Discovery 創意製作範本

創意工作複雜繁瑣，當中通常會有許多要求和不同團隊之間的交接事宜。若沒有一套能夠集中並追蹤所有創意工作流程的系統，各項事務可能很快就會變得雜亂無章，導致延誤、錯失步驟和做法不一等情況發生。

這就是 Discovery 在 Asana 中開發專屬自訂創意製作範本的原因。Discovery Digital Studios 是大規模媒體製作大師，每個月使用 Asana 製作成千上萬支影片和創意資產，以用於他們客戶的應用程式、社交頻道和專屬網頁內容。使用他們的範本，將 Discovery 經實證可行的系統套用在您自己的工作，以便在一處位置掌握所有創意製作、精簡團隊之間的交接工作，並確保所有必要項無一遺漏。 

為什麼使用 Discovery 創意製作範本？

Discovery 的創意製作範本是一種預先設計好的架構，用於簡化團隊的創意工作流程。您在建立、自訂集中式製作系統以及簡化專案關係人和團隊之間交接事宜所需要的一切元件，這個範本都已一一囊括在內。

建立一個能夠記錄所有創意製作的系統

Discovery 的範本將所有創意工作內容都集中於一處位置。您的團隊不再需要在互不關聯的電子郵件和應用程式之間搜尋資訊，無論是影片生產還是社交媒體貼文，關於創意資產的最新資訊都能輕鬆找到。此外還能查看所有開發中的內容，或者深入瞭解剩餘工作和已經完成的任務。

簡化團隊之間的交接事宜

在創意製作期間，往往難以得知任務何時完成、下一個任務何時開始。交接也因而變得困難重重，若是要在撰稿、網頁設計、行銷等團隊與其他創意關係人之間協調工作，更是如此。Discovery 的範本以自動化通知解決了這個問題。要等到部落格文案出來才能創作主圖片？沒問題，您會在隊友完成其工作時收到通知，而不再需要反覆查核工作狀態。

將流程標準化

Discovery 利用 Asana 管理創意製作前，流程不一致是其中一個最大的痛點。遺忘影片格式指南、遺漏交付項目、資產閒置，皆因它們沒有在內部與合適的人共用。Discovery 的自訂範本將每個創意資產的製作流程標準化，以此應對上述挑戰。這樣，團隊成員就能針對每一個交付項目遵循預先定義的藍圖，其中包括組建生產排程、建立影片縮圖以及與專案關係人分享已發佈資產等關鍵任務。

我們曾經使用試算表和電子郵件分別追蹤六個工作流程。現在我們在 Asana 中統一管理這些流程，以便查看相依性、資產狀態、執行者以及工作何時啟動。”

如何運用 Discovery 的創意製作範本

Discovery 的範本包含建立有效創意製作工作流程所需的一切重要元素。雖然這個範本建立在其流程的基礎之上，但範本是完全可以自訂的，因此您可以對其進行調整，使其滿足您的特定專案管理需求。使用 Discovery 的範本時，不妨考慮以下最佳作法： 

• 找出需要追蹤的高階資訊。對於 Discovery 而言，能夠查看每個資產的狀態非常重要，因此它們的範本包含以顏色編碼的自訂標籤，用以表明交付項目是否正在處理、編輯、準備發佈或已經完成。思考您需要追蹤哪些詳細資訊，並將其新增至範本。例如，內容管道、目標受眾或相關行銷活動等細節。 

• 尋找可自動化的機會。在您的生產工作流程中，找出可實施自動化的地方，即能夠在不同的專案關係人和團隊之間無縫傳遞接力棒的程序化規則。Discovery 的範本中包含了一些自動化範例，但還有很多可自由發揮的餘地。當團隊成員可以開始處理任務、指派工作、在不同範本部分之間移動任務時，利用自動化功能可以立即傳送通知。 

• 列出每種內容類型的標準化步驟。 部落格貼文、網路研討會或資訊圖表等不同類型的創意工作，都會有不同的要求。不妨列出完成每一種資產類型所需要的步驟，並且建立對應的範本任務。這樣，當您的團隊需要著手撰寫部落格貼文時，只需要複製「部落格」範本任務然後遵循預先定義的創意流程即可。

整合功能

• 自訂欄位。自訂欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位，包括優先順序、狀態，乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程，以便知道自己該優先處理哪些工作。此外，您還可以跨任務和專案分享自訂欄位，確保整個組織的一致性。

• 自動化。 將手動工作自動化，以便您的團隊減少花費在虛功上的時間，並將更多的時間花在您僱用他們完成的任務上。Asana 中的規則依觸發條件和動作運作，本質上就是「當 X 發生時，執行 Y」。您可以使用規則自動指派工作、調整截止日期、設定自訂欄位、通知專案關係人等。從個别自動化到整個工作流程的管理，您的團隊都能藉由規則功能留出時間執行需要應用技能和策略性的工作。

• 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作，以便相應地安排工作的優先順序。若團隊使用協作工作流程，便可以輕鬆查看自己有哪些任務正在等待他人先行完成，以及自己的工作何時可以開始進行。當第一項任務完成時，指派對象會收到通知，告知他們可以開始進行依存項任務。或者，如果您的工作依存於另一項任務，而該任務的時程被重新安排，則 Asana 會通知您，讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

• 子任務。有時候待辦事項的規模太大，難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的進度推動者超過一位、截止日期較寬鬆，或專案關係人需要在正式推出前先行審查和核准，子任務就能派上用場。子任務是分配工作以及將任務拆解成個別組成部份的有效做法，可同時確保所有小規模的待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份，或擷取多步驟流程的個別組成部份。 

推薦的應用程式

• Figma。團隊運用 Figma 建立使用者流程、線框圖、使用者介面模型、原型等。現在，您可以將這些設計嵌入到 Asana 中，這樣您的團隊就可以藉助相關專案文件，參考情境中的最新設計成果。而且，區別於螢幕擷取畫面，即時嵌入內容會即時更新，以反映在設計檔案中作出的變更，從而免除尋找正確檔案與更新圖片方面的功夫。

• Adobe Creative Cloud。創意團隊必須能夠專注在設計上，才能完成最出色的作品。藉助 Asana for Adobe Creative Cloud 整合，創意和設計團隊皆無需離開 Photoshop、Illustrator 或 InDesign，即可輕鬆存取啟動工作所需要的資訊、取得審查者與核准者的回饋，以及交付最終資產。在 Asana 中查看新任務、分享設計、嵌入 XD 分享連結並統整收集到的回饋，一切都可以在 Adobe Creative Cloud 中完成。

• Dropbox。 使用 Dropbox 檔案選擇工具直接把檔案附加至 Asana 中的任務，該工具內建於 Asana 任務窗格中。

• Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下，即可輕鬆附加任何 My Drive 檔案。

常見問題