Asana nos ayuda a mejorar la alineación, la transparencia y la comunicación en toda la universidad. Al dar seguimiento a los OKR y las métricas clave, puedo mantener una vista clara y general de todos los programas, lo que nos ayuda a abordar los problemas de manera proactiva y a tomar decisiones oportunas e informadas para respaldar nuestros objetivos institucionales.

Dra. Monique Umphrey, rectora/vicerrectora ejecutiva de asuntos académicos y estudiantiles

Alineación de objetivos y análisis de datos en tiempo real para impulsar el éxito de los estudiantes

La Oficina del rector gestiona una amplia gama de responsabilidades, desde la supervisión de los asuntos académicos y estudiantiles hasta el impulso de métricas clave como las tasas de inscripción y graduación. Con tantas piezas en movimiento, incluida la acreditación y la integración de tecnología, mantener la coordinación puede ser un desafío.

Al usar Asana y los objetivos y resultados clave (OKR), el equipo ahora puede dar seguimiento en tiempo real al progreso hacia su objetivo de una tasa de finalización del 70 % para 2030, centrándose en iniciativas que no solo ayuden a los estudiantes a tener éxito, sino también a tener un sentido de pertenencia.

Organización de proyectos y resultados en Asana para aumentar el impacto en los estudiantes

• ACC captura sus OKR y las tácticas asociadas en Asana, lo que permite un seguimiento claro de las métricas clave, como la inscripción de estudiantes, la retención, las tasas de graduación y el cumplimiento normativo.

• Cada resultado estudiantil y pilar estratégico se establece como un objetivo, con proyectos alineados con cada uno para garantizar la priorización, la transparencia y la coordinación entre los departamentos.

• Asana calcula automáticamente el progreso del objetivo en función de las actualizaciones del proyecto o los hitos clave finalizados, lo que ahorra tiempo en la elaboración de informes y garantiza que los recursos se destinen a iniciativas de alto impacto.

Dar seguimiento al progreso y permitir intervenciones proactivas a través de informes de objetivos

• El equipo genera actualizaciones de estado quincenales para el rector en Asana, con un seguimiento del progreso del proyecto, los resultados clave y las áreas que necesitan atención. También proporciona un análisis de datos actualizado sobre las iniciativas que afectan las métricas institucionales, como los resultados de los estudiantes.

• Los paneles y los indicadores de estado en Asana (rojo, verde, amarillo) ayudan a resaltar las áreas que necesitan intervención, y el rojo indica que el rector debe actuar de inmediato.

• Este sistema de informes proactivo permite al Equipo identificar tendencias y abordar problemas en tiempo real, en lugar de esperar hasta la mitad del semestre para reaccionar.

Asana nos ayuda a poner en práctica y visualizar los objetivos de ACC, ya que conecta los proyectos a nivel de departamento con nuestros objetivos generales y nos permite dar seguimiento al progreso en tiempo real. Esta claridad nos permite ver cómo todos contribuyen a la innovación en la universidad y mejoran los resultados de los estudiantes.

Dra. Andrea Kehoe, directora de Productos, Oficina del rector

Proporcionar un camino claro hacia la educación continua

La división de Excelencia en la Enseñanza y el Aprendizaje (TLED) de ACC brinda apoyo al cuerpo docente y a los departamentos de aprendizaje, incluido el Equipo de Articulación y Relaciones Universitarias, que desempeña un papel clave para ayudar a los estudiantes a realizar la transición de ACC a universidades de cuatro años. Al crear acuerdos de articulación y vías de transferencia, la división garantiza que los créditos de los cursos se asignen sin problemas a las instituciones asociadas. 

Anteriormente, este complejo proceso se realizaba de forma manual, sin registros digitales centralizados, lo que dejaba claro que el equipo necesitaba un enfoque más eficiente. Presentamos Asana.

Agilización de la gestión de acuerdos y las vías de transferencia de estudiantes

• Las nuevas solicitudes de acuerdos de articulación se envían a través de un formulario de Asana que recopila la información clave por adelantado y crea tareas automáticamente para permitir un seguimiento sin complicaciones.

• La tarea avanza a través de varias etapas, con un seguimiento visual claro y comunicación capturada en subtareas, incluida la correspondencia y las aprobaciones de documentos con los vicerrectores y el cuerpo docente a través de las integraciones de Gmail y Google Drive.

• Una vez finalizado, las notificaciones automáticas y los flujos de trabajo alertan a las partes interesadas e inician la implementación del acuerdo a través de comunicaciones de marketing coordinadas.

• Para las vías de transferencia de estudiantes, Asana convierte automáticamente los acuerdos finalizados en nuevos proyectos, capturando cada paso del desarrollo de la vía como una subtarea para garantizar que nada se pase por alto.

Hemos simplificado nuestro proceso, comunicación y aprobaciones en Asana. Esto le ha brindado a nuestro rector y a las partes interesadas la transparencia que necesitan sobre el progreso y los cronogramas de los acuerdos, y garantiza que tengamos un registro de todos los acuerdos de articulación y las vías de transferencia para los estudiantes.

Clare Murray, subdirectora de Articulación y Relaciones Universitarias

Usar Asana para apoyar a los docentes y mejorar el aprendizaje de los estudiantes

También en el TLED de ACC se encuentra la Oficina de Comunicación con el Cuerpo Docente, que conecta a los profesores con los recursos y la información que necesitan para apoyar el éxito de los estudiantes. Desde boletines semanales hasta publicaciones en LinkedIn y calendarios de eventos, el equipo gestiona una variedad de iniciativas. 

