狀態報告

想想您上次追蹤專案狀態的情況。 您可能必須手動從多個來源提取資訊，例如試算表、電子郵件討論串和專案合作夥伴，然後將其發送到冗長的電子郵件中，希望您的關鍵專案關係人會閱讀它。

為了有效發揮作用，狀態報告應該易於組合和快速消化，以便專案團隊成員和專案關係人可以快速瞭解哪些部分進度正常、哪些遇到阻礙、哪些即將推出。 這就是 Asana 狀態報告範本可以提供幫助的地方。 透過預先填充的區段，例如專案狀態、摘要、成就和阻礙，專案關係人可以輕鬆快速地收集重要的專案資訊。 此外，由於報告與您團隊在 Asana 中的工作直接相關，因此您可以跳過耗時的資料收集。 告別手動狀態電子郵件，迎接全新的工作方式。 

什麼是專案狀態報告？

專案狀態報告是一種即時文件，可提供專案進度的最新資訊。 狀態報告為您的團隊和關鍵專案關係人提供專案進度的高階概觀，以便他們快速瞭解哪些進度正常、哪些進度落後、哪些即將推出。 它們還強調了即將到來的阻礙和專案風險，以便您可以進行調整，使專案保持進展順利，並避免範疇潛變。 

專案狀態報告通常每週或每月發送一次，讓每個人都能掌握最新進度，這樣您就可以減少花費在發送狀態更新上的時間，將更多時間用於完成高影響力的工作。 

什麼是狀態報告範本？

狀態報告範本是專案狀態報告的範本版本。 它可作為狀態更新的架構，概述每份狀態報告應包含的關鍵區段和資訊。 由於狀態報告範本中的區段已預先填充，您只需填寫並將其傳送給專案團隊即可。 

尋找內建於更大型工作管理平台 (例如 Asana) 中的狀態報告範本。 這樣，狀態更新就能直接與團隊的工作連結，這意味著您可以從任何專案或團隊中提取資料，而無需在應用程式之間切換。 與其手動追蹤資訊或從各種來源提取數字，專案狀態報告範本可讓您集中管理資訊，並讓每個人都能在一處掌握最新資訊。

狀態報告範本應包含哪些內容 

撰寫有效進度報告的關鍵是有效地總結專案進度、近期成就、即將到來的阻礙和後續步驟。 簡潔的狀態更新可讓關鍵專案關係人和專案團隊成員隨時掌握最新情況，並一目了然地提供他們所需的所有資訊。

幸運的是，Asana 中的狀態報告範本已預先填充區段，可輕鬆強調重要的專案資訊。 當您為專案建立狀態更新時，報告會預先填充以下區段：

• 報告的名稱，應該總結您要報告的專案以及與特定更新相關的任何資訊，例如狀態報告涵蓋的日期。

• 特定專案詳細資料，例如專案名稱、專案經理、專案時間軸和專案優先順序。 

• 狀態標籤，用以指示專案的健全度，例如進度正常、存在風險或偏離進度。 

• 專案目前狀態的摘要，其中應包括專案迄今進度的概觀。

• 團隊自上次更新以來取得的具體成就，例如他們已達成的專案里程碑或您想要強調的統計資料。

• 目前阻礙專案進度的專案阻礙，以及您想要主動解決的任何即將到來的障礙。

• 狀態更新後，您和團隊將採取的後續步驟。

此外，您可以使用狀態報告的「重點」區段來展示自上次更新以來團隊已完成的成就，例如里程碑、任務或已完成的核准。 由於狀態報告範本直接從 Asana 中提取數據，因此無需手動提取資料即可輕鬆讓專案關係人掌握最新情況。  

狀態報告範本的優勢

狀態報告可讓團隊成員和跨職能專案關係人隨時掌握專案進度，並就專案進度達成一致。 在 Asana 中使用狀態報告範本，您可以將團隊的工作直接連結至狀態更新，減少手動資料收集，並快速瞭解您在專案目標方面的進度。  

藉助 Asana 的狀態報告範本，您可以：

• 快速向專案團隊成員和重要專案關係人傳達專案狀態。 

• 即時瞭解哪些方面進展順利，哪些方面需要關注。 

• 從宏觀角度總結專案狀態，減少不必要的溝通，同時確保每個人都能獲得重點和關鍵指標。 

• 持續追蹤專案健全度，並確保整個團隊對專案的進展情況充滿信心。 

• 主動發現並解決障礙，讓專案進展順利，並確保您按時完成專案。 

• 將您的狀態更新與工作發生的位置直接連結，減少應用程式切換並減少手動資料收集。 

• 利用專案集追蹤團隊在多個專案中的進度。

• 透過分享後續步驟和行動項目，讓團隊維持一致。 

• 減少無效的狀態會議和電子郵件。 

可與 Asana 狀態報告範本一起使用的功能及應用程式

一般知識工作者每天在 9 個應用程式之間切換，所有這些來回切換都會導致注意力分散並降低生產力。 這就是我們的整合和應用程式發揮作用的地方。 透過利用可在一處位置追蹤專案資料的功能，並同步 Google 雲端硬碟等應用程式，您可以在 Asana 中為所有專案工作建立集中式記錄系統。

整合功能

1. 報告。 在 Asana 中的報告功能可將專案資料轉換成易於理解的可視化圖表。 在工作所在之處對其進行報告，您便能減少重工，並避免在應用程式之間做不必要的切換。 此外，由於您團隊的所有工作都已在 Asana 中，因此您可以從任何專案或團隊提取資料，在一處位置對當下發生的一切有準確的掌握。

2. 里程碑。 里程碑表示重要專案檢查點。 在專案中設定里程碑，您就可以讓團隊成員與專案關係人瞭解您實現目標的進度如何。 在您努力實現重大的專案目標時，不妨利用里程碑來慶祝路途中的小勝利。 

3. 核准。 有時候，您需要的不僅只是已完成任務而已，您還需要知道某個交付項目是否已獲得核准。 核准是 Asana 中一個特別的任務類型，提供「核准」、「請求變更」或「拒絕」任務等選項。 這樣一來，任務所有者就能清楚瞭解應該採取哪些行動，以及他們的工作是否已獲核准。 

4. 專案狀態更新。 揮別必須在多個工具間改變排序，才能找到專案狀態資訊的日子，也不要再為了一封電子郵件就能搞定的事而多開一場會議了。 在 Asana 中更新專案狀態不僅簡單易用，而且此功能還能直接與您團隊執行的工作相互結合。 因此團隊得以輕鬆存取其他專案資訊，例如專案計劃、溝通計劃、專案目標、里程碑、交付項目等。 最終，專案狀態報告將能減少您的手動作業、集中管理資訊，並確保所有人即時掌握最新資訊。 

推薦的應用程式

1. Dropbox。 使用 Dropbox 檔案選擇工具直接把檔案附加至 Asana 中的任務，該工具內建於 Asana 任務窗格中。

2. Box。 使用 Box 檔案選擇工具直接將檔案附加至 Asana 中的任務，該工具內建於 Asana 的任務窗格中。

3. Google 工作空間。 使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google 工作空間檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。 只需按幾下，即可輕鬆附加任何 My Drive 檔案。

4. OneDrive。 使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具，直接將檔案附加至 Asana 中的任務。 輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

常見問題