim a reducir el tiempo dedicado a la elaboración de informes de subvenciones en un 80 %, y dedican un 50 % menos de tiempo a iniciar nuevos proyectos de subvenciones con plantillas y flujos de trabajo claros.

El Índice de la anatomía del trabajo informa que los procesos poco claros son una causa común del incumplimiento de las fechas límite entre los trabajadores del conocimiento. Con Asana, BBBSA cumple con las fechas límite de los informes y se comunica con los donantes de manera oportuna. Al planificar los plazos de producción de los informes en la plataforma, pueden pensar en el futuro, agregar tiempo de reserva y anticipar los desafíos.

Esto ha aumentado la confianza de los donantes, lo que ha ayudado a BBBSA a asegurar la renovación de la financiación y a liberar tiempo que antes se dedicaba a buscar nuevas fuentes de subvenciones. El equipo de Ayudas económicas de la fundación ha aumentado la financiación en un 50 % y ahora distribuye 2,5 veces más ayudas cada año, manteniendo estable el tamaño del equipo.

Asana mantiene a la oficina nacional de BBBSA en un solo lugar, incluso cuando se han convertido en un Equipo descentralizado. El liderazgo ahora tiene más visibilidad del estado de los proyectos, los riesgos y las auditorías financieras, y es más fácil difundir los aprendizajes en toda la red de la agencia. 

Recopilar la memoria institucional en Asana rompe con los silos departamentales y garantiza la continuidad en el tiempo. Tim dice: “A medida que cambian los miembros del equipo, seguimos funcionando porque tenemos una forma sistemática de gestionar nuestros proyectos. Puedo transferir un proyecto de una persona a otra, y todo ya está asignado con contexto”.

Más capacidad productiva significa más apoyo para los jóvenes en todo EE. UU.

A medida que BBBSA aumenta la productividad con Asana, puede reasignar el tiempo que antes se dedicaba a la gestión del trabajo a la ejecución y la innovación. Varias agencias locales han adoptado Asana como plataforma de gestión del trabajo, lo que fortalece aún más la conexión en toda la red de BBBSA.

Con un Equipo conectado, un crecimiento estable de la financiación y procesos para cumplir con los requisitos normativos, BBBSA puede destinar más recursos a su misión de ayudar a cada niño a alcanzar su máximo potencial.

Asana nos ha brindado una plataforma para trabajar entre equipos y mejorar la comunicación entre departamentos, de modo que las agencias de BBBSA tengan lo que necesitan para ayudar a cada niño a alcanzar su máximo potencial.

Tim Pehlke, director de Subvenciones de la Fundación