Finalmente, el Equipo de Tecnología Académica apoya a los docentes y estudiantes mediante la implementación y gestión de tecnologías educativas como sistemas de aprendizaje y herramientas audiovisuales. El equipo también produce contenido de video y gestiona la asistencia técnica para eventos internos, desde transmisiones en vivo hasta grandes conferencias. 

Antes de centralizar los flujos de trabajo del equipo, estos empleados tenían dificultades con procesos desconectados, una coordinación ineficiente y una transparencia limitada en sus numerosos proyectos complejos.

Transformar la recepción y ejecución de proyectos para mejorar la comunicación con el cuerpo docente

• La Oficina de Comunicación del Cuerpo Docente ahora gestiona todas las solicitudes de comunicación a través de Asana, desde boletines informativos y publicaciones en redes sociales hasta la planificación de eventos y solicitudes de contenido, lo que agiliza las solicitudes entrantes.

• Los departamentos envían un formulario para sus necesidades de comunicación, que se asignan y se dan seguimiento en función de los requisitos de asistencia, mientras que las plantillas y la automatización garantizan que las tareas cíclicas se ejecuten sin problemas.

• Los proyectos más grandes, como talleres y eventos, se monitorean en proyectos específicos de Asana. Las actualizaciones de estado periódicas mantienen a las partes interesadas alineadas y las alientan a abordar los riesgos de manera proactiva.

Centralización de la planificación de eventos y el seguimiento de presupuestos para brindar asistencia más rápido

• Para mejorar la adopción de la plataforma y el dominio de su uso, el Equipo de Tecnología Académica organiza capacitaciones de Asana para el cuerpo docente y el personal de ACC, que incluyen cursos para principiantes y Advanced.

• Las solicitudes de servicios de tecnología se envían a través de Formularios de Asana a los Equipos correspondientes, lo que mejora la coordinación entre departamentos (como diseño instruccional, producción de videos y uso de centros informáticos y software), que antes se realizaba de forma aislada.

• Los eventos importantes, como las conferencias fuera del campus, se gestionan en Asana mediante plantillas que optimizan la planificación y garantizan que toda la logística esté cubierta, desde la selección del lugar hasta los detalles del día del evento.

• El seguimiento de las compras y la gestión del presupuesto se simplifican a través de los Formularios de Asana, lo que elimina las confusas cadenas de emails. También hacen un seguimiento de todas las compras de software y las vuelven a agregar automáticamente para el próximo año fiscal, lo que mejora la visibilidad del presupuesto.

Nuestro trabajo suele ser detrás de escena, pero al gestionar todo en Asana, podemos brindar asistencia más rápido y asegurarnos de que el personal docente tenga lo que necesita para ofrecer experiencias de aprendizaje exitosas a los estudiantes.

Matthew Evins, director de Tecnología Académica

Reemplazo de la comunicación fragmentada por la responsabilidad y la colaboración

El Equipo de comunicación de asuntos estudiantiles está muy ocupado apoyando los programas de compromiso, éxito y concientización para aproximadamente 70 000 estudiantes en todo ACC. Gestionan la comunicación en múltiples canales, incluidas las redes sociales, la señalización digital, el email y los boletines impresos tradicionales. Pero, sin un sistema centralizado, la dependencia excesiva del email generó ineficiencias, lo que afectó la capacidad del Equipo para ofrecer una comunicación consistente y oportuna.

Con Asana, el Equipo ha transformado la forma en que gestionan la producción creativa, mejorando la eficiencia, la organización y la visibilidad, al tiempo que liberan tiempo para el trabajo de mayor impacto.

Flujos de trabajo sencillos para que todos estén organizados e informados

• Para garantizar que el trabajo se revise y asigne de manera eficiente, las nuevas solicitudes de trabajo creativo se envían a través de un Formulario que captura todos los detalles necesarios por adelantado.

• Las subtareas y las fechas de entrega se generan y asignan automáticamente en función de los datos del tipo de solicitud capturados en los campos personalizados, lo que mantiene los flujos de trabajo organizados y al día.

• Se asigna un coordinador dedicado a cada solicitud, lo que garantiza que los clientes tengan un único punto de contacto para una comunicación fluida (mientras tanto, todo el trabajo detrás de escena se gestiona y se le da seguimiento de manera eficiente en Asana).

• La integración de Google Workspace y Asana centraliza los archivos dentro de las tareas, mientras que las notificaciones automatizadas mantienen a las partes interesadas actualizadas a medida que avanzan los proyectos.

• Un panelde informes proporciona visibilidad en tiempo real del estado de los proyectos, la disponibilidad del equipo y los riesgos, lo que permite una planificación proactiva.

Asana nos hace más eficientes. Todos saben qué parte del trabajo creativo les corresponde. Mientras que con el email no hay forma de saberlo.

Stefanie Vermillion, directora adjunta de comunicación de asuntos estudiantiles

Una mirada al futuro: impulsar la eficiencia y el éxito de los estudiantes con Asana

ACC se centra en la eficiencia operativa que impulsa la innovación y mejora los resultados de los estudiantes, y está avanzando hacia su objetivo de alcanzar una tasa de finalización del 70 % para 2030. Al seguir aprovechando Asana, la universidad se asegura de que los recursos estén alineados con sus objetivos estratégicos, lo que permite a la institución mantener el rumbo. En el futuro, ACC aprovechará las capacidades de IA de Asana para simplificar aún más los procesos y ahorrar un tiempo valioso que podrá dedicar al éxito de los estudiantes.