衝刺待辦項目範本

只要正確使用,衝刺是排定工作優先順序的好方法。瞭解如何在 Asana 中建立衝刺待辦項目範本,使您的敏捷團隊保持井然有序並如期完成工作。

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衝刺旨在簡化團隊的工作流程,隨著工作優先順序和時間軸的變化,可能會讓人感覺紊亂。倘若沒有一套有效率的方法來組織和分流任務,團隊的工作負荷將難以管理,在面臨變動時也難以保持彈性。

這就是衝刺待辦項目範本用武之地。

[產品 UI] Asana 中的衝刺計劃專案 (看板)

什麼是衝刺待辦項目範本?

衝刺待辦項目範本是可重複使用的指南,協助為每個專案的衝刺進行規劃和組織。它記錄了您所需用於保持任務條理和進度的各項資訊,例如預估工作量、優先順序和狀態。新的衝刺無須每次重新開始,衝刺待辦項目範本為團隊提供一套可供依循的系統,您只需複製範本、新增任務至待辦項目,然後開始工作即可。

閱讀:什麼是衝刺待辦項目?如何透過範例建立衝刺待辦項目?

什麽是衝刺?

衝刺是指團隊朝著特定交付項目努力的一段固定時間。衝刺通常持續兩周,是敏捷專案管理架構的核心組成部分,通常由產品、工程或軟體開發團隊使用。 在 Sprint 中工作,團隊可以有機會進行疊代,並不斷改進他們的流程,因為當衝刺結束時,團隊會記錄並將他們的經驗融合到下一次衝刺中。

使用衝刺待辦項目範本有哪些好處?

衝刺是一段動態、具生命力的過程。團隊從未完成任務的清單著手,然後在衝刺期間內一起處理這些任務。這表示您的衝刺待辦項目範本應該不只是一份交付項目的靜態清單,它也需要即時擷取團隊的進度。

當團隊完成工作時,衝刺待辦項目範本會自動更新,讓您始終能夠得知已經完成多少工作進度,因而得以有效管理團隊的工作負荷並在面臨變動時保持易於調整

透過專案管理工具建立您的衝刺待辦項目範本,您就可以:

  • 集中一處規劃並就您的衝刺待辦項目進行協作。 

  • 以宏觀視角掌握團隊需執行的所有任務,方能完成目前的衝刺計劃。

  • 隨著團隊一邊完成工作,將任務在不同階段間移動,因此所有專案關係人均可看見最新的任務和專案狀態。

  • 從產品待辦項目中輕鬆新增任務至衝刺待辦項目範本,無須重複作業。

  • 可在不同的檢視模式中切換,透過清單、 工作流程看板甘特圖 檢視您的衝刺待辦項目,無須執行額外動作。

  • 為每項交付項目指派項目所有者和截止日期,明確掌握人、事、時的狀態。 

  • 附加文件、連結或圖片至任務中,以提供內容相關資訊。

  • 在優先順序發生變動時,輕鬆調整截止期限和項目所有者。

衝刺待辦項目範本應納入哪些內容

您的衝刺待辦項目範本應該追蹤團隊在指定衝刺期間內預定完成的所有任務,此有別於產品待辦項目,後者是用於組織團隊負責的所有即將到來的工作。而衝刺待辦項目範本,則只需考量團隊在下次衝刺期間內將處理的交付項目。

為保持任務條理分明和按時完成工作,應保留空間以便在您的衝刺待辦項目範本中追蹤以下資訊:

  • 任務名稱: 任務的簡短描述

  • 任務類型: 任務類別——例如「錯誤」或「功能」。 

  • 工作量層級: 完成任務所需的預估時間或工作量,通常以故事點進行記錄。

  • 優先順序: 在團隊背景和公司目標的脈絡中,衡酌任務的重要性。

  • 使用者故事 以使用者觀點對每個任務進行非正式的描述。使用者故事為團隊提供情境脈絡,通常採取「身為 〔角色〕,我想要〔目標〕,以便獲得〔結果〕」的格式。

  • 敏捷史詩與每項任務關聯的更宏大的工作項目。例如:對於更新行動版圖片的任務而言,其上層較大的史詩任務可能是重塑您的整體行動版體驗。

若您想要追蹤工作狀態,在範本中為每個任務的完成階段建立區段也會有所助益,例如您可以建立「尚未開始」、「開發中」、「測試中」和「已完成」的區段。團隊一邊完成工作,您可以一邊將任務拖放至個別的區段,或將任務自動化,使其自行移動。

可嘗試的整合和功能

想要進一步簡化衝刺流程?此處提供一些作法,可為重要工作新增其他功能和節省時間。

整合功能

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視,使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一欄中以卡片的形式顯示,卡片中包含各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道該在何時開始進行他們自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

  • 開始日期。有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期,您還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。當團隊成員知道開始的時間及日期時,他們便能清楚掌握每項任務需時多久來完成。請使用開始日期設定、追蹤及管理工作,使整個團隊的目標一致,並確保不會遺漏任何相依的工作。

  • 將任務新增至多個專案。工作的性質是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。儘管如此,若每個部門都有各自專屬的歸檔系統,工作就會遲滯並形成資訊孤島。在 Asana 中,成員可以輕鬆跨多個專案追蹤和管理任務。這不僅能減少重複性的工作,也可提高跨團隊的可視度,還有助您在有情境資訊的前提下查看任務、檢視誰正執行什麼工作,確保團隊和任務保持相互連結。

推薦的應用程式

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

  • GitHub。將 GitHub 提取請求狀態自動同步至 Asana 任務。追蹤提取請求的進度,並改善技術與非技術團隊間的跨職能協作,這一切均可在 Asana 中辦到。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變為 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變為有指派對象和截止日期的任務。輕鬆擷取工作內容,以免請求和待辦事項在 Slack 中消失無蹤。

常見問題

何時應使用衝刺待辦項目範本?

在衝刺規劃流程中複製並使用衝刺待辦項目。這是指審視您的產品藍圖和待辦項目、確認團隊在接下來的衝刺要解決的任務,並將這些任務新增至衝刺待辦項目中。

在完成衝刺規劃的工作階段後,您可以在整個衝刺期間持續使用衝刺待辦項目範本來組織和管理工作。若您是 Scrum 主持人,您可以在每日 Scrum 會議中,使用衝刺待辦項目向團隊展示每天應該優先執行的待辦項目。在衝刺回顧會議期間,衝刺待辦項目也能成為有用的參考,對於各項工作成果的優劣情形提供背景資料。

哪種類型的團隊最能得益於衝刺待辦項目範本?

任何在衝刺中組織工作的團隊,均可受益於衝刺待辦項目範本,包括 Scrum 團隊和其他敏捷方法,如工作流程看板和極限程式設計

我應該與誰分享我的衝刺待辦項目範本?

把您的範本分享給參與衝刺的每個人,使其能夠完整透視團隊如何安排工作的優先順序和處理工作,包括產品所有者或產品經理等,這類專案關係人或許未直接執行任務的工作,但仍參與產品藍圖的建立。

衝刺待辦項目範本也有助於標準化多個團隊間的衝刺流程。可以的話,把您的範本分享給其他團隊主管和例行性組織衝刺的 Scrum 主持人。

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