物料單範本

要掌握促成專案成功的所有詳細資訊,可能是個相當大的要求。物料單範本可協助您將成功完成專案所需的所有資訊存放在一處,使一切資訊井然有序。

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[Product UI] Bill of materials in Asana, spreadsheet-style project view (list)

回想您上次做幾道複雜料理的經驗。您很可能是從建立採買清單開始著手進行的。這樣一來,您手邊就有製作該道料理所需要的所有食材,可以輕鬆上菜。

物料單 (BOM) 範本起到類似的作用,唯一不同之處在於它不是追蹤香料和蔬菜,BOM 清單列出成功完成專案所需的詳細資料和資訊,例如:產品之製造或行銷活動之發佈。 以下說明如何建立物料單範本,以及何以您需要建立此範本。

什麼是物料單 (BOM)?

物料單以項目清單列出成功完成專案所需要的所有詳細資料和資訊。傳統的做法是,製造和產品開發公司 (例如製造商) 仰賴 BOM 來掌握創造特定產品時所使用的零件或組件。不過,BOM 也可用於非製造業的工作,例如 SaaS (軟體即服務) 公司或創意代理商,以利確保顧全完成一個專案 (例如創意資產) 所需要的所有詳細資料。

[產品 UI] Asana 中的創意物料單範本,試算表風格的專案檢視 (清單)

什麼是物料單範本?

物料單範本是範本形式的 BOM。此範本作為可重複使用的架構,讓您運用於需要追蹤眾多元素或詳細資料方能成功完成的所有專案。與其每次開始一個專案時就建立一份新物料單,不妨輕鬆複製範本,再開始記錄專案詳細資料,從而節省事前準備的時間,讓自己專注於重要的事。

數位物料單範本的優點

依照傳統的做法,公司會在 Excel 試算表、Google 試算表或甚至在可印製的紀錄單上建立物料單範本。但這些老派的方法有缺點。例如:要管理試算表中的變更或修訂可能很難,而試算表形式的 BOM 也更有可能阻礙團隊溝通。

您需要一眼就能找到所有 BOM 資訊的工具,同時此工具還要能支援團隊間的協作,將資產追蹤流程標準化,並減少可能造成昂貴成本的錯誤。數位物料單正是可以幫您辦到這一切的工具。

專案管理工具中建立 BOM 範本,您就能:

  • 減少針對每個專案建立物料單範本的事前準備工作

  • 將跨團隊、跨部門的資產建立流程標準化,確保每一類專案都擷取相同資訊。

  • 讓整個團隊明瞭成功完成專案所需要的詳細資料有哪些,避免溝通受到阻礙,並確保所有使用 BOM 的團隊都能取得一致的資訊。

  • 建立一致的資產追蹤流程,儘可能減少專案延誤。

  • 控制誰可以存取及編輯範本,確保始終使用正確的版本,並減少多重版本造成專案錯誤或挫敗的風險。

  • 附加輔助文件,例如:設計圖稿、訂購單、創意資產以及說明,以利輕鬆參照。

物料單範本要納入什麼內容

由於物料單範本是可重複使用的資源,因此應讓基準 BOM 範本保有足夠的通用性,以便用於多個專案。建立 BOM 範本時很重要的一點是納入完成專案目標所需要的所有詳細資料,這部分會因產業不同而有所差異。

例如,若您製造新的實體產品,就需要知道生產所需的零件,以及單位成本和總成本。換個產業來看,若您是發佈行銷活動,就可能會想追蹤您所有的創意資產,以及負責建立這些資產的團隊。

主要目標是建立可在整個同專案類型中都可複製的 BOM 範本。接著,一旦建立原始範本後,您所有團隊成員唯一要做的,就是建立複本,然後針對其各自的特定專案填寫相關資訊即可。

製造用 BOM 範本要納入什麼內容

若您是使用物料單範本來追蹤特定於生產的需求,則應在基本的 BOM 範本納入以下元素:

