Discovery 創意製作範本

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Discovery 標誌

旅遊生活頻道、動物星球頻道及美食頻道等娛樂網背後的媒體巨擘 Discovery 每個月使用 Asana 來製作上千支影片及創意資產。使用他們的範本,在同一處追蹤您所有的創意請求。

使用範本

INTEGRATED FEATURES

field-add icon自訂欄位automation icon自動化dependency icon相依性subtask icon子任務

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創意工作複雜繁瑣,當中通常會有許多不同團隊之間的要求和交接事宜。若沒有一套能夠集中並追蹤所有創意工作流程的系統,各項事務可能很快就會變得雜亂無章,導致延誤、錯失步驟和做法不一等情況發生。

這就是我們與 Discovery 合作建立自訂創意製作範本的原因。Discovery Digital Studios 作為大規模媒體製作專家,利用 Asana 為其消費者應用程式、社交頻道和網頁內容,每月製作數以千計的影片和創意資產。利用其範本,將 Discovery 經實踐驗證的系統運用到您自己的工作中,在一處位置擷取所有創意內容的製作、簡化團隊之間的交接事宜,同時確保所有要求無一遺漏。 

Discovery 創意製作範本螢幕擷取畫面

為什麼使用 Discovery 創意製作範本?

Discovery 的創意製作範本是一種預先設計好的架構,用於簡化團隊的創意工作流程。您在建立、自訂集中式製作系統以及簡化專案關係人和團隊之間交接事宜所需要的一切元件,這個範本都已一一囊括在內。

建立一個能夠記錄所有創意製作的系統

Discovery 的範本將所有創意工作內容都集中於一處位置。您的團隊不再需要在互不關聯的電子郵件和應用程式之間搜尋資訊,無論是影片生產還是社交媒體貼文,關於創意資產的最新資訊都能輕鬆找到。此外還能查看所有開發中的內容,或者深入瞭解剩餘工作和已經完成的任務。

簡化團隊之間的交接事宜

在創意製作期間,往往難以得知任務何時完成、下一個任務何時開始。交接也因而變得困難重重,若是要在撰稿、網頁設計、行銷等團隊與其他創意關係人之間協調工作,更是如此。Discovery 的範本以自動化通知解決了這個問題。要等到部落格文案出來才能創作主圖片?沒問題,您會在隊友完成其工作時收到通知,而不再需要反覆查核工作狀態。

將流程標準化

Discovery 利用 Asana 管理創意製作前,流程不一致是其中一個最大的痛點。遺忘影片格式指南、遺漏交付項目、資產閒置,皆因它們沒有在內部與合適的人共用。Discovery 的自訂範本將每個創意資產的製作流程標準化,以此應對上述挑戰。這樣,團隊成員就能針對每一個交付項目遵循預先定義的藍圖,其中包括組建生產排程、建立影片縮圖以及與專案關係人分享已發佈資產等關鍵任務。

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我們曾經使用試算表和電子郵件分別追蹤六個工作流程。現在我們在 Asana 中統一管理這些流程,以便查看相依性、資產狀態、執行者以及工作何時啟動。”
Discovery 資深全球創意營運總監 Mike Singer

如何運用 Discovery 的創意製作範本

Discovery 的範本包含建立有效創意生產工作流程所需的一切重要元素。雖然這個範本建立在其流程的基礎之上,但範本是完全可以自訂的,因此您可以對其進行調整,使其滿足您的特定專案管理需求。使用 Discovery 的範本時,不妨考慮以下最佳作法: 

  • 確定需要追蹤的概要資訊。對於 Discovery 而言,查看每一個資產的狀態是必不可少的,因此他們的範本包含了一些以顏色編碼的自訂標籤,用於說明交付項目的狀態,如處理中、編輯中、發佈就緒或已完成。思考您需要追蹤哪些細節,並將其新增至範本。例如,內容管道、目標受眾或相關行銷活動等細節。 

