通話紀錄範本

您可曾忙亂寫下通話筆記,速度快到隔天無法辨識自己寫了什麼?或者更糟——把您寫了半天的整張筆記搞丟了?這種事情時有發生,所幸的是,通話紀錄範本能助您一臂之力。

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[產品 UI] Asana 中的通話紀錄專案,試算表風格的專案檢視 (清單)

如果您的一天有絕大多數的時間都在講電話,就會知道記錄 (以及整理) 通話筆記有多耗時間。無論是陌生電訪潛在客戶以及跟進後續銷售洽詢,或是建立新客戶關係,許多生意都是在電話中談成的,正因為這樣,若您把筆記弄丟了 (或無法辨識自己寫的內容),可能會備感受挫。

所幸,通話紀錄範本可以提供協助。這些可重複的紀錄有助您追蹤每日通話,包括您與誰通話,以及任何對話衍生出來的行動項目,這樣一來,您再也不必擔心又把通話筆記弄丟了。

什麼是通話記錄?

通話記錄是在通話紀錄中記下來電和外撥電話通話詳情的做法。一般而言,透過電話執行大量業務的團隊成員 (例如:電話行銷專員或銷售人員) 會進行通話記錄。但想要保留詳細通訊紀錄的任何團隊都可得益於通話記錄這一做法。

您通常會記錄通話來源、通話日期、通話的起始和結束時間、通話的目的以及隨之而來的註記或行動項目。這樣一來,您就確切知道自己講了些什麼,也知道接下來的後續行動。

什麼是通話紀錄範本

通話紀錄範本是可重複使用、範本型式的通話紀錄。通話紀錄範本可當成您所有通話紀錄的架構。儘管通話紀錄範本的內容可能會有變化,其架構卻始終相同,因此可以減少針對每個使用案例或每天建立通話紀錄的前置準備工作。

最棒的優點是什麼呢?在專案管理工具中建立可編輯的通話登錄範本,可避免您錯置或誤解通話筆記的風險。此外,使用數位通話紀錄還可讓您看一眼就瞭解重要的情境資訊 (例如:通話的目的、後續步驟和其他特定於通話的所有筆記)。有了通話紀錄範本,您再也不會納悶:「我那樣寫是什麼意思?」

您可藉助數位通話紀錄範本,辦到以下這些事:

  • 在一個位置查看您的所有通話筆記

  • 明確掌握與通話相關的客戶資訊

  • 監控通話結果,例如有多少陌生電訪轉換為客戶

  • 檢視通話衍生出來的任何行動項目,例如:哪些客戶請求更多資訊或需要跟進

  • 強化您的客戶關係管理 (CRM) 做法

  • 附加相關文件 (如 Google 文件或 Google 試算表) 至通話筆記

  • 建立客戶關係,並透過審視通話登錄內容來瞭解客戶經常來電的目的和原因,從而預期客戶的需求

  • 透過監控通話細節 (例如:通話持續時間和轉化率) 來增加對團隊表現及市場行銷成效的瞭解

通話紀錄範本的常見類型

想要精簡和標準化通話記錄和作筆記流程的任何團隊都能從通話紀錄範本獲益,通話紀錄的一些常見的使用案例包括:

  • 銷售通話紀錄範本:記錄與銷售通話相關的資訊和結果,包括潛在客戶的姓名與公司、通話目的及潛在客戶是否需要跟進。

  • 現有客戶通話紀錄範本:追蹤來電及外撥通話至目前的客戶,以便輕鬆監控和建立客戶關係。

  • 醫療或患者通話紀錄範本:註記患者資訊,例如:患者的醫師、其症狀、任何既有醫囑及是否需要醫師進一步跟進追蹤。

  • 每日或每週通話紀錄範本:記錄您的每日或每週來電和外撥通話,以便監控您的客戶關係或銷售狀況。

  • 客戶服務或支援通話紀錄範本:掌握來電支援或服務通話的相關資訊,包括由誰起始通話以及所需要的服務。

通話紀錄範本應納入哪些資訊?