  • 零件編號

  • 零件名稱

  • 零件或部件的詳細描述

  • 採購流程或發包,例如零件是在廠內生產還是向供應商購買

  • 各零件所需要的數量

  • 用在各零件的測量單位,例如:「個」、「吋」或「公斤」

  • 單位成本

  • 零件的總成本,考量每單位成本及所需數量

行銷活動發佈 BOM 範本應納入什麼內容

針對如行銷活動發佈或產品發佈這類的創意專案,應納入以下關鍵元素至基本 BOM 範本:

  • 資產名稱

  • 資產類別或主要通路

  • 資產類型

  • 指派對象

  • 截止日期

  • 狀態

整合功能

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

  • 專案概觀。專案概觀用於一站式儲存您的所有重要專案情境。針對您的專案工作內容,為團隊提供事項、原因及方法的鳥瞰式檢視。新增專案描述,以便為您在 Asana 中的合作方式奠定基礎。然後,在一處地方分享全部重要資源及情境,例如會議詳細資料、溝通管道以及專案簡報。

  • 傳訊息。需要分享非行動類的資訊嗎?請試用 Asana 訊息。您可使用訊息功能,在 Asana 中溝通非行動類的工作。您可傳送訊息至任何組別的人員、團隊和專案,以利所有人資訊同步。連結在 Asana 中的任務、專案和目標,以利您的訊息接收者便於取得情境資訊,從而深入研究詳情。

  • 行動版。iOS 和 Android 皆可使用 Asana,因此您可在出行之際輕易查看待辦事項。審視每一則新的收件匣通知、傳送訊息並存取專案任務,從而隨時掌握最新的專案資訊。

推薦的應用程式

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

  • a href="https://asana.com/apps/microsoft">Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目。此外,也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務,而毋須切換至您的瀏覽器。

  • Figma。團隊運用 Figma 建立使用者流程、線框、使用者介面模型、原型等。現在,您可以將這些設計嵌入到 Asana 中,這樣您的團隊就可以藉助相關專案文件,參考情境中的最新設計成果。而且,有別於螢幕擷取畫面,即時嵌入內容會即時更新,以反映在設計檔案中作出的變更,從而消除尋找正確檔案與更新圖片方面的功夫。

  • GitHub。將 GitHub 提取請求狀態自動同步至 Asana 任務。追蹤提取請求的進度,並改善技術與非技術團隊間的跨職能協作,這一切均可在 Asana 中辦到。

常見問題

誰應該建立物料單範本?

負責建立物料單範本的人員,視產業及 BOM 的應用而有所不同。例如:若您的公司是設計和生產高端技術產品,產品設計師就可能會負責 BOM 範本。另一方面,若您的公司是製造業,這個職責可能就會落在工程師手中。若是行銷或創意團隊,BOM 可能就是由專案經理來建立。

我應該在物料單範本中納入什麼內容?

當我們說物料單範本應納入完成專案所涉及的所有詳細資料,我們是真的指「全部」詳細資料。任何小細節都應該被納入,甚至包括看起來似乎無關痛癢的細節。針對生產專案而言,這可能包括如膠水或膠帶這類的小項原物料或消耗品。針對創意專案而言,這可能會是專案時程、創意資產和專案參考資料。

您應在什麼時候建立物料單範本?

啟動專案之前應建立物料單範本,如此方能確保團隊取得所有必要資訊,瞭解完成專案需要哪些東西/資訊。

我應該與哪些人分享物料單範本?

由於建立 BOM 範本的一個主要優點是維持一致性,因此不妨廣泛地分享您的範本,但將範本的編輯存取權限侷限於特定人員。參與專案生命週期的所有人都需要存取特定於專案的物料單。

哪種類型的團隊最能得益於物料單範本?

建立具深入細節且深度參與之專案的所有公司,皆可得益於物料單範本。不同產業會使用特定類型的 BOM,例如製造用 BOM (應用於汽車、飛機及其他獨特產品等產品製造商)、銷售用 BOM (應用於交付客戶訂單的銷售團隊) 以及維修用 BOM (技師用來追蹤產品的維修零件)。您也可以針對創意專案建立不同版本的範本,例如:行銷或產品發佈,以便追蹤專案的資產和詳細資料。

使用 Asana 建立物料單範本

瞭解建立 BOM 範本如何能精簡您的資產建立流程。

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