  • 尋找自動化的機會。在生產工作流程中,確定能夠實施自動化之處,即在不同的專案關係人和團隊之間無縫交接的既定規則。Discovery 的範本中包含了一些自動化範例,但還有很多可自由發揮的餘地。當團隊成員可以開始處理任務、指派工作、在不同範本部分之間移動任務時,利用自動化功能可以立即傳送通知。 

  • 針對每一種內容類型列出標準化步驟。部落格貼文、網路研討會或資訊圖表等不同類型的創意工作都有其獨特需求。不妨列出完成每一種資產類型所需要的步驟,並且相應建立範本任務。這樣,當您的團隊需要著手撰寫部落格貼文時,只需要複製「部落格」範本任務然後遵循預先定義的創意流程即可。

整合功能

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 自動化。將手動作業自動化,使團隊耗費較少時間在繁忙的工作,將更多時間運用於您任用他們時賦予的任務上。Asana 中的規則,其運作是以觸發和動作為基礎——基本上就是「當 X 發生時,就執行 Y。」使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。「規則」把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程,進而使團隊重新掌有時間,運用於需要使用技能和策略的工作。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否阻擋了其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道何時該開始進行自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

  • 子任務。有時候待辦事項的規模太大,難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的進度推動者超過一位、截止日期較寬鬆,或專案關係人需要在正式推出前先行審查和核准,子任務就能派上用場。子任務是分配工作以及將任務拆解成個別組成部份的有效做法,可同時確保所有小規模的待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份,或擷取多步驟流程的個別組成部份。 

推薦的應用程式

  • Figma。團隊運用 Figma 建立使用者流程、線框、使用者介面模型、原型等。現在,您可以將這些設計嵌入到 Asana 中,這樣您的團隊就可以藉助相關專案文件,參考情境中的最新設計成果。而且,有別於螢幕擷取畫面,即時嵌入內容會即時更新,以反映在設計檔案中作出的變更,從而消除尋找正確檔案與更新圖片方面的功夫。

  • Adobe Creative Cloud。當創意團隊可以專注在設計上時,才能完成最出色的傑作。藉助 Asana for Adobe Creative Cloud 整合,創意和設計團隊皆無需離開 Photoshop、Illustrator 或 InDesign,即可輕鬆存取啟動工作所需要的資訊,從審核者與核准者處取得回饋,並交付最終資產。在 Asana 中查看新任務、分享設計、嵌入 XD 分享連結並統整收集到的回饋,一切都可以在 Adobe Creative Cloud 中完成。

  • Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具,直接把檔案附加至 Asana 中的任務。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

常見問題

我的團隊將部分創意製作任務外包給自由設計師。我還能用到這個範本嗎?

可以!無論是內部還是外包生產團隊,或是兩者兼而有之,Discovery 的免費範本都能滿足任何需要管理創意生產的團隊所需。不妨運用工作管理工具簡化自由職業者管理,這樣您就能夠指派附帶截止日期的任務,而無需使用電子郵件來回溝通。您還可以即時查看自由設計師完成交付項目的狀態,並確保工作進展順利。

數位創意製作範本有哪些好處?

以試算表和電子郵件管理創意製作可能會造成混亂。可能很快追蹤不上、遺漏工作且難以瞭解交付項目何時能夠交接到下一個團隊。不妨運用工作管理平台,在工作進行處追蹤,從而解決上述問題。這樣您就能在團隊完成交付項目時即時查看,而不需要不停更新試算表。

哪種類型的團隊最能得益於 Discovery 的範本?

任何需要管理創意生產的團隊都能從這個範本中受益。不過,若是您的創意生產流程包含大量步驟、跨職能專案關係人以及需要在不同團隊之間進行交接,使用此範本尤其有效。

善用您的範本

範本協助您從零開始,而 Asana Premium 的免費試用則是讓您持續邁開成功步伐的關鍵。

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