為了充分發揮通話紀錄範本的功能,請務必確認它納入重要的、特定於通話和客戶的資訊。若能建置附有標籤來說明客戶詳細資訊和行動項目的範本,將能減少您為了記錄通話最相關資訊而耗費的時間,這樣一來,您就能接著執行更重要的任務,例如完成銷售。

下列幾個事項可納入您的基本通話紀錄範本:

  • 受話者的姓名

  • 受話者的公司

  • 受話者的聯絡資訊

  • 通話日期及時間

  • 通話的持續時間

  • 通話目的

  • 您是否需要跟進追蹤該客戶

  • 一處專用於通話之後寫下通話筆記或行動項目的空間

整合功能

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作加上標籤、排序和篩選工作的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位,包括優先順序、狀態和電子郵件,或甚至電話號碼。使用自訂欄位來排序及安排代辦事項的排程,以便知道該先執行哪項工作。此外,跨任務和專案分享自訂欄位,從而確保跨組織的一致性。

  • 清單檢視。清單檢視是網格式檢視,能夠藉以輕鬆查看所有專案資訊,讓您一目了然。如同待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,如此一來您不僅可查看任務標題和截止日期,還可檢視任何相關自訂欄位,例如:優先順序、狀態等。不妨讓整個團隊清楚看見誰在何時執行什麼任務,藉此實現毫不費力的協作。

  • 自動化。將手動作業自動化,使團隊減少虛耗在工作上的時間,並將更多時間運用於您需要他們從事的任務上。Asana 中的規則,其運作是以觸發和動作為基礎——意即「當 X 發生時,就執行 Y。」使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。規則功能可把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程,進而使團隊重新取回對時間的掌控,將其運用於技能性和策略性的工作。

  • 子任務。有時候待辦事項的規模太大,難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的參與人員超過一位、截止日期距離較遠,或專案關係人需要在正式推出前先行審查和核准,請使用子任務來追蹤工作。子任務是分配工作以及將任務拆解成個別組成部份的有效做法,可同時確保所有小型待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份,或擷取多步驟流程的個別組成部份。

推薦的應用程式

  • Dropbox。使用 Dropbox 檔案選擇工具直接把檔案附加至 Asana 中的任務,該工具內建於 Asana 任務窗格中。

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合,您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來,您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

常見問題

為什麼我需要通話紀錄範本?

通話紀錄範本有助將您的通話記錄流程標準化,讓您快速而輕易地存取通話筆記。無論您想要完成銷售、建立客戶關係或是改善客戶管理,通話紀錄範本都能助您一臂之力。

如何使用通話紀錄範本?

著手建置範本時,請利用您想要追蹤的所有通話細節,例如:客戶姓名;通話日期、時間和持續時間;以及任何重要資訊,如通話目的和摘要備註。基本的範本建立完成後,您就能加以複製並重複使用。若您是專案經理,也可與團隊分享通話紀錄範本,讓每個人知道他們能在何處記錄通話筆記。

誰應該使用通話紀錄範本?

對於用電話進行大量銷售的產業 (例如電話行銷、銷售、居家服務和 IT) 而言,通話紀錄範本是小型企業最實用的工具。您甚至可以建立特殊的通話紀錄範本,以符合專門領域的需求,例如醫療通話紀錄範本和客戶服務通話紀錄範本。若您從事上述產業,通話紀錄範本還能成為精簡客戶溝通和建立客戶認同感的實用方法。

使用通用紀錄範本有哪些優點?

通話紀錄範本為您 (或您的團隊) 建立一套標準化方法來追蹤通話筆記。若在數位專案管理工具中建立此範本,通話紀錄則可輕鬆存取,這樣一來,整個團隊便能快速取得與通話相關的詳細資訊以及活動。由於通話紀錄能幫您追蹤與客戶相關的資訊,因此也能強化客戶關係,並且幫您改善服務品質。此外,有別於紙筆寫下的書面通話筆記,您不可能遺失或將數位通話紀錄範本放到錯誤的地方,這對需要一點幫助以便保持條理性的我們而言,是主要的好處。

使用 Asana 建立通話登錄範本

瞭解通話紀錄範本能如何將您的通話紀錄流程標準化。

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